O guia definitivo para automação de processos de negócios (BPA)

O guia definitivo para automação de processos de negócios (BPA)

Nos últimos anos, cada vez mais, empresas no mundo inteiro estão optando pela automação. De acordo com a McKinsey, a quantidade de empresas que automatizaram totalmente pelo menos uma função dentro da organização, cresceu com uma porcentagem de 31% em 2020. Uma função geralmente compreende vários processos da empresa, então essa estatística indica que a tendência para a Automação de Processos de Negócios cresce continuamente.

Você já deve ter ouvido falar em automação de processos de negócios antes, talvez cada vez mais. Normalmente, esse termo vem junto de tarefas administrativas ou de back office que são inerentes a muitos processos de empresas corporativas.

Mas o que o termo envolve, exatamente? Neste guia definitivo, definiremos a automação de processos de negócios, são suas tendências para 2021, como a implementação pode beneficiar sua empresa e muito mais!

Pule para:

O que é BPA?
A história do BPA
BPA, BPO, BPM e RPA
Quais são as últimas tendências do BPA?
Quais são os benefícios do BPA?
Casos de uso e exemplos práticos de BPA
Introdução ao BPA
BPA na Klippa


O que é BPA?

A automação de processos de negócios (BPA) permite que a tecnología anule tarefas repetitivas, porém necessárias. Basicamente, isso significa que você pode ter uma tarefa ou processo de negócios concluído sem envolvimento humano. Os softwares de automação aplicados no fluxo de trabalho atualmente costumam usar o machine learning e inteligência artificial (IA), de modo que não são necessários funcionários humanos para concluir tarefas específicas.

O processo de negócios geralmente envolve um fluxo de trabalho que exige que um funcionário execute tarefas manuais diariamente, como inserir dados em um sistema para reivindicar despesas, criar visões gerais em planilhas ou validar a identidade de um cliente em um processo de integração.

O objetivo principal do BPA é redirecionar a atenção dos funcionários para os projetos para os quais foram contratados. Assim, seus funcionários são utilizados para as tarefas para as quais eles são realmente necessários.

Existe um amplo mercado atendendo às necessidades de BPA, cada provedor com suas próprias especialidades para determinadas tarefas ou setores.


A história do BPA

Como humanos, somos propensos a automatizar tarefas enquanto continuamos a evoluir. Sempre podemos pensar nos gregos antigos ou, por exemplo, Charles Babbage e sua invenção da calculadora movida a vapor nos anos 1800 como algumas das primeiras formas de automação. Mas para obter uma história exata da Automação de Processos de Negócios, é mais útil começar com o surgimento dos sistemas de planejamento de requisitos de material (MRP) como um predecessor dos sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP).

O sistema MRP foi aplicado pela primeira vez na década de 1960 e automatizou o planejamento de compra de materiais necessários no setor de logística. Essa forma de planejamento automatizado foi estendida a mais indústrias na década de 1970 e ganhou novas qualidades na década de 1980. Na década seguinte, surgiram sistemas ERP, principalmente na forma de software que apoiava os processos de negócios na forma de fornecimento de bancos de dados digitais.

Na década de 2000, a automação evoluiu na forma de machine learning e inteligência artificial (IA), atribuindo o termo ‘automação’ uma nova dimensão. Dados que normalmente só poderiam ser processados por um humano, agora podem ser ensinados a uma IA para que os processos de negócios possam ser cada vez mais responsabilidade de computadores. Atualmente, estamos vivenciando o surgimento da automação robótica de processos (RPA), que permite a automação por meio de uma interface de usuário. Isso simplifica o uso da automação para empresas em um espectro mais amplo de setores. Todos esses sistemas estão incluídos na automação de processos de negócios.

BPA, BPO, BPM e RPA

A variedade das diferentes soluções de processamento de negócios pode ser confusa, pois, em essência, todas estão conectadas ou são parte uma da outra. Portanto, vamos dar uma olhada em casa uma:

Business Process Automation (BPA) é o centro deste guia. Envolve qualquer coisa destinada a executar tarefas e concluir processos por meio da automação e, assim, melhorar o fluxo de trabalho de um negócio. Normalmente, o BPA envolve uma forma de software que é implementado para um processo específico ou um fluxo de trabalho inteiro. Tem como objetivo otimizar a velocidade, precisão e eficiência de custos.
Terceirização de processos de negócios (BPO) é ter tarefas repetitivas no fluxo de trabalho como a entrada de dados, por exemplo, realizadas por uma agência externa em um país de baixos salários. Embora você também possa rotular a extensão dessas tarefas para uma IA com terceirização para um computador, o BPO geralmente envolve uma empresa de terceirização offshore. Um grande fator na escolha de BPO ou BPA são os custos e a eficácia. É importante perceber que optar pelo BPA economizará 60% dos custos que você normalmente gastaria com BPO.
Business Process Management (BPM) é um termo abrangente para a estratégia que os negócios aplicam para otimizar processos específicos em seus fluxos de trabalho. Basicamente, trata-se de examinar seus recursos de processamento através das lentes de melhoria de eficiência e redução de custos. De certa forma, BPA, BPO e RPA são táticas voltadas para o uso de ferramentas para esse fim, enquanto BPM fornece uma visão geral da otimização de seu processo.
Robotic Process Automation (RPA) é outro método de automatizar tarefas do dia-a-dia, mas se concentra especificamente na tecnologia de ponta em machine learning e IA, ou simplesmente denominado: robótica. De certa forma, faz parte do BPA, mas tem um foco inerentemente tecnológico em automação. Como mencionado antes, esse método será cada vez mais padronizado para impulsionar os negócios para um futuro sustentável. Na verdade, na Klippa também fornecemos blocos de construção RPA que podem ser facilmente integrados em plataformas RPA conhecidas, como Automation Anywhere, UiPath e Mendix.

Esses termos são freqüentemente mencionados juntos, então é importante estar ciente das distinções entre os termos.

O avanço das soluções de BPA é constante e continua melhorando para lidar com os desenvolvimentos no mundo atual. Como vimos ao longo de sua história, o BPA é adaptado as empresas que exigem acelerar, simplificar e tornar seu processamento mais eficiente. Então, vamos dar uma olhada nas últimas tendências em torno do BPA em 2021.

Crescimento devido ao COVID-19

A pandemia global faz com que mais empresas se transformem em um local de trabalho totalmente digital. Agora, temos o que podemos chamar de ‘funcionários digitais’, que concluem a maior parte, senão todo, seu trabalho em uma tela. Os executivos de negócios que antes já consideravam a transformação digital, agora viram a necessidade de acelerar o processo. Uma pesquisa com executivos realizada pela McKinsey indica que a aceleração da digitalização e automação em 67% de todas as empresas é impulsionada pela pandemia COVID-19.

Como ainda não temos certeza de como será o mundo depois que as coisas se acalmarem, empresas ao redor do mundo estão procurando todas as opções para impulsionar o progresso tecnológico de substituir tarefas e transformá-las com IA. Com o tempo, isso criará mais empresas híbridas, onde o trabalho é parcialmente feito por software BPA e controlado por humanos.

Hiper-automação

A pandemia motivou empresas líderes a combinar todos os meios possíveis para otimizar sua automação de fluxo de trabalho, juntando todas as forças atualmente em jogo no BPA. A hiper-automação, conforme Gartner, é uma combinação simplificada de gerenciamento inteligente de processos de negócios (IBMP), machine learning, IA e RPA que permite às empresas melhorar ainda mais os fluxos de trabalho automatizados flexíveis e processar informações com hipervelocidade.

Essa tendência geralmente ocorre porque as empresas buscam redirecionar a atenção do funcionário para longe de quaisquer tarefas servis que podem de fato ser realizadas pela IA. Dessa forma, os funcionários podem investir seu tempo e habilidades em tarefas de maior valor.

BPA para cibersegurança

Voltaire disse uma vez: “com grande poder vem grande responsabilidade.” Melhorar seus fluxos de trabalho automatizados implantando software e IA também exige maiores requisitos de segurança. A automação surge não apenas na melhoria dos processos de negócios, mas também no crime cibernético. Recentemente, a fraude de CEOs, ataques de phishing em massa automatizados, com o objetivo de roubar dados pessoais, estão cada vez mais comuns.

Quando usada corretamente, a automação também pode auxiliar na segurança do processamento de dados confidenciais, configurando verificações e induzindo sinais de alerta reconhecidos por uma IA treinada. Identificar logins falsos ou solicitações de informações por meio de um automatismo suportado por IA pode ser feito de forma mais eficiente no caso de um ataque cibernético em massa.

RPA como padrão

Embora o RPA não seja exatamente novo, o setor cresce cada vez mais. Uma pesquisa feita pela Grand View indica que o crescimento projetado do mercado de RPA alcançará US $ 25,56 bilhões em 2027. Ele se tornará padrão no processamento empresarial moderno. As empresas de qualquer setor buscarão investir em RPA antes de considerar a contratação de funcionários para determinadas tarefas.

Atualmente, algoritmos sofisticados são capazes de realizar cada vez mais tipos de análises de dados anteriormente executados por funcionários humanos. Isso não quer dizer que os robôs substituirão todos os humanos no trabalho, mas simplesmente redireciona cada vez mais as atividades dos funcionários humanos para outras funções mais importantes. Isso não apenas acelera e melhora a precisão dos processos de negócios, mas também os torna mais sustentáveis no futuro.


Quais são os benefícios do BPA?

Implementar o BPA em seus fluxos de trabalho diários tem inúmeras vantagens. Então, vamos dar uma olhada nos benefícios que sua empresa pode ter quando você implementar o BPA:

Redução de custos

A automação via software geralmente faz com que você economize em FTEs (funcionarios de tempo integral) para tarefas específicas, não apenas em termos de salário, mas também no valor do aluguel do escritório e outros custos relacionados. Você obtém mais eficiência com menos dinheiro. Essa redução de custo pode ir de 40% a 75% e seu investimento será recuperado em questão de anos ou até meses.

Melhora a velocidade e eficiência

Pode-se presumir que os computadores não se cansam de uma semana de trabalho 24 horas por dia, 7 dias por semana e podem realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Isso permite fluxos de trabalho mais rápidos com um foco melhor simplificado no trabalho manual.

Previne erros

A eficiência também é obtida por ter que gastar menos tempo corrigindo erros humanos em, por exemplo, um processo de entrada de dados. Os seres humanos são mais propensos a digitar incorretamente ou ignorar certas estatísticas ou números que são cruciais em um processo de negócios. Com a ajuda da extração de dados por OCR, você pode ter certeza de que erros de digitação, informações ausentes ou qualquer outro erro humano são coisas do passado.

Aumento na satisfação do funcionário

Tarefas tediosas que muitas vezes ocupam mais tempo dos funcionários são eliminadas, permitindo que eles se concentrem no que é importante para eles e para a empresa. Esse senso de importância traz uma satisfação maior no trabalho.

Otimiza a conformidade

Configurar fluxos de trabalho automatizados também simplifica os requisitos de conformidade. Pense em adicionar verificações e processos automatizados para cumprir os requisitos do GDPR ou simplesmente tornar seus documentos compatíveis com o GDPR.

Simplifique processos

Como todas as subtarefas envolvidas em um processo automatizado são supervisionadas por uma IA, os funcionários podem considerar um processo de negócios inteiro como uma tarefa executada, em vez de uma série de tarefas diferentes.

À prova de futuro

Você pode assumir com segurança que a tecnologia continuará a melhorar ao longo do tempo e, com isso, as soluções BPA só serão capazes de assumir cada vez mais processos com maior velocidade e eficiência.

Atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana

Quando sua empresa compete em um mercado global, você encontrará desafios como diferenças de fuso horário, se não tiver escritórios abertos em todo o mundo. Ao aplicar o BPA na forma de chatbots e outras formas de automação, você pode fornecer serviços a qualquer hora do dia em um único escritório. De acordo com um estudo realizado por Capgemeni, “63% dos consumidores atentos à IA gostam da IA ​​por causa de sua disponibilidade de 24 horas por dia, 7 dias por semana, e como ela oferece maior controle sobre suas interações”.

Esses são os benefícios iniciais, mas se você ainda se pergunta quais são os benefícios que os primeiros usuários da tecnologia BPA experimentaram, considere um estudo realizado pela Deloitte. Os entrevistados indicaram as seguintes ocorrências:

Na maioria dos casos, esses benefícios não são os principais motivos para a adoção do BPA. Além do mais, você pode pensar que esses benefícios funcionam apenas para algumas empresas específicas, mas na verdade eles funcionam para empresas de muitos setores diferentes. Portanto, vamos dar uma olhada em alguns casos de uso e exemplos de BPA na prática.


Casos de uso e exemplos práticos de BPA

O BPA pode atender empresas em qualquer setor, pois há casos de uso universais em diversas camadas de processamento de negócios. Portanto, se você precisa saber se o BPA pode ser uma solução para sua empresa, considere os seguintes casos de uso em relação aos seus próprios processos de negócios:

Tarefas repetitivas

Qualquer tarefa repetitiva, seja entrada ou extração de dados, preenchimento de formulários, relatórios de despesas ou qualquer outra tarefa administrativa é o motivo pelo qual o BPA foi criado.

Alto nível de troca

Projetos que exigem dados ou relatórios que passam por vários funcionarios para serem concluídos podem ser facilmente submetidos ao BPA, pense em contas a pagar e no processo de aprovação, autorizando despesas ou criando visões gerais para determinados departamentos da empresa. Os padrões de distribuição e autorização automatizados podem ser instalados para trocar rapidamente informações vitais dentro da empresa.

Tarefas com tempo limitado

Um computador nunca perde a noção do tempo. Portanto, para cumprir os prazos, é importante estender o trabalho de baixa qualidade ao BPA, de forma que o tempo limitado que você tem para concluir um projeto seja gasto no trabalho de alta qualidade. Ao lidar com milhares de contas a pagar, por exemplo, pode ser difícil respeitar as diferentes datas de vencimento de todas essas faturas se você tiver que processá-las em um curto período de tempo.

Segurança e conformidade

Acompanhar e estar em conformidade com os regulamentos relacionados à segurança e privacidade exige muito tempo e foco. A aplicação de regras automatizadas para aceitar solicitações de dados apenas quando eles passam por auditorias específicas garante que seu foco esteja seguro e no lugar certo. Pense, por exemplo, na verificação automática de identidade ao abrir uma conta bancária.

Esses são apenas quatro exemplos de casos de uso de BPA, mas eles se aplicam a muitas tarefas e processos de negócios diferentes que você raramente encontrará um negócio que não se beneficiaria da automação em qualquer um desses temas.

Na Klippa, temos experiência na automação de qualquer um dos exemplos mencionados acima. Vamos mencionar três exemplos abaixo, mas se você estiver interessado em aprender mais sobre os estudos de caso ou as formas de serviços BPA que oferecemos, fique atento a novas postagens em nosso blog.

Gerenciamento de despesas

Dadas as amplas possibilidades de substituição de fluxos de papel para automatização de dados digitais, é surpreendente ver que muitas empresas ainda fazem o gerenciamento de despesas manualmente: um funcionário relata uma despesa copiando manualmente os dados de um recibo para um formulário e adiciona uma foto do recibo ao relatório. Em seguida, ele vai para o departamento financeiro onde a solicitação é processada e enviada para o responsável pela autorização e volta para processamento. Normalmente, um colega do departamento financeiro também adiciona despesas às planilhas de visão geral. O funcionário então recebe o reembolso após cerca de duas semanas a um mês.

Quase todas as etapas deste processo podem ser automatizadas e, portanto, executadas com mais rapidez e precisão. O ideal é que o funcionário só precise fazer uma foto da despesa com seu smartphone, e todos os dados são extraídos automaticamente. O responsável por autorizar recebe uma notificação em seu smartphone quando há uma nova despesa para aprovar e simplesmente autoriza pressionando um botão e pronto! O funcionário só precisaria enviar uma foto do recibo, da qual os dados extraídos automaticamente são enviados ao autorizador e adicionados a uma visão geral em questão de segundos. Se você está procurando por uma solução automatizada de gestão de despesas, a Klippa tem exatamente esse serviço a oferecer.

E se sua empresa usa parcialmente esse processo para o BPA, ainda é possível personalizar totalmente cada etapa do processo de despesas de acordo com suas necessidades específicas.

Soluções de contas a pagar

Algumas empresas precisam processar centenas ou até milhares de faturas por mês. As faturas recebidas são frequentemente organizadas e verificadas por humanos e em seguida são enviadas para gerentes que precisam autorizar o pagamento da quantia necessária. Cada fatura precisa ser categorizada para que seja enviada para a pessoa correta para autorização. Enquanto isso, essas faturas são verificadas individualmente quanto a erros ou incoerências. Depois de concluído, o pagamento pode ser feito, adicionado à visão geral financeira e arquivado. Ufa. É um longo dia de trabalho.

Implantando tecnologias de OCR e IA, este processo pode ser simplificado com BPA. Qualquer tarefa específica envolvida no processo pode ser delineada em um ciclo de tarefas automatizado que lê automaticamente as faturas recebidas, categoriza-as e as envia para a pessoa correta para autorização. A fatura é então adicionada automaticamente a uma visão geral em seu banco de dados online e uma solicitação de pagamento é enviada automaticamente para o departamento financeiro. Muitas faturas podem ser processadas simultaneamente e sem falhas. Dê uma olhada em nosso blog sobre o cálculo do ROI (resultado de investimentos) da automação de contas a pagar se quiser saber mais.

The accounts payable process

Processos de integração do cliente

A conformidade com os regulamentos de privacidade e KYC (conheça seu consumidor) pode ser um processo bastante exaustivo para as empresas. Os clientes confiam seus dados pessoais para empresas quando se candidatam a um serviço específico. Por exemplo, quando você pensa em abrir uma conta bancária, o banco exige uma foto do seu documento de identidade para garantir que a conta bancária esteja vinculada a uma pessoa real. Para verificar a foto, normalmente o caixa do banco precisa verificar e validar todas as informações do cartão com um banco de dados e certificar-se de que a foto não seja manipulada de forma alguma. Erros cometidos neste processo podem ter consequências graves para o banco e para o cliente.

É por isso que o BPA neste cenário é, na verdade, uma medida de segurança importante. Com o machine learning, uma IA treinada pode identificar irregularidades e padrões de pixels incoerentes que o olho humano facilmente não notaria. As informações no cartão de identificação podem ser extraídas automaticamente e verificadas ao lado de um banco de dados existente para verificação. Isso pode até se aplicar à extração da assinatura em um cartão de identificação. A segurança da automação elimina o erro humano e reduz a fraude, o que permite que os bancos e outras empresas estejam em conformidade com o GDPR e outras regulamentações relacionadas à privacidade.

Passport parsing API

Essas são apenas algumas das inúmeras aplicações do BPA na prática. Você pode pensar em coletar dados sobre recibos de supermercados ou cardápios, ou automatizar suas campanhas de reembolso e fidelidade. Portanto, se você tem interesse em descobrir como o BPA pode beneficiar sua empresa, talvez seja útil ler sobre as etapas que você pode seguir para começar a implementação do BPA.


Introdução ao BPA

Para ajudá-lo a começar a explorar o BPA para sua empresa, aqui estão algumas etapas que você pode seguir para garantir que você está fazendo a escolha certa:

  1. Defina a missão
    Certifique-se de saber quais são seus objetivos de curto e longo prazo ao determinar qual formulário BPA aplicar. Qual é o seu objetivo principal? Acelerar um processo? Reduzindo custos em um processo? É importante ter isso claro em sua mente antes de mergulhar em pesquisas e soluções.
  2. Pesquisa
    Dê uma olhada nos processos de negócios atuais em sua empresa ou mesmo em sua equipe. Anote todas as tarefas repetitivas e determine onde podem ocorrer possíveis erros. Existem maneiras de agilizar um processo reduzindo o envolvimento humano? O foco de sua pesquisa deve estar alinhado com sua missão.
  3. Explore o mercado BPA
    Como o BPA já existe há algum tempo, há um mercado em expansão cheio de provedores que desejam ajudá-lo. Cada uma dessas ferramentas tem seus prós e contras e geralmente são direcionadas a setores ou tarefas específicas. Mapeie as opções que podem se adequar melhor à sua empresa, observando o serviço oferecido.
  4. Calcule o ROI da solução
    Depois de explorar a lista de fornecedores e reduzir os concorrentes, é hora de calcular quanto você economizaria no investimento financeiro. Dê uma olhada em nosso exemplo de cálculo para software de gerenciamento de despesas ou soluções automatizadas de contas a pagar se você precisar de um exemplo.
  5. Teste e avalie a solução escolhida
    Depois de escolher seu concorrente ideal e contratar esse provedor para começar a usar sua solução, é importante que o provedor possa atender às suas necessidades, portanto, certifique-se de que haja uma maneira de testar e avaliar a solução escolhida. Isso pode envolver pedir feedback de seus colegas e manter o provedor informado para melhorias.
  6. Acompanhe as soluções
    Depois de escolher seu provedor e estar usando o serviço BPA por um tempo, ainda é bom identificar regularmente outras oportunidades ou melhorias de automação. Isso permite que você esteja sempre em dia com as inovações na indústria de automação.

Encontrar o provedor certo pode levar algum tempo, mas é importante ter certeza de que você tem a solução certa. No final, o BPA tem que economizar seu tempo e dinheiro, em vez de ocupar sua atenção.

BPA na Klippa

Você está lendo este blog no site de um provedor que oferece múltiplas oportunidades na área de BPA. A Klippa pode ajudá-lo com todos os casos mencionados acima e muito mais. Portanto, sinta-se à vontade para enviar um e-mail para [email protected] ou agendar uma demonstração online abaixo.

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