So erkennen Sie gefälschte Rechnungen mit KI in Sekunden

Gefälschte Rechnungen gehören zu den häufigsten Taktiken, mit denen Betrüger Unternehmen bestehlen, und sie werden immer schwieriger zu erkennen.

Vielleicht haben Sie es schon einmal gesehen: eine perfekt formatierte Rechnung von einem vermeintlich vertrauenswürdigen Lieferanten mit allen richtigen Details. Aber im Kleingedruckten verbirgt sich eine gefälschte Kontonummer, die Gesamtsumme stimmt nicht ganz oder noch schlimmer: es handelt sich um eine Zahlungsaufforderung für eine Bestellung, die Sie nie aufgegeben haben.

Der Anstieg von Rechnungsbetrug kostet Organisationen jedes Jahr Millionen. Je größer Ihr Lieferantennetzwerk ist, desto stärker sind Sie gefährdet.

Das Problem? Auf manuelle Prüfungen können Sie sich nicht mehr verlassen. Raffinierte Betrüger nutzen digitale Bearbeitungstools, KI und Social Engineering, um Rechnungen zu erstellen, die selbst erfahrene Finanzteams täuschen.

Die gute Nachricht? Mit den richtigen Mit den richtigen Tools und Prozessen zur Dokumenten‑Betrugserkennung können Sie Ihr Unternehmen schützen. In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie sie gefälschte Rechnungen identifizieren können, auf welche Warnsignale man achten sollte und wie man KI benutzt um Fälschungen zu entlarven.

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Wichtige Erkenntnisse

• Betrüger benutzen mehrere Taktiken: inklusive Kopien von Originalen, Bestellungen fälschen, Preise erhöhen und Bankdaten von Lieferanten ändern.
• Warnsignale erkennen: beispielsweise ungleiche Firmendetails, plötzliche Änderungen der Bankdaten oder überstürzte Zahlungsaufforderungen.
• Manuelle Kontrollen reichen nicht aus: Raffinierte Betrugsmaschen können die visuelle Prüfung bestehen und traditionelle Genehmigungs‑Workflows unbemerkt durchlaufen.
• KI-gestützte Erkennung deckt mehr Betrugsfälle auf: Klippa DocHorizon nutzt Metadatenanalysen, Bildforensik, mathematische Kontrollen, Datenbank-Abgleiche, Erkennung von Schriftanomalien sowie Abfragen externer Register.
• Mehrschichtiger Ansatz = Höhere Betrugsaufdeckungsquote: Wenn eine Methode den Betrug nicht erkennt, dann wird ihn wahrscheinlich eine Andere erkennen.

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Was ist Rechnungsbetrug?

Rechnungsbetrug entsteht wenn Betrüger eine realistische Rechnung schicken, diese jedoch gefälscht ist. Das Ziel ist leicht zu erkennen: Ihre Firma soll Zahlungen tätigen für Bestellungen, die Sie nicht aufgegeben haben.

Manchmal gibt sich der Betrüger als bestehender Lieferant aus. Manchmal imitiert er einen neuen Anbieter, mit dem Sie gerade erst zusammenarbeiten. In anderen Fällen senden sie vollständig erfundene Rechnungen in der Hoffnung, dass jemand in der Finanzabteilung sie bezahlt, ohne nachzuprüfen.

Das Ausmaß von diesem Problem ist riesig. Laut der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), verlieren Firmen jedes Jahr etwa 5% ihres Einkommens durch Finanzbetrug, wobei Rechnungsbetrug einen hohen Anteil ausmacht. Für mittelgroße bis große Unternehmen kann schon ein einziger erfolgreicher Betrugsversuch Verluste in Höhe von Hunderttausenden Euro bedeuten.

Besonders gefährlich am Rechnungsbetrug ist, dass er sich oft nahtlos in den normalen Accounts Payable (AP) workflow einfügt. Betrüger wissen, dass Rechnungen in großen Mengen verarbeitet werden, Finanzteams unter Zeitdruck stehen und Genehmigungsketten lang sowie fragmentiert sein können, was es einfacher macht, dass gefälschte Rechnungen unbemerkt durchrutschen.

Wie Gefälschte Rechnungen erstellt werden

Ähnlich zu gefälschten Rechnungen, gehen Betrüger gezielt vor, wenn sie gefälschte Rechnungen erstellen, und haben gelernt, offensichtliche Fehler zu vermeiden. Im Folgenden finden Sie gängige Techniken, die wir regelmäßig in betrügerischen Rechnungen beobachten:

Rechnungs‑Klonen

Der Betrüger beschafft sich eine echte Rechnung von einem tatsächlichen Lieferanten (z. B. durch Phishing‑Angriffe, gehackte E‑Mail‑Konten oder das Abfangen von Papierpost). Anschließend kopiert er Layout, Branding und alle Details exakt, ändert jedoch die Zahlungsinformationen zu einem Bankkonto, das er selbst kontrolliert.

Gefälschte Rechnungen

Der Betrüger erfindet einen komplett fiktiven Auftrag oder eine Dienstleistung. Unternehmen mit mehreren Abteilungen sind hierbei besonders gefährdet: Das Finanzteam könnte annehmen, dass eine andere Abteilung die Bestellung aufgegeben hat.

Social Engineering – Zahlungsänderungen

Oft in Kombination mit CEO‑Betrug oder Business Email Compromise (BEC) tritt der Angreifer als leitender Mitarbeiter oder Lieferant auf und fordert eine „dringende“ Zahlung auf ein neues Konto.

Preiserhöhung

Die Rechnung bezieht sich auf echte Waren oder Dienstleistungen, doch die Preise werden nach der Genehmigung verändert durch die Bearbeitung einer, beispielsweise, PDF in Photoshop oder anderer Editiersoftware.

Überlappende Rechnungsnummern

Ein subtilerer Trick besteht darin, dieselbe Rechnung zweimal über mehrere Monate hinweg zu senden, in der Hoffnung, dass sie entweder versehentlich erneut bezahlt wird oder sie leicht abzuändern (z. B. durch Erhöhung der Rechnungsnummer).

Kleine, hochvolumige Betrugsfälle

Anstatt eine große gefälschte Rechnung einzureichen, reichen Betrüger viele Rechnungen mit geringem Wert ein, die unbemerkt bleiben und sich jedoch im Laufe der Zeit zu erheblichen Verlusten summieren.

Echtes Beispiel: Ein Kreditorenbuchhalter eines multinationalen Unternehmens erhielt eine Rechnung über 1.823 € von einer angeblichen Marketingagentur, mit der das Unternehmen zusammenarbeitete. Branding und Kontaktdaten stimmten exakt überein. Erst durch eine gezielte Prüfung zur Dokumenten‑Betrugserkennung wurde festgestellt, dass das angegebene Bankkonto zu einem nicht verbundenen Unternehmen in einem anderen Land gehörte, woraufhin das Finanzteam die Rechnung als gefälscht markierte.

Wie man gefälschte Rechnungen erkennt: Warnsignale

Bevor wir in die KI-gestütze Methode gehen, sind hier Signale, auf die Ihr Team Acht geben sollte:

Unerwartete oder unbekannte Rechnungen

• Wenn Sie sich nicht daran erinnern können, dass Sie diesen Auftrag aufgegeben haben oder Ihnen der Kontaktname unbekannt ist, sehen Sie dies als Ihr erstes Warnsignal.
• Beispiel: Eine Rechnung für ein “Software Update”, welches Sie nie gemacht haben.

Änderung der Bankdaten ohne Erklärungen

• Ein seriöser Lieferant informiert Sie im Voraus (oft über offizielle Kanäle), wenn er seine Bankverbindung ändert.
• Betrüger erzeugen künstliche Dringlichkeit, um standardmäßige Verifizierungsschritte zu umgehen.

Nicht übereinstimmende Lieferantendaten

• Telefonnummern, physische Adressen, Steuer‑IDs oder Domains, die nicht mit den offiziellen Lieferantendaten übereinstimmen, könnten auf eine Nachahmung hinweisen.
• Beispiel: [email protected], statt [email protected].

Überstürzte Zahlungsaufforderungen

• E-Mails mit dem Vermerk „DRINGEND“, die zu Überweisungen am selben Tag auffordern, sind klassische Anzeichen für Social Engineering im Zusammenhang mit gefälschten Rechnungen.

Uneinheitliche Rechnungsformatierung

• Die Verwendung unterschiedlicher Schriftarten oder Schriftgrößen in wichtigen Bereichen (wie Summen und Bankdaten) ist ein häufiges Anzeichen dafür, dass eine Zahl digital eingefügt wurde.

Rechenfehler

• Mehrwertsteuerbeträge, die nicht übereinstimmen, Gesamtsummen, die nicht der Summe der Positionen entsprechen, oder ungewöhnliche Rundungen können auf mögliche Datenmanipulation hinweisen.

Verdächtige Daten

• Ein Erstellungsdatum nach dem Fälligkeitsdatum oder Leistungszeiträume, die auf Wochenenden/Feiertage fallen, sollten Bedenken auslösen.
• Beispiel: Ein Lieferungsdatum während der bekannten Ferienzeiten des Lieferanten.

Duplizierte Rechnungen

• Dieselbe Rechnungsnummer und derselbe Betrag wurden mehrfach eingereicht, jeweils mit leichten Abweichungen (unterschiedliche Dateiformate, leicht geänderte Daten), um manuelle Duplikatsprüfungen zu umgehen.

Nicht standartisierte Kontaktmöglichkeiten

• Wenn sich ein Lieferant über WhatsApp oder eine private E‑Mail meldet, um eine Rechnung zu besprechen, sollten Sie vorsichtig sein, da es oft ein Versuch ist, nachvollziehbare geschäftliche Kommunikation zu umgehen.

Profi-Tipp: Ihr Kreditoren‑Team sollte sich niemals ausschließlich auf die visuelle Beurteilung verlassen. Raffinierter Rechnungsbetrug kann den „Optik‑Test“ bestehen und dennoch gefälscht sein, wenn er gegen Metadaten, Datenbanken und andere KI‑gestützte Validierungsmethoden geprüft wird.

Testen Sie sich selbst, indem Sie in unserem Video erraten, welche Rechnung gefälscht ist:

Wie man Ihre Firma mit KI vor gefälschten Rechnungen schützt

Manuelle Rechnungsprüfungen können dabei helfen, offensichtliche Betrugsversuche zu erkennen. Doch Betrüger nutzen inzwischen fortschrittliche Methoden, von Deepfake‑Rechnungen bis hin zu KI‑erstellten E‑Mails, sodass selbst geschulte Augen sie übersehen können.

Bei Klippa, nutzen wir KI-gestützte mehrschichtige Betrugserkennung um Rechnungsdetails zu analysieren, welche von sichtbaren Veränderungen des Layouts, bis zu unsichtbaren Veränderungen in versteckten Daten. Hierbei konzentriert sich jede Schicht auf eine andere Manipulationstechnik, was bedeutet, wenn eine Schicht den Betrug nicht erkennt, wird ihn eine andere erkennen.

Lassen Sie uns die Betrugserkennungsmethoden im Detail aufschlüsseln und zeigen, wie sie direkt mit den oben genannten Warnsignalen verbunden sind:

1. Metadaten- und Editor-Prüfungen

Warnsignale: Verdächtige Erstellungsdaten, kurzfristige Änderungen der Bankverbindung.

Jede gespeicherte Datei enthält versteckte Metadaten – das Erstellungsdatum, Datum der letzten Änderung, die Bearbeitungssoftware und manchmal der Name des Autors. Betrüger entfernen die Metadaten selten vollständig.

Beispiel: Du erhältst eine Rechnung mit dem Datum 02. März 2024 von einem Lieferanten, mit dem Sie seit Jahren zusammenarbeiten. Metadaten zeigen jedoch, dass das Dokument am 28. März 2024 in Adobe Photoshop erstellt wurde, welches nicht im ERP-System des Lieferanten ist. Ein klassisches Zeichen für Manipulation.

2. Photoshop und Bildbearbeitungserkennung

Warnsignale: Uneinheitliche Schriftarten, veränderte Gesamtsummen, eingefügte Unterschriften.

• Copy-Move-Erkennung: Erkennt doppelte Pixelcluster, z. B. eine „5“, die in Mengenfeldern kopiert wurde, um Summen zu erhöhen.
• Splicing: Erkennt Teile eines Bildes, die aus einer anderen Quelle eingefügt wurden, z. B. das Verschieben einer autorisierten Unterschrift von einem Vertrag auf einen anderen.

Beispiel: Rechnungen mit eingefügten „bezahlt“-Stempeln oder geänderten Steuersätzen zeigen oft kleine grafische Auffälligkeiten, die dem menschlichen Auge entgehen, aber von Klippa DocHorizon sofort erkannt werden.

3. Prüfung auf doppelte Rechnungen

Warnsignale: Doppelt eingereichte Rechnungen mit leichten Veränderungen. Betrüger senden oftmals die gleiche Rechnung, manchmal Monate später und ändern dabei das Datum oder fügen zusätzliche Zahlen hinzu, um manuelle Filter zu umgehen.

Klippa DocHorizon generiert einen Hash, basierend auf Rechnungsdetails (Gesamtsumme, Nummern, Daten) und markiert alles, was nahezu 100% identisch ist.

4. Mathematische Validierung

Warnsignale: Falsche Mehrwertsteuerbeträge, Gesamtsummen stimmen nicht mit den Positionen überein. Unser System berechnet die Gesamtsumme aus den einzelnen Positionen neu und vergleicht sie mit der angegebenen Gesamtsumme. Wenn der MwSt.-Prozentsatz nicht mit dem berechneten MwSt.-Betrag übereinstimmt, wird ein Hinweis ausgelöst.

Beispiel: Wenn die Rechnung 21 % MwSt. auf 1.000 € angibt, aber 250 € MwSt. ausweist, haben Sie ein manipuliertes Dokument gefunden.

5. Zwei- und Drei-Wege-Abgleich

Warnsignale: Nicht übereinstimmende Bestellungen, gefälschte Rechnungen. Die Rechnung wird automatisch mit der ursprünglichen Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen. Wenn Mengen, Beschreibungen oder Preise abweichen, wird die Rechnung vor der Zahlung zur Überprüfung weitergeleitet.

Beispiel: Eine Rechnung über 120 Einheiten wird eingereicht, aber Ihre Bestellung und Ihr Lieferschein nennen beide 100 Einheiten. Das ist höchstwahrscheinlich eine absichtliche Überfakturierung.

6. Preisvalidierung durch KI-Agenten

Warnsignale: Überzahlungen und erhöhte Produktzahlen. Die Betrugserkennungs-KI-Agenten von Klippa durchsuchen automatisch den öffentlichen Webshop oder Katalog des Lieferanten und vergleichen den auf der Rechnung angegebenen Preis mit dem öffentlich gelisteten Preis. Jede Abweichung über einem festgelegten Schwellenwert wird markiert.

7. Erkennung von Schriftanomalien

Warnsignale: Patchwork-Rechnungen mit veränderten Gesamtsummen oder Bankdaten. Betrüger bearbeiten PDFs oft ohne die Schriftarten perfekt anzupassen. Unser System erkennt Unterschiede in Schriftart, Größe oder Stärke (z. B. eine stärker fette Darstellung bei Bankkontonummern).

8. Handelsregister- und Adressvalidierung

Warnsignale: Neue oder gefälschte Lieferanten, insolvente Anbieter. Klippa gleicht Unternehmensregister- und Datenbanken ab und prüft:

• Ob das Unternehmen tatsächlich existiert
• Ob die Rechnungsadresse mit der offiziellen Adresse übereinstimmt
• Betriebsstatus (z.B. Insolvenz, Abmeldungen)

Rechnungsbetrug erfasst durch KI

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Rechnung von einem Auftragnehmer, den Sie häufig beauftragen. Das Logo stimmt, die Struktur ist identisch, aber der Betrag ist leicht höher als üblich. So würden die mehrschichtigen Prüfungen von Klippa DocHorizon den Betrug aufdecken:

1. Metadaten Überprüfung: Stellt fest, dass das Dokument letzte Woche in Photoshop geöffnet wurde.
2. Schriftanomalie: Der Abschnitt mit den Bankdaten weist eine abweichende Schriftart auf.
3. Preisvalidierung: Zeigt, dass der Stundenlohn um 15 € höher ist als der öffentlich angegebene Satz des Auftragnehmers.
4. Handelsregisterprüfung: Bestätigt, dass das Bankkonto nicht zum registrierten Unternehmen gehört.

Selbst wenn ein Mensch die Rechnung in Schritt 1 genehmigt hätte, würde sie in den Schritten 2 bis 4 gestoppt werden.

Warum ein mehrschichtiger Ansatz am besten funktioniert

Betrüger konzentrieren sich oft darauf, eine einzelne Manipulation (z. B. Änderung der Bankdaten, Preisaufblähung oder das Duplizieren von Rechnungen) durchzuführen. Dabei decken Sie jedoch nicht alle Möglichkeiten ab. Indem Sie mehrere KI‑gestützte Prüfungen für jede Rechnung durchführen, verringern Sie das Risiko von Zahlungsbetrug erheblich. Und da Klippa DocHorizon dies in Sekunden erledigt, bleibt Ihr Kreditoren‑Team effizient, ohne den Rechnungsprozess zu verlangsamen.

Schauen Sie sich unser Webinar zum Thema “Wie entdecke ich Dokumentenbetrug & Bildbearbeitung” an, um zu sehen wie es in der Praxis aussieht:

Klippa DocHorizon: Die beste Software für die Erkennung von Rechnungsbetrug

Rechnungsbetrug verschwindet nicht; eher im Gegenteil, er entwickelt sich weiter. Doch mit einem mehrschichtigen, KI‑gestützten Betrugserkennungssystem können Sie Betrügern einen Schritt voraus sein und Ihr Unternehmen vor kostspieligen Fehlern schützen.

Klippa DocHorizon ist eine vollständig KI‑gestützte Dokumentenverarbeitungsplattform, die entwickelt wurde, um die Authentizität zu prüfen, Manipulationen zu erkennen und das Risiko von Rechnungsbetrug in Echtzeit zu reduzieren.

Als Teil der DOXIS Group, einem anerkannten Leader im Gartner® Magic Quadrant™ für Dokumentenmanagement, bringt Klippa Dokumentenforensik und Automatisierung in Branchen, in denen Genauigkeit und Compliance entscheidend sind, wie Finanzen, Versicherungen, Logistik, Immobilien und Personalwesen

Klippa DocHorizon bietet eine umfassend ausgestattete Intelligent Document Processing‑Plattform, die Datenextraktion, Bildforensik und Compliance‑Automatisierung nahtlos integriert. Mit unserer Lösung können Sie:

• Gefälschte oder veränderte Rechnungen sofort mit KI‑gestützter Bildforensik erkennen.
• EXIF‑ und Metadatenanalysen durchführen, um versteckte Manipulationen und Bearbeitungsspuren aufzudecken.
• Copy‑Move‑ und Graustufenanalysen nutzen, um Manipulationen auf Pixelebene sichtbar zu machen.
• Dokumente und Daten über API‑Schnittstellen mit externen Datenbanken abgleichen.
• Rechnungen und Bestellungen automatisch abgleichen, um Rechnungsbetrug zu verhindern.
• Daten mit 99 % Genauigkeit mithilfe KI-gestützter OCR extrahieren und validieren.
• Bis zu 90% der manuellen Bearbeitungszeit reduzieren.
• Datensicherheit mit ISO 27001‑zertifizierten Servern und DSGVO‑Konformität sicherstellen.
• Einfach integrieren durch API, SDK, SFTP oder mit mehr als 200 vorkonfigurierte Systemverbindungen.

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FAQ – Häufig gestellte Fragen