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La saisie des données est cruciale pour que les entreprises fonctionnent. Avec 97 zettaoctets de données créés en 2022 seulement (dans le monde), il n’est pas surprenant que les données soient considérées comme l’un des produits les plus précieux pour les entreprises. 

Malheureusement, plus de 80 % des données d’entreprise sont piégées dans des formats non structurés tels que des documents, e-mails PDF et des images. On dit que c’est l’un des plus grands défis pour les entreprises de convertir des données non structurées en données structurées, consultables et lisibles par machine. Ce processus est cependant nécessaire pour utiliser les données dans une tâche ou un processus particulier, par exemple, en les entrant dans un programme informatique ou en les utilisant dans une feuille Excel.  

C’est là que la capture de données entre en jeu.

Mais commençons par le commencement. Nous voulons d’abord définir ce qu’est la capture de données, vous guider tout au long du processus de capture de données et terminer avec une méthode de capture de données qui vous permet de démarrer facilement.  

Qu’est-ce que la saisie de données par définition? 

La capture de données est le processus d’extraction d’informations structurées et non structurées à partir de tout type de document (papier ou électronique). Ces informations sont ensuite transformées dans un format lisible par machine, afin qu’elles puissent être stockées, traitées et utilisées plus efficacement.

Traditionnellement, la saisie des données se fait manuellement, mais la quantité d’informations que les entreprises doivent traiter de nos jours a poussé les progrès technologiques dans le domaine de l’intelligence artificielle (IA). Cela a conduit la technologie à porter le processus de capture de données vers de nouveaux sommets grâce à l’automatisation. Mais nous y reviendrons plus tard.

Tout d’abord, passons en revue le processus de capture de données, car cela aide à comprendre ce qu’est la capture de données et comment elle fonctionne.

Le processus de saisie des données

Habituellement, le processus de capture de données commence par un formulaire rempli par une personne. Prenons un exemple : un patient consulte un médecin pour la première fois et doit remplir un questionnaire. Le nom, l’adresse et les autres informations pertinentes sont inscrits sur le formulaire (papier).

Mais comment pouvez-vous utiliser les informations fournies maintenant? Quelqu’un doit entrer les données dans un système électronique ou une base de données pour numériser les informations du patient. Ce n’est qu’alors que les données des patients deviennent accessibles et utiles pour les personnes qui en ont besoin.

En bref, le processus de capture de données ressemble à ceci:

  1. Les données sont reçues sous la forme d’une image, d’un e-mail ou d’un document, etc. 
  2. Les données sont extraites et collectées (manuellement ou automatiquement), de sorte qu’elles peuvent être sauvegardées dans un format numérique
  3. Les données extraites peuvent ensuite être utilisées pour d’autres processus
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Pour capturer des données, différentes méthodes peuvent être utilisées. La plupart de ces méthodes rendent la collecte de données plus précise, plus simple, plus rapide, plus transparente et plus efficace. Mais jetons un coup d’œil aux différentes méthodes en détail.

Méthodes de saisie des données

La méthode de saisie des données utilisée diffère largement en fonction du type d’entreprise et des informations nécessaires. Pendant longtemps, les données ont été capturées manuellement, ce qui (avec la croissance des entreprises) s’avère beaucoup trop long et sujet aux erreurs.

Explorons les différentes méthodes disponibles dans les paragraphes ci-dessous:

Saisie manuelle des données

Comme nous l’avons déjà mentionné brièvement, la saisie manuelle des données a été la méthode utilisée pendant de nombreuses années. Cette méthode convient toujours aux entreprises ayant de faibles volumes de données, mais présente également divers inconvénients. 

La qualité des données saisies est limitée par l’extraction et la collecte des données par l’homme. Cette méthode a conduit à des erreurs coûteuses, c’est pourquoi il n’est pas surprenant que les entreprises tentent de remplacer la capture manuelle de données par la capture automatisée de données.

Capture automatisée des données

Les données peuvent être trouvées dans différents formats, ce qui rend la capture manuelle des données difficile car elle n’est pas évolutive. Grâce à la capture automatisée des données, les entreprises sont en mesure d’extraire et de collecter des données de différents formats avec une grande précision et en quelques secondes, ce qui les rend beaucoup plus évolutives.

Ceci est rendu possible par les technologies suivantes:

  • Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) → L’OCR est utilisé pour convertir du texte en données lisibles par machine et extraire du texte de documents numérisés, de fichiers PDF, d’images, etc. pour rendre les données utilisables. L’OCR est largement utilisée dans les industries qui connaissent un volume élevé de données, par exemple, dans les soins de santé, l’assurance et la finance. 
  • Reconnaissance Intelligente des Caractères (ICR) → L’ICR est une variante de l’OCR et est largement adopté par les banques et les organisations financières. Cette technologie est capable de lire des caractères manuscrits et de les convertir en données significatives lisibles par machine.
  • Traitement Intelligent des Documents (IDP) → Grâce aux technologies basées sur l’IA combinées à l’OCR, IDP est en mesure d’automatiser les flux de travail de traitement des documents. IDP permet d’extraire, de classer et de vérifier les données.

Il existe de nombreuses autres méthodes de capture de données telles que la lecture optique des marques (OMR), récupération des données sur le web, les cartes à bande magnétique et les cartes à puce que les entreprises peuvent exploiter. Afin de garder ce blog lisible, nous n’avons couvert que les quatre méthodes ci-dessus.

La voie à suivre est l’utilisation de la capture automatisée de données, car elle est beaucoup plus adaptée aux entreprises opérant aujourd’hui. Pourquoi cela se fera-t-il, sera répondu en discutant des avantages de la capture automatisée de données ci-dessous.

Les avantages de la capture automatisée des données

La capture automatisée des données ne vous permet pas seulement de capturer des données avec plus de précision et en quelques secondes. Il offre à votre entreprise beaucoup plus d’avantages que cela. Explorons-les ensuite.

  • Améliorer la satisfaction des employés → Avez-vous déjà essayé de copier manuellement des informations à partir d’un fichier PDF? Exactement. Ça ne marche pas. La saisie manuelle des données rend la vie des employés inutilement frustrante et lente. Grâce à la capture automatisée des données, les charges de travail peuvent être réduites et rendues plus efficaces car elles éliminent le besoin de saisie manuelle des données. Cela rend les employés plus heureux et leur permet de se concentrer sur des tâches productives et précieuses.
  • Taux d’erreur réduit → Au fil du temps, les humains se fatiguent et perdent leur concentration, ce qui entraîne des erreurs et des erreurs coûteuses. Avec une solution automatisée, les erreurs humaines sont considérablement réduites et les erreurs coûteuses évitées.
  • Améliore la sécurité → Le stockage de documents papier peut tout d’abord occuper beaucoup d’espace, mais il est également difficile de stocker en toute sécurité. Les informations confidentielles et sensibles pourraient être exposées à des personnes non autorisées. Avec les solutions de capture de données automatisées, c’est de l’histoire ancienne. Il existe quelques solutions qui permettent de chiffrer et de masquer les informations sensibles, en les protégeant contre les fuites de données et les accès non autorisés.
  • Accès Centralisé → Le stockage de documents papier dans une archive rend impossible l’accès aux données à partir d’emplacements distants. Cela signifie que les processus ralentissent et que les flux de travail sont interrompus. Avec la capture automatisée des données, les données peuvent être stockées dans le cloud, ce qui permet à diverses personnes et départements d’avoir accès aux données requises.
  • Une meilleure prise de décision → Avec la méthode de capture de données plus efficace, la capture automatisée de données, les entreprises peuvent collecter plus de données avec précision sans délai. Cela permet aux entreprises de fonder leurs décisions sur des informations exactes, fiables et à jour.
  • Disponible à toute heure → Opérez-vous à l’international? Ensuite, il est important pour vous d’avoir accès aux données requises 24 heures sur 24. Avec une solution automatisée qui stocke les données dans un cloud, les employés du monde entier ne sont pas limités aux heures d’ouverture ou à l’emplacement géographique. Les données sont accessibles quand et où vous le souhaitez.

Avec ces avantages, il devient tout à fait clair comment la capture automatisée de données peut profiter à votre entreprise. Pour visualiser la capture automatisée de données et montrer le processus en action, nous voulons parler de quelques cas d’utilisation typiques de la capture automatisée de données.

Industries qui utilisent la capture automatisée de données

Dans ce qui suit, nous discutons de cinq industries avec différents cas d’utilisation de la capture automatisée de données pour en comprendre la pertinence. La liste n’est pas exhaustive.

  • Activité bancaire
  • Comptabilité
  • Légal
  • Ressources humaines
  • Vente au détail

Activité bancaire

La saisie automatisée des données est généralement utilisée dans le secteur bancaire pour:

  • Traitez les documents bancaires tels que les formulaires d’ouverture de compte, les relevés bancaires, les relevés fiscaux, les demandes de carte de crédit, les demandes de transfert de fonds et bien plus encore.
  • Valider et organiser les données d’identification des clients.
  • Vérifier les identités et les documents KYC avec, par exemple, l’identification biométrique et signaler la fraude détectée.
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Comptabilité

Les cabinets comptables doivent traiter un volume élevé de données dans différents formats. Il est donc difficile de suivre la quantité de travail, et donc la capture automatisée des données peut grandement bénéficier à l’industrie sous la forme de:

Légal

La plupart du temps, les avocats ont plusieurs clients à la fois. Cela conduit à une grande quantité d’informations et de données. Par conséquent, la capture automatisée de données est idéale pour:

  • Traiter les documents juridiques tels que les contrats, les permis et autres documents juridiques.
  • Simplifiez le processus d’intégration des nouveaux clients.
  • Améliorez les flux de travail et centralisez les données en un seul endroit.

Ressources Humaines

Dans les opérations quotidiennes, les RH s’appuient fortement sur les données pour gérer efficacement les employés. Grâce aux solutions de saisie automatisée des données, les RH peuvent:

  • Mettez à jour automatiquement les fiches de paie et les paies.
  • Accélérez le processus d’intégration des employés.
  • Accélérer les vérifications préalables à l’emploi

Vente au détail

Le secteur de la vente au détail peut utiliser la saisie automatisée des données de différentes manières:

  • Utiliser des informations cryptées dans les codes à barres pour suivre l’inventaire.
  • Améliorer l’expérience client en utilisant des codes QR pour diriger les clients vers des pages Web, des documents ou d’autres informations.
  • Traitement des documents des fournisseurs tels que les factures ou les bons de commande.
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Maintenant que nous avons discuté des différentes méthodes de capture de données, des avantages de la capture automatisée de données et de l’apparence pratique de la solution, vous vous demandez peut-être comment démarrer et mettre en œuvre une telle solution dans votre propre entreprise.

Comment démarrer avec la capture automatisée de données ?

En général, il existe de nombreuses solutions logicielles OCR capables d’automatiser la capture de données, Klippa étant l’une d’entre elles. Avec les SDK de numérisation mobile de Klippa, la capture de données devient vraiment facile car ils peuvent transformer des appareils mobiles en machines de capture de données.

En implémentant les SDK mobiles de Klippa, vos employés peuvent capturer des documents avec leur téléphone mobile et extraire rapidement toutes les informations pertinentes. Les données peuvent ensuite être enregistrées dans votre propre base de données ou système électronique tel que la planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou la comptabilité pour un traitement ultérieur.

Notre solution logicielle mobile simplifie l’ensemble du processus car nous fournissons les fonctionnalités suivantes avec nos SDK:

  • Retour en temps réel pour les utilisateurs → Guidez les utilisateurs lorsqu’ils prennent une photo (par exemple, “Rapprochez-vous du document”, “Maintenir l’appareil photo immobile” et “Conditions trop sombres”), afin que la qualité de l’image capturée soit aussi élevée que possible.
  • Gestion des conditions de faible luminosité (obscurité extrême) → Les utilisateurs peuvent activer le flash via le contrôle du flash, ce qui vous aide à obtenir l’image la plus claire possible.
  • Recadrage automatique des images → Notre SDK de numérisation reconnaît les bordures d’un document et le recadre automatiquement. Cela rend le processus d’obtention d’une image propre et de haute qualité très pratique.
  • Amélioration de l’image → La qualité du document est améliorée par les fonctionnalités de traitement d’image de notre SDK appareil photo pour assurer la meilleure qualité d’image possible pour l’extraction de données.
  • Détection automatisée de différents types de documents → Cela rend nos SDK adaptés à divers secteurs et permet aux utilisateurs de basculer entre les types de documents si nécessaire.
  • Haute précision d’extraction des données (jusqu’à 95%) → Seules des données précises sont des données précieuses. Nos SDK de numérisation combinés à l’OCR garantissent une grande précision, ce qui permet aux utilisateurs d’utiliser les données extraites pour d’autres processus métier.

De plus, nos solutions sont conformes au RGPD, car nous n’enregistrons aucune de vos informations ou de celles de vos clients dans notre base de données. Les SDK de Klippa sont personnalisables et bien documentés, ce qui facilite grandement leur mise en œuvre dans votre propre solution.

Souhaitez-vous également capturer des données plus précises et plus efficaces pour améliorer votre entreprise? Obtenez plus d’informations sur nos SDK de numérisation mobile en planifiant une démonstration gratuite ci-dessous ou en contactant l’un de nos experts.

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