E-Rechnungs-Mandate: 6 Schritte, um Ihr Unternehmen vorzubereiten

Der globale Markt für E-Rechnungen erreichte im Jahr 2025 ein Volumen von 18,5 Milliarden USD. Europa ist dabei einer der Vorreiter. Ein Beispiel ist Belgien, wo die E-Rechnung ab 2026 für B2B-Transaktionen verpflichtend ist. Bis 2030 wird die gesamte EU dies für den gesamten grenzüberschreitenden Handel vorschreiben. Auch wenn Ihr Sitz außerhalb der EU liegt, verändern diese internationalen Verschiebungen Ihre globalen Geschäfte.

Die meisten Teams stellen sich dieselbe große Frage: Wann betrifft uns das wirklich und was müssen wir jetzt einrichten?

Ob Sie im Finanzwesen oder in der IT sowie im operativen Geschäft arbeiten: Diese Änderung trifft Ihren täglichen Arbeitsablauf direkt. Wenn Sie zu lange warten, riskieren Sie Compliance-Probleme. Auch Zahlungsverzögerungen und unnötige Kosten drohen. Dieser Leitfaden erklärt genau, was eine E-Rechnung ist. Er zeigt auf, wann Fristen eintreten und wie Sie Ihr Unternehmen in sechs einfachen Schritten vorbereiten.

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Wichtige Erkenntnisse

• Die E-Rechnung wird in Europa zur Pflicht. In Belgien beginnt dies im Jahr 2026 für Regierungsgeschäfte (B2G) und Business-to-Business (B2B). Bis 2030 schreibt die gesamte EU dies für den gesamten grenzüberschreitenden B2B-Handel vor.
• PDF-Rechnungen reichen nicht mehr aus. Bald gilt der Versand einer PDF nicht mehr als E-Rechnung. Sie müssen strukturierte Datenformate wie UBL oder XML verwenden. Nur so erfüllen Sie die neuen gesetzlichen Standards.
• Peppol ist der neue Goldstandard. Dieses Netzwerk ist der primäre Weg für den sicheren Austausch digitaler Rechnungen zwischen Unternehmen und Regierungen. Es entwickelt sich schnell zur universellen Brücke für den globalen Handel.
• Es geht um mehr als nur Compliance. Der Wechsel zur E-Rechnung reduziert die manuelle Dateneingabe. Er verringert menschliche Fehler und beschleunigt Ihren gesamten Zyklus der Rechnungsverarbeitung.
• Frühe Vorbereitung ist der Schlüssel. Auch wenn die Regeln Ihr Unternehmen heute noch nicht betreffen, verhindert ein sofortiger Start Stress in letzter Minute. Zudem laufen Ihre Operationen reibungslos weiter, während andere noch um Anschluss ringen.

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Was ist die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung)?

Die elektronische Rechnungsstellung ist der vollständige digitale Prozess. Sie umfasst das Versenden und Empfangen sowie Verarbeiten von Rechnungen. Anstatt Daten von einem Scan oder einer PDF-Datei einzutippen, geschieht alles automatisch.

Dies erfolgt unter Verwendung eines strukturierten digitalen Formats. Das macht den gesamten Abrechnungsprozess schneller. Er wird genauer und effizienter. In vielen Regionen ist dies bereits eine Anforderung für Regierungsverträge.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist die eigentliche digitale Datei in diesem Prozess. Sie wird in einem bestimmten strukturierten Format wie UBL oder XML erstellt und versendet. Dies bedeutet, dass Ihre Buchhaltungssoftware die Daten sofort lesen kann. Es ist nicht nötig, dass jemand die Zahlen manuell in ein System eingibt.

Die Vorteile der E-Rechnung

Die Änderung interner Prozesse ist selten einfach. Dieser Wandel lohnt sich jedoch definitiv. Die E-Rechnung bietet Ihrem Unternehmen sehr klare Gewinne:

• Zeit sparen: Manuelle Dateneingabe gehört der Vergangenheit an.
• Fehler reduzieren: Weniger menschliche Berührungspunkte bedeuten weniger Fehler in Ihren Rechnungen.
• Leichtere Arbeitsbelastung: Die Automatisierung übernimmt die schwere Arbeit. Ihr Team kann sich auf andere Aufgaben konzentrieren.
• Bessere Sicherheit: Standardisierte Formate verhindern unbefugte Änderungen an Ihren Daten.
• Schneller bezahlt werden: Kürzere Verarbeitungszeiten bedeuten eine frühere Genehmigung und Bezahlung Ihrer Rechnungen.
• Vollständige Übersicht: Die digitale Archivierung bietet Ihnen eine klare und aktuelle Sicht auf Ihren Cashflow.

Warum die E-Rechnung zur Pflicht wird (Und warum Sie sich jetzt kümmern sollten)

Die E-Rechnung wird in immer mehr Ländern zum Standard. Dies zwingt Unternehmen zum Umdenken beim Umgang mit der Abrechnung. Diese neuen Regeln dienen nicht nur der Compliance. Sie bieten direkte Vorteile wie weniger manuelle Dateneingabe. Zudem erhalten Sie eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und Lieferanten wird ebenfalls reibungsloser.

Die spezifischen Regeln hängen davon ab, wo Sie Ihre Geschäfte tätigen:

• Europäische Union: Die Niederlande schreiben die E-Rechnung seit 2017 für Regierungsverträge (B2G) vor. Belgien verschärft dies im Jahr 2026 und macht sie für B2G- und B2B-Geschäfte verpflichtend. Bis 2030 schreibt die gesamte EU die E-Rechnung für den gesamten grenzüberschreitenden B2B-Handel vor. Dies geschieht im Rahmen der neuen ViDA-Gesetze (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter).
• Vereinigtes Königreich: Es gibt zwar noch kein universelles B2B-Mandat. Das Vereinigte Königreich fördert jedoch digitale Standards durch Making Tax Digital (MTD). Zudem verlangen bereits viele Organisationen des öffentlichen Sektors die E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk.
• Vereinigte Staaten: Aktuell gibt es kein Bundesgesetz für verpflichtende B2B-E-Rechnungen. Der Wandel vollzieht sich jedoch schnell. Viele Regierungsbehörden verlangen dies bereits. Das Framework für den B2B-Datenaustausch gewinnt an Boden. Es wird der bevorzugte Weg für US-Unternehmen zum sicheren Handel und zur Kostensenkung.

Wenn Sie sich noch auf PDF-Rechnungen verlassen oder Daten von Hand eingeben: Ein Wandel steht bevor. Wenn Sie jetzt zur E-Rechnung wechseln, bleiben Sie dem Gesetz voraus. Sie sehen die Vorteile der schnelleren Verarbeitung bereits heute. Zudem machen Sie weniger Fehler.

Ist die E-Rechnung für Ihr Unternehmen verpflichtend?

Es besteht eine gute Chance, dass die E-Rechnung für Sie bereits vorgeschrieben ist. Oder sie wird es in naher Zukunft sein. Nutzen Sie die Liste unten für einen schnellen Überblick.

• Sie stellen der Regierung Rechnungen: In vielen Fällen ist die E-Rechnung bereits verpflichtend. Die Niederlande verlangen beispielsweise seit 2017 B2G-E-Rechnungen. In den USA und im Vereinigten Königreich fordern viele Regierungsbehörden nun die digitale Abrechnung über spezifische Plattformen.

• Sie tätigen Geschäfte in Belgien: Ab 2026 wird die E-Rechnung für B2G- und die meisten B2B-Transaktionen verpflichtend. Dies bedeutet, dass Sie Rechnungen nicht mehr als PDFs versenden können. Sie müssen elektronisch in einem strukturierten Format eingereicht werden.

• Sie handeln über EU-Grenzen hinweg: Bis 2030 wird die E-Rechnung für den gesamten grenzüberschreitenden B2B-Handel innerhalb der Europäischen Union verpflichtend. Dies ist Teil der neuen ViDA-Vorschriften (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter).

• Sie verlassen sich noch auf PDFs oder manuelle Eingabe: Auch wenn es für Sie noch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist: Vorbereitung ist ein Muss. PDF-Rechnungen enthalten keine strukturierten Daten. Das bedeutet, dass sie zukünftige Standards nicht erfüllen werden.

Sind Sie unsicher, ob die Regeln auf Ihre Situation zutreffen? Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt zur Bewertung Ihres Abrechnungsprozesses. Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf eine digitale Zukunft vor. Kontaktieren Sie uns noch heute. Wir zeigen Ihnen, wie wir Ihnen beim Wechsel helfen können.

6 Schritte zum Wechsel auf die E-Rechnung

Jetzt haben Sie eine bessere Vorstellung von der E-Rechnung und ihrer Bedeutung. Es ist Zeit für die Praxis.

Wie bereiten Sie Ihre Organisation vor? Folgen Sie diesen sechs Schritten für einen reibungslosen Übergang.

1. Bilden Sie Ihren aktuellen Rechnungsprozess ab

Sie können nicht verbessern, was Sie nicht verstehen. Beginnen Sie mit einem Blick auf Ihren aktuellen Workflow. Nutzen Sie noch manuelle Schritte oder versenden Sie PDFs per E-Mail? Wie lange dauert die Verarbeitung einer einzigen Rechnung? Wo passieren die meisten Fehler?

Durch die Abbildung der gesamten Reise vom Rechnungsempfang bis zur Archivierung erkennen Sie Engpässe schnell. Dort sparen Sie die meiste Zeit.

2. Setzen Sie klare Ziele und binden Sie die richtigen Leute ein

Gute Vorbereitung beginnt mit klaren Zielen. Wechseln Sie, um neue Gesetze einzuhalten? Wollen Sie Zahlungen beschleunigen? Oder ist das Ziel die Reduzierung menschlicher Fehler?

Setzen Sie spezifische Ziele, wie zum Beispiel: „Verarbeitung von 80 % der eingehenden Rechnungen automatisch innerhalb von sechs Monaten.“ Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Abteilungen frühzeitig einbinden. Dazu gehören Finanzen und Beschaffung sowie IT und Recht. Alle auf den gleichen Stand zu bringen, ist das Geheimnis des Erfolgs.

3. Wählen Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen

E-Rechnung ist keine Einheitslösung. Die richtige Lösung hängt von Ihren bestehenden Systemen ab. Auch Ihr Rechnungsvolumen und Ihre internationalen Wachstumspläne spielen eine Rolle.

Benötigen Sie nur den Versand über Peppol? Oder wollen Sie volle AP-Automatisierung mit Datenextraktion und Validierung sowie Buchung? Suchen Sie nach einer Plattform für standardisierte Formate wie UBL und XML. Sie sollte einfache Integrationen bieten und für Ihr Team leicht zu bedienen sein. Fragen Sie immer: Ist diese Lösung bereit zu skalieren, wenn wir wachsen?

4. Nutzen Sie eine schrittweise Einführung und testen Sie gründlich

Sie müssen nicht alles über Nacht ändern. Starten Sie mit einem Pilotprogramm. Wählen Sie einige vertrauenswürdige Lieferanten oder Kunden aus. Testen Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende.

Nutzen Sie diesen Piloten zum Aufdecken von Fehlern. Feinjustieren Sie Ihren Workflow. Sorgen Sie für klare Anweisungen oder eine kurze Schulung für Ihr Team. Je besser die Vorbereitung, desto reibungsloser verläuft der Start.

5. Holen Sie Ihre Kunden und Lieferanten ins Boot

Die E-Rechnung funktioniert am besten, wenn alle verbunden sind. Identifizieren Sie Partner für den Austausch digitaler Rechnungen. Bestimmen Sie den Kanal, wie zum Beispiel das Peppol-Netzwerk.

Kontaktieren Sie diese Parteien frühzeitig. Sagen Sie ihnen, was sich ändert. Nennen Sie das erwartete Format und den Ansprechpartner bei Fragen. Klare Kommunikation verhindert Zahlungsverzögerungen. Sie macht den gesamten Übergang viel effizienter.

6. Messen, lernen und verbessern

Der Wechsel zur E-Rechnung ist nicht die Ziellinie: Er ist erst der Anfang. Behalten Sie Ihre Leistung genau im Auge. Wie viele Rechnungen werden automatisch verarbeitet? Wo treten noch Fehler auf?

Nutzen Sie diese Erkenntnisse zur Optimierung Ihres Prozesses. Bleiben Sie über neue Steuergesetze und Vorschriften in den USA sowie im Vereinigten Königreich und der EU auf dem Laufenden. So bleibt Ihr Unternehmen jederzeit konform.

Warum Sie Klippa als Partner für die E-Rechnung wählen sollten

Der Wechsel zur E-Rechnung ist mit Klippa einfach. Als Peppol-zertifizierte Plattform konvertieren wir Ihre eingehenden und ausgehenden Rechnungen automatisch. Die Formate sind strukturiert wie UBL oder XML. Alles ist vollständig mit globalen und europäischen Standards abgestimmt. Unsere Lösung ist ISO-zertifiziert und DSGVO-konform. Ihre Daten werden also stets sicher und korrekt verarbeitet.

So hilft Klippa Ihrem Unternehmen:

• Konvertierung von PDFs in E-Rechnungen: Extrahieren, klassifizieren und konvertieren Sie Rechnungsdaten automatisch. Erhalten Sie Peppol-konforme Formate mit 99 % Genauigkeit.
• Betrugserkennung und Dokumentenprüfungen: Unser intelligentes Verifizierungssystem fängt doppelte Zahlungen und gefälschte Rechnungen ab. Dies geschieht, bevor sie zum Problem werden.
• Schnellere Verarbeitungszeiten: Sparen Sie bis zu 70 % Verarbeitungszeit dank effizienter Stapelverarbeitung.
• Nahtlose Integrationen: Verbinden Sie sich einfach mit über 50 Systemen. Dies umfasst beliebte ERPs und Buchhaltungssoftware.
• Globaler Support: Verarbeiten Sie Rechnungen in mehr als 100 Sprachen. Dies ist perfekt für international tätige Unternehmen.
• Sicherer Peppol Access Point: Nutzen Sie unseren zertifizierten Zugangspunkt. Er dient dem zuverlässigen und sicheren Austausch von E-Rechnungen.

Fürchten Sie den Übergang? Keine Sorge. Unsere Experten führen Sie durch jeden Schritt des Prozesses. Wir halten ihn schnell, klar und einfach.

Neugierig, was wir für Sie tun können? Kontaktieren Sie uns für ein Gespräch oder vereinbaren Sie eine kostenlose Demo. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Klippa Ihrem Unternehmen hilft. Der Wechsel zur E-Rechnung wird reibungslos, sicher und smart.

FAQ – Häufig gestellte Fragen