Comment convertir des pièces jointes d’e-mails vers Google Sheets

Laissez-nous deviner : vous gérez une entreprise, menez plusieurs projets et organisez votre boîte de réception… tout cela en même temps. Vous recevez probablement des e-mails de formats variés, avec des pièces jointes dans différents types de fichiers, ce qui rend l’interprétation précise et efficace des données difficile.

Utiliser une application structurée comme Google Sheets pour organiser ces informations semble être une solution idéale. Cependant, extraire et saisir manuellement les données dans un tableur représente un défi encore plus important.

Et si nous vous disions qu’il est possible de transférer automatiquement le contenu des e-mails vers Google Sheets ? Grâce au traitement intelligent de documents (Intelligent Document Processing), vous pouvez rationaliser la gestion des données et des documents tout en améliorant votre productivité. Suivez notre tutoriel et apprenez à importer n’importe quelle pièce jointe d’e-mail dans Google Sheets.

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Points clés

• L’automatisation du transfert des e-mails vers Google Sheets est possible et facile : Avec Doxis AI.dp, vous pouvez entièrement automatiser l’extraction des pièces jointes et intégrer directement les données structurées dans Google Sheets, sans travail manuel.
  
• Aucun codage nécessaire, seulement des workflows intelligents : Grâce au Flow Builder visuel de AI.dp, aux Presets et au Prompt Builder, vous pouvez personnaliser l’analyse et la classification des documents sans écrire la moindre ligne de code.
  
• Compatible avec toutes les boîtes de réception et tous les types de documents : Que vous utilisiez Gmail ou un autre fournisseur, et que vos pièces jointes soient des factures, des listes de colisage ou tout autre type de document, AI.dp peut tout gérer.
  
• Sécurisé, évolutif et adapté à vos besoins : La plateforme est conforme aux normes GDPR, HIPAA et ISO. Vous pouvez commencer petit, tester avec des crédits gratuits, puis évoluer vers une automatisation complète, renforcée par un système human-in-the-loop et des options de vérification de documents.
  

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Comment extraire des pièces jointes d’e-mails vers Google Sheets

Nous allons vous montrer comment automatiser facilement le processus d’extraction de données depuis les pièces jointes de votre Gmail, ou de toute autre boîte de réception, directement dans Google Sheets, en utilisant Doxis AI.dp.

Doxis AI.dp est une plateforme de traitement intelligent de documents (Intelligent Document Processing – IDP) performante, qui automatise les workflows documentaires et offre une grande flexibilité pour différents besoins, tout en prenant en charge plus de 100 types et formats de documents.

Suivez notre guide étape par étape pour extraire des données d’e-mails vers Google Sheets avec notre plateforme ! Rappelez-vous : il vous suffit de configurer votre workflow une seule fois. Ensuite, AI.dp s’occupera de tout, en automatisant complètement le processus pour vous.

Dans cet exemple, nous traiterons des factures PDF et des listes de colisage au format PDF comme pièces jointes d’e-mails. Nous allons séparer les documents attachés de l’e-mail, extraire les données et les organiser dans différentes feuilles au sein d’un même fichier Google Sheets.

Étape 1 : Préparez votre environnement d’automatisation

• Choisissez un outil ou une plateforme d’automatisation capable de se connecter à une boîte e-mail et à Google Sheets, par exemple la plateforme AI.dp.
• Inscrirez-vous ou connectez-vous à l’outil choisi.
• Créez un nouveau projet ou espace de travail pour votre workflow et activez les modules nécessaires au traitement des e-mails, à l’extraction de documents et à l’intégration avec Google Sheets.

Étape 2 : Définissez des modèles d’extraction

• Déterminez quels types de documents vous souhaitez traiter (par example : documents financiers, factures, listes de colisage, reçus).
• Créez des modèles qui précisent les champs à extraire (nom, date, montant, etc.) pour chaque type de document.
• Enregistrez ces modèles afin que le workflow puisse les réutiliser automatiquement.

Étape 3 : Configurez des règles d’extraction personnalisées pour les autres documents

• Pour les documents sans modèle prédéfini, téléchargez un exemple et mettez en évidence ou associez les champs que vous souhaitez capturer.
• Sauvegardez cette configuration pour les traitements futurs.

Étape 4 : Configurez le déclencheur e-mail

• Paramétrez votre outil pour détecter les nouveaux e-mails entrants, cela peut se faire via l’intégration directe de la boîte de réception ou en utilisant une adresse de transfert dédiée générée par l’outil (AI.dp propose les deux options).

Étape 5 : Filtrez les pièces jointes

• Ajoutez une étape permettant de parcourir toutes les pièces jointes contenues dans les e-mails.
• Excluez les fichiers non pertinents, tels que les logos intégrés ou les signatures.

Étape 6 : Classez les types de documents

• Utilisez l’IA ou des règles prédéfinies pour identifier et classifier le type de document de chaque pièce jointe.
• Envoyez chaque fichier vers le chemin de traitement correspondant à son type.

Étape 7 : Traitez les documents

• Faites passer les factures par les modèles d’extraction pour documents financiers.
• Traitez les listes de colisage ou autres documents via les règles d’extraction personnalisées correspondantes.
• Capturez et organisez les données extraites.

Étape 8 : Envoyez les données extraites vers Google Sheets

• Connectez votre outil à Google Sheets.
• Indiquez le classeur et la feuille cible pour chaque type de document (par ex. : feuille « Factures », feuille « Listes de colisage »).
• Insérez automatiquement les champs extraits dans la feuille appropriée.

Étape 9 : Testez et automatisez

• Testez le processus complet avec des e-mails exemples afin de vérifier la précision de l’extraction et l’insertion dans Google Sheets.
• Activez ou publiez votre workflow pour qu’il s’exécute en continu dès que des e-mails correspondants arrivent.

Et le tour est joué ! Toutes les données des pièces jointes sont désormais disponibles dans votre fichier Google Sheets. C’est ainsi que vous pouvez gagner du temps tout en garantissant la précision dans vos workflows.

Et rappelez-vous : si vous traitez un volume élevé de documents, vous n’êtes pas obligé de configurer le flow vous-même. Nous serions ravis d’en savoir plus sur votre cas d’usage et de vous aider à démarrer !

Automatiser la conversion d’e-mails en Google Sheets avec Doxis

Vous souhaitez convertir vos pièces jointes d’e-mails en Google Sheets ? Nous avons la solution ! Avec Doxis AI.dp, une plateforme avancée de traitement intelligent des documents (Intelligent Document Processing), vous pouvez automatiser facilement tous vos workflows documentaires. En utilisant le module avancé de Doxis, vous pouvez créer un workflow fluide, entièrement adapté à vos besoins :

• Extraction de données OCR : extraire automatiquement les données de tout type de document.
• Human-in-the-loop : garantir une précision proche de 100 % grâce à la fonctionnalité human-in-the-loop, permettant une vérification interne ou l’assistance de l’équipe d’annotation de données de Doxis.
• Conversion de documents : convertir des documents, quel que soit leur format – PDF, images scannées, documents Word, etc. – en différents formats de données prêts pour l’entreprise, tels que JSON, XLSX, CSV, TXT, XML et plus encore.
• Anonymisation des données : protéger les informations sensibles et assurer la conformité réglementaire en masquant les données personnelles ou les coordonnées.
• Vérification des documents : authentifier automatiquement les documents et détecter les activités frauduleuses pour réduire le risque de fraude.

Chez Doxis, nous accordons une grande importance à la confidentialité : tous nos workflows documentaires sont conformes aux normes HIPAA, GDPR et ISO, garantissant un traitement sécurisé des données. Avec la tranquillité d’esprit concernant la sécurité des données, vous pouvez passer à l’étape suivante et optimiser vos workflows documentaires.

Si vous souhaitez automatiser votre workflow grâce à la solution de traitement intelligent des documents de Doxis, n’hésitez pas à contacter nos experts pour plus d’informations ou à réserver une démonstration gratuite ci-dessous !

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