La reconnaissance de texte (OCR) et la saisie de données automatisée : 7 exemples concrets

La reconnaissance de texte (OCR) et la saisie de données automatisée : 7 exemples concrets

Une nouvelle tendance a fait parler d’elle dans le monde du B2B dernièrement : il s’agit de la “Robotic Process Automation” (RPA) – ou Automatisation robotisée des processus en français. Ce système complexe permet l’automatisation de tâches répétitives habituellement exécutées manuellement. La RPA implique de nombreux départements dans l’entreprise puisque elle doit être intégrée à une infrastructure technique existante et ne doit requérir aucune installation supplémentaire ou coûts matériels. Les entreprises peuvent, par son biais, réaliser d’importantes économies sans grands investissements.

La capture d’informations par Klippa pour la RPA

Grâce à un moteur de reconnaissance de texte (OCR) développé en interne, Klippa a atteint un niveau élevé d’automatisation en ce qui concerne l’extraction des données sur documents numériques et papiers. Par exemple, il ne faut que quelques secondes à notre moteur pour traiter un bon de commande et/ou une facture afin d’en extraire toutes les informations pertinentes. Un employé aurait besoin de 5 à 15 minutes pour exécuter cette même tâche. Il s’agit ici d’un usage auquel la majorité des entreprises s’identifient facilement. Ces dernières années, nous avons traité de nombreuses situations nécessitant l’extraction de données. Ci-dessous vous trouverez 7 exemples parmi les plus communs.

  • Service client B2C

De nos jours, les clients sont habitués à obtenir une réponse rapide à leurs requêtes. Dans l’ère de la digitalisation, il est en effet possible de raccourcir le temps de traitement des demandes entrantes et d’automatiser ce processus dans l’entreprise. Il convient de les trier et les classer afin qu’elles soient attribuées au bon agent pour qu’il prenne une action plus rapidement. Terminé les intermédiaires à n’en plus finir et les innombrables temps d’attente à chaque transfert d’un employé à un autre. Grâce à l’OCR, vous pouvez aisément profiler les requêtes de vos clients et réduire leur temps de traitement.

  • Comptabilité/factures fournisseurs

Il est difficile d’écrire cet article sans mentionner les factures et la comptabilité des fournisseurs en général. L’aspect répétitif et abondant attribuable à la gestion des factures en fait une mission chronophage et ennuyeuse. Sans parler du nombre d’erreurs considérables qui en résulte. Une RPA utilisant l’OCR traite automatiquement les factures dès leur réception. Toutes les informations pertinentes sont analysées et inscrites au bon endroit dans le logiciel comptable/ERP. Il est même possible pour une technologie de ce type de prendre des décisions simples telle qu’attribuer une facture à une certaine catégorie (alimentation, déplacement, etc). Cette action permet en effet de réduire encore l’implication humaine dans le processus, le tout en garantissant un résultat sans erreur.

  • Bon d’achat / Bon de commande

Les données doivent être pertinentes et cohérentes d’un système à l’autre dans l’entreprise. Les chargés d’affaires passent un temps considérable à rechercher et retranscrire les données de chacun de leur client/prospect dans leur outil CRM et parfois même dans l’ERP de l’entreprise. Dans le même temps, le département des finances doit répliquer l’ensemble dans son logiciel de gestion comptable. Ce processus est sujet à erreurs et duplicatas, ce qui bien sûr impacte directement la productivité des employés. Avoir recours à une RPA utilisant la reconnaissance de texte OCR vous permet d’exécuter votre processus de vente de bout en bout en automatisant certaines tâches telles que la saisie des bons de commande, la facturation, etc. De cette façon vous obtenez également une base de données ordonnée, sans erreur ni duplicata. De plus, vous améliorez l’expérience client en faisant table rase de la désinformation au sein de l’entreprise. Enfin, vous contribuez au bonheur de vos employés en les libérant de tâches récurrentes, chronophage et sans valeur ajoutée de façon à ce qu’ils puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment pour vous et pour eux.

  • Registre du personnel et fiches de paie

Si vous demandez au département RH, ils confirmeront que l’une des missions les plus fastidieuses, répétitives et gourmandes en temps est la tenue du registre du personnel et l’élaboration des salaires. Ces tâches demandent en effet beaucoup d’énergie. En utilisant une RPA ayant recours à l’OCR, vous obtenez des données employés cohérentes dans tous les systèmes de l’entreprise, avec la possibilité de rapidement valider les relevés d’heures et mettre à jour les gains/déductions.

  • Stockage des données clients

En utilisant la reconnaissance de texte (OCR), vous avez la possibilité de trier et stocker de manière organisée l’ensemble des informations portant sur vos clients via la RPA. Selon l’ensemble des données extraites par le moteur OCR, le système peut désormais catégoriser et filtrer les différentes informations telles que les numéros de téléphone, les adresses, l’historique d’achats, la date de naissance, etc. Avec un système un peu plus sophistiqué, vous pourrez même attribuer ces informations au département RH, commercial, et à chaque employé concerné. Vous évitez de ce fait tout le travail de saisie manuelle des données en vous assurant qu’il n’y ait aucune erreur. Le temps de traitement de ces données est réduit de jusqu’à 80%.

  • Remboursement des articles défectueux

Obtenir une note de 5 étoiles dépend aussi de la vitesse à laquelle l’entreprise traite les demandes de remboursement. En effet, les clients ayant des attentes de plus en plus élevées espèrent un processus de remboursement simple et rapide, ce qui n’est malheureusement pas toujours le cas. Les demandes de réparation, les formulaires de demande de remboursement, les plaintes sont lourdes en données et requièrent souvent un temps de traitement considérable. Utiliser l’OCR pour ces documents permet d’accroître significativement la vitesse de remboursement mais également de réduire le temps de réponse pour ce genre de requêtes. Ainsi, l’expérience client dans son ensemble est améliorée, et donc les avis laissés également.

  • Recrutement et traitement des CV

La combinaison RPA / OCR permet de filtrer et trier les CV entrants. Grâce à un paramétrage des mots-clés, vous pouvez estimer la valeur d’une candidature, écarter celles qui vous intéressent moins, ou personnaliser l’exécution de tout autre tâche facilitant votre travail. Ce procédé rationalise l’embauche et donne aux recruteurs des informations permettant de gérer efficacement toutes les candidatures. Sans oublier que l’intégration des nouveaux employés peut aussi être amplement raccourcie grâce à l’utilisation de l’OCR. Chaque nouveau membre de l’entreprise verra ses pièces d’identité et autres documents analysés automatiquement par la RPA/OCR et conservés au bon endroit dans le logiciel RH.

La RPA de traitement des documents par Klippa

Après lecture de cet article, il devrait désormais vous paraitre évident qu’il existe de nombreuses façons d’exploiter la RPA de traitement des documents dans l’entreprise. Nous comprenons que la conduite du changement est une tâche difficile dans un premier temps, mais à long terme elle est plus que nécessaire pour une organisation compétitive et une gestion des coûts maitrisée. Notre expérience confirme que les employés sont heureux d’utiliser des outils exécutant la saisie des données à leur place étant donné que – soyons honnêtes – personne n’aime saisir manuellement des informations dans un système. Vous avez au sein de votre organisation des processus de traitement des documents que vous souhaitez automatiser ? Faites le nous savoir en nous contactant et découvrez comment Klippa peut vous venir en aide.

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