Digitale Rechnungsfreigabe: So finden Sie die beste Software für Ihr Unternehmen

Manuelle Rechnungsfreigaben sind in vielen Unternehmen nach wie vor Alltag: Papierbelege werden ausgedruckt, per E-Mail weitergeleitet oder in Excel-Listen manuell verarbeitet. Das kostet Zeit, bindet Ressourcen und führt häufig zu Fehlern, Verzögerungen oder sogar Skontoverlusten.

Die digitale Rechnungsfreigabe setzt genau hier an: Sie ersetzt analoge Prozesse durch automatisierte Workflows und schafft Transparenz, Effizienz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Freigabeprozess. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie eine automatische Rechnungsfreigabe funktioniert, welche Vorteile sie bietet und worauf Sie bei der Softwareauswahl achten sollten.

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Wichtige Erkenntnisse

Hier finden Sie die besten Softwarelösungen für die digitale Rechnungsfreigabe auf einen Blick. Weitere Details finden Sie hier in unserem Blog.

Software	Für wen geeignet	Hauptvorteil	Einschränkung
Klippa SpendControl	Mittelstand & größere Unternehmen	Vollautomatisierte, integrierte Lösung mit Workflows & ERP-Anbindung	Höherer Einstiegspreis im Vergleich
sevDesk	Freelancer & Kleinstunternehmen	Einfach, schnell einsatzbereit, ideal für Einsteiger	Begrenzte Workflow-Funktionalität, keine komplexen Freigaben
Lexware	KMU mit Fokus auf Buchhaltung	Solide Grundfunktionen, Unterstützung für E-Rechnungen	Externe Freigabe über Zusatztool notwendig

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Was ist eine digitale Rechnungsfreigabe?

Digitale Rechnungsfreigabe ist der papierlose, elektronische Arbeitsprozess zur Prüfung, Genehmigung und Übergabe von Eingangsrechnungen, bei dem alle Schritte vom digitalen Empfang über automatische Datenextraktion und regelbasierte Prüfung bis zur finalen Freigabe in einer zentralen Software abgebildet werden.
Ziel ist, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Skonti besser zu nutzen, Fehlerquellen zu minimieren und jederzeit transparente, nachvollziehbare Prozesse sicherzustellen – GoBD‑ und DSGVO‑konform.

Dabei werden sämtliche Schritte – vom Rechnungseingang über die inhaltliche und formale Kontrolle bis hin zur finalen Freigabe zur Zahlung – digital abgebildet.

Im Unternehmenskontext spielt die digitale Rechnungsfreigabe eine zentrale Rolle, da sie manuelle Abläufe ersetzt, Prozesse beschleunigt und gleichzeitig Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit schafft. Durch die Integration in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme können Verantwortlichkeiten klar definiert und Freigabeprozesse automatisiert werden. 

Das führt nicht nur zu einer Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Fehlerquellen, sondern auch zu einer besseren Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Compliance-Richtlinien.

Warum ist eine effiziente Rechnungsfreigabe entscheidend?

Der manuelle Freigabeprozess ist fehleranfällig, langsam und schwer skalierbar. Je höher das Rechnungsvolumen, desto größer der Aufwand im Finanzteam. Hinzu kommen Herausforderungen wie:

• Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail und Excel
  
• Unklare Zuständigkeiten und Freigaberegeln
  
• Fehlende Transparenz über Bearbeitungsstatus
  
• Hoher manueller Aufwand bei der Nachverfolgung
  
• Verpasste Zahlungsfristen und Skonti
  

Digitale Rechnungsfreigabe-Software automatisiert diese Prozesse, reduziert Durchlaufzeiten und verschafft allen Beteiligten eine Übersicht in Echtzeit.

Typische Vorteile auf einen Blick:

• Standardisierte Workflows mit flexiblen Freigaberegeln
  
• Automatische Zuordnung zu Kostenstellen und Budgets
  
• Revisionssichere Archivierung und Audit-Trails
  
• Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme wie DATEV
  
• Verbesserte Cashflow-Planung durch Echtzeitdaten

Mobile Genehmigung als Schlüsselvorteil

Flexibilität ist ein wesentlicher Nutzen der digitalen Rechnungsfreigabe. Mit einer mobilen App oder webbasierten Oberfläche können verantwortliche Personen Rechnungen jederzeit prüfen, kommentieren und freigeben – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Das reduziert Wartezeiten auf Genehmigungen, verhindert Prozessstaus und sorgt dafür, dass Skontofristen optimal genutzt werden können.

Wie Software den digitalen Freigabeprozess optimiert

Moderne Rechnungsfreigabe-Software bildet den gesamten Prozess digital ab – von der Belegerfassung über die Zuweisung an die richtige Kostenstelle bis hin zur finalen Zahlungsfreigabe.

Typischer Ablauf der digitalen Rechnungsfreigabe:

1. Rechnungseingang & Digitalisierung: Eingang per E‑Mail, PDF, Scan oder API‑Schnittstelle direkt ins System.
2. OCR‑Datenextraktion: automatische Erfassung relevanter Daten wie Lieferant, Betrag, Datum, Bestellnummer.
3. Prüfung & Pflichtangaben‑Check: Abgleich mit Bestelldaten, Kostenstelle, Budget sowie Kontrolle gesetzlicher Pflichtfelder laut GoBD/§14 UStG.
4. Automatisierte Weiterleitung: regelbasiert an die zuständige Person oder Genehmigungsstufe.
5. Mobile Genehmigung: Freigabe ortsunabhängig per PC, Smartphone oder Tablet.
6. Übergabe an Buchhaltung: Integration ins ERP oder Buchhaltungssystem (z. B. DATEV, SAP, QuickBooks).
7. Digitale Archivierung: revisionssichere Speicherung inkl. vollständiger Bearbeitungshistorie und Audit‑Trail.

Dieser strukturierte Ablauf stellt sicher, dass Bearbeitungszeiten, Kosten und Fehlerquoten auf ein Minimum sinken.

Eine hochwertige Software prüft außerdem bei jeder Rechnung automatisch, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben vorhanden sind (z. B. Rechnungsnummer, Datum, USt‑ID, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuerbetrag).

Diese Funktion schützt vor fehlerhaften oder formell ungültigen Dokumenten, vermeidet Nachfragen durch die Finanzbuchhaltung und stellt die GoBD‑Konformität sicher. Alle Bearbeitungsschritte werden lückenlos im Audit‑Trail protokolliert.

Für welche Unternehmen eignet sich eine digitale Rechnungsfreigabe-Software besonders?

Eine digitale Rechnungsfreigabe lohnt sich für Unternehmen jeder Größe, besonders aber für:

• Mittelständische und große Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen
  
• Organisationen mit mehreren Standorten oder Remote-Teams
  
• Branchen mit komplexen Freigabestrukturen (z. B. Bau, Industrie, Healthcare)
  
• Unternehmen mit hohem Dokumentations- und Nachweisdruck (z. B. wegen Compliance oder Audit)

Wenn Sie diese Probleme kennen, ist es Zeit für ein Upgrade:

• Hohem Rechnungsvolumen
• Lange Bearbeitungszeiten im Finanzteam
• Komplexen Freigabeprozessen und keine zentrale Übersicht über Freigabestatus
• Fehlende Transparenz über den Status von Rechnungen
• Hoher manueller Aufwand bei der Nachverfolgung
• Verpasste Zahlungsfristen
• Häufige Rückfragen im Finanzteam
• Strengen Compliance-Richtlinien
• Standortübergreifende Zusammenarbeit

Mit einer passenden Rechnungsfreigabe-Software lassen sich solche Probleme nachhaltig lösen – und der gesamte Prozess wird skalierbar, sicher und zukunftsfähig aufgestellt.

Funktionsübersicht: Darauf sollten Sie bei der Software-Auswahl achten

Die richtige Software sollte nicht nur Prozesse automatisieren, sondern sich auch flexibel an Ihre internen Abläufe anpassen. Bei der Auswahl einer Software zur Rechnungsfreigabe sollten Sie insbesondere auf folgende Funktionen achten:

Must-Have Features:

• Automatische Belegerkennung (OCR) mit hoher Erkennungsrate
  
• Flexible Genehmigungsworkflows, anpassbar an interne Prozesse
  
• Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen (z. B. DATEV, SAP, QuickBooks)
  
• Mobiler Zugriff für Freigaben von unterwegs
  
• Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD & DSGVO
  
• Echtzeit-Reporting über alle Freigabe- und Bearbeitungsstatus

Software-Vergleich: Diese Tools stehen zur Auswahl

Die Wahl der passenden Rechnungsfreigabe-Software hängt stark von Unternehmensgröße, Prozesskomplexität und Integrationsanforderungen ab. Im Folgenden stellen wir drei gängige Lösungen im Vergleich gegenüber – mit ihren jeweiligen Stärken, Grenzen und Einsatzbereichen.

Klippa SpendControl

Klippa SpendControl richtet sich an Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung ganzheitlich digitalisieren und skalierbare, automatisierte Prozesse etablieren möchten. Die Software bildet den gesamten Freigabeprozess ab – vom Rechnungseingang bis zur revisionssicheren Archivierung – und lässt sich nahtlos in ERP- und Buchhaltungssysteme wie DATEV, SAP oder QuickBooks integrieren.

Stärken:

• Vollständig automatisierte Workflows mit OCR-Datenextraktion
  
• Rollenbasierte Freigabeprozesse, Eskalationen und Audit-Trails
  
• Reibungslose Integration in bestehende Systeme
  
• ISO 27001-zertifiziert, DSGVO- & GoBD-konform
  
• Mobile App für Freigaben von unterwegs
  
• Support durch persönliches Onboarding-Team bei Premium & Custom

Zu beachten:
Im Vergleich zu anderen Anbietern liegt der Einstiegspreis mit 95 €/Monat höher. Dafür erhalten Unternehmen allerdings ein deutlich umfangreicheres Funktionspaket, das speziell für professionelle Freigabeprozesse in wachstumsorientierten Organisationen konzipiert ist.

Preise:

• Effective: 95 €/Monat (bis 4.000 Rechnungen/Jahr, 10 Nutzer)
  
• Premium: 275 €/Monat (bis 12.000 Rechnungen/Jahr, 30 Nutzer)
  
• Custom: auf Anfrage

Lexware

Lexware bietet klassische Buchhaltungsfunktionen und ist vor allem im KMU-Segment weit verbreitet. Für die digitale Rechnungsfreigabe setzt Lexware auf die Zusatzlösung Flowers, die vorgeschaltet werden muss.

Stärken:

• Solide Buchhaltung mit DATEV-Export
  
• Integration von E-Rechnungsstandards wie ZUGFeRD und XRechnung
  
• Keine Nutzerbegrenzung in der Basisversion
  

Einschränkungen:
Die Freigabe erfolgt außerhalb von Lexware in einem externen Tool. Das macht Prozesse unnötig komplex. Eine mobile App oder flexible Freigaberegeln stehen nicht zur Verfügung.

Preise:

• Ab 6,90 €/Monat (Basisversion)
  
• Keine integrierte Demo für den Freigabeprozess

sevDesk

sevDesk ist eine schlanke Buchhaltungslösung für Freelancer, Selbstständige und Kleinstunternehmen. Die Software bietet grundlegende Funktionen zur Belegerfassung und Rechnungsfreigabe – ideal für einfache Workflows mit wenigen Beteiligten.

Stärken:

• Intuitive Oberfläche, besonders für Einsteiger geeignet
  
• Belegerfassung via App inkl. OCR-Funktion
  
• Anbindung ans Online-Banking zur Zahlungskontrolle
  
• Cloudbasiert und von überall zugänglich

Einschränkungen:
Komplexe Freigabeprozesse mit mehreren Genehmigungsstufen oder systemübergreifender Integration sind nicht vorgesehen. Auch Rollenrechte, Eskalationen oder API-basierte Workflows fehlen.

Preise:

• Ab 8,90 €/Monat
  
• 6 Monate kostenlos für Gründer:innen

Entscheidungshilfe: Welche Rechnungsfreigabe-Software passt zu Ihrem Unternehmen?

Bevor Sie sich für eine Softwarelösung entscheiden, sollten Sie Ihre internen Anforderungen und Rahmenbedingungen genau analysieren. Nicht jede Lösung passt zu jedem Unternehmen – und je klarer Ihre Ziele, desto einfacher wird die Auswahl.

1. Analysieren Sie Ihren aktuellen Rechnungsprozess:

• Gibt es wiederkehrende Engpässe oder Verzögerungen im Freigabeprozess?
  
• Wie viele Personen sind in den Prozess involviert?
  
• Welche Systeme nutzen Sie bereits (z. B. DATEV, SAP, QuickBooks)?
  

2. Definieren Sie Ihre Anforderungen:

• Wie viele Rechnungen bearbeiten Sie monatlich?
  
• Gibt es Genehmigungsstufen oder rollenbasierte Freigaben?
  
• Ist eine mobile Freigabe erforderlich?
  

3. Berücksichtigen Sie Skalierbarkeit & Support:

• Wächst Ihr Unternehmen – und skaliert die Software mit?
  
• Wird technischer Support oder ein Onboarding-Team angeboten?

4. Testen Sie vor dem Kauf:

• Nutzen Sie eine Demo oder Testversion zur Bewertung im Live-Betrieb
  
• Holen Sie das Feedback aus Buchhaltung, Controlling und IT ein

Unser Tipp: Während Tools wie sevDesk ideal für einfache Prozesse in kleinen Unternehmen sind, bieten Lösungen wie Klippa SpendControl den nötigen Funktionsumfang für komplexe, automatisierte Freigabeprozesse im Mittelstand und darüber hinaus. Wenn Sie bereits mit Lexware arbeiten, kann die Ergänzung über Flowers sinnvoll sein – auch wenn der Workflow nicht vollständig integriert ist.

Fazit: Rechnungsfreigabe neu gedacht – individuell skalierbar

Die Digitalisierung der Rechnungsfreigabe ist mehr als ein Effizienzgewinn – sie ist ein zentraler Hebel für Transparenz, Compliance und Zukunftsfähigkeit im Rechnungswesen.

Je nach Unternehmensgröße und Prozessstruktur stehen unterschiedliche Lösungen zur Verfügung:

• sevDesk für unkomplizierte Fälle mit geringem Volumen
  
• Lexware + Flowers als ergänzender Ansatz für bestehende Buchhaltungsprozesse
  
• Klippa SpendControl für Unternehmen mit dem Anspruch, ihre Prozesse ganzheitlich zu automatisieren, zentral zu steuern und flexibel zu skalieren
  

Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen führen, mit mehreren Freigabestufen, hohem Belegaufkommen oder ERP-Anbindung – dann lohnt sich die Investition in eine Lösung wie Klippa SpendControl.

Unser Tipp:
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo und erleben Sie, wie digitale Rechnungsfreigabe funktioniert – ganz ohne Medienbrüche, Excel-Listen oder manuelle Freigabeschleifen.

FAQ – Haufig gestellte Fragen