Im Laufe der Jahre haben Sie möglicherweise Zehntausende oder sogar bis zu hundert Millionen Dokumente in Ihrem Archiv gesammelt. Möglicherweise ist Ihnen nicht bewusst, was sich tatsächlich darin befindet. Daher ist es wichtig, einen Weg zu finden, um genau zu entdecken und zu navigieren, welche Dateien Sie in Ihrem Archiv haben.
Darüber hinaus könnten Sie sensible Daten archiviert haben, die Sie nach den neuesten DSGVO-Richtlinien nicht speichern dürfen. Sie könnten also gegen die Vorschriften verstoßen, ohne es zu wissen. Gibt es einen guten Weg, um herauszufinden, ob dies der Fall ist?
Obwohl Ihr Archiv wahrscheinlich nicht der spannendste Teil Ihres Unternehmens darstellt, ist es wichtig, dass Sie sich darüber im Klaren sind, was sich in Ihrem Archiv befindet. Zum Glück leben wir in den Zeiten der intelligenten Archivierung, die Ihnen dabei helfen kann, Ihr Archiv effizient zu navigieren, indem Sie es beschriften und klassifizieren, und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften verbessern.
In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie Ihr Archiv durch Kennzeichnung schnell und effektiv organisieren und durch Anonymisierung DSGVO-konform machen können.
Kurzübersicht
- Die meisten Archive sind nicht durchsuchbar – Ohne OCR bleiben wertvolle und sensible Daten oft verborgen und ungenutzt.
- Intelligentes Archivieren beginnt mit Struktur – Durchsuchbare und klar gekennzeichnete Dokumente sind die Grundlage für Compliance und Kontrolle.
- Anonymisierung ist entscheidend für die DSGVO – Sensible Daten identifizieren und maskieren schützt vor Risiken und hohen Bußgeldern.
- OCR und KI übernehmen die Schwerarbeit – Automatisierung sorgt für Skalierbarkeit, Genauigkeit und Geschwindigkeit, ohne manuelle Prozesse.
Was ist intelligentes Archivieren?
Intelligentes Archivieren bezeichnet den Prozess, Archive mithilfe moderner Technologien wie OCR und KI zu strukturieren und zu verwalten. Dadurch lassen sich Dokumente durchsuchbar machen, nach Typ oder Inhalt gruppieren und sensible Daten entfernen oder anonymisieren.
Anstatt Informationen nur abzulegen, ohne Zugriff oder Kontrolle zu haben, verwandelt intelligentes Archivieren Ihr Archiv in eine nutzbare und rechtskonforme Ressource.
Warum intelligentes Archivieren heute entscheidend ist
Viele Unternehmen sitzen auf jahre-, teils jahrzehntelangen Beständen von archivierten Dokumenten. Manche liegen in der Cloud, andere in staubigen Aktenordnern – und die meisten sind völlig nicht durchsuchbar. Wenn etwas Bestimmtes gebraucht wird, ist die Suche oft wie die berühmte Nadel im Heuhaufen.
Die Verwaltung von archivierten Daten kann überwältigend sein – besonders, wenn nicht klar ist, was überhaupt gespeichert ist. Laut Gartner sind rund 80 % aller Unternehmensdaten unstrukturiert. Das macht es extrem schwierig, Inhalte zu durchsuchen, zu ordnen oder auf Compliance zu prüfen.
Das bedeutet auch: Sensible Informationen wie Kundennamen oder Bankdaten können unbemerkt im Archiv liegen und gegen DSGVO-Anforderungen verstoßen.
Intelligentes Archivieren gibt Ihnen die Werkzeuge zurück, um die Kontrolle zu übernehmen: Automatisiert suchen, organisieren und sensible Daten anonymisieren – so wird Ihr Archiv vom Risiko zum wertvollen Unternehmens-Asset.
3 starke Anwendungsfälle für intelligentes Archivieren
Falls Sie nicht genau wissen, was sich in Ihrem Archiv befindet – Sie sind nicht allein. Ganz gleich, ob Ihre Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), in der Cloud oder als Papierarchiv liegen: Über die Zeit geht leicht der Überblick verloren. Und wenn Sie etwas dringend brauchen, ist es oft unmöglich, zu finden.
Typische Fragen in Unternehmen lauten:
„Haben wir Informationen zu diesem Thema im Archiv?“
„Wie finde ich ein bestimmtes Dokument, ohne alles manuell durchsehen zu müssen?“
„Dürfen wir diese Dokumente überhaupt aufbewahren?“
Ein gut organisiertes Archiv kann eine wertvolle Wissensquelle sein – aber nur, wenn es durchsuchbar und unter Kontrolle ist. Hier helfen intelligente Archivierungslösungen. Drei praxisnahe Beispiele:
1. Ihr Archiv durchsuchbar machen
Der erste Schritt ist, jedes einzelne Dokument schnell und zuverlässig zu identifizieren – egal ob PDF, Word-Datei, Excel-Tabelle, E-Mail, Bild oder Scan.
Text aus Nicht-Text-Dateien extrahieren
Digitale Textdateien (z. B. PDFs mit eingebettetem Text, Word-Dokumente) lassen sich meist direkt mit einer Suchfunktion durchsuchen. Doch die Realität zeigt:
Viele Archive enthalten Scans oder reine Bilddateien, die nicht digitalisiert wurden. Diese sind für eine Standardsuche unsichtbar, bis OCR-Technologie den Text extrahiert.
Klippas OCR API ist ein leistungsstarkes Werkzeug dafür:
- Erkennt und extrahiert Text aus Bilddateien automatisch und hochpräzise
- Funktioniert unabhängig vom Volumen – vom einzelnen Dokument hin zu Millionen Dateien
- Konvertiert die Ergebnisse in PDF/A oder andere durchsuchbare Formate
- Erfüllt Datenschutz- und Compliance-Vorgaben wie die DSGVO
Dank Automatisierung entfällt die mühsame manuelle Durchsicht durch große Back-Office-Teams.
Ihr durchsuchbares Archiv nutzen
Steht der gesamte Bestand erstmal durchsuchbar zur Verfügung, können Sie fundierte Entscheidungen treffen:
- Unnötige Dateien identifizieren und löschen, um Speicherplatz zu sparen und Risiken zu minimieren.
- Wichtige Dokumente kennzeichnen und in Kategorien ordnen, damit sie später schnell auffindbar sind.
- Wertvolle Markt- oder Kundendaten entdecken, die strategische Entscheidungen unterstützen.
- Sensible personenbezogene Daten erkennen und anonymisieren oder löschen, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Das sind nur ein paar Beispiele dafür, was möglich wird, wenn Ihr Archiv durchsuchbar ist.
2. Kennzeichnung und Klassifizierung Ihres Archivs
Sobald Ihr Archiv durchsuchbar ist, besteht der nächste Schritt darin, es sinnvoll für Ihr Unternehmen zu strukturieren.
Das Gruppieren und Klassifizieren von Dokumenten schafft einen klaren Überblick, erleichtert das Finden und Teilen von Dateien und hilft, zu steuern, wer auf welche Inhalte zugreifen darf.
Kriterien für eine einheitliche Kennzeichnung
Bevor Sie anfangen, sollten die Parameter für die Dokumentenkennzeichnung klar definiert werden, zum Beispiel:
- Dateitypen: .pdf, .docx, .xml, .xlsx
- Inhaltstypen: Ausweisdokumente, E-Mails, Rechnungen, Quittungen, Formulare, Bilanzen, Kundenfotos
- Kategorien: Finanzunterlagen, HR-Dokumente, Rechtsakten, Kundenordner
- Kennungen: Dokumentnummern, Fall- oder Aktenzeichen
- Sensible Daten: Namen, Adressen, Kontonummern, Kontaktdaten
Klare Kriterien verhindern spätere Verwirrung und sorgen für Konsistenz im System.
Automatisierte Kennzeichnung mit OCR und KI
Manuelle Kennzeichnung ist in der Praxis oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit intelligenter Archivierung können OCR- und KI-Systeme automatisch Schlüsselinformationen erkennen und passende Labels zuweisen.
Beispiele:
- Alle gescannten Reisepässe automatisch als „Ausweisdokumente“ kennzeichnen
- Dokumente mit Fallnummern in einem spezifischen Ordner zusammenfassen
- Sensible Dateien automatisch markieren und deren Zugang einschränken oder zur Anonymisierung vormerken
Das Ergebnis: Ein strukturiertes, leicht navigierbares Archiv, in dem Mitarbeiter nach Kategorie, Tag oder Code suchen und benötigte Dokumente in Sekunden finden.
3. Erkennen und Anonymisieren sensibler Daten
Einer der wichtigsten Vorteile der intelligenten Archivierung ist Datenschutz-Compliance, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO. Wenn Sie unbemerkt personenbezogene Daten speichern, die Sie gar nicht aufbewahren dürfen, setzen Sie sich erheblichen rechtlichen und reputativen Risiken aus.
Mit intelligenter Archivierung können Sie Ihr Archiv automatisiert durchsuchen, um Dateien mit sensiblen Informationen wie Namen, Adressen, Bankdaten oder anderen Kennungen zu erkennen. Sobald erkannt, haben Sie drei Möglichkeiten:
- Anonymisieren: Persönliche Daten werden entfernt oder ersetzt, während der Rest des Dokuments erhalten bleibt.
- Löschen: Entfernen von Dateien, die nicht gespeichert werden dürfen.
- Pseudonymisieren: Daten werden maskiert statt gelöscht, um den Datensatz vollständig zu behalten und dennoch DSGVO-konform zu bleiben.
Das Ziel ist immer dasselbe: Risiken reduzieren, gesetzliche Vorgaben einhalten und ein sauberes, sicheres Archiv gewährleisten.
Die Vorteile der intelligenten Archivierung
Ist Ihr Archiv erst durchsuchbar, organisiert und DSGVO-konform, eröffnen sich zahlreiche Mehrwerte:
- Volle Transparenz – Sie wissen genau, was gespeichert ist, wo es liegt und wie es strukturiert ist.
- Schnelle, zuverlässige Suche – Verträge, Rechnungen oder Fallakten in Sekunden finden, ob gescannt oder digital.
- Compliance & Risikominimierung – Sensible Daten erkennen und anonymisieren, um DSGVO-Strafen zu vermeiden.
- Wichtige Inhalte sicher behalten – Private Daten entfernen, das Dokument selbst erhalten.
- Kein manueller Aufwand – OCR und KI übernehmen den Prozess, ohne dass Teams Aktenordner durchforsten müssen.
- Kosten senken und Effizienz steigern – Weniger manuelles Handling, schnellerer Zugriff, höhere Produktivität.
Jetzt wissen Sie, welche Vorteile Ihnen ein intelligentes und konformes Archiv bietet. Vielleicht interessiert Sie nun, wie Klippa Ihnen dabei helfen kann, dieses Ziel zu erreichen.
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Ob Sie Schwierigkeiten haben, wichtige Dateien zu finden, sich um DSGVO-Compliance sorgen oder einfach Zeit sparen wollen – Klippa kann helfen.
Unsere Lösung für Dokumentenarchivierung nutzt OCR und KI, um:
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- Dokumente automatisch zu organisieren und zu kennzeichnen
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Keine manuelle Bereinigung, keine komplizierten Systeme – mit Klippa wird intelligente Archivierung einfach, schnell und zuverlässig.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen
Intelligentes Archivieren ist die strukturierte Verwaltung von Dokumentenarchiven mit Technologien wie OCR und KI. Damit werden Dateien durchsuchbar, geordnet, gekennzeichnet und sensible Daten automatisiert anonymisiert oder gelöscht.
2. Warum sollte mein Archiv durchsuchbar sein?
Ein durchsuchbares Archiv spart Zeit, reduziert manuelle Arbeit und macht es möglich, Dokumente schnell zu finden. Außerdem können Sie gezielt sensible Informationen erkennen und für die DSGVO-Compliance bearbeiten.
3. Wie funktioniert die automatische Dokumentenkennzeichnung?
OCR- und KI-Systeme erkennen relevante Inhalte wie Dateityp, Inhaltstyp, Fallnummern oder sensible Daten und ordnen sie automatisch vordefinierten Kategorien oder Ordnern zu.
4. Was sind typische Klassifizierungskriterien?
Beispiele sind: Dateiformate (.pdf, .docx, .xlsx), Inhaltstypen (Rechnungen, Ausweisdokumente, Verträge), Kategorien (Finanzunterlagen, Personalakten) und Kennungen (Dokumentnummern, Aktenzeichen).
5. Was ist der Unterschied zwischen Anonymisierung und Pseudonymisierung?
Anonymisierung entfernt personenbezogene Daten dauerhaft. Pseudonymisierung ersetzt diese Daten durch Platzhalter oder Codes, sodass die Information erhalten bleibt, aber der direkte Bezug zur Person nicht mehr möglich ist.
6. Wie hilft intelligente Archivierung bei der DSGVO-Compliance?
Sie erkennt automatisch personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Bankinformationen. Diese können je nach Bedarf anonymisiert oder gelöscht werden, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und Risiken zu minimieren.
7. Kann ich sensible Daten gezielt behalten?
Ja. Sie können bestimmte Datenteile für Analysen oder Prüfungen behalten, während alle personenbezogenen Informationen entfernt oder maskiert werden.
8. Wie viel Zeit spare ich mit OCR und KI?
Automatisierung ersetzt manuelle Sichtung und Kennzeichnung. Das spart oft Stunden bis Wochen Arbeitszeit und macht den Zugriff auf relevante Dokumente sofort möglich.
9. Funktioniert intelligente Archivierung nur mit digitalen Archiven?
Nein. Auch Papierarchive lassen sich durch Scannen und OCR-Technologie digitalisieren, nachträglich durchsuchbar machen und automatisch klassifizieren.
10. Welche Vorteile bringt ein strukturiertes und konformes Archiv?
Es bietet volle Transparenz über gespeicherte Inhalte, schnelle Suche, minimiertes Compliance-Risiko, gesicherte Aufbewahrung wichtiger Dokumente und geringere Kosten durch weniger manuellen Aufwand.