Les 9 meilleurs logiciels de gestion des flux documentaires en 2025

Gérer une entreprise implique de traiter un grand nombre de documents essentiels. Mais le chaos administratif ne doit pas forcément faire partie du quotidien. En automatisant le traitement et les flux documentaires, vous éliminez les classements désorganisés, la saisie manuelle et les pertes d’information.

Dans cet article, nous vous présentons les 9 meilleurs logiciels de gestion des flux documentaires en 2025 pour fluidifier vos processus et garantir une circulation fiable des informations dans votre entreprise.

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Points Clés :

• Klippa DocHorizon – Idéal pour l’automatisation complète des flux documentaires avec OCR avancé, détection de fraude et workflows personnalisables sans code.
• Jotform Sign – Parfait pour les entreprises recherchant des workflows de signature électronique rapides avec partage de documents et automatisation des validations.
• Fluix – Excellente solution pour les équipes terrain gérant des formulaires mobiles et la collecte de données, avec signatures intégrées.
• DocuWare – Recommandé pour les grandes entreprises souhaitant des workflows sécurisés dans le cloud ou sur site, avec intégration Microsoft robuste.
• OpenText – Le meilleur choix pour les grandes structures ayant des exigences complexes de conformité et des flux basés sur la RPA.
• SmartVault – Optimisé pour les cabinets comptables et les PME avec demandes de documents sécurisées, approbations et signatures électroniques.
• Tungsten Automation – Outils modulaires puissants pour l’OCR et le traitement PDF, parfaits pour les processus documentaires intensifs.
• Docsumo – Idéal pour les entreprises ayant besoin d’extraire des données sous forme de tableaux complexes (états financiers, rapports d’investissement), avec une précision ligne par ligne.
• Zoho – Excellente option pour créer des workflows personnalisés low-code dans différents services, surtout si vous utilisez déjà la suite Zoho.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des flux documentaires ?

Un logiciel de gestion des flux documentaires est une solution qui automatise la gestion des documents et tous les processus associés. Il permet de suivre le cycle de vie d’un document, depuis sa réception jusqu’à son tri, son stockage et son archivage.

Pour cela, il s’appuie sur des technologies comme l’OCR, le machine learning ou la vision par ordinateur. Concrètement, ce type de logiciel peut extraire des informations, configurer des circuits d’approbation internes ou externes, ou encore vérifier l’authenticité des documents. En résumé, un logiciel de workflow documentaire prend en charge toutes les tâches répétitives liées au traitement des documents, afin de libérer du temps pour vos équipes.

Les 9 Meilleurs Logiciels de Gestion des Flux Documentaires en 2025

Pour vous aider à faire le bon choix, nous avons sélectionné certains des outils les plus populaires, analysé leurs fonctionnalités et examiné les retours d’utilisateurs sur des plateformes fiables. Résultat : un aperçu clair de ce que chaque solution fait bien… et de ses limites selon les avis réels.

1. Klippa DocHorizon – Meilleur pour l’automatisation complète des flux documentaires 🏆

Klippa DocHorizon est une plateforme intelligente de traitement de documents, capable d’automatiser l’ensemble de vos processus, de l’archivage jusqu’à l’envoi automatisé d’e-mails. Grâce à sa plateforme low-code et intelligente, vous pouvez créer votre propre workflow entièrement personnalisable, parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise.

Vous avez un contrôle total sur la configuration de votre workflow. Choisissez comment le document est reçu, quelles données doivent être extraites, dans quel format il doit être converti et vers quelle destination il doit être envoyé.

Avec DocHorizon, vous pouvez automatiser l’extraction de données, la saisie, la conversion de documents, l’anonymisation, la détection de fraude, two-way matching, et la classification, le tout via des technologies avancées comme l’IA, l’OCR et le NLP.

Cette solution s’intègre facilement avec les outils que vous utilisez déjà, comme Gmail, Google Drive, Outlook, SharePoint, Xero, Dropbox, Zoho et bien d’autres.

Pros

• Profitez d’une extraction de données ultra-précise grâce à l’intelligence artificielle
• Créez des workflows et modules de traitement personnalisés via une interface intuitive en glisser-déposer
• Intégration avec plus de 75 applications métier, comme Google Drive, OneDrive, Xero, Salesforce, etc.
• Traitement de plus de 100 types de documents en 150+ langues
• Validation par un humain dans la boucle pour garantir 100 % de précision
• Accès et synchronisation des données en temps réel
• Onboarding personnalisé pour démarrer rapidement

Cons

• Nécessite une compréhension de base des API et des Webhooks
• Pas de fonction de génération de documents
• Pas de module de signature électronique intégré

Pricing

• 25 € de crédit offert pour tester la plateforme
• Modèle de tarification basé sur licence ou à l’usage
• Contactez l’équipe pour un devis adapté 

Ideal business type and size: Klippa DocHorizon convient particulièrement aux entreprises de taille moyenne à grande ayant des volumes de traitement documentaire élevés.

2. Jotform Sign – Idéal pour des workflows de signature électronique rapides

Jotform Sign est un logiciel de signature électronique conçu aussi bien pour les PME que pour les grandes entreprises. Il permet de gérer des workflows documentaires complexes, quel que soit le nombre d’étapes ou de modules impliqués. Les utilisateurs peuvent créer des documents à signer et les partager via un lien sécurisé.

Jotform se distingue par ses options de personnalisation avancées, ce qui permet d’adapter facilement les documents à vos besoins spécifiques. Il offre également un système de gestion des utilisateurs efficace, vous permettant de contrôler facilement qui peut accéder à quoi. L’outil s’intègre facilement avec Google Drive, Google Sheets, Slack, Dropbox, Salesforce et Mailchimp.

Pros

• Éditeur par glisser-déposer pour créer facilement des documents à signer
• Plus de 800 modèles prêts à l’emploi
• Conversion de fichiers PDF en documents signables pour collecter des signatures en ligne
• Workflows d’approbation automatisés
• Archivage de documents dans le cloud via Google Drive ou Dropbox

Cons 

• Personnalisation jugée limitée selon certains utilisateurs(G2)
• Coût jugé élevé pour les petites entreprises (G2)
• Interface perçue comme complexe à prendre en main (Capterra)

Pricing

• Gratuit : jusqu’à 10 documents par mois
• Bronze : 100 documents/mois pour 39 $/mois
• Silver : 250 documents/mois pour 49 $/mois
• Gold : 1 000 documents/mois pour 129 $/mois
• Enterprise : Plan personnalisé, contactez Jotform Sign pour un devis

Ideal business type and size: Jotform Sign convient particulièrement aux petites et moyennes entreprises.

3. Fluix – Idéal pour les équipes qui gèrent la collecte de données et les formulaires mobiles

Fluix est une plateforme de gestion documentaire et d’automatisation des workflows, principalement utilisée pour la collecte de données et le traitement de formulaires. Grâce à son interface intuitive par drag-and-drop, vous pouvez créer facilement différents types de documents pour collecter des données auprès de clients ou de partenaires. Les modules permettent également de signer les documents, d’ajouter des images ou des annotations à la volée.

Vous pouvez concevoir des workflows adaptés à différents processus métier et automatiser les tâches répétitives. Fluix propose des modèles prêts à l’emploi mais aussi des modèles personnalisés en fonction de vos cas d’usage spécifiques. L’outil s’intègre avec Google Drive, Dropbox, Microsoft 365, Smartsheet, et bien d’autres.

Pros 

• Interface intuitive avec drag-and-drop
• Collaboration en temps réel et workflows d’approbation
• Créateur de formulaires PDF et web
• Automatisation des processus avec assignation de tâches et logique conditionnelle
• Fonctionnalité de signature électronique intégrée

Cons

• Aucune version desktop disponible
• Le plan de base limite le support client à 2 heures par mois
• Selon les avis utilisateurs, l’outil peut être difficile à prendre en main sans notions de code (Capterra)
• Selon les avis utilisateurs, la synchronisation avec d’autres applications peut être lente (GetApp)

Pricing

• Basic : jusqu’à 10 utilisateurs, 20 $/utilisateur/mois
• Core : à partir de 10 utilisateurs, 40 $/utilisateur/mois
• Pro : pour les équipes avec 10+ utilisateurs et des processus complexes, 75 $/utilisateur/mois
• Custom : offre sur mesure, contactez Fluix pour plus d’infos et un devis personnalisé

Ideal business type and size: Fluix convient particulièrement aux petites et moyennes entreprises.

4. DocuWare – Idéal pour les entreprises qui recherchent des workflows documentaires sécurisés sur le cloud ou sur site

DocuWare est une solution complète conçue pour gérer des processus documentaires complexes. Elle permet aux utilisateurs de numériser, importer et classer automatiquement leurs documents grâce à l’IA intégrée.

La plateforme permet également de définir des droits d’accès spécifiques : vous pouvez décider qui peut consulter, modifier, exporter ou supprimer des documents. L’hébergement cloud repose sur Microsoft Azure, garantissant un haut niveau de sécurité des données. DocuWare s’intègre facilement avec SAP, Oracle, QuickBooks, SharePoint, Outlook, Sage, Xero et bien d’autres outils métiers.

Pros

• Workflows automatisés via une interface intuitive en glisser-déposer
• Déclenchement automatique d’actions basé sur des règles métier ou des points de décision
• Fonction de signature électronique intégrée
• Plus de 500 intégrations disponibles : e-mail, portails d’équipe, CRM, ERP, systèmes RH, etc.
• Disponible en version cloud ou on-premises

Cons

• Options de personnalisation de workflow limitées
• Selon les avis utilisateurs, la plateforme peut être difficile à utiliser pour les personnes sans expérience des workflows(GetApp)
• Selon les avis utilisateurs, manque de documentation et de formation adaptée (GetApp)

Pricing

• Informations tarifaires disponibles sur demande

Ideal business type and size: DocuWare est une solution robuste particulièrement adaptée aux entreprises de taille moyenne à grande.

5. OpenText – Idéal pour les grandes entreprises avec des workflows documentaires complexes et conformes

OpenText est une plateforme d’automatisation des workflows qui propose un large éventail d’outils logiciels pour les entreprises. Elle combine gestion documentaire dans le cloud, automatisation des workflows et gestion des validations. Vous pouvez envoyer des documents pour validation, ajouter des notes, attribuer des utilisateurs spécifiques ou fixer des échéances — le tout applicable à différents types de fichiers.

La plateforme assure un accompagnement complet lors de la mise en œuvre et de l’onboarding. Elle garantit aussi la conformité avec les lois sur la protection des données (RGPD, etc.), apportant une couche de sécurité supplémentaire pour les données traitées.

Pros

• Automatisation des workflows pour données structurées et non structurées
• Définition, optimisation et automatisation de processus métiers répétitifs
• Intégration avec des outils RPA et IDP
• Application de règles métier pour standardiser les décisions opérationnelles
• Modèles de processus prêts à l’emploi ou personnalisables

Cons 

• Utilise une technologie OCR basée sur des modèles, moins précise avec des documents non standards
• Options limitées pour personnaliser les workflows
• Selon les avis utilisateurs, l’interface peut être complexe à utiliser (Gartner)

Pricing

• Informations tarifaires disponibles sur demande

Ideal business type and size: OpenText est principalement conçu pour les grandes entreprises.

6. SmartVault – Optimisé pour les cabinets comptables et les PME, avec des workflows sécurisés de demande et validation de documents

SmartVault est une solution d’automatisation des workflows documentaires, conçue pour centraliser les demandes de documents et simplifier leur validation. Vous pouvez créer des listes de demandes, envoyer des fichiers à signer électroniquement, recevoir des alertes une fois signés par toutes les parties, et les faire automatiquement retourner dans SmartVault.

La plateforme permet également de personnaliser des modèles de dossiers en fonction de vos processus métiers. SmartVault propose un plug-in pour Microsoft Outlook et s’intègre avec des applications comptables, fiscales ou de productivité comme Xero, QuickBooks, DocuSign, et bien d’autres.

Pros

• Intégration avec des outils comptables et de gestion pour fluidifier les workflows internes et clients
• Accès personnalisable basé sur les rôles
• Flux de validation automatisés
• Fonctionnalité de signature électronique intégrée
• Plug-in dédié pour Microsoft Outlook

Cons 

• Pas de moteur OCR avancé ni de constructeur de workflows visuel
• Principalement orienté vers les documents financiers
• Selon les avis utilisateurs, personnalisation limitée des workflows (Software Advice)
• Interface jugée difficile à prendre en main (Trustpilot)

Pricing

• Standard : Minimum 5 utilisateurs, 35 $/utilisateur/mois
• Accounting Pro : Pour cabinets comptables (min. 2 utilisateurs), 65 $/utilisateur/mois
• Accounting Unlimited : Pour gros volumes de documents fiscaux (min. 2 utilisateurs), 90 $/utilisateur/mois
• Business Pro : Pour entreprises avec flux documentaires intensifs (min. 2 utilisateurs), 70 $/utilisateur/mois

Ideal business type and size: SmartVault convient particulièrement aux PME.

7. Tungsten Automation – Des outils modulaires puissants pour l’OCR et le traitement de fichiers PDF

Tungsten Automation propose une suite complète de logiciels professionnels, spécialisés dans la gestion documentaire. Leurs solutions couvrent des fonctionnalités telles que la gestion de PDF, les signatures électroniques, l’amélioration d’images, la gestion des processus métiers, et bien plus encore. 

L’approche modulaire de la plateforme permet aux entreprises de sélectionner uniquement les outils dont elles ont besoin, pour créer un environnement documentaire personnalisé. Plutôt qu’un constructeur de workflow classique, Tungsten permet de combiner différents modules pour bâtir une solution sur mesure.

Pros 

• Technologie OCR avancée, adaptée à différents types de documents
• Design modulaire permettant d’assembler les fonctionnalités selon les besoins métier
• Extraction de données, classification de documents, traitement intelligent
• Signature électronique intégrée
• Fonctionnalités avancées de traitement de fichiers PDF

Cons

• Pas d’outil d’anonymisation des données pour masquer les informations sensibles
• Aucune intégration avec les outils modernes comme Gmail, Google Drive, Slack ou Zoho
• Selon les avis utilisateurs, la solution est complexe et nécessite des compétences en codage (Gartner)

Pricing

• Tarification disponible sur demande

Ideal business type and size: Tungsten Automation s’adresse principalement aux entreprises de taille moyenne à grande.

8. Docsumo – Idéal pour les entreprises ayant besoin d’une extraction de données façon tableur

Docsumo est un logiciel de gestion de workflows documentaires particulièrement adapté aux documents financiers comme les relevés bancaires et les factures. Il utilise la technologie OCR pour transformer les documents non structurés ou semi-structurés en données lisibles par machine, prêtes à être traitées dans vos outils métiers.

L’outil extrait automatiquement les champs clés tels que les montants totaux, numéros de document et lignes d’articles. Il peut être intégré à des solutions comme Google Docs, Dropbox, Zapier ou Salesforce.

Pros 

• Conversion rapide des documents complexes en données exploitables
• Spécialisation dans l’automatisation des documents financiers
• Modèles préconfigurés pour les formats de documents courants
• Validation en temps réel des données extraites
• Intégrations disponibles avec Google Docs, Salesforce, Zapier, Dropbox

Cons

• Pas de constructeur de workflows en low-code ou no-code
• Pas de collaboration en temps réel sur les documents ou processus
• Modulaire limité pour créer des processus avec étapes personnalisées (approbations, routage multi-étapes, etc.)

Pricing

• Gratuit : Jusqu’à 100 pages par mois
• Growth : Jusqu’à 1 000 pages/mois, 299 $/mois
• Enterprise : Plan personnalisé, contactez Docsumo pour plus d’informations

Ideal business type and size: Docsumo convient parfaitement aux petites et moyennes entreprises.

9. Zoho – Idéal pour les workflows personnalisés en low-code dans les entreprises déjà équipées de la suite Zoho

Zoho (Zoho Creator) est une plateforme d’automatisation des workflows conçue pour simplifier les processus métiers dans différents services. Grâce à une interface en low-code, les utilisateurs peuvent créer des flux de travail pour importer, organiser et partager des données de manière fluide. Le système permet également un contrôle d’accès basé sur les rôles, garantissant la confidentialité des données. Par exemple, les départements RH ou commerciaux peuvent automatiser des tâches répétitives comme la mise à jour de noms ou d’adresses dans des formulaires, grâce à des règles automatisées.

Pros 

• Conception de workflows sur mesure avec une interface low-code
• Création intuitive par glisser-déposer
• Flows d’approbation multi-niveaux automatisés
• Logique conditionnelle pour définir des actions selon des déclencheurs précis
• Intégration fluide avec les outils Zoho (CRM, Books, Projects…) et des solutions tierces

Cons

• De nombreux utilisateurs signalent un service client lent ou peu réactif (Capterra)
• Courbe d’apprentissage élevée pour les nouveaux utilisateurs (Capterra)
• Certaines limitations pour les personnalisations avancées (Capterra)

Pricing

• Standard : Créez 1 application, 13,20 $/utilisateur/mois
• Professional : Créez des applications illimitées pour votre équipe, 33,00 $/utilisateur/mois
• Enterprise : Développez des solutions clés pour votre entreprise, 40,70 $/utilisateur/mois
• Flex : Offre sur mesure, contactez Zoho pour un devis personnalisé

Ideal business type and size: Zoho Creator convient aux PME.

Choisir une solution de gestion des workflows documentaires dépend de la précision de l’OCR, des fonctionnalités de personnalisation disponibles et du nombre d’intégrations possibles avec vos outils existants.

Cependant, avec un logiciel aussi polyvalent que Klippa DocHorizon, vous pouvez automatiser intelligemment tous vos workflows documentaires, quel que soit votre secteur d’activité.

Les avantages de l’automatisation des workflows documentaires

Mettre en place ou créer une solution de workflow documentaire permet de réduire les temps de traitement et de fluidifier la gestion documentaire, apportant des bénéfices concrets à votre organisation.

• Elle réduit la charge de travail manuelle : Les fonctionnalités d’automatisation permettent d’éliminer les tâches répétitives comme la rédaction, la saisie de données ou les transmissions manuelles. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, créant un environnement de travail plus productif.
• Elle élimine les archives physiques : Une solution de workflow documentaire permet de numériser vos fichiers, supprimant ainsi les archives papier encombrantes. L’accessibilité aux documents et la collaboration sont améliorées, favorisant une organisation digitalisée et fluide.
• Elle numérise les documents papier : De nombreux logiciels de workflow documentaire utilisent la technologie OCR pour transformer les documents papier en fichiers numériques. Cette fonctionnalité assure une transition fluide vers un environnement digital, avec des données facilement consultables et exploitables.
• Elle fluidifie les processus : Tirer parti des capacités d’un workflow automatisé vous permet de maîtriser vos processus documentaires avec précision et cohérence. Une solution automatisée garantit l’uniformité entre les services et élimine les points de blocage.
• Elle améliore la gouvernance documentaire : Créer une archive consultable, définir des autorisations d’accès, conserver des journaux d’audit et structurer un historique complet des documents devient possible grâce à une solution de workflow. Cela améliore la sécurité, la conformité et l’intégrité globale des opérations.

Les solutions de workflow documentaire ne sont pas de simples outils, mais la clé d’une organisation plus fluide, sécurisée et performante. C’est pourquoi il est essentiel de prendre le temps de bien évaluer toutes les options disponibles avant de choisir le bon logiciel pour votre entreprise.

Pourquoi Klippa DocHorizon est-il l’un des meilleurs choix pour l’automatisation des workflows documentaires ?

Klippa DocHorizon n’est pas un simple outil de gestion documentaire – c’est une plateforme complète de traitement documentaire basée sur l’IA. Elle combine prétraitement intelligent, automatisation avancée et détection de fraude pour offrir les workflows documentaires les plus rapides et précis en 2025.

La solution vous permet de créer vos propres workflows documentaires en quelques clics, avec un contrôle total sur la complexité et l’ordre des étapes. Grâce à notre flow builder sans code, vous pouvez facilement configurer un flux personnalisé :

• Définissez les documents que vous souhaitez traiter
• Indiquez les actions à effectuer dans le workflow
• Visualisez votre processus sous forme de schéma
• Testez le flux configuré
• Déployez-le dans votre organisation – c’est prêt !

Qu’est-ce qui distingue Klippa des autres solutions ?

Contrairement à d’autres outils souvent limités à une industrie ou un type de document, Klippa DocHorizon propose une suite complète d’automatisation, conçue pour le traitement intelligent à grande échelle. Ce qui fait la différence, c’est la combinaison unique d’un OCR avancé, d’une détection de fraude intégrée, d’anonymisation des données et d’intégrations en temps réel – le tout dans un environnement personnalisable et sans code.

Aujourd’hui intégré au SER Group, reconnu comme Leader du Magic Quadrant™ de Gartner® pour la gestion documentaire, Klippa apporte une puissance d’automatisation de niveau entreprise à toutes les équipes, tous secteurs confondus. Que vous soyez actif dans la finance, la logistique ou la santé, DocHorizon est le logiciel de workflow le plus puissant et le plus flexible en 2025.

Propulsée par l’IA, notre plateforme vous permet de combiner différents modules en fonction de votre cas d’usage.

• Réduisez le temps de traitement documentaire grâce à l’automatisation de la saisie de données
• Envoyez les données vers vos outils existants avec une conversion documentaire fluide
• Automatisez entièrement le workflow de numérisation avec une capture intelligente des données
• Vérifiez l’authenticité des documents avec la vérification documentaire
• Restez conforme aux exigences RGPD grâce à une anonymisation intelligente des données personnelles
• Sécurisez vos processus avec la détection de fraudes documentaires
• Simplifiez l’archivage numérique grâce à la classification et au tri automatique des documents

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