Si vous lisez cette page, vous êtes probablement déçu par votre fournisseur actuel de solutions d’OCR. Peut-être que la solution n’est pas aussi bonne que vous l’espériez et qu’elle ne donne pas les résultats promis.
Il se peut également que votre fournisseur actuel d’OCR manque de support. Ou encore que la précision de l’extraction des données n’est pas conforme à ce qui vous avait été annoncé au départ. Si c’est le cas, il est temps de changer de fournisseur!
Avec les récents progrès de l’IA et de l’OCR, vous n’avez plus à vous contenter de moins. De nombreux excellents fournisseurs d’OCR peuvent vous aider à faire passer votre entreprise au niveau supérieur.
Dans ce blog, nous allons voir pourquoi vous devriez changer de fournisseur d’OCR, et à quel point il est facile de changer de logiciel d’OCR.
Pourquoi devriez-vous changer de fournisseur d’OCR?
La réponse est très simple. Le fournisseur d’OCR avec lequel vous travaillez détermine en grande partie la manière dont vos flux de travail et vos opérations commerciales sont optimisées. Il détermine non seulement le temps, l’argent et les efforts que vous pouvez économiser, mais aussi le degré de satisfaction de vos employés.
Supposons qu’un certain fournisseur d’OCR ait fourni le service dont vous aviez besoin dans le passé, mais comme votre entreprise a changé et évolué, certaines parties ou l’ensemble du logiciel ne vous conviennent plus.
Il se peut que vous ayez étendu vos activités à un autre pays et que vous deviez prendre en charge différentes langues. Ou encore, votre volume mensuel de documents a considérablement augmenté et vous avez besoin d’une solution évolutive et rapide.
Si votre solution actuelle ne peut plus vous aider efficacement, il est temps de changer!
Mais comment savoir vers quel fournisseur vous devez changer? Nous vous proposons la section suivante, dans laquelle nous vous partageons des conseils sur la façon de comparer différents fournisseurs.
Comment comparer les fournisseurs d’OCR
Avant de changer de logiciel, vous devez comparer les différents fournisseurs pour trouver celui qui offre la solution la plus appropriée. Dans ce qui suit, nous allons discuter des points principaux que nous conseillons de comparer et vous fournir une liste de contrôle de comparaison que vous pouvez télécharger.
Éléments principaux sur lesquels vous pouvez comparer les vendeurs:
- Précision
- Support
- Vitesse
- Évolutivité
- Conformité juridique
- Support linguistique
- Couverture des documents
Précision
Le taux de précision d’une solution OCR influence grandement les opérations de votre entreprise.
Pour certains secteurs, un taux de précision de 80% est suffisant. Si cela ne vous suffit pas, vous devez rechercher un fournisseur capable d’offrir une solution qui couvre les 15 à 20% restants.
Une solution possible pour combler cette différence est l’automatisation “human-in-the-loop”, avec laquelle les données extraites sont d’abord vérifiées par un humain, puis saisies dans la base de données. Vous pouvez trouver plus d’informations sur cette solution dans notre guide sur “human-in-the-loop”.
Notez qu’une marge d’erreur de 1% dans l’extraction des données peut déjà faire perdre des millions d’euros aux entreprises.
Quoi qu’il en soit, avant de décider de l’achat d’une solution d’OCR, nous vous conseillons de demander au vendeur de vous montrer la preuve de son taux de précision déclaré ou de vous permettre de tester la solution.
Support
Le support clientèle détermine la réussite ou l’échec de votre collaboration avec le fournisseur. Par conséquent, une bonne assistance accélère le succès à long terme de votre entreprise.
Avant de mettre en place un nouveau logiciel d’OCR, assurez-vous que l’équipe chargée du suivi de la clientèle est capable de vous aider efficacement et rapidement. Il est également utile de vérifier si le fournisseur propose une bonne documentation qui simplifie le processus de mise en œuvre.
Vous pourrez alors vous assurer que le logiciel répond mieux à vos besoins et convient à votre contexte.
Vitesse
L’un des avantages les plus notables de l’utilisation de l’OCR est la rapidité avec laquelle elle traite de grands volumes de documents. D’une manière générale, les données sont extraites et stockées dans votre base de données presque en temps réel.
Cependant, la vitesse à laquelle les données peuvent être extraites d’un document diffère selon les fournisseurs. Une extraction de données plus lente signifie des flux de travail plus lents, ce qui entraîne des délais d’exécution plus longs.
Lors du processus de prise de décision, assurez-vous de tester la vitesse de chaque solution dans une configuration réelle.
Évolutivité
Lorsque votre entreprise se développe, la quantité de documents à traiter augmente également. Il vous faut donc un fournisseur capable de suivre votre développement et de traiter des volumes de documents plus élevés lorsque vous en avez besoin.
Réfléchissez bien à votre décision, car vous ne voulez pas être freiné dans votre progression, simplement parce que le fournisseur que vous avez choisi n’a pas la capacité de vous soutenir.
Conformité juridique
Avant de vous engager avec un fournisseur d’OCR, nous vous conseillons de clarifier les normes de sécurité exigées par votre entreprise. Des normes juridiques différentes s’appliquent à des pays différents.
Il serait donc utile de comprendre dès le départ les normes de conformité juridique des différents fournisseurs. Klippa, par exemple, peut se conformer à différents types de normes de sécurité, car nous proposons des options d’hébergement aux États-Unis et en Europe.
Vérifiez également si un fournisseur stocke vos données sur son serveur, car cela a un impact important sur la conformité juridique. Trouvez un fournisseur capable de se conformer aux normes légales de votre secteur et de votre pays avant de vous engager!
Support linguistique
Votre entreprise opère-t-elle à l’échelle internationale? Si oui, une fonction de support linguistique appropriée est importante pour vous.
Travaillez-vous uniquement avec les langues de l’alphabet latin ou avez-vous besoin que la solution prenne également en charge les langues non-latines? Ce sont des questions importantes à se poser, car elles déterminent quels documents peuvent être traités.
Couverture des documents
Quels sont les documents que vous souhaitez traiter? Les fournisseurs de solutions d’OCR que vous avez sélectionnés prennent-ils en charge ces types de documents? C’est ce qui fait ou défait l’affaire, car le logiciel doit être capable de traiter les documents que vous utilisez dans vos activités de tous les jours.
Dans certains cas, la solution d’OCR n’est pas encore capable de traiter un certain document, mais la plupart des fournisseurs sont tout à fait disposés à collaborer et à former le logiciel en conséquence. Nous vous conseillons de trouver un fournisseur qui prend déjà en charge les documents nécessaires ou qui dispose de ressources pour entraîner le logiciel.
Maintenant que nous avons couvert les différents éléments principaux, nous devrions examiner de plus près le processus de changement de fournisseur d’OCR.
Quelle est la procédure à suivre pour changer de fournisseur d’OCR?
Quand vous souhaitez changer de fournisseur d’OCR, il est sage d’explorer d’abord le marché. Ensuite, vous devez contacter différents fournisseurs et créer une courte liste de ceux qui offrent potentiellement un meilleur service que votre fournisseur actuel.
Après cela, vous pourrez procéder aux étapes suivantes:
- Demander une démo
- Tester l’API
- Cartographie des domaines JSON
- Intégrer l’API
- Commencez à utiliser le nouveau fournisseur d’OCR
1. Demander une démo
Cette étape est probablement évidente pour vous, mais avant de vous engager avec un nouveau fournisseur d’OCR, vous devriez demander une démonstration. Vous pourrez ainsi faire connaissance avec le fournisseur, lui poser des questions et découvrir s’il peut mieux résoudre votre problème.
Si vous êtes satisfait de ce que vous voyez et entendez, l’étape suivante consiste à tester l’API.
2. Tester l’API
Une fois la démo réussie, nous vous conseillons de tester l’API pour voir à quoi ressemble la sortie du nouveau fournisseur. Il est très probable que l’ancien et le nouveau fournisseur utilisent des noms différents pour les domaines qui doivent être extraits.
Il est important d’examiner ceci dans la phase de test, afin que vous puissiez vous préparer aux changements qui doivent être apportés. Cela nous amène à l’étape suivante: Cartographier les domaines JSON.
3. Cartographie des domaines JSON
Comme indiqué précédemment, le nom des données de sortie (en JSON) sera très probablement différent des noms des sorties du nouveau fournisseur. Il est essentiel de connecter au niveau interne les anciens noms avec le nouveau nom du domaine de sortie.
De cette façon, une fois utilisé, l’OCR sait quelles données doivent être extraites et quelle sortie il doit afficher. Il est ensuite temps d’intégrer l’API.
4. Intégrer l’API
L’intégration de l’API dans votre infrastructure actuelle ne devrait pas être difficile, surtout si vous utilisiez auparavant une API. Si le fournisseur peut vous proposer une documentation claire et facile à comprendre, le processus d’intégration devrait être efficace et simple.
Cette partie peut être réalisée en quelques heures, en fonction des ressources de votre entreprise (i.e. des personnels qualifiés et du temps). Une fois que tout est configuré et intégré, vous êtes prêt à utiliser le nouveau logiciel d’OCR.
Vous vous demandez si ce processus est vraiment aussi facile? Vous trouverez la réponse dans la section suivante.
Est-il facile de changer de fournisseur d’OCR?
En réalité, l’ensemble du processus de changement de fournisseur d’OCR ne prendra que quelques jours. Gardez à l’esprit que la plupart du temps sera consacré à tester la nouvelle solution. Vous ne voulez pas vous engager sans faire de recherches sur le fournisseur et sans tester sa solution.
L’intégration actuelle de l’API peut être réalisée en une journée, ce qui rend ce processus très rapide et facile.
N’oubliez pas que votre ancien contrat doit être annulé, par contre le processus d’intégration d’une nouvelle solution peut coïncider avec la période de clôture. Ainsi, la nouvelle solution est configurée et prête à être utilisée le jour où votre ancienne solution expire.
Tout cela semble assez facile, non? La dernière question qui reste est alors de savoir quel fournisseur d’OCR il faut choisir? Bien sûr, nous pensons que Klippa est une excellente option, quel que soit le secteur, mais la décision vous appartient. Si vous voulez savoir pourquoi d’autres entreprises ont décidé de passer à Klippa, poursuivez votre lecture.
Pourquoi d’autres entreprises passent-elles à Klippa?
Nous, en tant que Klippa, avons rencontré quelques entreprises qui souhaitaient changer de fournisseur d’OCR. Certaines de ces entreprises utilisent un fournisseur d’OCR depuis des années, et sont devenues clientes lorsque le fournisseur était encore en phase de démarrage.
Avec le temps, le fournisseur s’est développé et l’attention personnelle, la communication rapide et la résolution rapide des problèmes se sont affaiblies. Cela a provoqué des frustrations et l’envie de changer de fournisseur d’OCR.
Une autre raison courante est l’inquiétude concernant la conformité au GDPR. Nous parlons souvent à des entreprises qui s’inquiètent de la protection de leurs données sensibles. Les États-Unis ayant des normes juridiques différentes, les entreprises pensent à passer à un fournisseur d’OCR Européen qui se conforme aux normes de leur entreprise et de leur secteur.
Chez Klippa, nous accordons de l’importance à la conformité légale et à la protection des données et nous proposons donc différentes options d’hébergement dans le monde entier. En plus, avec Klippa DocHorizon, vous pouvez non seulement extraire, catégoriser et vérifier les données, mais aussi masquer les données et détecter la fraude documentaire.
Les clients actuels apprécient particulièrement notre transparence sur les capacités du logiciel. Si une fonctionnalité n’est pas encore assez avancée ou si un certain document n’est pas pris en charge, nous le faisons savoir dès le début.
Avec ces exemples en tête, nous voulons vous expliquer comment vous pouvez facilement passer à Klippa.
Comment passer à Klippa?
Avec une équipe de support expérimentée et une bonne documentation, Klippa peut vous aider à faire la transition sans problème. Avec notre service d’intégration, nous fournissons une aide technique et des conseils tout au long du processus de mise en œuvre.
En outre, nous proposons une réunion de mise en œuvre pour optimiser l’implémentation de l’API et donner des conseils et des techniques pour exploiter au mieux notre solution.
Dans une situation idéale, les noms des domaines sont définis de votre côté, et les développeurs sont disponibles pour la réalisation. La connexion à notre solution peut alors être mise en place en une heure.
En outre, en tant que client, vous avez accès à notre équipe chargée de la réussite des clients, qui vous conseille et vous aide lorsque vous rencontrez des problèmes techniques. En outre, nous nous efforçons de tenir compte de vos commentaires et d’améliorer nos produits en fonction de vos besoins.
Nous voulons que le changement soit aussi facile que possible pour vous. Si vous êtes prêt à changer, mais que vous avez encore des questions, n’hésitez pas à contacter l’un de nos experts ou à réserver une démonstration via le formulaire ci-dessous!