Wie Sie schnell und einfach deutsche Rechnungen verstehen

Wie Sie schnell und einfach deutsche Rechnungen verstehen

Der Zweck hinter Rechnungen 

Wenn Sie jemals etwas online bestellt haben, waren Sie im Besitz einer Rechnung. Als Privatverbraucher können Sie nach Erhalt Ihrer Ware mit der Rechnung möglicherweise nicht viel anfangen. Als Unternehmen haben Sie jedoch Anspruch auf Vorsteuerabzüge. Um diese zurückzuerhalten, brauchen Sie die Rechnung, die u.a die gezahlte Mehrwertsteuer enthält. Rechnungen werden oft gedruckt ausgestellt, aber auch zunehmend elektronisch erstellt, z.B. als eine PDF-Datei.

Gesetzliche Anforderungen an deutsche Rechnungen

Das deutsche Umsatzsteuergesetz schreibt vor, welche Informationen auf einer Rechnung enthalten sein müssen. Gesetzlich sind alle Unternehmen verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach einer Kauftransaktion, Rechnungen an ihre Kunden auszustellen. Diese Rechnung muss einige Pflichtfelder enthalten. Diese Pflichtfelder sind für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers entscheidend. Nur mit den richtigen und vollständigen Informationen können Unternehmen ihre Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurückerhalten.
Zusätzlich unterscheidet das deutsche Steuerrecht zwischen Rechnungen von Großunternehmen und Kleinunternehmen. Jedoch liegt der einzige wesentliche Unterschied darin, dass Kleinunternehmen keine Mehrwertsteuer auf Ihren Rechnungen aufweisen. 
So, jetzt haben wir unser Wissen bezüglich dem Zweck und gesetzlichen Vorgaben etwas aufgefrischt. Als nächsten entschlüsseln wir die Information, die auf einer deutschen Rechnung stehen! 

Welche Infos beinhalten Rechnungen in Deutschland? 

Um einen Vorsteuerabzug zu erhalten, muss die Rechnung folgende Felder aufweisen:

  1. Vollständiger Name und die Adresse des Händlers sowie der Empfänger der Ware
  2. Die Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Händlers 
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung 
  4. Rechnungsnummer 
  5. Menge sowie Bezeichnung der Ware  
  6. Gesamtsumme der Bestellung. Falls Steuerbefreiungen oder eine Minderung der Gesamtsumme, z.b durch vorzeitige Bezahlung, zutreffen, müssen diese auch aufgelistet werden. 
  7. Mehrwertsteuern. Diese variieren je nach Art der Ware, aber regular zahlen Verbraucher 19% auf die meisten Einkäufe. 

Genug Text, jetzt visualisieren wir die oben-stehenden Information anhand einer richtigen Rechnung. Im unten-stehendem Bild sehen Sie eine deutsche Rechnung, entschlüsselt. Die relevanten Pflichtfelder haben wir grün markiert. Zusätzliche Informationsfelder wie Firmenlogo und IBAN sind orange markiert.

Als Unternehmen haben Sie mit großer Wahrscheinlichkeit schon Vorsteuerabzüge angemeldet und somit ihre Mehrwertsteuer zurückerhalten. Das bedeutet auch, dass Sie wahrscheinlich viel Zeit damit verbracht haben, relevante Informationen aus den Rechnungen zu suchen. Dieser Prozess kann mit automatisierter Technologie eigentlich ganz schnell von Händen gehen.

Wie kann Klippa Ihnen helfen?

Wir bei Klippa haben eine smarte, maschinell lernende Software für das Verarbeiten von Rechnungen entwickelt. Innerhalb der Software haben wir die Technologie der optischen Zeichenerkennung, kurz OCR, implementiert. Die OCR-Technologie erkennt und extrahiert für Sie alle relevanten Informationen einer Rechnung und präsentiert sie im gewünschten Datenformat. Damit eignet sich die Applikation hervorragend für Unternehmen, die regelmäßig einen Haufen Rechnungen bearbeiten müssen. Heutzutage gehört das manuelle Verarbeiten von Rechnungen der Vergangenheit an! 

Hier finden Sie mehr Information über unsere Software zur Rechnungsverarbeitung. Offene Fragen können Sie gerne unter support@klippa.com oder unter +31 50 2111631 stellen. Sie können aber auch eine Online-Demo mit einem unserer Klippa-Experten vereinbaren, um die Software in der Praxis zu verstehen.

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