Extraction automatisée d’e‑mails : comment extraire des données d’e‑mails

Recevez‑vous chaque jour des centaines d’e‑mails de clients potentiels ? Alors vous connaissez bien la difficulté de devoir extraire et saisir manuellement leurs coordonnées dans vos applications CRM. Bien que cette tâche administrative soit essentielle pour générer des leads, elle est également chronophage et sujette aux erreurs.

Heureusement, votre entreprise peut désormais automatiser l’intégration des leads générés par e‑mail vers n’importe quelle application CRM que vous utilisez. Par exemple, avec une plateforme d’Intelligent Document Processing capable d’analyser les e‑mails, vous pouvez non seulement automatiser la saisie des coordonnées clients, mais aussi l’ensemble du processus de génération de leads par e‑mail et leur intégration dans votre logiciel CRM.

Explorons plus en détail ce sujet et voyons ensemble l’importance de la génération de leads par e‑mail et comment votre entreprise peut automatiser ce processus afin d’améliorer ses résultats commerciaux.

---

Points clés

• Automatisez l’extraction de leads pour gagner du temps et réduire les erreurs : La saisie manuelle des données de leads depuis des e‑mails est lente et sujette aux erreurs. Un analyseur d’e‑mails capture et traite automatiquement ces données, permettant à votre équipe de se concentrer sur la vente plutôt que sur l’administratif.
• Développez vos listes de leads et augmentez vos opportunités commerciales automatiquement : Ne perdez jamais un lead et facilitez les relances en automatisant la capture des leads par e‑mail.
• Personnalisez sans coder grâce aux outils alimentés par l’IA : Créez ou ajustez facilement vos workflows grâce à la plateforme no‑code et au prompt builder de Doxis.
• Formats de données flexibles et intégrations larges pour des connexions fluides : Exportez en formats JSON ou CSV, avec prise en charge de Google Sheets, ERP, CRM comme PipeDrive, Salesforce ou Zoho.

---

Qu’est‑ce que l’extraction de données d’e‑mails et pourquoi l’automatiser ?

L’analyse d’e‑mails (email parsing) est le processus automatisé d’extraction de données structurées à partir des e‑mails et de leurs pièces jointes. Conçue pour reproduire la façon dont les humains lisent et interprètent les e‑mails, cette méthode aide les entreprises à capturer et organiser les informations efficacement, sans saisie manuelle.

Cela peut être réalisé via un email parser, un logiciel qui effectue l’extraction des données. Les analyseurs avancés peuvent même classifier les types de contenu et s’intégrer de manière transparente dans les systèmes en aval, tels que les CRM, ERP ou bases de données.

La génération de leads est essentielle pour chaque équipe et entreprise commerciale, et mérite donc une attention particulière. L’automatisation de la génération de leads par e‑mail offre une meilleure vision globale des leads entrants, permettant à vos spécialistes commerciaux d’évaluer leur qualité et d’identifier les opportunités.

Comme la gestion manuelle des données de leads, noms, coordonnées, etc., est chronophage et sujette aux erreurs, avec un risque de manquer des clients précieux, automatiser ce processus via une plateforme d’Intelligent Document Processing (IDP) améliore non seulement la précision, mais crée également une base plus solide pour développer votre portefeuille client.

Au‑delà de la génération de leads, l’analyse d’e‑mails est un outil aux multiples applications pratiques. Pour mieux comprendre tout son potentiel, explorons les cas d’utilisation les plus courants où cette technologie peut transformer la gestion des données dans l’entreprise.

Cas d’utilisation d’extraction de données d’e‑mails

L’analyse d’e‑mails (email parsing) est une solution flexible qui apporte des bénéfices aux entreprises de tous secteurs en automatisant l’extraction des données clés contenues dans les e‑mails et leurs pièces jointes. Qu’il s’agisse de traiter des commandes, gérer des factures, capturer des leads ou simplifier les tâches administratives, cette technologie permet d’éliminer la saisie manuelle et d’assurer une gestion efficace.

Explorons les cas d’utilisation les plus courants :

Optimiser la gestion financière et des factures

Le traitement des factures est une tâche essentielle mais fastidieuse pour de nombreuses entreprises. L’analyse d’e‑mails automatise l’extraction des numéros de facture, montants, dates d’échéance et informations fournisseur à partir des e‑mails, en intégrant directement ces données dans votre logiciel comptable, ERP ou tableur.

Cela accélère les paiements, réduit les erreurs et certaines solutions incluent même une détection automatisée de fraude pour signaler les doublons ou les factures suspectes, renforçant la sécurité financière.

Gestion des leads issus de campagnes marketing

Les campagnes d’e‑mail marketing génèrent un volume important de réponses clients. L’analyse de ces e‑mails pour en extraire les informations pertinentes, noms, coordonnées, centres d’intérêt, permet aux entreprises dans le commerce de détail, le conseil ou l’immobilier de gérer plus facilement leurs leads en synchronisant les données extraites avec leurs systèmes ou leurs tableurs.

Ressources humaines et recrutement

Les départements RH tirent profit de l’analyse d’e‑mails en extrayant automatiquement les informations des candidats à partir de CV, lettres de motivation et documents d’intégration envoyés par e‑mail. Cela accélère les workflows de recrutement et les processus d’onboarding, tout en protégeant les données personnelles grâce à des fonctions d’anonymisation intégrées.

Administration dans le secteur médical

Dans la santé, l’analyse d’e‑mails permet d’automatiser la prise de rendez‑vous en récupérant les informations patients et horaires depuis les e‑mails, pour ensuite mettre à jour les dossiers médicaux électroniques et les agendas. Elle facilite également le traitement des demandes de remboursement en intégrant directement les données pertinentes dans les systèmes de gestion de sinistres, réduisant ainsi la charge administrative.

Automatisation dans l’e‑commerce et le commerce de détail

Les entreprises e‑commerce reçoivent chaque jour des centaines, voire des milliers d’e‑mails de commande. Grâce à l’analyse automatique, il est possible d’extraire les noms des clients, numéros de commande, informations d’expédition, identifiants produits et quantités, puis de mettre à jour en temps réel les tableurs, CRM ou systèmes de gestion d’inventaire. Cela permet de maintenir des niveaux de stock précis et de garantir le bon déroulement des livraisons.

Maintenant que nous avons exploré la variété des cas d’utilisation de l’analyse d’e‑mails dans différents secteurs, concentrons‑nous sur un exemple spécifique : comment automatiser la génération de leads par e‑mail et les intégrer en toute fluidité dans votre CRM grâce à notre plateforme IDP.

Exportez automatiquement vos leads e‑mail vers votre CRM avec Doxis

La plateforme IDP AI.dp de Doxis aide à rationaliser l’ensemble du flux de travail lié à la génération de leads par e‑mail, ainsi qu’à leur intégration dans votre application CRM. En exploitant l’OCR alimenté par l’IA, la plateforme garantit un processus précis d’analyse d’e‑mails (email parsing) et d’extraction de données.

Pour cet exemple, nous allons extraire les données de tous les e‑mails entrants envoyés à l’adresse e‑mail générée par la plateforme et les transférer vers le CRM PipeDrive. Notre plateforme offre d’innombrables options d’intégration, telles que Google Drive, Excel ou Google Sheets, systèmes ERP, ou même la base de données de votre entreprise.

Voyons concrètement comment la génération de leads par e‑mail peut être automatisée avec la plateforme IDP de Doxis.

Étape 1 : Inscrivez‑vous sur la plateforme

La première étape consiste à créer un compte sur la plateforme AI.dp. L’inscription est simple : il suffit de visiter le site web de Doxis, de cliquer sur le bouton sign‑up et de fournir quelques informations de base, comme votre nom complet, le nom de votre entreprise, votre cas d’usage et le volume de documents attendu.

Après votre inscription, vous recevrez 25 € de crédits gratuits pour explorer les fonctionnalités de la plateforme et déterminer si Doxis AI.dp répond à vos besoins.

Ensuite, configurez votre organisation et créez un projet pour commencer à utiliser les services.

À partir de là, vous pouvez activer les services Document Capturing – Prompt Builder et Flow Builder, comme illustré dans l’image ci‑dessous.

Étape 2 : Configurez votre prompt builder

Avant de passer au flow builder, vous devez d’abord configurer votre prompt builder. Cet outil vous permet de créer des instructions spécifiques pour votre module de capture de données, selon votre cas d’usage.

Dans le prompt builder, vous pouvez choisir des prompts existants selon le type de document, par exemple une facture ou un CV. Vous pouvez aussi créer un prompt entièrement personnalisé et y ajouter les champs de données souhaités.

Dans notre exemple, vous créez et ajoutez des champs spécifiques à extraire des e‑mails, comme noms, noms d’entreprise, numéros de téléphone et adresses e‑mail.

Pour ajouter un champ de numéro de téléphone :

• Dans la colonne de gauche, sélectionnez Prompt Builder puis + New Preset.
• Nommez le prompt et cliquez sur + Start from scratch.
• Indiquez le nom du champ (phone number) et entrez le prompt : What is the phone number in this document?
• Cliquez sur + Add Field et enregistrez le prompt.

Répétez l’opération pour les autres champs, et vous êtes prêt à créer le flux !

Étape 3 : Sélectionnez la source d’entrée

Dans cette étape, choisissez la source d’entrée de vos données. Deux options, 1) utiliser votre propre compte e‑mail (par ex. Gmail) en vous connectant avec vos identifiants puis en sélectionnant l’emplacement des données; 2) utiliser l’adresse e‑mail que Doxis AI.dp a créée pour vous (option la plus simple).

Comme les informations de leads peuvent se trouver dans une pièce jointe ou dans le corps de l’e‑mail, il est utile de préciser que la plateforme peut extraire les données dans les deux cas.

Pour simplifier, nous allons ici extraire les données du corps du message.

Allez dans le Flow Builder de la plateforme. Dans le menu de gauche, sélectionnez Flow Builder, puis New Flow -> + From scratch, et donnez un nom à votre flux.

Dans le flow builder, choisissez votre source d’entrée en cliquant sur Select Trigger, puis recherchez Doxis AI.dp -> Inbox: New Email.

Pour tester cette étape, envoyez simplement un e‑mail à l’adresse de test fournie afin de générer des données d’exemple pour la plateforme.

Étape 4 : Capturer et extraire les données

La prochaine étape consiste à sélectionner le module de capture de documents, qui extrait tous les champs de données des documents dans le dossier d’entrée.

Ajoutez une étape supplémentaire dans le flux en cliquant sur +, puis recherchez Doxis AI.dp -> Document Capture: Prompt Builder. Ce module utilisera le prompt builder configuré précédemment pour extraire uniquement les champs souhaités. Configurez ensuite :

• Connection : Default AI.dp Platform
• Configuration : Prompt créé à l’étape 2
• File or URL : Inbox: New Email -> text

Lancez un test rapide pour confirmer que Doxis extrait bien les champs. Si le résultat est conforme aux attentes, parfait !

Important! Par défaut, les données extraites de l’e‑mail sont converties au format JSON. 

Pour l’intégration CRM, les informations extraites peuvent rester au format JSON ou être converties en CSV, selon le format accepté par votre application CRM.

Dans notre exemple, le CSV fonctionne mieux pour PipeDrive ; nous allons donc ajouter .csv dans la case File or URL : Inbox: New Email -> text.csv.

Étape 5 : Sélectionnez la sortie

Après avoir extrait et converti les données, il est temps de choisir votre sortie, qui sera ici l’application CRM utilisée dans votre entreprise. Les plus fréquentes sont Zoho, Salesforce et PipeDrive. Dans notre exemple, nous utilisons PipeDrive.

Sur demande, l’équipe Doxis peut configurer la sortie de votre flux vers le CRM de votre choix ! N’hésitez pas à nous contacter.

Pour notre Flux. Ajoutez l’étape finale en cliquant sur +, puis recherchez PipeDrive -> Create Lead. Connectez votre compte à la plateforme et sélectionnez un composant pour nommer le new lead. Par exemple, utilisez le nom de l’expéditeur en cliquant sur la case Title et en choisissant : Inbox: New Email -> envelope -> from -> name.

Félicitations ! Vous avez mis en place avec succès une génération automatisée de leads par e‑mail avec Doxis AI.dp. Désormais, vos leads seront capturés avec précision et envoyés directement dans votre CRM, ce qui vous fera gagner du temps et réduira les erreurs.

Et n’oubliez pas : si vous traitez un volume important de documents, vous n’êtes pas obligé de créer le flux vous‑même ! Contactez‑nous, nous serons ravis de vous aider.

Et n’oubliez pas : si vous traitez un volume important de documents, vous n’êtes pas obligé de créer le flux vous‑même ! Contactez‑nous, nous serons ravis de vous aider.

Avantages de l’automatisation de l’intégration des e‑mails dans le CRM avec Doxis

Créer un flux automatisé pour générer des leads à partir d’e‑mails et les intégrer dans un CRM ne se limite pas à automatiser la saisie des données pour votre département commercial. En automatisant ce processus avec un logiciel comme Doxis, votre entreprise peut profiter directement des bénéfices suivants :

• Listes de leads élargies pour la vente : Avec Doxis, vous ne perdez jamais un lead. Facilitez les relances auprès des prospects et débloquez de nouvelles opportunités commerciales grâce à l’exportation automatisée des e‑mails, afin que votre entreprise garde le suivi de toutes les opportunités qui se présentent.

• Précision et traitement rapide : Doxis AI.dp garantit l’exactitude des données de votre CRM en automatisant l’extraction des leads et en éliminant les erreurs humaines. Grâce à un large éventail d’intégrations, vous pouvez facilement exporter les données vers Google Sheets, des CRM ou des logiciels comptables, optimisant ainsi vos opérations sur plusieurs plateformes.

• Personnalisation et flexibilité : Doxis AI.dp est une plateforme conviviale et no‑code qui vous permet de créer des flux à partir de modèles ou depuis zéro, d’utiliser le prompt builder alimenté par l’IA pour des champs spécifiques, ou même d’entraîner le modèle sur n’importe quel type de document.

• Sécurité et confidentialité des données : En étant conforme au RGPD et certifiée ISO, Doxis protège les données clients en les exportant automatiquement depuis les e‑mails, réduisant ainsi les risques liés à la saisie manuelle et garantissant la confidentialité de leurs informations.

• Contrôle total : Prenez la main sur le processus de gestion des leads en utilisant la fonctionnalité Human‑in‑the‑Loop à n’importe quelle étape du flux. Vous avez ainsi un contrôle précis sur le moment, la méthode et l’endroit où les leads sont exportés dans votre système CRM.

Automatiser l’intégration des leads e‑mail avec Doxis permet de rationaliser les tâches administratives répétitives, offrant à votre équipe commerciale un processus simplifié pour qualifier les leads et gérer les prospects.

Mais l’optimisation ne s’arrête pas là. Avec notre plateforme, vous pouvez également automatiser les processus de vérification, d’anonymisation ou de classification des données.

Prêt à améliorer votre processus de génération de leads ? Contactez nos experts pour plus d’informations ou réservez une démonstration gratuite ci‑dessous !

FAQ