In vielen Unternehmen ist die Fahrtkostenerstattung noch immer ein manueller und zeitintensiver Prozess. Papierbelege sammeln, Fahrtenlisten händisch pflegen, Kilometerstände abgleichen und steuerliche Vorgaben einhalten. All das kostet wertvolle Zeit und birgt Fehlerpotenzial.
Sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen profitieren von einer modernen, digitalen Lösung:
- Arbeitgeber sparen Verwaltungsaufwand, reduzieren Kosten und stellen sicher, dass alle Abrechnungen korrekt und steuerkonform sind.
- Arbeitnehmer:innen erhalten ihre Erstattungen schneller, transparenter und ohne lästige Zettelwirtschaft.
In diesem Leitfaden erfahren Sie:
- Was Fahrtkostenerstattung bedeutet
- Welche Arten von Fahrtkosten es gibt
- Wie Kilometertracking und digitale Fahrtkostenabrechnung den Prozess vereinfachen
- Warum Automatisierung die beste Lösung ist
- Wie Klippa SpendControl Fahrtkostenprozesse vollständig digitalisiert
Kurzübersicht
- Fahrtkostenerstattung ist oft noch manuell, zeitintensiv und fehleranfällig – mit Papierbelegen, Fahrtenlisten und manueller Kilometererfassung.
- Digitale Lösung über Klippa SpendControl spart Zeit, reduziert Fehler und sichert korrekte, steuerkonforme Abrechnungen.
- Mitarbeitende profitieren durch schnellere und transparentere Erstattungen – ganz ohne Zettelwirtschaft.
- Technologien wie GPS-basiertes Kilometertracking, OCR zur Belegerfassung und automatische Workflows kommen zum Einsatz.
- Die Lösung lässt sich nahtlos in ERP-, HR- oder Buchhaltungssysteme integrieren und gewährleistet revisionssichere Archivierung sowie DSGVO-Konformität.
- Unternehmen sparen Zeit und Aufwand: Klippa erreicht laut GetApp bis zu 70 % Zeitersparnis bei der Spesenbearbeitung.
Was ist eine Fahrtkostenerstattung?
Unter Fahrtkostenerstattung versteht man die Rückzahlung von Fahrtkosten, die Mitarbeiter:innen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit für das Unternehmen entstehen. Fahren Angestellte z. B. zu Kundenterminen, Schulungen oder anderen dienstlichen Terminen und tragen dabei Kosten (für Bahnfahrten, Benzin etc.) zunächst selbst, können Arbeitgeber:innen ihnen diese Ausgaben ganz oder teilweise zurückerstatten.
Eine solche Übernahme der Kosten steigert nicht nur die Motivation der Mitarbeiter:innen – sie bringt oft auch steuerliche Vorteile mit sich, da Erstattungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei ausgezahlt werden können.
Welche Arten von Fahrtkosten gibt es?
Bei dienstlich veranlassten Fahrten können verschiedene Arten von Fahrtkosten anfallen, die von Unternehmen erstattet werden. Zu den wichtigsten Fahrtkostenarten, die sich auch automatisiert abrechnen lassen, gehören:
Fahrten mit dem eigenen Pkw (Kilometerpauschale)
Nutzen Mitarbeitende ihr privates Auto für betriebliche Fahrten, kann der Arbeitgeber einen festen Pauschalbetrag pro Kilometer erstatten (derzeit 0,30 € pro km). Nachweise erfolgen traditionell über Fahrtenbücher oder digital per Kilometertracking-App.
Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Kosten für Bahn, Bus, U-Bahn oder Straßenbahn zu dienstlichen Zwecken werden gegen Vorlage der Tickets erstattet. In der Praxis reichen Mitarbeiter:innen z. B. ihre Bahn- oder Bustickets als Beleg ein und erhalten den gezahlten Betrag zurück.
Fahrgemeinschaften oder dienstliche Taxifahrten
Auch wenn Kolleg:innen gemeinsam im Auto fahren oder ein Taxi für die Dienstfahrt genommen wird, können die entstandenen Kosten erstattet werden. Bei Taxifahrten dient die Quittung als Beleg. In Fahrgemeinschaften wird typischerweise der/die Fahrer:in für die Fahrt entschädigt.
Fahrtkostenerstattung bei Dienstreisen
Müssen Mitarbeitende außerhalb des üblichen Arbeitsortes unterwegs sein, etwa zu Kunden, Messen oder Schulungen, spricht man von einer Dienstreise und es besteht Anspruch auf Erstattung der Fahrtkosten. Wichtig ist eine lückenlose Dokumentation: Datum, Ziel, Zweck und Entfernung müssen klar festgehalten werden.
Mit GPS-basiertem Kilometertracking und automatisierter Belegerfassung wird dieser Schritt heute fast vollständig automatisiert.
Fahrtkostenerstattung bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Reisen Mitarbeiter:innen mit Zug, Bus oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln, übernimmt der/die Arbeitgeber:in normalerweise die tatsächlichen Ticketkosten. Voraussetzung ist, dass die Belege eingereicht werden – traditionell in Papierform, heute immer häufiger digital.
Moderne Tools ermöglichen es, Fahrkarten einfach per App abzufotografieren oder als E-Ticket weiterzuleiten. Die Kosten werden dann automatisch dem richtigen Projekt oder der richtigen Reise zugeordnet und revisionssicher (d. h. unveränderbar und prüfbar) archiviert – ohne Papierchaos.
Erstattung der Kilometerpauschale bei eigenem PKW
Nutzen Angestellte für Dienstreisen ihren eigenen PKW, wird meist die Kilometerpauschale angesetzt. Das bedeutet, dass pro gefahrenem Kilometer ein fester Betrag erstattet wird – derzeit 0,30 € je Kilometer.
Die genaue Berechnung erfolgt anhand der zurückgelegten Distanz. Nachweise können in Form eines Fahrtenbuchs, durch Tankbelege mit Kilometerangabe oder idealerweise durch digitale Lösungen erbracht werden. Einige Unternehmen setzen bereits auf GPS-gestützte Fahrten-Apps oder automatisierte Kilometerrechner: Mitarbeiter:innen starten die Aufzeichnung am Smartphone, und das Tool erfasst die Route und Kilometerzahl automatisch. So wird eine exakte und nachvollziehbare Abrechnung jeder Dienstfahrt sichergestellt.
Steuerliche Aspekte der Fahrtkostenerstattung
Fahrtkosten, die im Rahmen von Dienstreisen erstattet werden, sind steuerfrei für die Arbeitnehmer:innen – vorausgesetzt, sie bewegen sich innerhalb der gesetzlichen Vorgaben.
Das heißt: Erstattet der Arbeitgeber z. B. die Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 € pro km oder die tatsächlichen Kosten von Bahntickets, fallen für die Mitarbeitenden keine Steuern auf diese Erstattungen an. Gleichzeitig kann das Unternehmen diese Ausgaben als Betriebskosten verbuchen.
Wichtig ist jedoch, dass die Regeln genau eingehalten werden. Werden höhere Beträge erstattet als gesetzlich vorgesehen, kann der übersteigende Anteil als geldwerter Vorteil gelten und müsste versteuert werden.
Automatisierte Systeme stellen sicher, dass Pauschalen und Höchstgrenzen eingehalten werden und jede Erstattung korrekt dokumentiert ist – so vermeiden Unternehmen und Mitarbeitende Probleme bei Prüfungen.
Fahrtkostenerstattung für den Arbeitsweg
Neben den Reisen zu Kunden und externen Terminen stellt sich auch beim täglichen Arbeitsweg die Frage nach den Fahrtkosten. Der Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte ist zwar grundsätzlich Sache der Arbeitnehmer:innen selbst, doch viele Arbeitgeber:innen unterstützen ihre Belegschaft freiwillig mit Zuschüssen oder Sachleistungen, um die Pendelkosten zu senken. Solche Maßnahmen können die Mitarbeitermotivation erhöhen und gleichzeitig steuerlich attraktiv gestaltet werden.
Fahrtkostenzuschüsse durch den Arbeitgeber
Arbeitgeber:innen haben die Möglichkeit, ihren Angestellten Fahrtkostenzuschüsse für den Arbeitsweg zu gewähren. Dabei erstattet der Arbeitgeber einen Teil der Kosten für das tägliche Pendeln – etwa in Form eines monatlichen Betrags oder durch Übernahme eines ÖPNV-Monatstickets (Jobticket).
Solche Zuschüsse können pauschal versteuert werden, z. B. mit 15 % Lohnsteuer, was bedeutet, dass für die Arbeitnehmer:innen keine weitere Steuerlast entsteht. Für beide Seiten ist das attraktiv: Die Mitarbeiter:innen erhalten effektiv mehr Geld für ihren Arbeitsweg, und das Unternehmen profitiert von zufriedeneren Beschäftigten und kann die Ausgaben als Betriebskosten absetzen.
Für Arbeitnehmer:innen: Fahrtkosten als Entfernungspauschale steuerlich absetzen
Wenn kein Arbeitgeberzuschuss gezahlt wird oder die Kosten darüber hinausgehen, können Arbeitnehmer:innen die Entfernungspauschale nutzen. Diese auch als Pendlerpauschale bekannte Regelung erlaubt es, die Kosten für den einfachen Weg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz pauschal mit derzeit 0,30 € pro Kilometer (steuerlich) geltend zu machen.
Das bedeutet, dass z. B. bei 15 km Entfernung zur Arbeit pro Arbeitstag 4,50 € von der steuerpflichtigen Einkommensgrundlage abgezogen werden können. Für längere Strecken gibt es gestaffelte, höhere Pauschalen (ab dem 21. Kilometer). Die Entfernungspauschale mindert die Steuerlast der Arbeitnehmer:innen, ersetzt aber natürlich keine direkte Erstattung – es ist vielmehr ein Steuervorteil, der sich meist erst mit der Jahressteuererklärung auswirkt.
Eine Beispielrechnung
Wie wirkt sich ein Arbeitgeberzuschuss konkret aus? Nehmen wir an, die Strecke zum Arbeitsplatz beträgt 15 km (einfache Entfernung). Bei 10 Arbeitstagen im Monat ergibt das 15 km × 2 (Hin- und Rückfahrt) × 0,30 € × 10 Tage = 90 € monatlich.
Würde der Arbeitgeber diesen Betrag als Fahrtkostenzuschuss gewähren, erhielte der/die Mitarbeiter:in jeden Monat 90 € zusätzlich (abzüglich der ggf. pauschalen Lohnsteuer, die der Arbeitgeber übernimmt). Ein automatisiertes System kann solche Berechnungen mühelos durchführen:
Die Distanz und Arbeitstage werden erfasst, der Zuschuss wird entsprechend kalkuliert, und die Abrechnung samt Nachweisen läuft digital und nachvollziehbar ab. So entfällt für die Personalabteilung der manuelle Aufwand, und die Mitarbeitenden bekommen transparent ihren Vorteil aufgezeigt.
Warum Sie die Fahrtkostenerstattung automatisieren sollten
Manuelle Abrechnung kostet Zeit, ist fehleranfällig und oft intransparent. Digitale Lösungen bringen klare Vorteile:
- Zeitersparnis: Keine manuelle Erfassung oder doppelte Dateneingabe.
- Geringere Fehlerquote: Automatische OCR-Belegerkennung und Prüfregeln verhindern falsche Beträge.
Mehr Transparenz: Mitarbeitende und Führungskräfte sehen jederzeit Status und Gesamtkosten. - Steuerliche Sicherheit: Automatisierte Einhaltung der Vorgaben schützt vor Nachzahlungen.
- DSGVO-konforme Archivierung: Belege sind sicher gespeichert, jederzeit auffindbar und revisionssicher.
Klippa SpendControl automatisiert Ihre Fahrtkostenerstattung
Mit Klippa SpendControl erfassen, prüfen und erstatten Sie alle Fahrt- und Reisekosten digital – von der Tankquittung bis zum vollständigen Kilometernachweis. Die Lösung kombiniert intelligente Belegerfassung, automatisierte Datenverarbeitung und nahtlose Systemintegration, sodass Abrechnungen schnell, fehlerfrei und konform abgewickelt werden.
- Belege einfach erfassen: Mitarbeitende fotografieren Tankquittungen, Parktickets oder Bahnkarten direkt mit der SpendControl-App. Auch gefahrene Kilometer lassen sich per integriertem Kilometertracking oder manueller Eingabe erfassen.
- Automatische Datenextraktion und Prüfung: Dank KI-gestützter OCR-Technologie werden Datum, Betrag, Kilometeranzahl, Mehrwertsteuer und weitere relevante Daten automatisch ausgelesen. Das System validiert die Angaben in Echtzeit und markiert Unstimmigkeiten oder Richtlinienverstöße sofort.
Alle Kostenarten in einem Workflow: Ob Einzelfahrt, mehrtägige Geschäftsreise oder Mischabrechnungen mit Kilometer- und Belegpositionen – SpendControl verarbeitet alles in einem durchgängigen digitalen Prozess. - Direkte Integration in Ihre Systeme: Alle erfassten Daten werden automatisch an Ihre HR-, Reisekosten- oder ERP-Software übergeben. So fließen sie ohne Medienbrüche in Lohnabrechnung oder Buchhaltung ein.
- Sichere und DSGVO-konforme Archivierung: Sämtliche Belege, Fahrtenlisten und Abrechnungen werden verschlüsselt gespeichert und sind jederzeit prüfungssicher abrufbar.
Mit Klippa SpendControl sparen Sie Zeit, reduzieren manuelle Arbeit und behalten jederzeit den Überblick über alle Fahrt- und Reisekosten.
Fazit: Zukunftsfähige Fahrtkostenabrechnung
Ob Kilometerpauschale oder Ticketkosten – die manuelle Fahrtkostenerstattung ist in einer digitalen Arbeitswelt nicht mehr zeitgemäß. Die Automatisierung mit Lösungen wie Klippa SpendControl bietet Effizienz, Genauigkeit und Transparenz und macht aus einem lästigen Verwaltungsprozess einen einfachen, schnellen und sicheren Workflow.
Jetzt eine Demo anfragen und Ihre Fahrtkostenerstattung auf das nächste Level bringen.
FAQ – Fahrtkostenerstattung automatisieren
Fahrtkostenerstattung automatisieren heißt, den gesamten Prozess – von der Belegerfassung über die Kilometerabrechnung bis zur Genehmigung – digital abzuwickeln. Mit Klippa SpendControl geschieht dies per App und automatisierten Workflows statt manuell und papiergestützt.
Typische Typen sind Kilometerpauschalen bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs (z. B. via GPS-Tracking) und Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel (z. B. über Belegfoto oder Ticket). Auch Pendlerzuschüsse lassen sich integrieren.
Automatisierte Systeme stellen sicher, dass Fahrtkostenerstattungen (z. B. Pauschalen oder Ticketkosten) steuerfrei gemäß gesetzlicher Vorgaben erfolgen. Die Regelkonformität ist durch automatische Abgleichmechanismen gewährleistet.
Mitarbeitende erfassen Belege via App oder Web; OCR extrahiert automatisch Daten; GPS oder manuelle Eingaben liefern Kilometerdetails; dann folgen Regeln, Genehmigungen und der automatische Export in relevante Systeme.
Unternehmen sparen Zeit und Verwaltungsaufwand, reduzieren Fehler, gewinnen Transparenz und stellen Compliance sicher. Mitarbeitende profitieren von schnelleren Auszahlungen, weniger Aufwand und höherer Transparenz im Prozess.
Laut GetApp sind nahtlose Integrationen mit Buchhaltung, ERP und HR-Systemen möglich. Klippa SpendControl ist cloudbasiert, in mehreren Sprachen verfügbar und beschleunigt die Verarbeitung um bis zu 70 % – bei einem Einstiegspreis ab ca. 5 €/Monat.