Si estás leyendo esto, probablemente estás decepcionado con tu proveedor actual de OCR. Puede que la solución no sea tan buena como esperabas y no ofrezca los resultados prometidos.
También podría ser que tu proveedor actual de OCR carezca de asistencia. O que la precisión de la extracción de datos no concuerde con lo que te dijeron en un principio. Si es así, es hora de cambiar de proveedor.
Con los recientes avances en IA y OCR, ya no tienes que conformarte con menos. Muchos grandes proveedores de OCR pueden ayudarte a llevar a tu empresa al siguiente nivel.
En este blog, hablaremos de por qué deberías cambiar de proveedor de OCR y de lo fácil que es cambiar de software de OCR.
¿Por qué deberías cambiar tu proveedor de OCR?
La respuesta es muy sencilla. El proveedor de OCR con el que trabajes definirá en gran medida la eficacia de tus flujos de trabajo y operaciones empresariales. No sólo define cuánto tiempo, dinero y esfuerzo puedes ahorrar, sino también lo contentos que están tus empleados.
Digamos que un determinado proveedor de OCR te proporcionaba el servicio que necesitabas en el pasado, pero como tu negocio ha cambiado y evolucionado, algunas partes o todo el software ya no te sirve.
Tal vez hayas ampliado tu negocio a otro país y necesites compatibilidad con distintos idiomas. O tu volumen mensual de documentos ha aumentado drásticamente y necesitas una solución escalable y rápida.
Una vez que tu solución actual ya no puede ofrecerte un apoyo suficientemente eficaz, ha llegado el momento de cambiar.
Pero, ¿cómo sabes a qué proveedor debes cambiar? En la siguiente sección te damos consejos sobre cómo comparar distintos proveedores.
Cómo comparar proveedores de OCR
Antes de cambiar, deberías comparar distintos proveedores para averiguar qué software ofrece la solución más adecuada. A continuación, analizaremos los puntos clave que aconsejamos comparar y te proporcionamos una lista de comparación descargable.
Puntos clave para comparar proveedores:
- Precisión
- Asistencia
- Velocidad
- Escalabilidad
- Cumplimiento legal
- Compatibilidad con distintos idiomas
- Cobertura de documentos
Precisión
El índice de precisión de una solución de OCR influye enormemente en las operaciones de tu empresa.
Para determinados sectores, un índice de precisión del 80% es suficiente. En caso de que esto no sea suficiente para ti, debes buscar un proveedor que sea capaz de ofrecer una solución que cubra el 15 – 20% que falta.
Una posible solución para superar esta brecha es la automatización human-in-the-loop, con la que los datos extraídos son verificados primero por un humano y luego introducidos en la base de datos. Puedes encontrar más información sobre esta solución en nuestra guía human-in-the-loop.
Ten en cuenta que, con un margen de error del 1% en la extracción de datos, las empresas ya pueden perder millones de euros.
En cualquier caso, antes de decidir qué solución de OCR comprar, te aconsejamos que le pidas al proveedor que te muestre pruebas de su índice de precisión o que te permitan probar la solución.
Asistencia
La asistencia al cliente determina si tu colaboración con el proveedor va a prosperar o a fracasar. Por lo tanto, un buen servicio al cliente acelera el éxito de tu empresa a largo plazo.
Antes de implementar un nuevo software de OCR, asegúrate de que el equipo de atención al cliente es capaz de ayudarte de forma eficaz y rápida. También tiene sentido verificar si el proveedor ofrece una buena documentación que simplifique el proceso de implementación.
Así podrás asegurarte de que el software se adapte más a tus necesidades y a tu contexto.
Velocidad
Una de las ventajas más notables del uso del OCR es la velocidad con la que procesa grandes volúmenes de documentos. En general, los datos se extraen y almacenan en tu base de datos casi en tiempo real.
Sin embargo, la velocidad a la que se pueden extraer los datos de un documento varía según el proveedor. Una extracción de datos más lenta implica flujos de trabajo más lentos, lo que se refleja en plazos de entrega más largos.
En el proceso de toma de decisiones, asegúrate de probar la velocidad de cada solución en una configuración basada en la vida real.
Escalabilidad
Cuando tu empresa crece, aumenta también la cantidad de documentos que necesita procesar. Por lo tanto, necesitas un proveedor que sea capaz de seguir el ritmo de tu crecimiento y procesar mayores volúmenes de documentos cuando los necesites.
Piensa bien tu decisión, ya que no quieres que tu crecimiento se vea frenado sólo porque el proveedor que has elegido no tenga la capacidad para ayudarte.
Cumplimiento legal
Antes de contratar a un proveedor de OCR, te aconsejamos que aclares las normas de seguridad que requiere tu empresa. En cada país se aplican distintas leyes.
Por lo tanto, sería inteligente entender las normas de cumplimiento legal de los diferentes proveedores desde el principio. Klippa, por ejemplo, puede cumplir distintos tipos de normas de seguridad, ya que ofrecemos opciones de alojamiento en EE.UU. y en Europa.
Asimismo, debes verificar si el proveedor almacena tus datos en su servidor, ya que esto afecta en gran medida al cumplimiento de la ley. Busca un proveedor que cumpla las obligaciones legales de tu sector y de tu país antes de comprometerte.
Compatibilidad con distintos idiomas
¿Opera tu empresa a escala internacional? En caso de ser así, es importante que la solución sea compatible con todos los idiomas.
¿Sólo trabajas con idiomas del alfabeto latino o necesitas que la solución admita también idiomas no latinos? Estas preguntas son importantes, ya que determinan qué documentos pueden procesarse.
Cobertura de documentos
¿Qué documentos quieres procesar? ¿Son compatibles con este tipo de documentos los proveedores de OCR que has preseleccionado? Este es el factor decisivo, ya que el software debe ser capaz de procesar los documentos con los que trabajas a diario.
En algunos casos, la solución de OCR aún no es capaz de procesar un determinado documento, pero la mayoría de los proveedores están dispuestos a colaborar y entrenar al software para ello. Te recomendamos que busques un proveedor que ya sea compatible con los documentos necesarios o que disponga de recursos para formar al software.
Ahora que ya hemos cubierto los distintos puntos clave, deberíamos examinar más detenidamente el proceso de cambio de proveedor de OCR.
¿Cuál es el proceso para cambiar de proveedor de OCR?
Cuando quieras cambiar de proveedor de OCR, conviene que primero explores el mercado. Luego deberías ponerte en contacto con distintos proveedores y crear una lista corta de los que potencialmente ofrecen un servicio mejor que el actual.
Después, se pueden llevar a cabo los siguientes pasos:
- Solicita una demostración
- Prueba la API
- Establece los campos JSON
- Integra la API
- Empieza a utilizar el nuevo proveedor de OCR
1. Solicita una demostración
Este paso es probablemente obvio para ti, pero antes de comprometerte con un nuevo proveedor de OCR, deberías pedir una demostración. Así podrás conocer al proveedor, hacerle preguntas y averiguar si puede resolver tu problema de la mejor manera posible.
Si estás contento con lo que ves y oyes, el siguiente paso sería probar la API.
2. Prueba la API
Si la demostración ha tenido éxito, te recomendamos que pruebes la API para ver cómo son los resultados del nuevo proveedor. Lo más probable es que tu antiguo y tu nuevo proveedor estén utilizando diferentes nombres para los campos que necesitan ser extraídos.
Es importante tener esto en cuenta en la fase de pruebas, para que puedas prepararte en caso de que se tengan que realizar cambios. Esto nos lleva al siguiente paso: Establecer los campos JSON.
3. Establece los campos JSON
Como se ha mencionado anteriormente, es muy probable que el nombre de los datos de salida (en JSON) difiera de los nombres de salida del nuevo proveedor. Es esencial conectar internamente los nombres antiguos con el nuevo nombre del campo de salida.
De esta forma, una vez en uso, el OCR sabe qué datos debe extraer y qué resultado debe mostrar. A continuación, llega el momento de integrar la API.
4. Integra la API
Integrar la API a tu infraestructura actual no debería ser difícil, sobre todo si ya has utilizado una API anteriormente. Si el proveedor puede ofrecerte una documentación clara y fácil de entender, el proceso de integración debería ser eficiente y sin complicaciones.
Esta parte puede hacerse en cuestión de horas, dependiendo de los recursos de tu empresa ( por ejemplo, personal cualificado y tiempo). Una vez que todo esté configurado e integrado, estarás listo para utilizar el nuevo software de OCR.
¿Te estás preguntando lo fácil que es realmente todo este proceso? Encuentra la respuesta en la siguiente sección.
¿Qué tan fácil es cambiar tu proveedor de OCR?
Siendo realistas, todo el proceso de cambio de proveedor de OCR llevará un par de días. Ten en cuenta que la mayor parte del tiempo se dedicará a probar la nueva solución. No te conviene lanzarte al siguiente compromiso sin haber investigado adecuadamente al proveedor y haber probado su solución.
La integración en sí de la API podría realizarse en un día, lo que hace que este proceso sea muy rápido y sencillo.
Recuerda que tu antiguo contrato debe terminarse, pero el proceso de integración de una nueva solución puede realizarse durante el período de terminación. De este modo, la nueva solución estará configurada y lista para usar el día en que caduque su antigua solución.
Todo suena bastante fácil, ¿verdad? La última pregunta que nos queda es ¿qué proveedor de OCR elegir? Por supuesto, creemos que Klippa sería una gran opción independientemente del sector, pero la decisión depende de ti. Si quieres saber por qué otras empresas han decidido cambiarse a Klippa, no dejes de leer.
¿Por qué otras empresas se cambian a Klippa?
Nosotros, como Klippa, nos hemos encontrado con un par de empresas que querían cambiar de proveedor de OCR. Algunas de estas empresas han estado utilizando un proveedor de OCR durante años, y se convirtieron en clientes cuando el proveedor estaba todavía en la fase de start-up.
Con el tiempo, el proveedor creció y la atención personal, la comunicación rápida y la resolución rápida de problemas se debilitaron. Esto ha provocado frustración y la necesidad de cambiar de proveedor de OCR.
Otra razón común es la preocupación por el cumplimiento del GDPR. A menudo hablamos con empresas preocupadas por la protección de sus datos sensibles. Como Estados Unidos tiene diferentes estándares legales, las empresas piensan en cambiar a un proveedor de OCR Europeo que cumpla con los estándares de su empresa e industria.
En Klippa valoramos el cumplimiento legal y la protección de datos y por ello ofrecemos diferentes opciones de alojamiento en todo el mundo. Además, con Klippa DocHorizon no sólo puedes extraer, categorizar y verificar datos, sino también enmascarar datos y detectar el fraude documental.
Los clientes actuales valoran especialmente nuestra transparencia sobre las capacidades del software. Si una función aún no está lo suficientemente desarrollada, o un determinado documento no es compatible, lo comunicamos desde el principio.
Con estos ejemplos en mente, queremos explicarte cómo podrías cambiarte fácilmente a Klippa.
¿Cómo cambiar a Klippa?
Con un equipo de apoyo experimentado y una buena documentación, Klippa puede ayudarte a realizar el cambio sin problemas. Con nuestro servicio de incorporación, proporcionamos ayuda técnica y orientación durante todo el proceso de implementación.
Además, ofrecemos una reunión de implementación para optimizar la implementación de la API y dar consejos y trucos para sacarle el máximo provecho a nuestra solución.
En una situación ideal, los nombres de los campos están definidos por ti y los desarrolladores están disponibles para la implementación. La conexión a nuestra solución puede establecerse en una hora.
Además, como cliente, tienes acceso a nuestro equipo de atención al cliente, que te ofrece orientación y ayuda cuando surgen problemas técnicos. Además, nuestro objetivo es poner en práctica tus sugerencias y mejorar nuestros productos en función a tus necesidades.
Queremos que el cambio sea lo más fácil posible para ti. Si estás listo para el cambio, pero aún tienes algunas preguntas, no dudes en ponerte en contacto con uno de nuestros expertos o reserva una demostración a través del siguiente formulario.