Als je dit leest, ben je waarschijnlijk teleurgesteld in je huidige OCR-leverancier.
Misschien is de oplossing niet zo goed als je had verwacht en levert het niet de beloofde resultaten. Het kan ook zijn dat je huidige OCR-leverancier onvoldoende ondersteuning biedt. Of dat de nauwkeurigheid van de gegevens-extractie niet in overeenstemming is met wat je aanvankelijk had gehoopt. Als dat het geval is, dan is het hoog tijd om van leverancier te veranderen!
Met de recente vooruitgang in AI en OCR hoef je geen genoegen meer te nemen met minder. Veel geweldige OCR-aanbieders kunnen je helpen jouw bedrijf naar een hoger niveau te tillen.
In deze blog bespreken we waarom je van OCR-provider zou moeten veranderen en hoe eenvoudig het eigenlijk is om van OCR-software te veranderen.
Waarom zou je van OCR-provider wisselen?
Het antwoord is heel eenvoudig! De OCR-aanbieder waarmee je werkt, bepaalt in grote mate hoe goed je werkstroom en bedrijfsvoering worden gestroomlijnd. Het bepaalt niet alleen hoeveel tijd, geld en moeite je kunt besparen, maar ook hoe tevreden je werknemers zijn.
Stel, een bepaalde OCR-leverancier leverde de service die je in het verleden nodig had, maar omdat je bedrijf is veranderd, passen grote delen of zelfs de hele software niet meer bij je.
Misschien ben je uitgebreid naar een ander land en moeten er meerder talen worden ondersteund. Of je maandelijkse document-volume is drastisch toegenomen en daarom heb je een oplossing nodig die schaalbaar en snel is.
Zodra je huidige oplossing je niet meer voldoende kan ondersteunen, is het tijd voor verandering!
Maar hoe weet je naar welke provider je moet overstappen? In het volgende deel geven we tips over hoe je verschillende leveranciers kunt vergelijken.
Hoe vergelijk je OCR-providers?
Voordat je overstapt, moet je verschillende leveranciers vergelijken om erachter te komen welke software de meest geschikte oplossing biedt. Hieronder bespreken wij de belangrijkste punten die we je adviseren te vergelijken en bieden we een downloadbare vergelijkings-checklist.
Belangrijke punten waarop je leveranciers kunt vergelijken:
- Nauwkeurigheid;
- Ondersteuning;
- Snelheid;
- Schaalbaarheid;
- Wettelijke naleving;
- Taalondersteuning;
- Document-dekking.
Nauwkeurigheid
De nauwkeurigheid van een OCR-oplossing is van grote invloed op de activiteiten van je bedrijf.
Voor bepaalde sectoren is een nauwkeurigheid van 80% voldoende. Als dit voor jou niet voldoende is, moet je op zoek gaan naar een leverancier die een oplossing kan bieden voor de resterende 15-20%.
Een mogelijke oplossing om deze kloof te overbruggen is een human-in-the-loop automatisering, waarbij geëxtraheerde gegevens eerst door een mens worden gecontroleerd en vervolgens in de database worden ingevoerd. Meer informatie over deze oplossing vind je in onze human-in-the-loop gids.
Let wel op, een 1% foutmarge in de gegevens-extractie kan er al toe leiden dat bedrijven miljoenen euro’s verliezen.
Hoe dan ook, voordat je beslist welke OCR-oplossing je aanschaft, raden wij je aan de verkoper te vragen je het bewijs van hun vermelde nauwkeurigheidspercentage te laten zien of je de oplossing te laten testen.
Ondersteuning
Klantenondersteuning bepaalt of je samenwerking met de leverancier floreert of mislukt. Daarom versnelt de juiste ondersteuning het succes van jouw bedrijf op lange termijn.
Voordat je een nieuwe OCR-software implementeert, moet je ervoor zorgen dat het klanten-team je efficiënt en snel kan helpen. Het is ook zinvol om na te gaan of de leverancier goede documentatie biedt die het implementatieproces vereenvoudigt.
Dan kun je ervoor zorgen dat de software beter aansluit bij je behoeften en is aangepast is aan jouw context.
Snelheid
Één van de opvallendste voordelen van het gebruik van OCR is de snelheid waarmee het grote hoeveelheden documenten verwerkt. Over het algemeen worden gegevens bijna in realtime geëxtraheerd en opgeslagen in je database.
Toch verschilt de snelheid waarmee gegevens uit een document kunnen worden gehaald per leverancier. Langzamere gegevens-extractie betekent tragere werkstromen, wat leidt tot langere doorlooptijden.
Test tijdens het besluitvormingsproces de snelheid van elke oplossing in een reële omgeving.
Schaalbaarheid
Wanneer je bedrijf groeit, neemt ook de hoeveelheid documenten die je moet verwerken toe. Daarom heb je een leverancier nodig die je groei kan bijhouden en grotere hoeveelheden documenten kan verwerken wanneer je ze nodig hebt.
Denk goed na over je beslissing, want je wilt niet geremd worden in je groei, alleen maar omdat de door jou gekozen leverancier niet de capaciteit heeft om je te ondersteunen.
Wettelijke naleving
Voordat je je aan een OCR-provider verbindt, raden wij je aan de beveiligingsnormen die jouw bedrijf vereist, te verduidelijken. Voor verschillende landen gelden ook verschillende wettelijke normen.
Daarom is het slim om in een vroeg stadium inzicht te krijgen in de wettelijke naleving van de verschillende leveranciers. Klippa kan bijvoorbeeld voldoen aan verschillende soorten beveiligingsnormen, omdat wij hosting-opties aanbieden in de Verenigde Staten en in Europa.
Controleer ook of een leverancier jouw gegevens op zijn server opslaat, aangezien dit van grote invloed is op de naleving van de wetgeving. Zoek een leverancier die kan voldoen aan de wettelijke normen van jouw branche en land voordat je je vastlegt!
Taalondersteuning
Opereert je bedrijf internationaal? Zo ja, dan is passende taalondersteuning belangrijk.
Werk je alleen met talen met het Latijnse alfabet of moet de oplossing ook niet-Latijnse talen ondersteunen? Dit zijn belangrijke vragen om jezelf te stellen, want dit bepaalt welke documenten kunnen worden verwerkt.
Documentondersteuning
Welk type documenten wil je verwerken? Ondersteunen de OCR-leveranciers die je op een rijtje hebt gezet deze documenttypes ook? Dit is wat de deal maakt of breekt, want de software moet de documenten kunnen verwerken waarmee jij in je dagelijkse bedrijfsvoering werkt.
In sommige gevallen kan de OCR-oplossing een bepaald document nog niet verwerken, maar de meeste leveranciers zijn zeer bereid om samen te werken en de software daarop te trainen. Wij adviseren een leverancier te zoeken die de benodigde documenten al ondersteunt of middelen beschikbaar heeft om de software te trainen.
Nu we de verschillende kernpunten hebben behandeld, moeten we het proces om van OCR-leverancier te veranderen nader bekijken.
Hoe werkt het overstappen van OCR-provider?
Wanneer je van OCR-aanbieder wilt veranderen, is het verstandig eerst de markt te verkennen. Vervolgens moet je contact opnemen met verschillende leveranciers en een korte lijst opstellen van leveranciers die mogelijk een betere service bieden dan jouw huidige leverancier.
Daarna kunnen de volgende stappen worden uitgevoerd:
- Vraag een demo aan;
- De API testen;
- JSON-velden in kaart brengen;
- Integreer de API;
- De nieuwe OCR-provider gaan gebruiken.
1. Vraag een demo aan
Deze stap ligt waarschijnlijk voor de hand, maar voordat je je aan een nieuwe OCR-leverancier verbindt, moet je een demo aanvragen. Op die manier kun je de leverancier leren kennen, vragen stellen en ontdekken of ze jouw probleem beter kunnen oplossen.
Als je tevreden bent met wat je ziet en hoort, is de volgende stap het testen van de API.
2. Test de API
Als de demo geslaagd is, raden we aan de API te testen om te zien hoe de uitvoer van de nieuwe leverancier eruit ziet. Waarschijnlijk gebruiken jouw oude en nieuwe leverancier verschillende namen voor de velden die moeten worden geëxtraheerd.
Het is belangrijk om daar in de testfase naar te kijken, zodat je je kunt voorbereiden op veranderingen die moeten worden doorgevoerd. Dit brengt ons bij de volgende stap: Het in kaart brengen van JSON-velden.
3. Het in kaart brengen van JSON-velden
Zoals eerder vermeld, zal de naam van de uitvoergegevens, in JSON, waarschijnlijk verschillen van de namen van de uitvoer van de nieuwe leverancier. Het is essentieel om intern de oude namen te verbinden met de nieuwe naam van het output-veld.
Op die manier weet de OCR, wanneer eenmaal in gebruik, welke gegevens moeten worden geëxtraheerd en welke output hij moet tonen. Dan is het tijd om de API te integreren.
4. De API integreren
De integratie van de API in je huidige infrastructuur zou niet moeilijk moeten zijn, vooral als je al eerder een API gebruikte. Als de leverancier je duidelijke en gemakkelijk te begrijpen documentatie kan bieden, zou het integratieproces efficiënt en ongecompliceerd moeten zijn.
Dit deel kan in enkele uren worden gedaan, afhankelijk van de middelen van je bedrijf, zoals bekwame mensen en tijd. Zodra alles is ingesteld en geïntegreerd, ben je klaar om de nieuwe OCR-software te gebruiken.
Vraag je je nou af hoe eenvoudig dit hele proces eigenlijk is? Je vindt het antwoord in de volgende paragraaf!
Hoe makkelijk is het om van OCR-provider te wisselen?
Realistisch gezien zal het hele proces van verandering van OCR-provider een paar dagen in beslag nemen. Houd er rekening mee dat de meeste tijd gaat zitten in het testen van de nieuwe oplossing. Je wilt niet in de volgende verbintenis springen zonder goed onderzoek naar de leverancier en het testen van hun oplossing.
De feitelijke integratie van de API kan binnen een dag plaatsvinden, waardoor dit proces zeer snel en gemakkelijk verloopt.
Vergeet niet dat je oude contract moet worden beëindigd, maar het proces van de integratie van een nieuwe oplossing kan de beëindigingsperiode overlappen. Op die manier is de nieuwe oplossing ingesteld en klaar voor gebruik op de dag dat je oude oplossing afloopt.
Klinkt allemaal vrij eenvoudig, toch? De laatste vraag die overblijft is dan welke OCR provider te kiezen? Natuurlijk denken wij dat Klippa een geweldige optie is, ongeacht de branche, maar de beslissing is aan jou. Als je wilt weten waarom andere bedrijven hebben besloten over te stappen op Klippa, lees dan verder.
Waarom stappen andere bedrijven over naar Klippa?
Wij, als Klippa, zijn een aantal bedrijven tegengekomen die van OCR-leverancier wilden veranderen. Sommige van deze bedrijven gebruiken al jaren één OCR-leverancier en werden klant toen de leverancier nog in de opstartfase zat.
Na verloop van tijd groeide de leverancier en verzwakten de persoonlijke zorg, de snelle communicatie en het snel oplossen van problemen. Dit leidde tot frustratie en de drang om van OCR-leverancier te veranderen.
Een andere veel voorkomende reden is de zorg over GDPR-compliance. Wij spreken vaak bedrijven die zich zorgen maken over de bescherming van hun gevoelige gegevens. Omdat de Verenigde Staten andere wettelijke normen heeft, denken bedrijven erover om over te stappen naar een Europese OCR-provider die voldoet aan de normen van hun bedrijf en branche.
Bij Klippa hechten we veel waarde aan naleving van de wetgeving en gegevensbescherming en daarom bieden we verschillende hosting-opties over de hele wereld. Bovendien kun je met Klippa DocHorizon niet alleen gegevens extraheren, categoriseren en verifiëren, maar ook gegevens maskeren en document-fraude opsporen.
Huidige klanten waarderen vooral onze transparantie over de mogelijkheden van de software. Als een functie nog niet volwassen genoeg is, of een bepaald document niet wordt ondersteund, communiceren we dat vanaf het begin.
Met deze voorbeelden in je achterhoofd, willen we je uitleggen hoe je eenvoudig naar Klippa zou kunnen overstappen.
Hoe stap je over naar Klippa?
Met een ervaren support-team en goede documentatie kan Klippa je helpen de overstap naadloos te maken. Met onze instromingsservice bieden we technische hulp en begeleiding tijdens het hele implementatieproces.
Daarnaast bieden we een implementatiebijeenkomst om de implementatie van de API te optimaliseren en geven we tips en trucs om het maximale uit onze oplossing te halen.
In een ideale situatie zijn de veldnamen van jouw kant in kaart gebracht en zijn er ontwikkelaars beschikbaar voor de implementatie. De verbinding met onze oplossing kan dan binnen een uur worden opgezet.
Verder heb je als klant toegang tot ons customer-success team dat begeleiding en hulp biedt bij technische problemen. Bovendien streven we ernaar jouw feedback te implementeren en onze producten te verbeteren op basis van jouw behoeften.
We willen de overstap voor jou zo gemakkelijk mogelijk maken. Als jij klaar bent voor de overstap, maar nog vragen heeft, neem dan gerust contact op met een van onze experts, of boek een demo via onderstaand formulier!