Der Stand der Automatisierung im Produktmanagement: Wie Product Owner KI einsetzen

Von der Backlog-Pflege bis zur Strategieentwicklung – Product Owner experimentieren heute in nahezu jeder Phase ihrer Arbeit mit Automatisierung.

Doch was ist Hype, was Routine – und was verändert sich tatsächlich?

Um das herauszufinden, hat Klippa gemeinsam mit Productowner.nl 145 Product Owner aus Europa, Nordamerika und dem Vereinigten Königreich befragt. Wir wollten wissen: Wie nutzen sie KI heute? Welche Aufgaben sind sie bereit abzugeben – und wo ziehen sie noch klare Grenzen?

Die Ergebnisse zeichnen ein spannendes Bild: Routineaufgaben werden zunehmend automatisiert, Produktivität steigt, und KI hält sogar Einzug in Produktvision und Strategiearbeit. Doch sobald es um kritische Entscheidungen geht, sinkt das Vertrauen rapide. Nur wenige Product Owner sind bereit, Risikomanagement oder vorausschauende Analysen vollständig an KI zu übergeben.

In diesem Artikel beleuchten wir die Ergebnisse unserer Studie, untersuchen regionale Unterschiede, stellen die beliebtesten Tools vor – und zeigen, warum KI im Werkzeugkasten des Produktmanagements längst unverzichtbar geworden ist.

Report-Highlights: Der Stand der Automatisierung im Produktmanagement

• 60 % der Product Owner nutzen KI zur Automatisierung repetitiver Aufgaben.
• Fast 50 % setzen KI sogar in Produktvision und Strategiearbeit ein.
• Nur 18,6 % vertrauen KI bei kritischen Aufgaben wie Risikomanagement.
• Jira (82 %), Confluence (64 %) und Miro (61 %) sind die beliebtesten Tools.
• Über 75 % sagen, dass KI und Automatisierung ihre Produktivität steigern.
• 73 % haben ihre KI-Nutzung im letzten Jahr erhöht.
• 78 % wünschen sich, dass mehr Routineaufgaben automatisiert werden.
• Product Owner in Nordamerika sind mit 84 % am positivsten gegenüber KI eingestellt, gefolgt vom Vereinigten Königreich (76,5 %) und der EU (70,3 %).

Fazit: KI steigert bereits spürbar die Produktivität und vereinfacht Workflows – doch das Vertrauen sinkt, sobald Entscheidungen komplex oder risikoreich werden.

Wie nutzen Product Owner KI in ihrem Arbeitsalltag?

Fragt man einen Product Owner, welche Aufgaben sie am liebsten abgeben würden, ist die Antwort eindeutig: repetitive Arbeit. Mehr als 60 % der Befragten nutzen KI, um Routineaufgaben zu übernehmen – Tätigkeiten, die zwar notwendig, aber oft langweilig und zeitaufwendig sind.

Indem sie diese Aufgaben automatisieren, schaffen sich Product Owner Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten – etwa strategische Planung, Stakeholder-Management oder die langfristige Produktvision.

Wie Maarten Dalmijn, Autor von Driving Value with Sprint Goals, es formuliert:

„Dass KI für repetitive Aufgaben hilfreich ist, überrascht nicht. Aber dass die Hälfte der Product Owner KI nutzt, um ihre Produktvision und -strategie zu entwickeln, hat mich überrascht. Das scheint genau die Art von kreativer und komplexer Arbeit zu sein, die man nicht einfach an KI delegieren kann – außer vielleicht, um den letzten Feinschliff hinzuzufügen.“

Mit anderen Worten: KI reduziert nicht nur Routinearbeit – sie dringt bereits in Bereiche vor, die viele bisher als zu kreativ oder zu komplex für Automatisierung hielten.

Wo zögern Product Owner noch, KI zu vertrauen?

Während Product Owner gern Routineaufgaben an KI abgeben, schwindet das Vertrauen, sobald mehr auf dem Spiel steht.

Fast die Hälfte (49,7 %) nutzt KI bereits für Produktvision und Strategieentwicklung. Doch beim Risikomanagement oder der vorausschauenden Analyse fällt die Nutzung drastisch auf nur 18,6 %. Praktischere Bereiche wie Backlog-Management (31,7 %) und Performance-Monitoring (25,4 %) liegen irgendwo dazwischen.

Diese Unterschiede zeigen eine vorsichtige Herangehensweise: Product Owner sind bereit, mit KI in der Strategiearbeit zu experimentieren, wo sie neue Ideen anstoßen kann – doch bei Entscheidungen mit Risiko, Verantwortung oder menschlichem Urteilsvermögen halten sie sich zurück.

Wie Jochem Nuij, Gründer von Productowner.nl, warnt:

„Wenn der menschliche Anteil in den Kernaufgaben eines Product Owners verloren geht, verlieren wir nicht nur Kreativität, sondern auch Empathie und Intuition – Eigenschaften, die entscheidend sind, um echten Mehrwert für Nutzer und Stakeholder zu schaffen.“

KI mag ein hilfreicher Partner sein – doch die letzte Entscheidung liegt vorerst fest in menschlicher Hand.

Wie unterscheidet sich die Nutzung von KI in den verschiedenen Regionen?

Nicht alle Product Owner sehen KI auf die gleiche Weise – regionale Unterschiede zeigen deutlich, wie Kultur und Arbeitskontext die Einführung prägen.

In Nordamerika sind Product Owner am positivsten eingestellt: 84 % sagen, dass KI ihre Produktivität deutlich verbessert hat. Sie nutzen KI häufiger für Performance-Monitoring (34 %) als ihre europäischen Kolleg:innen.

In der Europäischen Union liegt der Fokus etwas anders. Zwar berichten 70,3 % ebenfalls von Produktivitätssteigerungen, doch hier wird KI vor allem im Backlog-Management (35,7 %) eingesetzt. Interessant: Nur in der EU äußerten sich einige kritisch – 2,3 % gaben an, dass KI ihre Produktivität nicht verbessert habe.

Auch im Vereinigten Königreich ist die Stimmung überwiegend positiv: 76,5 % der Product Owner berichten von guten Erfahrungen mit KI, während 23,5 % neutral bleiben – ein Zeichen für vorsichtigen Optimismus.

Das Muster ist klar: Ob in der EU, im UK oder in Nordamerika – KI wird überall eingesetzt, doch Schwerpunkt und Anwendung variieren je nach regionalen Prioritäten und Arbeitsweisen.

Welche Tools sind bei Product Ownern am beliebtesten?

Die Tools, die Product Owner einsetzen, unterstützen nicht nur ihre Arbeit – sie prägen, wie sie arbeiten.

An der Spitze steht Jira, mit einer beeindruckenden Nutzungsrate von 82 %. Es ist die bevorzugte Plattform für agiles Projektmanagement und Backlog-Verwaltung. Dicht dahinter folgen Confluence (64 %) und Miro (61 %) – ein klarer Hinweis darauf, wie wichtig Kollaboration und Dokumentation in modernen Produktteams sind.

Weitere häufig genutzte Tools sind GitHub (33 %), Azure DevOps (21 %) und Trello (19 %). Wenn es um KI-gestützte Lösungen geht, finden zunehmend auch ChatGPT, Claude, Perplexity und Fireflies.ai ihren Platz im Werkzeugkasten von Product Ownern.

Wie Jeremy D. Horn, CPO von TheProductGuy.com, erklärt:

„Die Tools, die wir wählen, bestimmen unseren Einfluss. KI und Automatisierung geben uns die Freiheit, uns auf Strategie und Innovation zu konzentrieren – aber Erfolg liegt nicht in der Technologie selbst, sondern darin, wie wir sie einsetzen, um bessere Entscheidungen zu treffen, Workflows zu optimieren und mehr Mehrwert für Nutzer und Teams zu schaffen.“

Kurz gesagt: Tools sind wichtig, aber der wahre Unterschied liegt darin, wie Product Owner sie einsetzen.

Macht KI Product Owner wirklich produktiver?

Wenn ein Ergebnis besonders hervorsticht, dann dieses: KI macht Product Owner produktiver.

Mehr als 75 % der Befragten sagen, dass Automatisierung ihre Effizienz deutlich gesteigert hat – sie befreit sie von wiederkehrenden Aufgaben und schafft Raum für strategischere, wertschöpfende Arbeit. Nur 1,4 % widersprachen – ein seltenes Zeichen für nahezu einhellige Zustimmung in einer so vielfältigen Gruppe.

Wie Vid Nose, Global Product Owner bei The Heineken Company, feststellt:

„Mehr als 75 % der Product Owner glauben, dass KI ihre Produktivität deutlich gesteigert hat – das ist enorm. Mit so einer hohen Zahl habe ich nicht gerechnet. KI hat großes Potenzial, und ich glaube, wir befinden uns derzeit in einem KI-Hype, der der Dotcom-Blase ähnelt. Ich hoffe, es kommt kein großer Crash – aber ich bin überzeugt, dass das Beste noch vor uns liegt.“

Der Hype mag real sein, aber die Ergebnisse sind es ebenso. Im Moment sind sich Product Owner weitgehend einig: KI bremst sie nicht – sie hilft ihnen, mehr zu erreichen.

Wächst die Nutzung von KI unter Product Ownern weiter?

Neben dem Produktivitätszuwachs gibt es ein weiteres deutliches Signal: Die Nutzung von KI wächst rasant.

Fast 73 % der Product Owner gaben an, ihre KI-Nutzung im vergangenen Jahr gesteigert zu haben.
Nur 21 % sagten, ihr Einsatz sei gleich geblieben, und gerade einmal 0,7 % nutzen KI heute seltener.
Lediglich 4,8 % gaben an, überhaupt keine KI zu verwenden – ein klarer Beweis dafür, dass die Technologie im Mainstream angekommen ist.

Ein Blick auf die Regionen zeigt interessante Unterschiede: In Europa haben über drei Viertel der Product Owner ihre KI-Nutzung ausgeweitet – der höchste Zuwachs in der gesamten Studie. In Nordamerika lag der Anteil mit 68 % etwas niedriger, vermutlich weil die Verbreitung dort bereits früher einsetzte.

Die Botschaft ist eindeutig: Product Owner experimentieren nicht mehr nur mit KI – sie integrieren sie aktiv in ihre Workflows. Und alles deutet darauf hin, dass die Nutzung weiter steigen wird.

Führen jüngere Product Owner bei der Einführung von KI den Weg an?

Wenn es um die Nutzung von Künstlicher Intelligenz geht, spielt das Alter eine entscheidende Rolle.

Unter Product Ownern unter 30 Jahren wünschen sich 82 %, dass mehr ihrer Routineaufgaben automatisiert werden. In der Altersgruppe zwischen 30 und 40 Jahren steigt dieser Wert leicht auf 83 %, während er bei den über 40-Jährigen auf 67 % sinkt.

Das Muster ist eindeutig: Jüngere Product Owner sind offener für Automatisierung und treiben die Entwicklung hin zu einer tiefer integrierten KI-Nutzung im Produktmanagement maßgeblich voran.

Dieses generationenübergreifende Vertrauen ist ein klares Signal für die Zukunft: Wenn diese jüngeren Fachkräfte zunehmend Führungspositionen übernehmen, werden sich auch die Erwartungen an Automatisierung verändern – KI wird dann nicht mehr als Experiment, sondern als fester Bestandteil des Werkzeugkastens eines Product Owners betrachtet.

Zentrale Erkenntnisse für Product Leaders

Die Studie zeigt: Das Berufsbild des Product Owners befindet sich im Wandel. Sie nutzen KI aktiv – aber mit klaren Grenzen. Das sollten Führungskräfte mitnehmen:

• KI entfaltet ihre Stärke bei Routineaufgaben → Wiederkehrende Tätigkeiten werden zunehmend automatisiert, wodurch mehr Zeit für Strategie und Zusammenarbeit bleibt.
• Vertrauen hat Grenzen → Nur wenige sind bereit, Risikomanagement oder vorausschauende Analysen vollständig an KI zu übergeben.
• Tools spielen eine Schlüsselrolle → Jira, Confluence und Miro dominieren weiterhin – doch KI-gestützte Tools wie ChatGPT gewinnen an Bedeutung.
• Produktivitätsgewinne sind real → Über 75 % berichten von positiven Effekten – nahezu ohne Widerstand.
• Die Nutzung wächst weiter → 73 % haben ihre KI-Verwendung im letzten Jahr erhöht, und die Nachfrage nach mehr Automatisierung bleibt stark.
• Ein Generationenwechsel steht bevor → Jüngere Product Owner sind die aktivsten Nutzer, prägen den Wandel und setzen neue Standards.

Für Product Owner ist die Botschaft klar: KI ist kein Zusatz mehr – sie wird zum festen Bestandteil des Produktmanagements. Wer sie frühzeitig integriert, wird künftig die Richtung vorgeben.

So kann Klippa Product Teams helfen

Die Umfrage zeigt eines ganz deutlich: Product Owner wollen mehr automatisieren. Routineaufgaben kosten wertvolle Zeit – und obwohl KI-Tools bereits deutliche Produktivitätsgewinne bringen, fehlt vielen Teams noch eine nahtlose und skalierbare Lösung.

Genau hier kommt Klippa DocHorizon ins Spiel.

Mit Klippa können Produktteams:

• Wiederkehrende Workflows automatisieren → und so mehr Zeit für Strategie, Nutzerorientierung und Innovation gewinnen.
• Produktivität steigern → indem manuelle, zeitraubende Aufgaben reduziert werden.
• Bestehende Tools integrieren → dank flexibler APIs, die sich mühelos mit Jira, Confluence, Miro und vielen weiteren Systemen verbinden lassen.
• Sicher und skalierbar wachsen → egal ob Start-up oder Enterprise, Klippa passt sich den Workflows und Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens an.

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Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung im Produktmanagement