Laut dem Institute of Finance and Management (IOFM) in den USA sind 84 % der Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) optimistisch, dass ihre Abteilung in den nächsten drei Jahren Fortschritte bei der Abschaffung der Rechnungs- und Zahlungsprozesse in Papierform machen wird.
Ist das eine Überraschung für Sie? Nun, das sollte es nicht sein. Der Hype um die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist vielleicht nicht so groß wie bei der Marketing- oder Vertriebsautomatisierung, die Auswirkungen sind aber genauso groß. Ein automatisierter Kreditorenbuchhaltungsprozess schafft Mehrwert, indem er ineffiziente Kreditorenbuchhaltungsprozesse rationalisiert und Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Lieferantenrechnungen und Zahlungen gibt.
Aber wie können Sie den wichtigen Entscheidungsträgern in Ihrem Unternehmen den Wert der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beweisen? Vielleicht sind Sie auch selbst ein wichtiger Entscheidungsträger, der versucht, den ROI einer Investition in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu verstehen. Dieser Blog wird all Ihre Fragen beantworten und Spoiler-Alarm enthält sogar einen kostenlosen ROI-Rechner. Bleiben Sie einfach sitzen und genießen Sie die Fahrt!
Kurzübersicht
- Manuelle Kreditorenprozesse bremsen Ihr Unternehmen aus – und kosten mehr, als Sie denken. Sie sind zeitaufwendig, fehleranfällig und teuer in großem Umfang.
- Automatisierung spart Zeit, Geld und Aufwand: Die Bearbeitungszeit kann um bis zu 70 % reduziert werden, Fehler sogar um 90 % oder mehr.
- Der ROI ist real – und kann bis zu 700 % erreichen. Die meisten Unternehmen amortisieren ihre Investition bereits im ersten Jahr.
Ein kurzer Rückblick: Was ist der Kreditorenprozess (Accounts Payable)?
Lassen Sie uns zunächst das Konzept der Kreditorenbuchhaltung erklären, damit wir alle auf der gleichen Seite sind. Die Kreditorenbuchhaltung kann als “ein Konto innerhalb des Hauptbuchs, das die Verpflichtung eines Unternehmens darstellt, eine kurzfristige Schuld gegenüber seinen Gläubigern oder Lieferanten zu begleichen” definiert werden.
Es handelt sich also im Grunde um das gesamte Geld, das Sie noch an Ihre Lieferanten schulden.
Normalerweise liefert Ihnen ein Lieferant ein Produkt, beispielsweise einen supercoolen Kommissionierroboter, und schickt Ihrem Unternehmen eine Rechnung für die Bezahlung. Diese Rechnung führt zu einer Verbindlichkeit im Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens. Die genauen Einzelheiten dieses Vorgangs können je nach Art des Auftrags, der Branche oder den einzelnen Unternehmensprotokollen variieren.
Eine andere gängige Verwendung der Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf die Geschäftsabteilung oder den Geschäftsbereich, der für die Zahlungen des Unternehmens an Lieferanten und andere Gläubiger zuständig ist.
Vielleicht haben Sie auch schon von der Debitorenbuchhaltung gehört, die im Grunde das gleiche Verfahren ist, nur eben für den Lieferanten. Wenn Sie Ihren Lieferanten bezahlen, fügen Sie einen Eintrag in Ihrer Kreditorenbuchhaltung hinzu und der Lieferant fügt einen ähnlichen Eintrag in seiner Debitorenbuchhaltung hinzu.
So weit alles klar? Machen wir weiter mit den Aufgaben, die mit der Kreditorenbuchhaltung verbunden sind!
Welche Aufgaben sind mit der Kreditorenbuchhaltung verbunden?
Vereinfacht gesagt, ist der Arbeitsablauf in der Kreditorenbuchhaltung der Prozess der Rechnungsfreigabe, bevor die Zahlung bearbeitet wird. Ein typischer Arbeitsablauf beginnt mit dem Erhalt der Rechnung des Lieferanten. Diese Rechnung muss organisiert, auf Unregelmäßigkeiten geprüft, korrigiert, von einem Zuständigen genehmigt, bearbeitet, bezahlt und den Büchern Ihres Unternehmens hinzugefügt werden.
Dieser Prozess mag einfach erscheinen, kann aber sehr zeitaufwendig sein. Um dies zu verdeutlichen, gehen wir im Folgenden auf einige Kreditoren-Aufgaben näher ein:
- Organisieren
Bei einem manuellen Kreditorenprozess müssen Sie Umschläge, E-Mails, elektronische Rechnungen und andere Kommunikationsmittel öffnen, um Rechnungen zu erfassen. All diese Dokumente müssen gedruckt, sortiert, gestapelt und organisiert werden, bevor sie an den nächsten Prozessschritt weitergeleitet werden können. Viele Unternehmen verwenden einen beträchtlichen Teil der Ressourcen ihres Finanzteams, um die korrekte Organisation der Rechnungen zu gewährleisten, was, um ehrlich zu sein, eine ziemliche Zeitverschwendung ist. Aber dazu später mehr. - Validierung und Fehlerprüfung
Als Nächstes müssen Sie jede Rechnung prüfen, um sicherzustellen, dass es keine Unstimmigkeiten zwischen der Rechnung und den ursprünglichen Kaufunterlagen gibt. Zu den Unregelmäßigkeiten können Unstimmigkeiten bei der Preisgestaltung oder fehlende Informationen, wie z. B. eine Auftragsbestätigungsnummer, gehören. Häufig müssen Rechnungen auch mit ausstehenden Bestellungen abgeglichen werden, die in vielen Unternehmen zur Vorabgenehmigung von Einkäufen verwendet werden. Dieser Prozess ähnelt sehr dem Abgleich von Einkäufen mit Bankauszügen (d. h. der Abstimmung) und ist eine sehr mühsame Aufgabe.
Bei Unregelmäßigkeiten wird die Rechnung an die betreffende Person oder den Lieferanten zurückgeschickt, um sie zu korrigieren, und durchläuft dann erneut den Genehmigungsworkflow. - Weiterleitung zur Genehmigung
Wenn Sie eine weitere Genehmigungsstufe in Ihrem Kreditorenprozess haben, müssen Sie Ihre gut organisierten und geprüften Rechnungen zusammen mit den zuvor erwähnten relevanten Details an den Genehmiger senden. Falls die Rechnung mit der Bitte um weitere Informationen an Sie zurückgeschickt wird, kommt eine weitere Aufgabe zum Prozess hinzu, da Sie diese Informationen zuerst zusammensuchen müssen. - Nachbereitung
Sie gehen eventuell davon aus, dass Sie mit der Rechnung fertig sind, nachdem Sie sie an den Genehmiger weitergeleitet haben und keine weiteren Fragen auftauchen, aber das stimmt nicht. In vielen Fällen müssen Sie noch einmal nachhaken, um sicherzustellen, dass die Rechnung fristgerecht genehmigt wird. Geschieht dies nicht, kann sich die Zahlung verzögern, was wiederum zu verspäteten Produktlieferungen oder Verzugszinsen führen kann, die den Prozess unnötig verteuern würden. - Zahlung und Einreichung der Unterlagen
Im letzten Schritt des Prozesses liegen alle Genehmigungen vor, die Zahlung kann erfolgen und die Rechnung muss abgeheftet und gespeichert werden, in der Regel in der Buchhaltung oder im ERP-System (Enterprise Resource Planning) Ihres Unternehmens. Dieser Schritt nimmt nicht nur Zeit in Anspruch, sondern ist auch für Prüfungszwecke unerlässlich.
Was sind die Nachteile eines manuellen Kreditorenprozesses?
Eine von PayStream Advisors durchgeführte Studie, bei der über 400 Back-Office-Mitarbeiter aus verschiedenen Branchen und Marktsegmenten befragt wurden, ergab, dass zu den größten Problemen im Rechnungseingangsprozess von Unternehmen die manuelle Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung, die manuelle Dateneingabe und große Mengen an Papierrechnungen gehören. Diese und viele andere Probleme, wie z. B. verlorene Rechnungen und eine hohe Anzahl von Rechnungsdiskrepanzen und Ausnahmen, sind allesamt häufige Merkmale eines manuellen Rechnungsstellungsprozesses.
Im Folgenden werden einige der Nachteile der manuellen Rechnungsverarbeitung aufgeführt.
- Hohe Kosten: Die durchschnittlichen Gesamtkosten zur Verarbeitung einer Rechnung (inkl. Personal, Technik, Overhead) liegen bei etwa 9,40 USD. Bei hunderten oder tausenden Rechnungen pro Monat summiert sich das schnell zu einem erheblichen Posten.
- Langsame Prozesse: Durchschnittlich dauert es 9,15 Tage, um eine Rechnung manuell zu bearbeiten. Solche Verzögerungen können zu Mahngebühren, verpassten Skonti und unzufriedenen Lieferanten führen.
- Fehleranfälligkeit: Tippfehler, fehlende Bestellnummern, doppelte Einträge – in manuellen Abläufen allzu häufig. Schon ein Fehler kann großen Aufwand oder Kosten verursachen.
- Verlust von Potenzial: Durch manuelle Prozesse werden oft Gutschriften nicht genutzt, Skonti verpasst oder fehlerhafte Zahlungen nicht entdeckt. Auch das Risiko von Betrug steigt.
- Monotone Arbeit & Demotivation: Dauerhafte Dateneingabe und Routineaufgaben führen zu Langeweile und sinkender Effizienz im Team.
Die Lösung? AP-Automatisierung.
Wie Automatisierung diese Probleme löst
Mit AP-Automatisierung werden manuelle Aufgaben reduziert, Daten automatisch extrahiert und Genehmigungsabläufe effizient gemanagt. Im Detail:
- Deutliche Zeitersparnis: Automatisierung kann den manuellen Aufwand um bis zu 70 % senken. Technologien wie OCR (optische Zeichenerkennung) extrahieren Informationen nahezu in Sekunden.
- Schnellere Abwicklung: Die Bearbeitungsdauer schrumpft von Tagen auf Minuten. Damit vermeiden Sie verspätete Zahlungen und verbessern die Beziehung zu Lieferanten.
- Arbeit von überall: Cloudlösungen ermöglichen Zugriff, Genehmigungen und Verarbeitung von überall – perfekt für verteilte Teams oder mobiles Arbeiten.
- Kostensenkung: Automatisch bearbeitete Rechnungen kosten oft nur einen Bruchteil manueller. In einigen Fällen sinken die Kosten von 9,40 USD auf etwa 3,50 USD pro Rechnung. Zudem entfallen Aufwendungen für Papier, Versand und Archivierung.
Damit sind viele der größten Stolpersteine im manuellen Kreditorenprozess beseitigt. Aber natürlich ist Automatisierung auch eine Investition. Wie viel kostet sie also?
Welche Kosten fallen bei AP-Automatisierung an?
Die Höhe der Kosten hängt von Unternehmensgröße, Rechnungsvolumen und benötigten Funktionen ab. Typische Kostenfaktoren:
- Softwarelizenzen / Abonnementgebühren: Viele Anbieter arbeiten mit SaaS-Modellen, z. B. mit Kosten pro Nutzer oder pro Rechnung – etwa zwischen 4 € und 25 € pro Nutzer bzw. 0,10 € bis 0,50 € pro Rechnung.
- Implementierung & Setup: Integration mit ERP, Workflow-Konfiguration, Schulung, Onboarding – insbesondere bei maßgeschneiderten Lösungen kann dies mehrere Tausend bis Zehntausende Euro kosten.
- System- und Prozessanpassungen / Change Management: Die Einführung neuer Prozesse und Tools erfordert oft interne Anpassungen und Einarbeitungszeit.
- Hardware (falls nötig): Viele Lösungen erlauben Dokumentscanning via Smartphone – oft ist zusätzliche Hardware optional. Den Aufwand sollten Sie dennoch berücksichtigen.
ROI-Berechnung für Ihre AP-Automatisierung
Nun zur entscheidenden Frage: Wie hoch ist der Return on Investment? Wir konzentrieren uns hier auf messbare Einsparungen – hauptsächlich in den Bereichen Arbeitskosten und Fehlerkorrektur.
Folgende Parameter sind sinnvoll, um den ROI zu berechnen (und sie lassen sich für Ihr Unternehmen anpassen):
- Durchschnittliche Anzahl Rechnungen pro Monat
Beispiel: 500 Rechnungen - Zeitaufwand für die Verarbeitung einer Rechnung (manuell)
Branche: 5 Rechnungen pro Person und Stunde → 12 Minuten/Rechnung - Zeit mit der Automatisierung
Oft eine 6-fache Effizienzsteigerung: 30 Rechnungen pro Stunde → 2 Minuten/Rechnung - Zeitaufwand für Genehmigung einer Rechnung (manuell)
Zum Beispiel 10 Rechnungen pro Stunde → 6 Minuten/Rechnung - Genehmigungszeit mit Automatisierung
Elektronisch genehmigt, z. B. 20 Genehmigungen pro Stunde → 3 Minuten/Rechnung - Fehlerquote im manuellen Prozess
Beispiel: 10 % - Zeitaufwand zur Fehlerkorrektur (manuell)
3 Rechnungen pro Stunde → 20 Minuten/Rechnung - Fehlerkorrektur mit Automatisierung
Nur noch wenige Fehler – z. B. 5 Minuten pro Rechnung - Stundenlohn (inkl. Nebenkosten)
Beispiel: 30 € pro Stunde - Setup- und Integrationskosten
z. B. 2.500 € + 100 €/Monat Integrationsaufwand - Monatliche Abonnementkosten
Beispiel: 0,19 € pro Rechnung + 5 €/Nutzer → bei 500 Rechnungen und 10 Nutzern ergeben sich 145 €/Monat.
Mit diesen Annahmen liegt der manuelle Aufwand (Bearbeitung + Genehmigungen + Fehlerkorrektur) bei ca. 167 Stunden/Monat. Bei 30 €/Stunde ergibt das 60.000 €/Jahr. Dank Automatisierung sinkt der Aufwand auf rund 46 Stunden/Monat – das ergibt jährliche Einsparungen von etwa 43.500 €.
Teilt man diese Einsparung durch die Gesamtinvestition im ersten Jahr (Setup + Subskription + Integrationskosten), ergibt sich ein ROI von etwa 700 % – also das Siebenfache der Investition
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Erste Schritte zur AP-Automatisierung
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Klippa SpendControl ist eine solche Lösung: Sie eliminiert manuelle Aufgaben, erfasst Rechnungsdaten per führender OCR-Technologie, steuert Genehmigungsprozesse und synchronisiert alles mit Ihrer Buchhaltung bzw. Ihrem ERP-System – zentral an einem Ort. SpendControl zum Beispiel verfügt über Schnittstellen mit wichtigen Akteuren wie DATEV, SAP, NetSuite, Xero und vielen anderen.
Zu den Funktionen gehören:
- Schnelle, präzise Rechnungsverarbeitung
- Mehrstufige Genehmigungsabläufe
- Echtzeit-Ausgabenübersicht
- Compliance mit gesetzlichen Vorschriften
- Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen
- Mobile und Desktop-Nutzung
- KI-basierte Betrugserkennung
- Automatische Währungsumrechnung
- Unterstützung beim Onboarding und laufender Support
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Häufige Fragen (FAQ)
Sobald Ihr Team mehr als nur wenige Dutzend Rechnungen pro Monat verarbeitet, kann Automatisierung sinnvoll sein. Die größten Einsparungen entstehen durch Einsparung manueller Arbeit, Vermeidung von Fehlerkosten und Nutzung von Skonti. Nutzen Sie die ROI-Vorlage, um es konkret zu prüfen.
Viele Unternehmen amortisieren die Investition innerhalb der ersten 6 bis 12 Monate – abhängig vom Rechnungsvolumen und dem Grad der vorherigen Automatisierung.
Nein. Klippa SpendControl lässt sich in viele gängige Systeme integrieren wie SAP, NetSuite, Xero etc.
Nein. Die Plattform ist intuitiv gestaltet und das Onboarding wird von Produktspezialisten begleitet. Trainings und Support sind Teil des Prozesses.
Ja. Durch schnelleres Genehmigen und bessere Übersicht über Rechnungsstatus lassen sich Skonti optimal nutzen und verspätete Zahlungen vermeiden. So gewinnen Sie Klarheit über Ihre Verbindlichkeiten.