KUNDENGESCHICHTEN | BORON MANAGEMENT

Wie Boron Management die Rechnungsfreigabe automatisiert

Erfahren Sie, wie Boron Management mit Klippa und der erweiterten NetSuite-Integration die Rechnungsverarbeitung optimiert – für mehr Effizienz, weniger Fehler und skalierbare Workflows über mehrere Gesellschaften hinweg.
Branche
Unternehmensberatung

Über Boron Management

Boron Management ist das Family Office und private Investmentunternehmen der Familie J.A. Fentener van Vlissingen. Es unterstützt mehrere Stiftungen, die von verschiedenen Familienmitgliedern gegründet wurden, und verfolgt eine langfristige Vision, ein nachhaltiges Vermächtnis für kommende Generationen aufzubauen. Gegründet wurde Boron 1975 von John Fentener van Vlissingen, mit dem Ziel, verschiedene Investitionen unter einem gemeinsamen Dach zu bündeln.

Van Vlissingen ist zudem Gründer der BCD Group, einem weltweit führenden Unternehmen in der Reisebranche. Mit unternehmerischem Weitblick und einem starken Fokus auf Kontinuität hat sich Boron zu einem angesehenen Familienunternehmen entwickelt, das vielfältige finanzielle und philanthropische Interessen verwaltet. Vor der Zusammenarbeit mit Klippa bearbeitete das Finanzteam von Boron Rechnungen manuell in NetSuite – ohne zentrales System für Freigabeprozesse oder die nötige Skalierbarkeit. 

Die Herausforderungen manueller Rechnungsfreigaben in der Beratungsbranche

Vor der Einführung von Klippa setzte Boron Management auf manuelle Rechnungserfassung und eine fragmentierte Verwaltung über NetSuite. Jede Rechnung wurde einzeln bearbeitet, ohne strukturierten Freigabeprozess oder zentrale Übersicht, was zu Ineffizienzen und Engpässen führte.

Mit der zunehmenden Komplexität durch mehrere Gesellschaften und Abteilungen verschärfte sich das Problem. Freigaben mussten händisch nachverfolgt werden, wichtige Informationen gingen oft verloren oder landeten beim falschen Ansprechpartner. Das führte zu Verzögerungen, einem höheren Fehlerrisiko und begrenzter Kontrolle über den gesamten Finanzworkflow. 

Boron Management steigert die Effizienz mit Klippas Rechnungsverarbeitung und erweiterter NetSuite-Integration

Durch den Einsatz der Automatisierungstechnologie von Klippa konnte Boron Management seinen Rechnungsfreigabeprozess deutlich vereinfachen. Klippa führte intelligente Freigabeabläufe ein, die individuell auf Abteilungen wie Marketing, HR oder Facility Management zugeschnitten sind. Anhand historischer Daten wurden Händler automatisch erkannt und passende Vorschläge gemacht, sodass Rechnungen direkt an die richtigen Freigabepersonen weitergeleitet werden. Bedingte Regeln, etwa eine doppelte Freigabe bei Rechnungen über 5.000 Euro, sorgen für zusätzliche Kontrolle.

Zudem ermöglicht Klippas OCR-Technologie eine automatische Erkennung der jeweiligen Gesellschaft, sodass jede Rechnung der richtigen juristischen Einheit zugeordnet wird. E-Mail-basierte Freigaben und Automatisierungen nach Vertrauensniveau erlauben es, bestimmte Prozesse vollständig ohne manuelle Prüfung durch das Finanzteam durchzuführen. Die Self-Service-Konfiguration versetzt Boron in die Lage, seine Workflows eigenständig zu verwalten und zu skalieren – darunter der Ausbau von einer auf 70 Verwaltungseinheiten, ganz ohne laufende externe Unterstützung.

Ein zentrales Element der Implementierung war die erneuerte NetSuite-Integration von Klippa. Sie ermöglicht es, Rechnungen direkt nach Eingang in SpendControl in NetSuite zu buchen, wodurch Buchhaltungsdaten in Echtzeit verfügbar sind.

Sobald eine Rechnung in SpendControl vollständig freigegeben ist, wird der Status in NetSuite automatisch von „Pending Approval“ auf „Approved“ gesetzt. Wird eine Rechnung abgelehnt, ändert sich der Status entsprechend auf „Rejected“. Nutzerinnen und Nutzer können Buchungen vor der finalen Freigabe erneut öffnen und anpassen, was zusätzliche Flexibilität und Genauigkeit schafft. Weitere Verbesserungen umfassten: 
Vertraute Feldnamen und logische Feldreihenfolge für eine intuitive Benutzerführung
Weniger Validierungsfehler dank erweiterter Filter und Feldregeln
Unterstützung von Abschreibungsplänen, IBAN-Prüfungen und Lieferantenanlage
Abbildung steuerlicher Sonderfälle wie Reverse-Charge-Buchungen und Gutschriften
Individuelle Dimensionen wie WKR für niederländische Gesellschaften
Warnungen bei Abweichungen zwischen Fälligkeitsdatum und Rechnungsangabe
Volle Unterstützung von SuiteTax
Diese Verbesserungen machen die Integration leistungsfähiger, benutzerfreundlicher und besser an komplexe Finanzumgebungen anpassbar. Ein großer Gewinn für Boron und alle zukünftigen Klippa-Kunden, die NetSuite nutzen. 

Wieso Klippa

Boron Management entschied sich für Klippa aufgrund seiner intelligenten OCR-Funktionen, anpassbaren Freigabeprozesse und der nachgewiesenen Fähigkeit, Organisationen mit mehreren Gesellschaften zu unterstützen. Die Flexibilität, Skalierbarkeit und Self-Service-Optionen der Plattform passten ideal zu Borons Anspruch auf Unabhängigkeit und Kontrolle. Klippas Fähigkeit, sich an komplexe und dynamische Finanzstrukturen anzupassen, machte die Lösung zur bevorzugten Wahl. 

Die Vorteile für Boron Management

Zentrale Steuerung über mehrere Einheiten hinweg

Klippa ermöglicht einfache Workflows je Abteilung und Gesellschaft, was Transparenz und Steuerung deutlich verbessert.  

Schnellere und effizientere Rechnungsverarbeitung

Automatisierte Weiterleitung und intelligente Vorschlagslogik reduzieren manuellen Aufwand und beschleunigen die Freigabeprozesse.  

Skalierbare Lösung mit minimalem IT-Aufwand

Boron konnte die Nutzung eigenständig von einer auf 70 Einheiten ausweiten – ganz ohne zusätzliche Unterstützung durch Klippa.  

Leistungsstarke NetSuite-Integration

Echtzeit-Buchungen, Status-Synchronisation, SuiteTax, benutzerdefinierte Dimensionen und fehlersichere Logiken sorgen für maximalen Automatisierungswert für NetSuite-Nutzer.

Wie können wir Ihnen helfen?

Unsere Lösungen sind vielseitig einsetzbar. Vereinbaren Sie eine kurze Demo oder kontaktieren Sie uns für mehr Infos.