Exportiert Ihr ERP-System Rechnungen als PDFs? Handelt Ihr Unternehmen international? Dann stehen Herausforderungen bei der Compliance bevor. Immer mehr Länder verlangen maschinenlesbare Formate wie UBL oder XML. Statische PDFs werden von vielen Steuerbehörden und Beschaffungsportalen nicht mehr akzeptiert.
Für Nutzer von SAP und Oracle oder NetSuite kann die Anpassung an diese Regeln kostspielig wirken. Sie scheint oft den Betriebsablauf zu stören. Vollständige ERP-Migrationen dauern Monate. Sie erfordern neue Schulungen und kosten oft Millionen. Doch das Verlassen auf reine PDF-Ausgaben birgt Risiken. Dazu gehören verspätete Zahlungen und abgelehnte Rechnungen sowie Strafen wegen Nichteinhaltung.
Die Lösung ist einfacher als Sie denken. Integrieren Sie ein Tool für E-Rechnungen. Es wandelt PDFs automatisch in global konforme Formate um. So behalten Sie Ihre bestehenden ERP-Workflows bei und erfüllen alle Vorschriften.
In diesem Blog untersuchen wir die Unzulänglichkeiten von PDFs. Wir zeigen Wege zu UBL und Peppol auf. Zudem erfahren Sie, wie Klippa eine reibungslose und skalierbare ERP-E-Rechnung ermöglicht.
Wichtigste Erkenntnisse
- ERP E-Rechnung integriert strukturierte Formate wie UBL direkt in Systeme wie SAP oder Oracle.
- Herkömmliche PDF-Rechnungen sind oft nicht konform, da sie weder maschinenlesbar noch validiert sind.
- Die ideale Lösung bietet ERP-Kompatibilität sowie Unterstützung für mehrere Länder und automatische Updates.
- Die Integration ist einfach: Exportieren Sie Daten aus dem ERP und senden Sie diese zur Konvertierung.
- Profitieren Sie von Kosteneinsparungen und schnellerer Verarbeitung sowie garantierter Compliance und Skalierbarkeit.
Was ist ERP-E-Rechnung?
Die ERP-E-Rechnung bezeichnet den Prozess des Erstellens, Austauschens und Validierens von Rechnungen. Dies geschieht direkt in Ihrem ERP-System in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format. Das ERP erzeugt keine Papierdokumente oder statischen PDF-Dateien. Stattdessen erstellt es elektronische Rechnungen unter Nutzung von Standards wie UBL, XML oder EDI. Diese können von Handelspartnern, Beschaffungsplattformen und Steuerbehörden automatisch verarbeitet werden.
Durch die Integration der E-Rechnung in Ihr ERP entfällt die manuelle Dateneingabe. Sie reduzieren Fehler und stellen die Einhaltung globaler Vorschriften in Echtzeit sicher.
Ein Beispiel: Ein Verkaufsauftrag wird in SAP, Oracle oder NetSuite abgeschlossen. Das System für E-Rechnungen erstellt automatisch eine konforme Rechnung. Diese erfüllt die Anforderungen des Käuferlandes, wie etwa Peppol BIS in der EU oder NLCIUS in den Niederlanden.
Die ERP-E-Rechnung richtet Ihr Unternehmen auf den globalen Wandel zu digitalen Transaktionen aus. Sie erhöht die Transparenz und beschleunigt Zahlungen. Zudem bleiben Rechnungen grenzüberschreitend konform. Angesichts zunehmender globaler Vorschriften wird sie für den internationalen Handel unverzichtbar.
Warum PDFs die globale Compliance nicht erfüllen
Auf den ersten Blick scheinen PDF-Rechnungen praktisch. Sie lassen sich leicht erstellen und einfach lesen. Zudem können sie an fast jeden gesendet werden. Aus Sicht globaler Steuerbehörden und Beschaffungssysteme genügen PDFs jedoch nicht. Sie sind nicht maschinenlesbar. Compliance-Portale können Daten aus einer PDF nicht automatisch extrahieren. Manuelle Eingriffe sind nötig. Dies widerspricht dem eigentlichen Zweck der digitalen Rechnungsstellung.
Viele Länder verlangen mittlerweile die Übermittlung von Rechnungen in strukturierten elektronischen Formaten. Dazu gehören UBL, XML oder Factur-X. Diese Formate sind für die automatische Verarbeitung konzipiert. Jedes Feld in der Rechnung kann sofort gegen Steuer- und Beschaffungsregeln validiert werden. Eine PDF enthält zwar dieselben Informationen. Diese sind jedoch effektiv in einem Bild oder einer Texthülle eingeschlossen. Maschinen können diese nicht zuverlässig interpretieren. Dies führt zu fehlgeschlagenen Übermittlungen und Zahlungsverzögerungen sowie möglichen Bußgeldern.
Die Anforderungen steigen schnell, da regionale Vorschriften zunehmen. Die Europäische Union unterstützt das Peppol-Netzwerk für B2G- und B2B-Transaktionen. Belgien schreibt dies ab Januar 2026 bereits für alle B2G- und B2B-Transaktionen vor.
Ohne die Umwandlung von PDFs in diese konformen Formate riskieren Sie Probleme. Ihre ERP-generierten Rechnungen werden inkompatibel mit den Systemen Ihrer Handelspartner und Steuerbehörden. Kurz gesagt: PDFs mögen interne Bedürfnisse erfüllen. Sie können jedoch nicht mit dem globalen Wandel hin zu vollautomatischer und konformer E-Rechnung mithalten.
So schließen Sie die Lücke: Von PDF zu UBL/Peppol
Exportiert Ihr ERP-System Rechnungen als PDFs? Sie müssen nicht Ihre gesamte Infrastruktur überholen, um UBL- oder Peppol-Compliance zu erreichen.
Der effektivste Ansatz ist die Einführung einer Konvertierungsebene. Diese wandelt Ihre PDFs automatisch und in Echtzeit in die erforderlichen elektronischen Formate um. So behalten Sie Ihre bestehenden ERP-Workflows bei. Gleichzeitig sichern Sie die Kompatibilität mit globalen Standards für die Rechnungsstellung.
Schritt-für-Schritt-Ansatz zum Schließen der Lücke:
1. Identifizieren Sie die Compliance-Anforderungen für jedes Land, in dem Sie tätig sind
Recherchieren Sie die Vorschriften in Ihren Schlüsselmärkten. Das Peppol-BIS-Format der EU oder die deutsche X-Rechnung haben jeweils eigene Spezifikationen. Die Kenntnis dieser Anforderungen im Vorfeld stellt sicher, dass Ihr Konvertierungsprozess das richtige Ergebnis liefert.
2. Bilden Sie Ihre ERP-Rechnungsstruktur ab
Bestimmen Sie, welche Felder und Metadaten sowie Layouts Ihre PDF-Exporte aus SAP, Oracle oder NetSuite enthalten. Diese Zuordnung hilft der Konvertierungslösung bei der genauen Datenextraktion. Ein Informationsverlust wird so vermieden.
3. Implementieren Sie eine API zur sofortigen Umwandlung von PDF in UBL/XML
Lösungen wie die API von Klippa DocHorizon können jede ERP-generierte PDF-Rechnung verarbeiten. Sie lesen deren Struktur und erstellen eine konforme UBL- oder XML-Version. Diese entspricht den regionalen Vorschriften.
4. Automatisieren Sie die Weiterleitung von Rechnungen
Konfigurieren Sie Ihr ERP so, dass Rechnungen direkt an die Konvertierungs-API gesendet werden. Dies geschieht bei deren Erstellung. Das eliminiert manuelle Uploads oder Konvertierungen. Verzögerungen und Fehler werden reduziert.
5. Sorgen Sie für laufende Compliance-Updates
Globale Rechnungsstandards ändern sich häufig. Wählen Sie einen Anbieter, der seinen Konvertierungsprozess aktiv aktualisiert. So bleibt Ihr Unternehmen ohne zusätzlichen IT-Eingriff konform. Durch die Nutzung einer dedizierten Konvertierungslösung statt einer Neugestaltung Ihres ERP gewinnen Sie an Geschwindigkeit. Sie erfüllen internationale Standards für die E-Rechnung schnell und mit minimalen Unterbrechungen.
Sie schützen Ihre bestehenden Workflows. Kostspielige Migrationsprojekte werden vermieden. Zudem öffnen Sie die Tür für reibungslose grenzüberschreitende Transaktionen.
So integrieren Sie die E-Rechnung in Ihr ERP
Die Integration der E-Rechnung in Ihr ERP ist oft einfacher als erwartet. Der richtige Ansatz macht es möglich. Sie müssen nicht Ihr gesamtes System neu gestalten. Stattdessen können Sie die bestehenden Ausgabefunktionen Ihres ERP nutzen. Verbinden Sie diese mit einer API.
Diese API konvertiert Rechnungen automatisch. Die Formate entsprechen den Vorschriften jedes Marktes, in dem Sie Handel treiben.
SAP-Integration
SAP bietet flexible Werkzeuge für das Ausgabemanagement. Diese können Rechnungen im Moment ihrer Erstellung erfassen.
- Konfigurieren Sie das SAP Output Management so, dass Rechnungen an die Konvertierungs-API weitergeleitet werden. Dies kann als PDF oder im XML-Format erfolgen.
- Die API wandelt diese Rechnungen sofort um. Die Zielformate sind UBL oder Peppol BIS sowie andere vorgeschriebene Formate.
- Die konforme Rechnung kann direkt an Handelspartner gesendet werden. Auch die Übermittlung an B2G-Portale erfolgt ohne manuelle Arbeit.
Oracle-Integration
Oracle ERP Cloud und Oracle E-Business Suite bieten beide integrierte Ausgabemechanismen.
- Nutzen Sie Oracle BI Publisher oder das XML Gateway zur Erfassung der Rechnungsausgabe.
- Senden Sie die Rechnungsdatei zur Echtzeit-Konvertierung an die API. Dort wird sie in strukturierte und konforme Formate umgewandelt.
- Leiten Sie die konvertierte Datei zurück in die Oracle-Workflows. So erfolgt die automatische Einreichung beim entsprechenden Portal.
NetSuite-Integration
Die API-Fähigkeiten von NetSuite machen die Integration der E-Rechnung unkompliziert.
- Nutzen Sie SuiteTalk (SOAP) oder REST-API-Endpunkte. Senden Sie Rechnungsdaten oder exportierte PDFs an den Konvertierungsdienst.
- Empfangen Sie die umgewandelte Rechnung als UBL oder XML. Übertragen Sie diese direkt an Kundensysteme oder Regierungsportale.
Andere ERP-Systeme
Systeme wie Microsoft Dynamics 365, Sage, JD Edwards und Infor unterstützen ebenfalls Exportfunktionen. Diese können an eine Konvertierungs-API angebunden werden.
- Jedes ERP kann integriert werden. Es muss lediglich Rechnungen in einem Dateiformat erzeugen können. Der Prozess ist stets gleich: Ausgabe > Konvertierungs-API > konformes strukturiertes Format > Einreichung.
Mit diesem Ansatz bleibt die Rolle Ihres ERP unverändert. Die Lösung für die E-Rechnung dient als Brücke zur Compliance. Sie vermeiden die Komplexität einer vollständigen ERP-Überarbeitung. Zudem können Sie globale Vorschriften sofort erfüllen.
Vorteile der Integration der E-Rechnung in Ihr ERP
Der Wechsel von reinen PDF-Ausgaben zur integrierten E-Rechnung bietet weit mehr als nur Compliance. Er verwandelt die Rechnungsstellung in einen schnelleren Prozess. Dieser ist sicherer und kosteneffizienter. Er unterstützt Ihr gesamtes Geschäftsökosystem.
Kosteneinsparungen
Die Vermeidung einer kompletten ERP-Migration spart Millionen. Dies betrifft Lizenz- und Implementierungskosten sowie Schulungen. Die automatisierte E-Rechnung reduziert zudem Ausgaben für Papier und Druck sowie Porto. Sie erzielen Einsparungen von 60 % bis 80 % im Vergleich zu traditionellen Prozessen.
Schnellere Rechnungsverarbeitung
In konforme Formate umgewandelte und versendete Rechnungen werden automatisch validiert. Kunden und Steuerportale können sie sofort genehmigen. Dies verkürzt den Zahlungszyklus und verbessert den Cashflow. Zudem verringert es die Außenstandsdauer von Forderungen.
Compliance-Sicherheit
Reichen Sie Rechnungen in Peppol BIS für die EU ein? Oder Factur-X in Frankreich sowie XML in Italien? Die integrierte E-Rechnung stellt die Einhaltung exakter Spezifikationen sicher. Jede Rechnung entspricht dem relevanten Mandat. Dies minimiert das Risiko abgelehnter Rechnungen und zugehöriger Strafen.
Verbesserte Datengenauigkeit
Die Nutzung strukturierter Formate reduziert menschliche Eingabefehler. Sie stellt die Konsistenz von Rechnungsdaten über Systeme hinweg sicher. Dies erleichtert den Abgleich und die Prüfung.
Skalierbarkeit für den internationalen Handel
Mit Unterstützung für Mandate in mehreren Ländern können Sie expandieren. Neue Märkte werden ohne IT-Unterbrechung erschlossen. Das Hinzufügen neuer Formate oder Regionen wird zur Konfigurationsaufgabe. Es ist kein vollständiges Entwicklungsprojekt mehr nötig.
Betrugsprävention und Sicherheit
Strukturierte Rechnungsformate können integrierte Validierungsregeln enthalten. Diese erkennen Inkonsistenzen oder verdächtige Aktivitäten. Ihre Daten bleiben durch Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001 geschützt. Auch die DSGVO-Konformität trägt zur Sicherheit bei.
Die integrierte E-Rechnung macht Ihr ERP zur global einsatzbereiten Compliance-Lösung. Sie ermöglicht Ihrem Unternehmen nahtlosen grenzüberschreitenden Handel. Dabei bleiben die Betriebskosten unter Kontrolle.
Wie Klippa bei der E-Rechnung helfen kann
Klippa bietet eine intelligente API zur Dokumentenverarbeitung. Sie wurde für die exakte Herausforderung vieler internationaler Unternehmen entwickelt. ERP-Systeme exportieren PDFs, während die Welt strukturierte Formate verlangt. Dazu gehören UBL oder XML.
Mit Klippa behalten Sie Ihre ERP-Workflows bei. Kostspielige Migrationen werden vermieden. Zudem erreichen Sie volle Compliance in jedem Land, in dem Sie tätig sind.
So funktioniert die E-Rechnung mit Klippa:
- Nahtlose ERP-Integration – Verbinden Sie sich direkt mit SAP, Oracle NetSuite sowie Microsoft Dynamics. Auch andere ERP-Plattformen werden unterstützt. Ihre Kernsysteme müssen nicht neu gestaltet werden.
- Echtzeit-Umwandlung von PDF zu UBL/XML – Verwandeln Sie ERP-generierte PDFs sofort in akzeptierte Formate. Dazu gehören Peppol und Factur-X sowie NLCIUS und andere globale Mandate.
- Integrierte Automatisierung – Rechnungen werden ohne manuellen Eingriff verarbeitet. Dies reduziert die Arbeitsbelastung und senkt Fehlerquoten.
- Sicher und zertifiziert – Die Lösung ist vollständig konform mit ISO 27001 und SOC 2 sowie der DSGVO. Sensible Finanzdaten bleiben geschützt.
Ob Sie mit Regierungsportalen oder großen B2B-Kunden handeln: Klippa dient als die fehlende Ebene für Compliance und Automatisierung. Auch neue internationale Partner werden abgedeckt. Ihr Rechnungsprozess wird zukunftssicher. Dabei bleiben Ihre bisherigen ERP-Investitionen unberührt.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Kann ich die E-Rechnung in SAP integrieren, ohne das System zu migrieren?
Ja. Mit dem SAP Output Management leiten Sie Rechnungen direkt an die API von Klippa weiter. Diese konvertiert PDFs automatisch in konforme Formate wie UBL oder XML. Der Prozess läuft parallel zu Ihrer bestehenden SAP-Konfiguration. Eine Migration ist nicht erforderlich.
2. Unterstützt Klippa Oracle ERP Cloud und Oracle E-Business Suite?
Absolut. Funktionen wie Oracle BI Publisher und XML Gateway können konfiguriert werden. Sie senden Rechnungsausgaben zur Echtzeit-Konvertierung an Klippa. Die konforme Rechnung wird zurückgesendet. Sie ist bereit für die Zustellung an Kunden oder Regierungsportale.
3. Ist NetSuite mit der API für E-Rechnungen von Klippa kompatibel?
Ja. NetSuite integriert sich über SuiteTalk (SOAP) oder REST-APIs. Rechnungsdaten oder PDF-Exporte werden an Klippa gesendet. Die Konvertierung in konforme Formate erfolgt ohne manuellen Eingriff.
4. Behandelt Klippa verschiedene UBL-Varianten für mehrere Länder?
Ja. Jedes Land hat eigene UBL-Spezifikationen. Das System von Klippa wendet automatisch das korrekte Schema an. Auch Validierungsregeln für das Zielland werden berücksichtigt.
5. Kann Klippa Anforderungen für B2G- und B2B-Rechnungen verwalten?
Ja. Klippa deckt beides ab. Dies reicht von Peppol-Einreichungen für Regierungstransaktionen bis zu XML- und JSON-Formaten für Partner im privaten Sektor.
6. Passt sich die Lösung an neue Mandate für die Rechnungsstellung an?
Ja. Klippa aktualisiert seine Compliance-Regeln kontinuierlich. Dies spiegelt sich ändernde Vorschriften in über 80 Ländern wider. Ihre Rechnungen bleiben gültig und akzeptiert.
7. Wie sicher ist der Prozess der E-Rechnung mit Klippa?
Klippa erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Dazu gehören ISO 27001 und SOC 2 sowie die Einhaltung der DSGVO. Ihre sensiblen Finanzdaten bleiben geschützt.
8. Kann Klippa mit anderen ERPs außer SAP, Oracle und NetSuite integriert werden?
Ja. Klippa unterstützt jedes ERP mit Exportfunktion für Rechnungen. Formate wie PDF und XML sowie CSV werden akzeptiert. Dies umfasst Microsoft Dynamics und Sage sowie JD Edwards und Infor.