Doxis SpendControl – Spesenmanagement für Quickbooks
Eine vollständig digitale Spesenmanagement-Lösung mit mobiler App, Genehmigungsworkflows und Integration mit QuickBooks.
Sparen Sie bis zu 70 % der Verarbeitungszeit mit OCR und digitalen Workflows
In Kontrolle
Verbesserung der internen Kontrolle mit intelligenten Kontrollen und digitalen Prüfverfahren
Mitarbeiterzufriedenheit
Steigern Sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit einer benutzerfreundlichen App
Digitales Spesenmanagement – wie funktioniert es?
Auslagen einreichen mit Doxis
Mit dem digitalen Ausgabenmanagement von Doxis können Sie Spesenabrechnungen ganz einfach über die mobile App oder Webanwendung einreichen. Doxis nutzt automatische Texterkennung und Autorisierungsebenen. Zudem synchronisiert es alle relevanten Informationen aus QuickBooks und erstellt intelligente Buchungsvorschläge.
Ausgaben genehmigen
Als Manager genehmigen Sie Spesenabrechnungen im Handumdrehen in der SpendControl App oder über die Webanwendung. Pflichtfelder stellen sicher, dass Sie nur mit vollständigen Spesenabrechnungen arbeiten, wodurch der Genehmigungsprozess reibungslos und effizient verläuft. Nach der Genehmigung wird die Abrechnung der Finanzabteilung zugewiesen, die die Bearbeitung im Bereich Ausgaben übernimmt.
Verarbeite Auslagen in Quickbooks
In Ihrer To-do-Liste sind alle Spesenabrechnungen bereit, einschließlich der Buchungszeile für QuickBooks. Sie buchen die Spesenabrechnungen entweder als einzelne Zeilen oder als Berichte, und die Belege werden als Anhänge der Buchung hinzugefügt.
Weltweit vertrauen 1000+ Innovatoren und führende Finanzfachleute auf uns
Vorteile der Spesenverarbeitung mit Doxis
Automatisieren Sie Ihr Spesenmanagement
Schauen Sie sich das Video an, um zu sehen, wie einfach Sie Ihren Spesenverarbeitungsprozess mit Doxis SpendControl automatisieren können.
„Die Spesenmanagement-Lösung musste mit zwei Systemen integriert werden, unserer Lohnabrechnungs- und Rechtssoftware. Doxis hatte die Lösung!“
Wir arbeiten für 1000+ clevere Finanzteams
Mit Doxis können wir Ausgaben und Rechnungen in einer benutzerfreundlichen Cloud-Umgebung digital erfassen, genehmigen und verarbeiten.
Mit Doxis können sich Kollegen auf wesentliche Aufgaben fokussieren, Arbeitsaufwände und manuelle Prozesse werden erheblich reduziert, was ein ROI von 60–80 % erzielt.
Mitarbeiter können Anträge jetzt direkt über die App einreichen. Manager genehmigen sie, und die Finanzabteilung sorgt für die richtige Zuordnung der Belege.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was bewirkt die API-Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware?
Die API-Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware ermöglicht die Synchronisierung relevanter Buchhaltungsdaten mit SpendControl.
Beispiele sind die relevanten Verzeichnisse, Lieferanten, Mitarbeiter, das Kontenplan-Schema und das Mehrwertsteuerschema.
Auch Dimensionen wie Kostenstellen, Kostenträger und Projekte können mit SpendControl synchronisiert werden.
Welche Informationen werden durch die Integration synchronisiert?
Spesen, die in QuickBooks gebucht wurden, können dem in QuickBooks erstellten Mitarbeiter zugewiesen werden.
Bei der Buchung wird das richtige Hauptbuchkonto und der richtige Mehrwertsteuerschlüssel in Doxis SpendControl automatisch vorgeschlagen. Auch die richtige Kostenstelle, der Kostenträger und/oder das Projekt können zusammen mit der Buchung übermittelt werden.
Welche weiteren Integrationen bietet Doxis an?
Neben der QuickBooks-Integration bieten wir auch viele andere Integrationsmöglichkeiten an, um Ihren Buchhaltungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten.
Hat Doxis SpendControl die automatische Texterkennung integriert?
Doxis SpendControl arbeitet mit einer hausintern entwickelten Texterkennungssoftware (OCR).
OCR steht für Optical Character Recognition. Diese Technologie erkennt Text und wandelt ihn in Daten um, sodass Ihre Belege und Rechnungen im Handumdrehen gebucht werden können.
Die Texterkennungssoftware von Doxis ist marktführend und wird in Europa von Dutzenden von Buchhaltungs- und ERP-Paketen über unser AI.dp-Produkt genutzt.
Wir extrahieren automatisch die folgenden Beleg- und Rechnungsdaten:
– das Geschäft/Verhältnis
– das Kaufdatum
– der Gesamtbetrag
– die Umsatzsteuersätze
– die Umsatzsteuerbeträge
– die Währung
Für Rechnungen extrahieren wir zusätzlich:
– das Rechnungsdatum
– die Rechnungsnummer
Wie lange dauert die Implementierung einer Integration von Doxis zu QuickBooks?
Um sicherzustellen, dass Sie so schnell wie möglich loslegen können, helfen wir Ihnen, das Konto einzurichten und die Integration mit QuickBooks in einem Onboarding-Gespräch vorzunehmen.
Nachdem Ihr Konto vollständig eingerichtet ist, erfolgt ein ausführlicher Wissenstransfer in einem Onboarding-Gespräch mit den Personen, die mit Doxis arbeiten werden, damit Sie die Software schnell in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
In der Regel hängt die Implementierungszeit von der Komplexität der Einrichtung ab. Insgesamt liegt sie meistens zwischen 2 und 6 Wochen.
Wir besprechen dies gerne in einem persönlichen Gespräch mit Ihnen. Unsere Helpdesk-Artikel können Ihnen ebenfalls weiterhelfen.
Bietet Doxis neben Spesenmanagement auch Rechnungsverarbeitung an?
Klar! Neben dem digitalen Spesenmanagement bietet Doxis auch ein Modul speziell für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen an.
Eingangsrechnungen können einfach an eine oder mehrere Doxis SpendControl-Mailboxen weitergeleitet werden, woraufhin die Eingangsrechnung mit den ausgelesenen Daten in den Genehmigungsworkflow aufgenommen wird.
Eine genehmigte Rechnung erhält automatisch einen Buchungsvorschlag für QuickBooks und wird mit einem Klick verarbeitet!
Es ist auch möglich, sowohl Auslagen als auch Rechnungsverarbeitung in einem Workflow zu verwalten. So sind Sie nicht auf verschiedene Module angewiesen und können alles zentral steuern.