Geschäftsreisen zu organisieren kostet Zeit – und oft auch Nerven. Während Mitarbeitende sich auf Meetings, Messen oder Kundentermine vorbereiten, läuft im Hintergrund eine komplexe Logistik: Flüge buchen, Hotels vergleichen, Budgets einhalten, Belege sammeln – und das alles möglichst effizient.
Gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationaler Ausrichtung ist professionelles Travel- und Ausgabenmanagement heute unverzichtbar. Wer Dienstreisen strategisch plant und digital abwickelt, spart nicht nur Kosten, sondern sorgt auch für reibungslose Abläufe und zufriedenere Mitarbeitende.
Die gute Nachricht: Es gibt smarte Tools, die genau dabei unterstützen. Sie nehmen Unternehmen die zeitintensive Organisation ab – und schaffen Raum fürs Wesentliche.
In diesem Blog stellen wir die besten Travel-Management-Lösungen für 2025 vor. Damit Ihre nächste Geschäftsreise garantiert stressfreier wird.
Kurzübersicht
Die 5 besten Softwares für die Reisekostenabrechnung in 2025 sind:
- Klippa SpendControl
- SAP Concur
- Zoho Expense
- Expensify
- Rydoo
Vergleich der besten Softwares im Jahr 2025:
Welche Reisekostenabrechnung-Software passt zu Ihrem Unternehmen?
In der dynamischen Welt des modernen Business sind smarte Lösungen für Geschäftsreisen längst unverzichtbar. Persönliche Meetings, internationale Projekte oder kurzfristige Termine vor Ort lassen sich trotz Digitalisierung nicht immer vermeiden. Auch wenn vieles remote funktioniert – der direkte Austausch bleibt in vielen Fällen entscheidend. Deshalb gehören Dienstreisen für viele Unternehmen weiterhin zum Alltag.
Umso wichtiger ist es, diesen Prozess effizient zu gestalten. Hier kommt spezialisierte Reisekostenabrechnung Software ins Spiel: Sie hilft dabei, Geschäftsreisen zu planen, zu buchen und sämtliche Ausgaben strukturiert zu erfassen – ganz ohne Zettelwirtschaft oder Excel-Chaos.
Moderne Dienstreiseabrechnung Software sorgt für transparente Abläufe, spart Zeit und reduziert Fehler. Ob kleines Team oder internationales Unternehmen – für jede Organisation gibt es die passende Lösung.
Doch welche Software ist die richtige für Sie? Die Auswahl reicht von einfachen Tools zur Buchung bis hin zu umfangreichen Plattformen, die das gesamte Travel- und Expense-Management abdecken.
Wir stellen Ihnen die gängigsten Arten von Reisekosten-Tools vor – und zeigen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Spesenmanagement
Tools für das Ausgabenmanagement unterstützen Einzelpersonen und Unternehmen dabei, alle reisebezogenen Ausgaben zu erfassen, zu organisieren und zu verwalten. Sie bieten häufig Funktionen wie das Scannen von Belegen, automatisierte Spesenberichte und die Integration in Buchhaltungssoftware.
Reiseplanung zentral organisiert
Tools für das Reiseplanungsmanagement helfen dabei, alle Reisepläne an einem zentralen Ort zu bündeln und übersichtlich zu organisieren. So behalten Geschäftsreisende jederzeit den Überblick über Flüge, Hotelbuchungen und Termine. Die meisten Lösungen ziehen relevante Informationen automatisch aus E-Mail-Bestätigungen oder Buchungsplattformen und erstellen daraus einen digitalen Reiseplan – abrufbar per App oder Webzugang.
Geschäftsreisen planen und steuern
Tools zur Planung und Verwaltung von Geschäftsreisen unterstützen Unternehmen dabei, Dienstreisen effizient zu organisieren – von der Buchung bis zur Abrechnung. Typische Funktionen sind unter anderem die Integration von Buchungsportalen, die Verwaltung von Reiseplänen, Offline-Zugriff und automatische Synchronisierung mit anderen Anwendungen. So bleibt das Travel Management jederzeit flexibel und transparent.
Reisebuchung im Unternehmen vereinfachen
Mit einer Lösung für das Buchungsmanagement von Geschäftsreisen lassen sich sämtliche Reisedienstleistungen für Mitarbeitende zentral verwalten – ob Flug, Hotel oder Mietwagen. Solche Anwendungen bieten Zugang zu bevorzugten Unterkünften, flexiblen Arbeits- und Besprechungsräumen sowie Optionen für Teamaktivitäten. Gleichzeitig lassen sich unternehmensweite Reiserichtlinien hinterlegen, sodass Buchungen automatisch daran angepasst werden.
Dienstreisen ganzheitlich managen
Ein umfassendes System für das Geschäftsreisemanagement bietet Unternehmen eine zentrale Plattform für alle Aspekte rund um Dienstreisen: von der Buchung über die Reiseorganisation bis hin zur Einhaltung interner Vorgaben. Alles geschieht in einem benutzerfreundlichen Dashboard – transparent, nachvollziehbar und effizient.
Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen stehen verschiedene Lösungen zur Verfügung, mit denen sich der gesamte Prozess rund um Geschäftsreisen digitalisieren und verbessern lässt.
Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen die fünf besten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement im Jahr 2025 – damit Ihre Reisen einfacher, schneller und kosteneffizienter werden.
5 Softwares für die Dienstreisenabrechnung im Vergleich
1. Klippa SpendControl: Für das smarte Reisekostenmanagement
Klippa SpendControl gehört 2025 zu den führenden Tools für digitales Reisekostenmanagement in Unternehmen. Die Software ermöglicht einen vollständig digitalen Abrechnungsprozess – flexibel anpassbar und nahtlos integrierbar in bestehende Systeme.
Mit der benutzerfreundlichen Mobile App bietet Klippa SpendControl Features wie automatische Texterkennung, mehrstufige Freigabeprozesse und eine zuverlässige Verwaltung von Reisebuchungen sowie sämtlichen reisekostenbezogenen Ausgaben.
SpendControl wurde mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Effizienz entwickelt. Die Software löst sämtliche Herausforderungen rund um Reisekosten im Unternehmen. Flüge, Hotels, Verpflegung – alle Ausgaben lassen sich lückenlos erfassen, überwachen und rückerstatten.
Obwohl es zahlreiche Tools für das Travel Management gibt, zählt Klippa SpendControl zu den stärksten Lösungen am Markt. Von der automatisierten Belegerfassung bis hin zu optimierten Erstattungsprozessen – Klippa überzeugt durch Präzision, Geschwindigkeit und höchsten Bedienkomfort.
Mit SpendControl können Sie außerdem:
- Verwalten Sie Mitarbeiterausgaben, Kreditorenrechnungen und Firmenkreditkarten zentral in einem System
- Verfolgen Sie Geschäftsfahrten präzise dank Google Maps-Integration
- Belege einfach scannen, einreichen, bearbeiten und freigeben – per Web oder App
- Erzielen Sie bis zu 99 % Erkennungsgenauigkeit mit Klippa’s KI-basierten OCR-Technologie
- Reichen Sie gebündelte Spesenberichte ein – für schnellere Rückerstattungen bei Dienstreisen oder Projekten
- Behalten Sie mit übersichtlichen Dashboards jederzeit die volle Finanzkontrolle
- Passen Sie Freigabeprozesse flexibel an – mit mehrstufigen Genehmigungsworkflows
- Gleichen Sie Kreditkartentransaktionen automatisch ab
- Erfüllen Sie zuverlässig alle steuerlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen – mit ISO27001-Zertifizierung und DSGVO-Konformität
- Nutzen Sie automatische Mehrwährungsunterstützung für internationale Zahlungen
- Schützen Sie sich vor Spesenbetrug – durch integrierte Erkennungsmechanismen für Duplikate und Unregelmäßigkeiten
- Integrieren Sie SpendControl nahtlos in Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie QuickBooks, NetSuite oder SAP
Klippa SpendControl bietet eine ganzheitliche und benutzerfreundliche Lösung zur Verwaltung von Reisekosten. Sie sparen Zeit, minimieren Fehlerquellen, erhöhen die Compliance und verbessern das gesamte Reiseerlebnis für Ihre Mitarbeitenden.
2. SAP Concur: Intelligentes Reisekostenmanagement für Unternehmen
SAP Concur zählt 2025 zu den führenden Lösungen für die Verwaltung von Reise- und Spesenabrechnungen. Die Plattform integriert Reisebuchungen, Spesenmanagement und Rechnungsabwicklung in einem System und bietet umfassende Transparenz und Kontrolle über Unternehmensausgaben.
Mit der Integration des KI-gestützten Assistenten Joule unterstützt SAP Concur Nutzer bei der Erstellung von Spesenberichten, erkennt fehlende oder fehlerhafte Angaben und schlägt automatisch Korrekturen vor. Zudem ermöglicht die Plattform die Planung von Meetings mit Standortvorschlägen und Kostenschätzungen für Flüge und Hotels.
Weitere Funktionen:
- Automatisierte Belegerfassung und -verarbeitung
- Integration mit Unternehmenssystemen wie SAP S/4HANA
- Echtzeit-Benachrichtigungen bei Ausgaben mit Firmenkreditkarten
- Umfassende Berichts- und Analysefunktionen
- Mobile App für unterwegs
3. Zoho Expense: Umfassendes Tool für Reise- und Spesenmanagement
Zoho Expense bietet eine ganzheitliche Lösung für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesen. Die Plattform ermöglicht die Erstellung von Reiseanträgen, die Verwaltung von Reiserouten und die automatische Erfassung von Ausgaben.
Besonders hervorzuheben ist die Integration von Zia, einem KI-basierten Assistenten, der Nutzer über ausstehende Aufgaben informiert, auf Richtlinienverstöße hinweist und bei der Optimierung von Ausgaben unterstützt.
Weitere Funktionen:
- Automatische Belegerkennung mit hoher Genauigkeit
- Mehrstufige Genehmigungsworkflows
- Integration mit ERP-Systemen und anderen Unternehmensanwendungen
- Mobile App für die Verwaltung von Ausgaben unterwegs
- Unterstützung für mehrere Währungen und Sprachen
4. Expensify: Chat-basierte Plattform für Reisen und Spesen
Expensify kombiniert Reisebuchung und Spesenmanagement in einer benutzerfreundlichen, Chat-basierten Plattform. Nutzer können Flüge, Hotels, Züge und Mietwagen direkt in der App buchen, während alle Ausgaben automatisch erfasst und den entsprechenden Berichten hinzugefügt werden.
Die Plattform bietet Echtzeit-Kollaboration durch automatische Erstellung von Chat-Räumen für jede Reise, in denen Mitarbeiter und Manager Buchungen besprechen und Änderungen vornehmen können.
Weitere Funktionen:
- Automatisierte Richtlinienkontrollen und Genehmigungen
- Integration mit Firmenkreditkarten und automatischer Abgleich von Transaktionen
- Mobile App mit Offline-Funktionalität
- Unterstützung für mehrere Währungen und internationale Reisen
- Umfassende Berichts- und Analysefunktionen
Rydoo: Echtzeit-Spesenmanagement mit KI-Unterstützung
Rydoo bietet eine moderne Lösung für das Management von Geschäftsausgaben, die auf Echtzeit-Verarbeitung und KI-gestützte Analysen setzt. Die Plattform ermöglicht die schnelle Erfassung von Ausgaben, automatisierte Genehmigungsprozesse und umfassende Kontrolle über Unternehmensausgaben.
Mit der Funktion “Smart Audit” analysiert Rydoo alle Ausgaben automatisch, erkennt Unregelmäßigkeiten und unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Richtlinien.
Weitere Funktionen:
- Integration mit ERP-Systemen wie SAP S/4HANA und Microsoft Dynamics
- Unterstützung für virtuelle und physische Firmenkreditkarten
- Mobile App für die Verwaltung von Ausgaben unterwegs
- Unterstützung für mehrere Währungen und internationale Compliance
- Umfassende Berichts- und Analysefunktionen
Fazit
Die oben genannten Softwarelösungen gehören 2025 zu den stärksten Tools, wenn es darum geht, geschäftliche Reisen effizient zu organisieren und abzuwickeln. Von der Ausgabenverwaltung über die Einhaltung von Reiserichtlinien bis hin zur Buchung von Unterkünften – jede Lösung bietet individuelle Stärken, um Geschäftsreisen einfacher, transparenter und wirtschaftlicher zu gestalten.
Klippa SpendControl überzeugt mit der automatisierten Erfassung und Auswertung von Reisekosten. SAP Concur bietet eine integrierte Lösung für Reisebuchungen, Spesenmanagement und Rechnungsabwicklung – inklusive KI-gestützter Unterstützung bei der Spesenerfassung.
Zoho Expense sorgt für eine effiziente Verwaltung von Ausgaben und Geschäftsreisen mit automatischer Belegerkennung und intelligenten Genehmigungsworkflows. Expensify vereint Reise- und Spesenmanagement in einer intuitiven, chat-basierten Plattform und ermöglicht nahtlose Zusammenarbeit bei Geschäftsreisen.
Rydoo setzt auf Echtzeit-Spesenmanagement mit KI-gestützter Analyse, um Ausgaben schneller und regelkonform zu verarbeiten.
Doch auch mit klaren Prozessen, vordefinierten Reiserichtlinien und professionellen Tools bleiben unvorhergesehene Kosten auf Reisen nicht aus: kurzfristige Unterkunftswechsel, verpasste Anschlüsse oder Zusatzgebühren für Gepäck gehören nach wie vor zum Alltag.
Genau deshalb sollte ein Tool für die Reisekostenverwaltung fester Bestandteil jeder Geschäftsreise sein. Mit Klippa SpendControl behalten Sie Ihre reisebezogenen Ausgaben jederzeit im Griff – und können sich ganz auf das Wesentliche konzentrieren.
FAQ
Eine Software für Geschäftsreisemanagement ist ein digitales Tool, das Unternehmen bei der Planung, Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen unterstützt. Sie vereinfacht Prozesse wie Hotel- und Flugbuchungen, Spesenverfolgung und die Einhaltung interner Reiserichtlinien – für mehr Effizienz, weniger Verwaltungsaufwand und bessere Compliance.
Eine unternehmensweite Reiserichtlinie sollte klare Vorgaben für Buchungen, Ausgabenlimits und bevorzugte Anbieter enthalten. Auch Genehmigungsprozesse, Erstattungsabläufe und Sicherheitsmaßnahmen sollten definiert sein. Wichtig ist, dass die Richtlinie zu den Unternehmenszielen passt und transparent an alle Mitarbeitenden kommuniziert wird.
Die Verantwortung für Geschäftsreisen liegt häufig bei Travel Managern, HR-Teams oder wird durch spezialisierte Softwarelösungen übernommen. Diese helfen dabei, Reisen effizient zu planen, Buchungen zu koordinieren und Ausgaben zu überwachen – für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Mitarbeitende.