Vinculación automática de los extractos de tarjeta de crédito con los recibos y las facturas

Vinculación automática de los extractos de tarjeta de crédito con los recibos y las facturas

Los recibos y las facturas son algo más que un documento cotidiano que todos recibimos. Estos dos documentos son especialmente importantes en el mundo de los negocios. Esto es así porque actúan como evidencia de una compra o venta. En las empresas medianas, así como en las grandes organizaciones, es común que los trabajadores reciban tarjetas de crédito del empresario para realizar compras y gastos. En este blog explicamos el uso y los beneficios de una tarjeta de crédito corporativa y cómo vincular sus extractos con los recibos y facturas procesadas.

El uso de tarjetas de crédito comerciales y corporativas

Las PYMES y las grandes empresas ofrecen a sus trabajadores tarjetas de crédito para permitir el pago de los gastos de empresa autorizados. Este tipo de gastos a menudo incluyen gastos de viaje tales como estancias en hoteles, vuelos y comidas. A menudo, los altos costes se acumulan en el viaje de negocios. Por esta razón, un tarjeta de empresa es ventajoso – el trabajador que realiza el viaje de negocios no tiene que pagar los gastos por el momento y un informe de gastos no es necesario.
En teoría, existen dos tipos de tarjetas de crédito de empresa: la tarjeta de crédito comercial y la tarjeta de crédito de empresa. Una tarjeta de crédito comercial es adecuada para los autónomos y las empresas más pequeñas, mientras que la tarjeta de crédito corporativa está pensada para su uso dentro de las grandes empresas.

Ventajas de tarjetas de crédito corporativas

Con la tarjeta de crédito corporativa, los viajes y los gastos pueden ser documentados y controlados con precisión. Además, se pueden definir condiciones específicas de uso, por ejemplo, límites de emisión y uso de emplazamientos. Esto crea una transparencia total en la contabilidad de gastos y las finanzas de la empresa.

Como trabajador por cuenta ajena, esta tarjeta de crédito puede considerarse un alivio financiero. Básicamente, el trabajador ya no tiene que cubrir los costes de su propio bolsillo. Además, un informe de gastos separado ya no es necesario porque los gastos ya están documentados automáticamente en el extracto de la tarjeta de crédito. Aun así es importante que el empleado conserve todos los documentos de prueba (facturas, recibos, tickets de aparcamiento, etc.).

Desventajas de tarjetas de crédito corporativas

Por supuesto, el uso de tarjetas de crédito corporativas no está exento de algunas desventajas y riesgos. Por ejemplo, el uso de tarjetas de visita es susceptible de fraude. Puede ocurrir que los trabajadores realicen gastos personales con la tarjeta de la empresa y supongan una carga para la empresa. Esta desventaja es bastante clara.

También hay casos en los que las desventajas no son tan obvias. Por ejemplo, se anima a los trabajadores a gastar el dinero más libremente porque no hay una auditoría directa. Sin límite de gastos, el trabajador puede elegir el hotel de 5 estrellas en lugar del más barato cerca de la estación de tren o del aeropuerto, por ejemplo.

Otra desventaja es el esfuerzo administrativo que implica la verificación manual de recibos y facturas con el extracto de tarjeta de crédito correspondiente. Esta es una tarea que consume mucho tiempo, pero también es propensa a errores, como todas las tareas que realizan las personas. Puede que esto no suene drástico en este momento, pero imagínese: como empresa, tienes 40 titulares de tarjetas de crédito y todos ellos envían facturas, recibos y tickets de aparcamiento una vez al mes. Ahora el workload para la persona que compara las líneas del extracto de tarjeta de crédito con los documentos respectivos no es en absoluto insignificante, ¿verdad?

Las ventajas y desventajas deben ser evaluadas

El riesgo de fraude, los gastos excesivos y la carga administrativa de la verificación manual son algunos de los inconvenientes. Sin embargo, en Klippa estamos comprometidos a eliminar el fraude con tarjetas de crédito de empresa. Hemos desarrollado un software fácil de usar que hace coincidir automáticamente las líneas del extracto de la tarjeta de crédito con el recibo o factura correspondiente. El proceso dentro de nuestro software consiste en 3 sencillos pasos:

1) El trabajador toma una foto del recibo o factura con su móvil al realizar una transacción de compra.

2) El responsable contable recibe una notificación automáticamente de que un nuevo documento ha sido subido.

3) El departamento contable recibe el documento y automáticamente lo compara con el extracto de la tarjeta de crédito que insertaste en la app de Klippa.

A continuación puedes ver la interfaz de nuestra plataforma para que puedas ver cómo se ve en la aplicación.

¿Cómo funciona el Software de Klippa?

El objetivo principal de Klippa es hacer que los procesos de negocio sean rápidos, fáciles y fiables. Hemos desarrollado un motor OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) que cumple con los mismos principios. En pocas palabras: el OCR extrae datos de cualquier documento. Este proceso está completamente automatizado. Hemos integrado el motor OCR en nuestra aplicación Klippa para poder ofrecer a nuestros clientes una solución completa y fácil de utilizar para la gestión de los registros financieros.

En este blog hemos cubierto las siguientes secciones:

  • Extracción de toda la información de recibos y facturas con OCR inteligente.
  • Asignación de facturas y recibos con el extracto de tarjeta de crédito correspondiente.

¿Qué ventajas te ofrece nuestro software?

La comparación automática de documentos financieros te ofrece un resumen claro de los documentos que faltan y, por lo tanto, evita el fraude. Además, la vinculación automática ahorra a tus empleados hasta un 80% del tiempo de procesamiento por cada gasto operativo. Esto les da tiempo para centrarse en las tareas que impulsan el crecimiento del negocio.

Dado que llevamos más de 5 años en el sector del SaaS, tenemos experiencia en todo tipo de recibos y facturas. Esto nos da la confianza para afirmar que podemos extraer la información que necesitamos de cualquier documento financiero. En seguida nos dimos cuenta de lo valioso que sería para nuestros clientes si combináramos este proceso con la vinculación con la tarjeta de crédito.

Si estás interesado en cómo prevenir la detección de fraudes y, al mismo tiempo, automatizar y digitalizar la captura de tickets, por favor, envía un correo electrónico a support@klippa.com o llama al +34 932 710 466.

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