Votre entreprise traite-t-elle quotidiennement un grand nombre de factures ? Et votre équipe les traite-t-elle encore manuellement ? Alors vous en connaissez la difficulté ; cette ancienne façon de traiter les factures s’accompagne de nombreux obstacles qui impactent l’efficacité de votre entreprise.
Les problèmes qui résultent du processus manuel sont des prix élevés, des temps de traitement longs et ainsi, des délais d’exécution prolongés. En outre, il est presque impossible de détecter les factures frauduleuses et d’éviter les erreurs manuelles.
Heureusement, maintenant vous avez la possibilité d’automatiser le traitement de vos factures et de profiter des avantages d’un logiciel de numérisation automatique des factures.
Cet article est là pour vous présenter ce qu’est un logiciel de numérisation de factures, et comment il fonctionne. Vous y trouverez également les 5 principales raisons et avantages de l’utilisation d’un logiciel de numérisation des factures.
Qu’est-ce qu’un logiciel de numérisation de factures?
Le logiciel de numérisation de factures lit, scanne et extrait les données des factures. Afin de traiter les documents soumis, il utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’Intelligence Artificiel (IA).
L’OCR est une technologie qui permet d’extraire des données, comme du texte, à partir d’images ou de documents numérisés. Pour y parvenir, l’OCR utilise sa capacité à reconnaître et à identifier les caractères individuels. Ensuite, l’IA aide le logiciel à déterminer quelle partie de la facture renvoi à quelle information. Par exemple, il peut reconnaître et extraire les montants de la TVA, les objets de ligne, les détails du commerçant et les numéros de facture.
Combiné à l’IA, le logiciel atteint un taux de précision élevé dans la détection et l’extraction des données.
Toutes les informations voulues peuvent être extraites de la facture en fonction de vos besoins, notamment:
- Adresses des commerçants
- Noms des commerçants
- Les objets de ligne, incluant les descriptions, les quantités, et les prix
- Numéro de commande
- Les modes de paiement
- Les noms des commerçants
Vous pouvez recevoir des factures dont la forme, la langue ou le format varient. Grâce au logiciel de numérisation des factures, vous pouvez les traiter en un rien de temps, quels que soient leur langue, leur forme ou leur format.
L’utilisation d’un tel logiciel pour scanner les factures et en extraire automatiquement les données est un grand pas vers le traitement automatisé des factures. Maintenant que vous savez ce qu’est un logiciel de numérisation de factures, voyons les 5 raisons d’utiliser une telle solution.
Pourquoi utiliser un logiciel de numérisation des factures?
L’utilisation d’un logiciel de numérisation des factures améliorera votre traitement des documents de plusieurs façons. En voici les 5 avantages:
- Réduit des coûts
- Réduit les délais d’exécution
- Limite les erreurs humaines
- Automatise la détection des fraudes
- Augmente l’évolutivité
1. Réduit des coûts
L’une des premières raisons de se tourner vers l’automatisation est la réduction des coûts. Avec une solution automatisée, vous pouvez réduire vos coûts de traitement des factures de 40 à 70%. Pourquoi? Parce que les factures peuvent être traitées beaucoup plus rapidement et de manière moins coûteuse.
Si vous voulez savoir combien vous pouvez économiser en automatisant la saisie des données, utilisez notre outil de calcul du retour sur investissement (ROI) et découvrez-le.
2. Réduit les délais d’exécution
Que vous traitiez des factures pour payer vos fournisseurs ou pour rembourser des frais professionnels, votre objectif principal est un paiement rapide et fiable. L’automatisation avec un logiciel de numérisation des factures permet de réduire vos délais d’exécution.
Alors qu’il faut en moyenne 10 jours pour traiter manuellement une facture, avec un logiciel de numérisation de factures, il ne faut que 3 à 5 secondes pour extraire toutes les données. Pendant ce temps, la facture est numérisée, et toutes les données sont détectées et extraites dans votre programme de comptabilité ou votre base de données pour être utilisées ultérieurement. Le temps d’extraction étant considérablement réduit, le temps de traitement est également bien plus court.
Plus concrètement, les factures peuvent être traitées à temps, ce qui réduit considérablement les risques de pénalités de retard. Les dépenses professionnelles sont également remboursées plus rapidement, ce qui rend les employés plus heureux.
3. Limite les erreurs humaines
Avec un taux d’erreur allant de 0,55% à près de 4%, la saisie manuelle des données est sujette à des erreurs. Ces erreurs peuvent varier de la mauvaise saisie d’une lettre ou d’un chiffre au traitement d’une facture deux fois. L’impact de telles erreurs sur votre entreprise peut être sévère.
Avec un logiciel de numérisation de factures, le taux de précision de l’extraction des données peut atteindre 99%. Toutes les données étant détectées par l’OCR et l’IA, les erreurs de saisie et les discordances sont réduites au minimum.
Vous pouvez également décider d’inclure l’un de vos employés dans le processus automatisé, ce que l’on appelle l’automatisation “Human-in-the-Loop , et obtenir une précision aussi proche de 100% que possible. Cela améliore la qualité des données traitées et donne un véritable aperçu de l’état financier de votre entreprise.
Comment fonctionne le système “Human-in-the-loop”? Avec l’automatisation de “Human-in-the-loop”, vous incluez l’un de vos employés dans le processus en fixant des règles définissant quand un employé doit assister le logiciel. Par exemple, vous pouvez choisir de vérifier manuellement chaque facture d’un certain fournisseur, ou chaque facture après un montant spécifique.
La combinaison du logiciel de numérisation des factures et de la fonction “Human-in-the-Loop” vous permet d’obtenir la plus grande précision possible.
4. Automatise la détection des fraudes
Les fraudeurs sophistiquent de plus en plus leurs techniques. Les factures frauduleuses peuvent se présenter dans toutes sortes de formats et de tailles. Elles peuvent être modifiées, dupliquées ou complètement inventées. Ceci est une autre raison d’opter pour un logiciel de numérisation de factures.
Certains logiciels de numérisation de factures vous aident à éviter la fraude en détectant les documents frauduleux. Une facture soumise deux fois? Dans ce cas, l’analyse automatique des factures vous envoie un avertissement. Est-ce qu’un caractère a été modifié? Le logiciel le détecte automatiquement grâce à l’analyse EXIF et à la détection de Photoshop, et vous envoie un avertissement.
5. Augmente l’évolutivité
Traiter manuellement quelques factures par jour est supportable. Cependant, avec la croissance de votre entreprise, vous pouvez être confronté à des centaines, sinon des milliers, de factures à traiter. Allez-vous embaucher 20 nouveaux employés? Cela n’est pas faisable. Mais un logiciel de numérisation de factures est là pour inverser la tendance. Avec ce logiciel, vous pouvez facilement augmenter ou diminuer la capacité de traitement, en fonction du volume de documents.
Grâce à ces 5 avantages, le traitement des factures ne sera plus jamais le même!
Le meilleur logiciel de numérisation pour vos factures
Le meilleur logiciel de numérisation des factures pour vous peut être différent du logiciel d’une autre entreprise. Vous recherchez peut-être une application qui numérise vos factures. Ou bien vous avez vous-même une application que vous souhaitez enrichir de fonctionnalités OCR et de numérisation de factures.
Dans ce cas, Klippa a la solution idéale pour vous. Le logiciel de numérisation des factures de Klippa se charge de la numérisation et de l’extraction, de la validation des factures et traite toutes les données dont vous avez besoin. Il peut être facilement intégré à votre logiciel existant via l’API ou le SDK Klippa.
Quelle est la différence entre les API et les SDK de Klippa?
Notre API permet d’envoyer un document à notre logiciel OCR et de recevoir en retour un format de données structuré en quelques secondes. Elle est bien documentée, il n’est donc pas difficile pour un développeur de la mettre en place. Vous devez cependant disposer d’une solution de capture des factures, telle qu’une application mobile, qui puisse capturer la facture.
Nos SDK sont une meilleure option si vous recherchez une solution de bout en bout pour numériser les factures. Notre SDK scanner, par exemple, est un module complet de caméra qui garantit la capture d’une bonne image de la facture. Il donne un retour d’information en temps réel à l’utilisateur, améliore la qualité de l’image (par exemple en optimisant la luminosité), et améliore ainsi la précision de la reconnaissance.
Il est possible de lier le Klippa SDK Scanner à notre API OCR. Après avoir numérisé la facture, une requête est automatiquement traitée par l’API et des données structurées sont renvoyées à l’application.
Le principal avantage du SDK est que vos développeurs ne doivent pas construire tous les composants eux-mêmes. Ils peuvent facilement “utiliser” le travail d’autres personnes. Cela implique des économies considérables en termes de coûts de développement et de temps.
Comment fonctionne-t-il?
L’automatisation est le meilleur moyen de vous aider à éviter une grande partie – sinon la totalité – des inconvénients du traitement manuel des factures. Elle rationalise votre processus, le rendant plus facile et plus rapide.
Il n’y a que quelques étapes à suivre. La vidéo ci-dessous montre comment fonctionne la numérisation des factures avec Klippa:
- Pour lancer le processus, vous soumettez la facture au logiciel de numérisation des factures. Vous pouvez le faire en scannant la facture avec votre téléphone, en transférant un courriel ou en téléchargeant un document PDF.
- En quelques secondes seulement, le logiciel OCR traite la facture. Il numérise et détecte la facture et améliore la qualité de l’image pour améliorer la précision. Ensuite, toutes les données sont automatiquement extraites et structurées.
- Vous récupérez les données extraites dans un format structuré, tel que JSON, CSV, XLSX ou UBL.
- Vous pouvez maintenant conserver ces données dans votre base de données et les utiliser pour un traitement ultérieur.
Automatisez la numérisation de vos factures avec Klippa
Au cours de cet article, nous avons évoqué les avantages et les fonctionnalités des logiciels de numérisation de factures. Mais comprendre comment il peut être adapté à votre cas d’utilisation spécifique et intégré en toute fluidité dans les opérations existantes est une autre chose.
C’est là que nous pouvons vous aider. Nos spécialistes des produits se feront un plaisir de réfléchir avec vous et de répondre à toutes vos questions. Prenez contact avec nous en remplissant le formulaire de démonstration ci-dessous ou contactez-nous directement.