Die Beste OCR‑Software für Belege im Jahr 2025

Die Verarbeitung von Belegen sollte eigentlich schnell, präzise und regelkonform erfolgen. In der Praxis sieht es jedoch oft anders aus: Laut Forbes berichten 61 % der Finanzverantwortlichen, dass Reise- und Spesenrichtlinien regelmäßig verletzt werden. Zudem verlieren Mitarbeitende im Schnitt rund 360 Stunden pro Jahr, weil sie die nötigen Informationen zum Einreichen oder Genehmigen von Spesenabrechnungen zusammensuchen müssen.

OCR-Technologie schafft hier Abhilfe, indem sie Belege digital erfasst und automatisch Kerndaten wie Datum, Betrag und Lieferantenname ausliest. So wird die manuelle Eingabe aus den Arbeitsprozessen komplett entfernt. Im Jahr 2025 setzen führende Lösungen auf die Kombination von OCR und KI, um die Genauigkeit weiter zu erhöhen, mehrsprachige und mehrwährungsfähige Verarbeitung zu ermöglichen und eine direkte Anbindung an Systeme zur Spesenverwaltung oder Buchhaltung zu bieten.

Dieser Leitfaden stellt die beste OCR-Software für Belege im Jahr 2025 vor und vergleicht dabei Kriterien wie Genauigkeit, Integrationsmöglichkeiten, Automatisierungsfunktionen und Compliance-Eigenschaften. So finden Sie die Lösung, die optimal zu Ihrer Organisation passt.

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Überblick: Die beste OCR-Software für Quittungen im Jahr 2025

• Klippa DocHorizon: KI‑gestützte OCR mit Betrugserkennung, Unterstützung für mehrere Sprachen und Währungen.
• Dext Prepare: Mobile Erfassung und erweiterte Kategorisierung für Buchhalter.
• Docsumo: Extraktion strukturierter Daten, Massenautomatisierung und API‑Integrationen für Finanzdokumente.
• QuickBooks Online: Erfasst Belege direkt in QuickBooks mit automatischer Kategorisierung.
• Zoho Expense: Schnelle Digitalisierung von Belegen, Währungserkennung und Genehmigungsfunktionen.
• Expensify: Mobilfreundlich, mit Spesenverfolgungstools und konfigurierbaren Genehmigungsabläufen.
• Adobe Scan: Kostenlose mobile Erfassung mit OCR für verschiedene Dokumenttypen.
• Google Lens: Handschrifterkennung, Übersetzung und visuelle Suche über Google‑Dienste.
• Apple Notes: Kostenlose OCR für iOS‑Geräte mit direkter Texterfassung in Notizen.
• CamScanner: Funktionsreiche OCR‑Erfassung mit Mehrformat‑Export und Textübersetzung.

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Was versteht man unter OCR für Belege?

OCR für Belege ist eine Technologie, die physische oder digitale Belege erfasst und deren Text in maschinenlesbare Daten umwandelt.

Die Software analysiert das Bild, erkennt einzelne Zeichen und liest wichtige Angaben wie Händlername, Datum, Gesamtbetrag, Steuer und Währung aus.

Moderne Lösungen gehen deutlich über einfaches Texterkennen hinaus: Mithilfe von künstlicher Intelligenz verarbeiten sie unterschiedliche Layouts, erkennen mehrere Sprachen und optimieren auch Bilder mit schlechter Qualität. Sie können große Mengen an Belegen innerhalb weniger Sekunden auslesen und die gewonnenen Daten direkt in Spesenmanagement‑Systeme, ERP‑Lösungen oder Buchhaltungsanwendungen übertragen.

Das Ergebnis: schnellere und präzisere Spesenberichte, eine automatisierte Datenerfassung und bessere Compliance. Da alle Informationen sicher digital gespeichert sind, können Finanzteams Belege sofort finden, prüfen und damit Richtlinien und gesetzliche Anforderungen mühelos einhalten.

Beste OCR‑Software für Belege im Jahr 2025

1. Klippa DocHorizon

Klippa DocHorizon ist eine intelligente Lösung zur automatisierten Dokumentenverarbeitung. Sie erfasst, extrahiert und validiert Belegdaten effizient und in großem Umfang. Die KI‑basierte OCR für Belege verarbeitet verschiedenste Formate, Sprachen und Währungen, ohne auf starre Vorlagen angewiesen zu sein. Für Finanzteams bedeutet das schnellere Erstattungen, weniger Fehler und eine konsequente Einhaltung von Spesenrichtlinien.

Wichtige Funktionen

• Über 99 % Feldgenauigkeit bei der Verarbeitung von Belegen
• Integrierte Betrugserkennung für doppelte und gefälschte Belege (z. B. KI‑erzeugt)
• Mehrsprachige Erkennung, sowie verschiedener Währungen
• Rollenbasierte Compliance gemäß ISO 27001, SOC 2 und DSGVO
• REST‑API, SDKs und visuelle No‑Code‑Workflow‑Konfiguration
• Verarbeitung im Stapel oder in Echtzeit

Vorteile

• Hohe Genauigkeit, unabhängig vom Format des Belegs
• Umfassende Sicherheits- und Compliance‑Funktionen auf Enterprise‑Level
• Flexible Integration in bestehende Arbeitsprozesse

Nachteile

• Für komplexe Arbeitsprozesse ist eine anfängliche Einrichtung erforderlich
• Ideal für mittlere bis große Unternehmen mit hohem Belegvolumen

Optimal für: Organisationen, die eine sichere, hochpräzise und skalierbare OCR‑Lösung für Belege suchen, bei der Compliance und Betrugserkennung integriert sind.

2. Dext Prepare 

Dext Prepare ist auf die digitale Erfassung von Belegen für die Buchhaltung und das Finanzwesen spezialisiert. Mit einer angegebenen Genauigkeit von über 99 % bei der Extraktion strukturierter Daten sorgt die Lösung für verlässliche Ergebnisse. Über die mobile App können Belege jederzeit und von überall eingereicht werden, was die Ausgabenkategorisierung beschleunigt und die Zusammenarbeit mit Kunden vereinfacht.

Wichtige Funktionen

• KI‑basierte Texterkennung für Belege
• Automatische Ausgabenkategorisierung nach Anbieter und Ausgabentyp
• Integration mit QuickBooks, Xero und Sage
• Mobile‑optimierte Erfassung für den Einsatz unterwegs
• Sichere Cloud‑Archivierung für digitale Belege

Vorteile

• Sehr hohe Genauigkeit bei der Datenerfassung
• Nahtlose Anbindung an führende Buchhaltungsplattformen
• Benutzerfreundliches mobiles Erlebnis

Nachteile

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Arbeitsprozesse
• Vor allem für Buchhalter und Finanzexperten konzipiert

Optimal für: Finanzprofis und Buchhalter, die eine schnelle und zuverlässige Lösung zur Erfassung und Kategorisierung von Belegen benötigen.

3. Docsumo 

Docsumo ist eine KI‑gestützte OCR‑Lösung, die sowohl strukturierte als auch halbstrukturierte Dokumente, darunter Belege und Rechnungen, effizient verarbeiten kann. Mit Optionen für Stapelverarbeitung und individueller Feldzuordnung eignet sich Docsumo besonders für Teams, die große Datenmengen und vielfältige Layouts verwalten müssen.

Wichtige Funktionen

• Speziell trainierte KI‑Modelle für Belege und Rechnungen
• Individuelle Feldzuordnung und flexibler Datenexport
• API‑Anbindung an ERP‑ und Buchhaltungssysteme
• Unterstützung mehrerer Dokumenttypen
• Bildvorverarbeitungsfunktionen zur Steigerung der Genauigkeit

Vorteile

• Anpassbar für spezifische Ausgabeanforderungen
• Handhabt verschiedene Layouts ohne strikte Vorlagen
• Gute Kompatibilität mit Finanz‑Integrationen

Nachteile

• Benötigt Einrichtung für nicht standardisierte Belegformate
• Weniger umfangreiche Integrationsbibliothek als bei manchen großen Anbietern

Optimal für: Finanzteams, die eine anpassungsfähige OCR‑Plattform suchen, die problemlos mit unterschiedlichen Beleg‑ und Rechnungslayouts arbeitet.

4. QuickBooks Online

QuickBooks Online bietet eine integrierte OCR‑Lösung zur Erfassung von Belegen, die sowohl über die mobile App als auch per Desktop‑Upload genutzt werden kann. Erfasste Daten werden automatisch ins Buchhaltungsjournal übertragen. Die Funktion richtet sich vor allem an Unternehmen, die QuickBooks bereits im Einsatz haben und die Belegerfassung nahtlos in ihren Finanz‑Arbeitsprozess einbinden wollen.

Wichtige Funktionen

• Beleg‑Scanfunktion innerhalb der Buchhaltungssoftware
• Automatische Ausgabenkategorisierung
• Abgleich mit Bankkontotransaktionen
• Mobile‑ und Desktop‑Erfassung
• Durchsuchbares Archiv für schnelle Prüfungen

Vorteile

• Lückenlose Integration in bestehende QuickBooks‑Prozesse
• Automatischer Abgleich von Belegen mit Bankdaten
• Kein zusätzliches Tool für die Erfassung erforderlich

Nachteile

• Vor allem geeignet für Nutzer von QuickBooks Online
• Weniger Anpassungsoptionen als spezialisierte OCR‑Plattformen

Optimal für: Unternehmen, die QuickBooks Online nutzen und eine direkt integrierte, automatische Belegerfassung bevorzugen.

5. Zoho Expense

Zoho Expense integriert OCR‑basiertes Belegscannen in seine vollständige Spesenmanagement‑Plattform. Die Lösung ist ideal für Unternehmen mit internationaler Ausrichtung: Sie digitalisiert Belege rasch, erkennt unterschiedliche Währungen und leitet diese automatisch entsprechend der internen Genehmigungsprozesse weiter.

Wichtige Funktionen

• KI‑Support für die automatische Erkennung von Anbieter, Datum und Betrag
• Verschiedene Währungen mit integrierter Umrechnung
• Automatische Kategorisierung und Richtlinienanwendung für Ausgaben
• Genehmigungsabläufe für Spesenabrechnungen
• Schnittstellen zu Zoho Books, QuickBooks und weiteren ERP‑Systemen

Vorteile

• Effiziente Verarbeitung internationaler Ausgaben dank Support mehrer Währungen
• Vordefinierte Genehmigungsprozesse integriert
• Bestandteil eines kompletten Spesenmanagement‑Pakets

Nachteile

• Voller Funktionsumfang vor allem im Zoho‑Umfeld nutzbar
• Oberfläche kann für neue Nutzer zunächst komplex wirken

Optimal für: Unternehmen mit weltweiten Geschäftsaktivitäten, die OCR für Belege nahtlos mit Genehmigungs‑ und Richtlinienfunktionen kombinieren möchten.

6. Expensify 

Expensify vereint mobile OCR für Belege mit Funktionen zur Ausgabenkategorisierung, Berichterstellung und flexiblen Genehmigungsabläufen. Die SmartScan‑Technologie erkennt automatisch zentrale Felder und gleicht diese mit Ausgaben aus verknüpften Bank‑ oder Kreditkartenkonten ab.

Wichtige Funktionen

• SmartScan‑OCR für automatische Erfassung relevanter Daten
• Direkter Abgleich mit Bank- und Kreditkartentransaktionen
• Einreichung von Ausgaben per Mobile‑App oder Desktop
• Anpassbare Genehmigungsprozesse
• Automatische Durchsetzung von Ausgaberichtlinien

Vorteile

• Effiziente Verbindung zwischen Belegerfassung und Bankabgleich
• Mobile‑optimierte Lösung mit schneller Eingabe
• Hohe Flexibilität bei Genehmigungsabläufen

Nachteile

• OCR‑Verarbeitungszeiten können schwanken
• Bestimmte Richtlinienfunktionen nur in höheren Paketen verfügbar

Optimal für: Unternehmen und Teams, die eine integrierte Lösung für OCR‑Belegerfassung, Ausgabennachverfolgung und Richtlinienkontrolle benötigen.

7. Adobe Scan 

Adobe Scan ist eine kostenlose App für Mobilgeräte, mit der sich Belege, Dokumente, Visitenkarten und mehr per OCR digitalisieren lassen. Bei der Belegerfassung erkennt die App automatisch die Ränder, optimiert die Bildqualität und extrahiert wichtige Textinformationen. Die Ergebnisse können als PDF oder in andere Adobe‑Dienste exportiert werden.

Wichtige Funktionen

• Gratis OCR‑Scan für bis zu 25 Seiten pro Dokument
• Automatische Texterkennung speziell für Belege
• Erkannte Telefonnummern und URLs direkt anklickbar
• Einbindung in Adobe Acrobat und andere PDF‑Dienste
• Speichern und Teilen als PDF oder JPEG

Vorteile

• Sehr gute Bildqualität mit kostenlosem Zugang zu Basisfunktionen
• Einsatzmöglichkeiten für verschiedene Dokumentarten
• Optimale Integration ins Adobe‑Ökosystem

Nachteile

• Zusatzfunktionen nur im kostenpflichtigen Abo enthalten
• OCR‑Ergebnisse variieren bei sehr kleinen oder verblassten Schriftarten

Optimal für: Einzelanwender oder kleine Teams, die eine kostenlose und unkomplizierte Lösung für das gelegentliche Scannen von Belegen suchen.

8. Google Lens 

Google Lens ist eine intelligente App mit KI‑Unterstützung, die Text auf Belegen erkennt, zur Bearbeitung freigibt und zusätzlich mit Übersetzungs‑ und Suchfunktionen kombiniert. Zwar besitzt die App keine eigene Archivierungsfunktion für gescannte Belege, sie ist jedoch optimal für schnelles Erfassen und Übertragen von Text in Google Docs oder Google Sheets geeignet.

Wichtige Funktionen

• OCR für gedruckte und handschriftliche Texte
• Direkte Übersetzung von mehrsprachigen Belegen
• Verknüpfung mit Google Workspace‑Anwendungen
• Visuelle Suche anhand von Belegabbildungen
• Sprachwiedergabe des erfassten Textes

Vorteile

• Kostenloses Tool mit leistungsstarker KI‑Texterkennung
• Besonders geeignet für Belege in verschiedenen Sprachen
• Nahtlose Anbindung an das Google‑Ökosystem

Nachteile

• Keine eingebaute Speicherfunktion
• Kein integriertes Spesenmanagement

Optimal für: Nutzer, die Belege schnell erfassen und die Kombination aus Texterkennung, Übersetzung und Google‑Integration nutzen möchten.

9. Apple Notes

Apple Notes bietet eine eingebaute OCR‑Funktion, mit der Text aus Belegen direkt in Notizen erfasst und gespeichert wird. Anwender können die digitalisierten Inhalte durchsuchen, Schlagworte hinzufügen und geordnet ablegen. Eine einfache und dennoch wirkungsvolle Lösung für iPhone‑, iPad‑ und Mac‑Nutzer.

Wichtige Funktionen

• Kostenlos integrierte OCR auf allen iOS‑Geräten
• Sofortige Digitalisierung mit „Text scannen“-Modus
• Möglichkeit zur Organisation und Verschlagwortung
• Volltextsuche innerhalb gespeicherter Notizen
• Unterstützung für iPhone, iPad und Mac

Vorteile

• Kostenlos nutzbar für alle Apple‑Gerätebesitzer
• Schnelle und unkomplizierte Erfassung kleiner Mengen
• Keine zusätzliche App erforderlich

Nachteile

• Nicht geeignet für die Verarbeitung großer Belegmengen
• Keine direkte Schnittstelle zu Buchhaltungssoftware

Optimal für: Apple‑Nutzer, die eine einfache, kostenfreie Lösung zur schnellen Erfassung und Organisation von Belegen benötigen.

10. CamScanner 

CamScanner ist eine mobile Scanner‑App mit zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten. Die integrierte OCR‑Funktion liest Text aus Belegen aus und exportiert ihn wahlweise in Formate wie Word, Excel oder PDF. Zusätzlich stehen Funktionen zur Übersetzung und Kommentierung bereit.

Wichtige Funktionen

• OCR‑Erkennung für Belege und verschiedene Dokumenttypen
• Export in Word, Excel, PDF oder Bilddateien
• Integrierte Übersetzungs‑ und Notizfunktionen
• Optionen für Wasserzeichen und Passwortschutz
• Synchronisation der Cloud‑Speicherung über mehrere Geräte

Vorteile

• Umfangreiche Bearbeitungs‑ und Anpassungsmöglichkeiten
• Viele Exportformate zur Auswahl
• Gute Randerkennung und Bildoptimierung

Nachteile

• OCR‑Genauigkeit kann bei bestimmten Layouts oder Zeichensetzungen schwanken
• Erweiterte Funktionen überwiegend im Premium‑Abo verfügbar

Optimal für: Anwender, die eine flexible mobile Scanner‑Lösung mit OCR für Belege und vielfältigen Exportmöglichkeiten suchen.

Wichtige Funktionen, die 2025 relevant sind

Bei der Auswahl einer OCR‑Lösung für Belege zählt nicht allein die Scan‑Genauigkeit. Die richtige Software sollte zu Ihren Spesen‑Arbeitsprozessen passen, sich nahtlos in bestehende Systeme einfügen und alle Compliance‑Vorgaben erfüllen. Folgende Kriterien spielen 2025 für Finanz‑ und Operationsteams eine zentrale Rolle:

Hohe Genauigkeit bei allen Belegformaten
Belege unterscheiden sich nach Händler, Herkunftsland und Druckqualität. Leistungsstarke OCR‑Engines liefern auch bei verblassten, geknickten oder kontrastarmen Bildern zuverlässige Ergebnisse. Marktführende Tools erreichen über 95 % Feld‑Genauigkeit bei Angaben wie Händlername, Datum, Betrag und Steuer.

Unterstützung mehrerer Sprachen und Währungen
Für internationale Ausgaben ist die automatische Erkennung von Sprache und Währung essenziell. Moderne Plattformen erkennen mehrere Sprachen pro Beleg und hinterlegen automatisch den passenden Währungscode sowie das richtige Symbol – ohne manuelle Umrechnung.

Integration in Finanz- und ERP‑Systeme
Ohne direkte Anbindung bleibt OCR ein isolierter Scan‑Dienst. Idealerweise verbindet sich die Lösung über native Schnittstellen oder offene APIs mit ERP‑, Buchhaltungs- und Spesenmanagement‑Systemen wie QuickBooks, Xero, Oracle NetSuite oder SAP, damit Daten ohne doppelte Eingabe übertragen werden.

Automatisierte Arbeitsprozesse
OCR sollte in einen durchgängigen Spesenprozess eingebettet sein. Automatische Kategorisierung, vordefinierte Genehmigungswege und Richtlinienprüfungen sparen Zeit und beschleunigen Rückerstattungen. Funktionen wie Stapel‑Upload und Warteschlangenmanagement sichern den Ablauf bei hohem Belegaufkommen.

Integrierte Betrugskontrolle und Prüfung
Fortschrittliche Systeme erkennen doppelte Einreichungen, manipulierte Beträge oder fehlerhafte Währungsumrechnungen automatisch und verhindern so finanzielle Verluste sowie Compliance‑Verstöße.

Skalierbarkeit für große Datenmengen
Bei saisonbedingtem oder projektbezogenem Mehrbedarf muss das System große Mengen an Belegen in Echtzeit oder im Batch‑Modus verarbeiten können – ohne Geschwindigkeitseinbußen.

Datensicherheit und Einhaltung von Standards
Da Belege sensible Informationen enthalten, sollte die Plattform Zertifizierungen wie ISO 27001, SOC 2 und GDPR erfüllen. Verschlüsselung, rollenbasierter Zugriff und Anonymisierungsfunktionen schützen die Daten zuverlässig.

Einfache Bedienbarkeit
Eine benutzerfreundliche Oberfläche, eine intuitive mobile App und geringer Schulungsaufwand fördern die Akzeptanz und den Einsatz über das Finanzteam hinaus.

Warum Klippa DocHorizon zu den führenden OCR‑Lösungen für Belege zählt

Klippa DocHorizon bietet weit mehr als Standard‑OCR. Die Plattform verbindet KI‑gestützte Texterkennung, sofortige Datenvalidierung und umfassende Automatisierungsfunktionen in einem System, das speziell für moderne Spesen‑Arbeitsprozesse entwickelt wurde.

Im Gegensatz zu herkömmlichen OCR‑Anwendungen verarbeitet Klippa alle gängigen Belegformate ohne starre Vorlagen, erkennt mögliche Betrugsversuche und ergänzt extrahierte Daten, um die tatsächliche Genauigkeit zu optimieren. Ganz gleich, ob einzelne Belege mobil erfasst oder tausende Dokumente im Batch bearbeitet werden: Das Ergebnis steht in unter fünf Sekunden bereit.

Seit der Integration in die SER Group – von Gartner® im Magic Quadrant™ für Dokumentenmanagement als führend ausgezeichnet – bringt Klippa modernste KI‑Dokumentenautomation in die Belegverarbeitung von Unternehmen weltweit.

Die besonderen Stärken von Klippa:

• Über 99 % OCR‑Genauigkeit bei allen Formaten, Layouts und Sprachen
• Integrierte Betrugserkennung und regelbasierte Prüfung von Duplikaten, manipulierten Summen oder fehlerhaften Einträgen
• Datenschutz und Compliance gemäß GDPR inkl. Maskierung und Anonymisierung
• Reibungslose Integration in ERP‑, Spesenmanagement‑ und Buchhaltungssoftware
• REST‑API, SDKs und intuitives No‑Code‑Automation‑Interface für Entwickler
• Flexible Echtzeit- und Stapelverarbeitung für jede Auslastung
• Optionaler manueller Prüfprozess für anspruchsvollste Präzisionsanforderungen

Wer die manuelle Verarbeitung reduzieren, Compliance sicherstellen und Durchlaufzeiten deutlich verkürzen möchte, profitiert von einer Live‑Demo, um zu erleben, wie Klippa DocHorizon OCR‑Prozesse für Belege automatisiert, prüft und beschleunigt.

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