Imaginez la scène : vous êtes submergé par des piles de documents, factures, bons de commande, contrats, et chaque minute passée à les numériser manuellement donne l’impression de ralentir votre flux de travail. C’est long, sujet aux erreurs et, soyons honnêtes, une tâche fastidieuse.
Heureusement, l’automatisation vient à la rescousse ! Automatiser vos processus de numérisation de documents peut sembler une étape insignifiante, mais en réalité, c’est un véritable catalyseur d’efficacité pour votre entreprise. Grâce à une plateforme d’Intelligent Document Processing (IDP), votre organisation peut optimiser ses flux documentaires, les rendant non seulement plus fluides, mais aussi plus intelligents.
Dans ce blog, vous trouverez un aperçu complet de ce que signifie automatiser les flux de travail de numérisation de documents. De la définition et des avantages aux cas d’utilisation, en passant par le processus étape par étape pour mettre en place l’automatisation, vous découvrirez comment la plateforme IDP peut être un atout précieux.
Points clés
- La numérisation de documents ne s’arrête pas à la digitalisation, mais à l’automatisation : Transformer les fichiers papier en documents numériques n’est que la première étape ; automatiser le flux de travail permet de libérer un réel gain de productivité et de précision.
- Doxis AI.dp automatise l’ensemble du cycle de vie des documents : De la numérisation et l’extraction à la classification, la conversion et l’export, toutes les étapes peuvent être optimisées au sein d’un seul flux intelligent.
- Vous pouvez créer des flux sans code adaptés à vos besoins : Avec le Flow Builder d’AI.dp, la mise en place d’un processus de digitalisation ne nécessite aucune compétence technique : quelques clics et des préréglages personnalisés suffisent.
- Des fonctionnalités intégrées de sécurité et de vérification protègent vos documents : De la détection de fraude documentaire au traitement conforme au RGPD, AI.dp garantit des flux de données sécurisés et vérifiés.
Qu’est-ce qu’un flux de travail de numérisation de documents ?
Un flux de travail de numérisation de documents comprend la capture des données, le traitement des documents et la conservation de documents physiques au format numérique. Traditionnellement, ce processus est manuel : il implique la numérisation physique, la nomination et l’organisation des fichiers.
Cette tâche fastidieuse laisse place à des erreurs qui impactent ensuite les processus de tri et d’indexation des documents. Mais cela n’a pas à être ainsi. Grâce aux avancées technologiques, il est désormais possible de rationaliser et d’automatiser ces étapes, réduisant la charge manuelle et augmentant la productivité.
Avantages des flux de travail automatisés de numérisation de documents
L’évolution vers un processus automatisé de numérisation de documents est motivée par un ensemble d’avantages concrets qui transforment en profondeur la manière de gérer vos documents :
- Gagner du temps dans les processus de numérisation : L’automatisation réduit considérablement le temps nécessaire pour numériser et organiser les documents. Ce qui prenait des heures peut désormais être réalisé en une fraction du temps, libérant vos équipes pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
- Garantir la cohérence et l’exactitude dans l’extraction de données : Les systèmes automatisés réduisent fortement les erreurs humaines et assurent une uniformité dans le traitement des documents, garantissant que chaque dossier est traité correctement.
- Accéder aux documents en temps réel : Une fois numérisés, les documents deviennent facilement consultables et accessibles. Vous ne perdez plus de temps à fouiller dans des piles de papiers : ce dont vous avez besoin est à portée de clic.
- Réduire les coûts opérationnels : La diminution des efforts manuels entraîne une réduction des coûts de main-d’œuvre et des ressources allouées. À long terme, l’automatisation rend le processus plus économique.
- Renforcer la sécurité : Dans un système automatisé, les documents numériques sont chiffrés et stockés de manière sécurisée. Cela minimise les risques liés au stockage physique, comme les dommages ou les pertes.
En intégrant ces avantages dans vos flux de travail, vous rationalisez non seulement la gestion documentaire, mais vous préparez également le terrain pour des processus plus efficaces, sécurisés et rentables.
Comment automatiser vos flux de numérisation de documents avec Doxis
La digitalisation documentaire n’a pas à être compliquée. Avec Doxis AI.dp, vous numérisez vos documents et nous nous occupons du reste. De la capture à l’extraction en passant par l’export, tout se déroule dans un flux automatisé fluide.
Et le meilleur ? Vous pouvez commencer gratuitement !
Voici comment mettre en place votre propre flux de numérisation de documents en quelques étapes simples :
Étape 1 : Numérisez vos documents
Commencez par transformer vos documents papier en fichiers numériques. Vous avez deux options : a) utiliser un scanner pour créer des copies numériques de vos fichiers, ou b) simplement utiliser l’appareil photo de votre smartphone.
Pour des résultats optimaux, nous vous recommandons d’utiliser le SDK de numérisation mobile de Doxis, il garantit des scans de meilleure qualité et une extraction d’informations plus précise.
Une fois vos documents numérisés, sauvegardez-les dans un dossier sur le cloud, comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox, afin de pouvoir y accéder facilement pour les prochaines étapes.
Étape 2 : Créez votre compte AI.dp
Avant de mettre en place votre premier flux, rendez-vous sur la plateforme AI.dp et inscrivez-vous. Il vous suffit de renseigner votre nom, votre adresse email et quelques autres détails pour démarrer.
Juste après votre inscription, vous recevrez 25 € de crédits offerts pour explorer et tester la plateforme, sans engagement.
Étape 3 : Sélectionnez la source d’entrée
Une fois connecté, créez une organisation et configurez un projet pour accéder aux services. Allez dans Paramètres du projet puis Services. Activez ensuite le modèle Document Capturing – Generic ainsi que le Flow Builder pour commencer. Cette configuration garantit que vous disposez de tout le nécessaire dès le départ !
Allez ensuite dans le Flow Builder et cliquez sur New Flow. Vous pouvez créer un nouveau flux en utilisant un modèle ou en partant de zéro. Pour ce guide, nous partons de zéro.
Choisissez maintenant votre source d’entrée, l’endroit où vos fichiers numérisés sont stockés. Par exemple, choisissons Google Drive.
Pour l’ajouter comme source d’entrée, cliquez sur la bulle 1. Select Trigger et cherchez Google Drive -> New File. Sur le côté droit de l’écran, connectez votre Google Drive et sélectionnez un dossier parent (le dossier où sont stockés vos documents).
Effectuez un test rapide pour vérifier que la source d’entrée fonctionne correctement avant de poursuivre.
Étape 4 : Extraire les données
La prochaine étape consiste à capturer et extraire les données de vos fichiers. Cliquez sur le bouton + situé sous 1. New File – Google Drive pour ajouter une nouvelle étape au flux. Choisissez le type de capture que vous souhaitez utiliser ; dans notre scénario, nous avons sélectionné Document Capture: Generic.
Ensuite, connectez cette option sélectionnée à votre dossier Google Drive et choisissez un fichier d’entrée dans la liste. La plateforme AI.dp se charge de lire, capturer, classer et extraire les données pour vous.
Mais elle peut faire bien plus : vérifier l’authenticité des documents, détecter la fraude, effectuer une détection des doublons et vous envoyer une alerte si l’un de vos fichiers est compromis.
N’oubliez pas de lancer un test pour vous assurer que l’extraction fonctionne comme prévu.
Étape 5 : Sélectionnez la destination de sortie
Une fois vos données capturées et formatées, il est temps de décider où elles doivent être envoyées. Selon votre usage, vous pouvez les stocker dans le cloud, les envoyer par email ou les intégrer à diverses applications.
Pour simplifier, nous avons de nouveau choisi Google Drive avec l’objectif de créer un nouveau fichier. Choisissez Google Drive -> New File et connectez-le encore à votre Drive sur notre plateforme. Définissez le composant qui donnera le nom de votre nouveau fichier, le texte et le type de contenu.
Testez une dernière fois l’ensemble du flux ; si tout fonctionne correctement, votre automatisation de numérisation de documents est prête à passer en production !
Et n’oubliez pas : si vous traitez un volume élevé de documents, vous n’êtes pas obligé de configurer le flux vous-même ! Contactez-nous, nous serons ravis de vous accompagner dans la mise en place.
Cas d’utilisation d’un flux de numérisation de documents
La numérisation automatisée de documents offre une multitude d’applications concrètes dans divers secteurs. Vous vous demandez quelles tâches peuvent tirer parti de cette automatisation ? Continuez à lire, nous vous présentons plusieurs usages réels.
Simplifier la conformité et les audits
Les institutions financières sont submergées par une multitude de documents : relevés de transactions, rapports de conformité ou dossiers d’audit. Ces documents incluent souvent des factures passées, des bilans comptables et des rapports financiers de fin d’année.
La mise en place d’un flux de numérisation automatise l’extraction des données de ces documents, garantissant précision et fiabilité pour les audits et la conformité réglementaire. Cette approche réduit non seulement le temps et l’effort liés à la saisie manuelle, mais améliore aussi la qualité des résultats, offrant des conclusions exactes lors des audits.
Améliorer la gestion des dossiers patients
Les hôpitaux et cliniques gèrent quotidiennement un grand volume de documents médicaux : carte d’assurance maladie, ordonnances, formulaires d’arrêt de travail, etc. S’assurer que toutes les informations soient correctement enregistrées dans la base de données est une tâche répétitive et chronophage. De plus, le traitement manuel génère un nombre préoccupant d’erreurs dans les dossiers médicaux.
Un processus automatisé de numérisation de documents réduit les inexactitudes dans les données patients et facilite l’accès rapide aux historiques médicaux. La mise en place d’un workflow protège également les informations sensibles conformément au RGPD, à la HIPAA et à d’autres réglementations, grâce à l’anonymisation et au masquage des données.
Optimiser la gestion des stocks et des factures
Les enseignes de vente au détail traitent un grand nombre de fiches d’inventaire, de factures fournisseurs et de bons de commande, sans oublier les innombrables tickets liés aux campagnes de remboursement ou aux programmes de fidélité.
Automatiser les processus de numérisation et d’extraction d’informations permet de maintenir les fiches d’inventaire à jour, d’assurer des paiements ponctuels aux fournisseurs et de prévoir avec précision le réapprovisionnement des stocks. De plus, la précision des contrôles d’inventaire réduit significativement le risque de fraude documentaire.
Gérer efficacement les dossiers juridiques
Les cabinets d’avocats et services juridiques administrent d’importants volumes de dossiers, documents légaux et pièces à conviction. En raison de la nature confidentielle de ce secteur, il est souvent nécessaire de caviarder ou de masquer certaines informations, une tâche particulièrement longue si elle est effectuée manuellement.
La numérisation automatisée facilite la recherche et la récupération des dossiers, améliore l’efficacité des analyses et protège les informations sensibles.
Accélérer le traitement des prêts et le service client
Les banques traitent de nombreuses demandes de prêt, documents KYC et relevés bancaires. Bien qu’une partie des documents arrive déjà au format numérique, beaucoup restent en format papier afin d’obtenir des signatures sur site ou des copies physiques de pièces d’identité.
La numérisation automatisée accélère le traitement des prêts et des hypothèques, améliore l’expérience client et garantit le respect des réglementations financières. En outre, elle permet de vérifier les documents afin de prévenir la fraude.
Face à la multitude de plateformes de traitement documentaire sur le marché, il peut être difficile de choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise. Avec la plateforme IDP de Doxis, vous avez l’assurance que vos documents sont traités de manière sécurisée, précise et dans les délais.
Rationalisez vos processus de gestion documentaire avec Doxis
La plateforme Doxis AI.dp est adaptée à tous les types de processus liés aux documents.
Au-delà de l’automatisation de la numérisation, votre entreprise peut utiliser Doxis AI.dp pour une multitude de tâches : capture de documents, extraction de données, conversion, classification, ainsi que vérification, indexation et caviardage.
Que vous traitiez des documents financiers ou d’identité, ou que vous exerciez dans le secteur médical ou juridique, le caractère flexible de notre plateforme peut répondre à l’ensemble de vos cas d’usage !
Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont nous pouvons transformer votre gestion documentaire, contactez nos experts ou réservez une démonstration gratuite ci-dessous :
FAQ
L’automatisation de la numérisation de documents consiste à transformer les fichiers papier en formats numériques, puis à traiter, convertir et classer ces données sans intervention manuelle. Avec Doxis AI.dp, ce flux est entièrement optimisé grâce à la capture intelligente, l’extraction et l’intégration des données dans vos systèmes.
Un flux automatisé réduit le temps de traitement, minimise les erreurs, facilite la recherche des documents et renforce la sécurité des données. Doxis AI.dp offre des workflows rapides, cohérents et sécurisés, adaptés à vos processus métiers.
Oui, Doxis AI.dp est conforme au RGPD et à d’autres normes sectorielles comme HIPAA pour le médical. Elle intègre le chiffrement, l’anonymisation et la détection de fraude pour garantir la confidentialité des documents.
Oui, la plateforme est conçue pour gérer des volumes élevés grâce à ses fonctions de traitement par lot et à l’intégration cloud. Que vous ayez quelques centaines ou plusieurs milliers de documents, l’automatisation reste rapide et fiable.
Doxis AI.dp prend en charge des formats variés comme PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX, ainsi que des documents structurés comme XML ou JSON. Elle peut traiter des factures, formulaires, contrats, dossiers médicaux ou juridiques.
La numérisation automatisée est utile dans la finance, le médical, le commerce de détail, le juridique et bien d’autres domaines. Doxis AI.dp s’adapte aux besoins spécifiques de chaque secteur.
Oui, Doxis AI.dp détecte les doublons, signale les incohérences et identifie les documents frauduleux grâce à des contrôles automatisés intégrés au flux.
Oui, Doxis AI.dp permet d’envoyer les données vers ERP, CRM, applications métier ou services cloud via API ou connecteurs prêts à l’emploi.