Como se comparam programas diferentes de captura de dados de faturas em 2022

Como se comparam programas diferentes de captura de dados de faturas em 2022

Com a rápida digitalização no mundo moderno, existem muitas novas oportunidades para as empresas aumentarem a sua eficiência. Uma área promissora é a automatização de contas a pagar, que pode ser realizada com o Invoice Data Capture (IDC) software.

As soluções da IDC têm muitos benefícios em relação aos métodos contabilísticos tradicionais – poupa tempo, diminui os erros, melhora o fluxo de caixa, e ajuda a gerir as suas finanças empresariais. São soluções poderosas que o ajudarão a ser mais eficiente nos anos futuros. Aqui estão algumas das coisas mais importantes a conhecer e características a procurar numa solução de processamento automático de faturas.


O que é o software de captura de dados de faturas

Muitas vezes, pode ser difícil de gerir o seu tempo. Pode ser agora uma boa altura para obter um software de captura de dados de faturas que, certamente o vai ajudar a manterem-se no topo das suas tarefas.

A IDC é uma das principais tarefas do departamento de Contabilidade de Pagamento da sua empresa. É também uma parte integrante da gestão de pagamentos e da recepção de dinheiro dos clientes. Inclui um conjunto de medidas tomadas para recolher informações dos fornecedores, validar informações sobre faturas e acompanhar o cumprimento das condições de pagamento. Uma implementação mais sofisticada deste processo pode assegurar operações mais fáceis e melhorar a gestão financeira da sua empresa.

Na era digital, a automação tornou-se uma forma cada vez mais popular de racionalizar os processos empresariais. O software inteligente da IDC é um exemplo perfeito disto mesmo. Este tipo de ferramenta captura e extrai dados, processa-os e valida-os, carrega-os para um software ERP e, opcionalmente, distribui pagamentos – dando muitos passos manuais de entrada de dados e criando um processo de faturação automatizada. Com a ajuda de soluções de captura de faturas, as empresas só podem concentrar-se na recolha e actualização dos dados que lhes dizem respeito.

Se já estiver a utilizar o seu software mas não estiver totalmente satisfeito com as suas funções, pode integrar APIs de Captura de Dados para uma experiência mais personalizada. Ao utilizar estas APIs em conjunto com o seu software, poderá modificá-lo ao seu gosto e criar uma versão melhorada da sua solução original.


Porque é que o seu negócio precisa de software de captura de facturas

O processamento manual de dados e faturas requer tempo e esforço e pode resultar em erros, atrasos, e perda de dados. Muitas empresas utilizam soluções da IDC para capturar e processar faturas automaticamente. Isto ajuda-as a qualificarem-se para descontos de pagamento antecipado e evita o risco de penalizações de pagamento tardio. A IDC ajuda-as a poupar tempo e a reduzir despesas. 

Quando dizemos dados, normalmente referimo-nos a estes:

  • Informações sobre a fatura (número da fatura, data de pagamento, nome do fornecedor, endereço, número do pedido de compra)
  • Detalhes das faturas (incluindo números de pedidos de compra, contas a pagar e contas a receber) aos fornecedores
  • Informação fiscal (imposto sobre vendas, IVA) contra registos contabilísticos
  • Informação sobre pagamentos internos (estado dos pagamentos na cadeia de fornecimento)
  • Detalhes do fornecedor (situação financeira, detalhes administrativos, etc.)
  • Aprovações e pistas de auditoria para determinar se deve ou não pagar ao fornecedor

Ferramentas inteligentes de processamento de faturas utilizam algoritmos de machine learning para capturar, extrair e exportar dados. Os algoritmos de machine learning podem ser utilizados para transformar faturas não estruturadas em partes de informação estruturadas e ricas em dados, bem como exportá-las em vários formatos para posterior utilização.

É importante compreender as funções do software de faturação e como pode beneficiar o seu negócio. Como mencionado acima, os métodos tradicionais de contabilidade podem ser demorados e propensos a erros, mas o software de faturação elimina muitas dessas dores de cabeça com a captura e validação automática de dados. O seu valor reside em situações em que necessita de uma certa quantidade de informação exacta, mas não tem tempo para absorver tudo.


Vantagens da utilização de soluções de recolha de dados

A extracção de dados de uma fatura é fácil com as ferramentas certas. Aumentará o seu ROI, reduzirá os erros de introdução manual de dados e fornecerá informações em tempo real sobre a sua situação financeira.

A captura de faturas pode ajudá-lo:

  • Aumentar a transparência e o controlo sobre o processo de faturação
  • Melhorar o fluxo de caixa, eliminando o atraso
  • Prever estimativas de impostos em tempo real, evitando penalidades de apresentação tardia
  • Aumentar as receitas de resultados
  • Reduzir os custos do serviço ao cliente
  • Eliminar erros
  • Aumentar a eficiência
  • Apoiar a tomada de decisão superior
  • Simplificar a gestão de dinheiro
  • Melhorar o controlo da informação financeira da sua empresa
  • Encurtar os tempos de entrega para lucrar mais com os descontos de pagamento antecipado
  • Reduzir o potencial de fraude
  • Criar um ambiente sem papel

Quando se trata de faturas, a precisão dos dados é a chave. Se não corrigir as suas faturas a tempo, isso pode prejudicar o seu fluxo de caixa e as relações com os clientes. As faturas devem incluir toda a informação relevante. A manutenção das suas faturas manterá os seus fornecedores satisfeitos, impedirá acções judiciais e manterá as suas operações a decorrer sem problemas. E isso é apenas o princípio!


Funções das soluções da IDC

A IDC é uma parte importante de qualquer negócio. É importante ter o sistema IDC certo para racionalizar o seu fluxo de trabalho e ser mais eficiente. Aqui estão algumas funções que deve tentar implementar na sua empresa:

  • Um sistema baseado na cloud e autonotificações
  • Regras de automatização e opções de personalização
  • Gestão e classificação de faturas
  • Integração com serviços de terceiros
  • Monitorização e relatórios
  • Segurança e governação

Não perca tempo com o ineficiente processamento manual de faturas. Em vez de processar as faturas manualmente, automatize o seu fluxo de trabalho. Com esta tecnologia, vai poder acelerar o processamento de numerosas faturas por mês.

Com as soluções da IDC, a sua equipa pode trabalhar em tarefas mais significativas, libertando o seu orçamento para utilizar de outras formas. Todas estas mudanças podem levar a um crescimento significativo da sua empresa.


O melhor software de captura de dados de faturas em 2022

Existem muitas soluções diferentes, por isso é essencial encontrar a solução certa para si. 

Muitas empresas requerem soluções de ponta a ponta que cubram a interface, fluxos de aprovação, e muito mais. Mas algumas empresas podem preferir uma API de captura de dados que se integre facilmente com o seu software existente. O que melhor se adapta ao seu negócio dependerá dos seus requisitos.

Aqui estão algumas das ferramentas mais populares que pode utilizar para a recolha e validação precisa e automatizada de dados:

Gestão de faturas Klippa

Klippa Invoice Management é uma solução baseada na cloud, alimentada por machine learning e software de OCR para digitalização de faturas que acelera o seu processamento de Contas a Pagar. Permite-lhe controlar o ciclo de vida das faturas, desde a recepção até ao pagamento, com uma facilidade sem igual a partir do seu navegador.

A Klippa rastreia, processa e reconhece automaticamente as faturas. A tecnologia da Klippa foi concebida para lhe poupar até 70% do tempo de processamento, libertando a sua equipa para tarefas de nível superior.

Indicará o estado das faturas, incluindo se foram ou não pagas, e evitará erros de pagamento, tais como pagar duas vezes as faturas ou pagar caso não tenham sido aprovadas. Este último detalhe garante que os fornecedores estão satisfeitos porque resultará no pagamento atempado das faturas aprovadas.

Klippa ajuda-o a adicionar os seus documentos ao seu fluxo de trabalho de algumas maneiras diferentes. Se os seus documentos forem incluídos como um anexo em e-mails, pode adicioná-los automaticamente com um reencaminhamento de e-mail. 

Além disso, pode utilizar o prático divisor de documentos para digitalizar em massa as suas faturas em papel e dividi-las em linhas individuais no fluxo de trabalho. Se gostar de utilizar dispositivos móveis, utilize a aplicação Klippa para iOS e Android para que possa adicionar o seu documento bastando para isso tirar uma fotografia.

A Klippa utiliza software OCR para digitalização de facturas e extracção de dados. Pode descarregar os seus documentos financeiros em vários formatos como PDF, XLSX, CSV, e UBL.

A Klippa fez parcerias com uma variedade de sistemas de contabilidade e ERP. Esta relação é uma via de dois sentidos: A Klippa sincroniza os dados entre os sistemas. A Klippa também permite a exportação e importação inteligente de ficheiros para facilitar a criação de entradas.

Pode automatizar muitos processos comerciais relacionados com a faturação utilizando a tecnologia de machine learning da Klippa. As suas APIs e SDKs permitem às empresas integrar a solução da Klippa nas suas aplicações sem quaisquer problemas.

A factura OCR & captura de dados da Klippa tem as seguintes características:

  • Digitalização de faturas
  • Formato das faturas e conversões de qualidade
  • Fatura para texto, UBL, CSV, XLSX, ou JSON com OCR
  • Captura de dados nas facturas
  • Classificação de faturas e rubricas de faturação
  • (Cruz)Validação dos dados das faturas
  • Gestão de faturas
  • Optimização do fluxo de trabalho

Com a ajuda da Klippa OCR e machine learning, poderá automatizar 95% do processamento das suas faturas. A Klippa suporta todas as línguas europeias e todos os serviços são totalmente compatíveis com o GDPR. Além disso, a Klippa não armazena nenhum dos seus dados após o processamento.

Agora já não precisa de se preocupar com o tempo e energia gastos na captura de faturas. Pode simplesmente usar a Klippa para poupar tempo e eliminar erros. Com esta tecnologia, desfrutará de um processo muito mais eficiente!

Processamento de faturas sem papel Intellichief

A ferramenta de processamento de faturas da IntelliChief faz todo o trabalho por si. Esta solução de poupança de tempo capta automaticamente, faz corresponder, codifica, e paga as faturas da sua empresa com maior precisão.

O software de digitalização de facturas da IntelliChief é imprescindível para qualquer empresa. Consegue capturar atumaticamente, importar, e processar dados de documentos digitalizados. O software pode importar o documento para o seu ERP e direccionar cada documento para a pessoa apropriada da sua equipa.

O software IntelliChief permite-lhe estabelecer fluxos de trabalho eficientes para a sua faturação. Pode criar diferentes fluxos de trabalho de aprovação e ajustá-los a transações de valores diferentes, e o software irá gerir o resto.

Quando os dados da fatura não correspondem a um pedido de compra ou recibo, o sistema alerta a sua equipa de Contas a Pagar. Com alguns swipes, a sua equipa pode ver o que está errado e contactar rapidamente o fornecedor. Uma vez resolvido o problema, a transacção é comprovada no seu programa de contabilidade, e os pagamentos aprovados são libertados de acordo com as políticas do fornecedor.

Além disso, ao utilizar IntelliChief, evita toda a confusão sobre pagamentos repetidos, porque esta solução de software verifica faturas duplicadas.

Brainware OCR Solução de Captura Inteligente

A solução de faturação automatizada Brainware extrai dados críticos tanto de faturas em papel como electrónicas e exporta-os para várias aplicações comerciais, melhorando o seu resultado final no processo.

Com Brainware, processará as faturas em horas em vez de dias. Terá também uma visão clara e imediata da situação das suas receitas e custos. Brainware para Facturas é uma solução de automatização de Contas a Pagar que pode utilizar para reduzir a carga de trabalho de introdução manual de dados.

Além disso, Brainware pode ajudá-lo:

  • Monitorizar todo o processo, desde a recepção da factura até ao lançamento do pagamento
  • Partilhar dados com outros sistemas como ERP e ECM
  • Monitorizar métricas de processamento e indicadores-chave de desempenho
  • Simplificar o processo de Contas a Pagar, alterar o tipo de fatura ou processar em lote as suas faturas
  • Correspondência automática de dados capturados de itens de linha
  • Utilize o número de fornecedor e de fornecedor dos seus documentos principais e aplique às suas faturas

Pallete automatização das contas a pagar

A Pallete é uma solução de faturação automatizada que pode reduzir em 50% o tempo de processamento de faturas. Utiliza inteligência artificial e tecnologia OCR para acelerar a extração, validação, colocação, e visibilidade dos dados adquiridos.

O Pallete traz um valor significativo porque pode processar documentos em papel e electrónicos com elevada precisão em formatos como EDI, XML, ou PDF com um fluxo de trabalho de aprovação automatizado flexível.

Deve optar por utilizar a Pallete se desejar:

  • Reduza os seus custos para metade
  • Processar documentos em papel e digitais mais fáceis
  • Gerir documentos PO ou não PO com fluxo de trabalho automatizado
  • Envie os seus ficheiros para o aprovador apropriado
  • Criar fluxos de trabalho com a opção de arrastar
  • Aprovar pagamentos com um clique
  • Ficheiros de correspondência de três maneiras

Verificar a solução de extração de dados de faturas

Com a ajuda do Veryfi OCR API e PNL, a informação capturada de faturas não estruturadas, faturas, e recibos de compra são instantaneamente transformados em dados estruturados. Este processo é feito à escala, pelo que não há necessidade de modelos ou de introdução manual de dados.

Com Veryfi, reduzir custos e acelerar o trabalho está apenas a um clique de distância. Com alguns passos simples, é possível melhorar tanto a qualidade dos dados como a conformidade. O valor está na mistura perfeita: com esta solução, as organizações têm a precisão e rapidez para auditar as suas informações financeiras em minutos, e não em horas.

A solução Veryfi OCR é útil porque é:

  • Utiliza extração de dados de nível 3
  • Não requer formação ou dados
  • Está optimizado para a privacidade e conformidade dos dados
  • Fornece resultados em tempo real
  • Não utiliza modelos
  • Captura dados com dispositivos móveis (iOS e Android)

Diga adeus à papelada e olá à IDC

Se alguma vez foi responsável pela gestão das faturas da sua empresa, sabe certamente como pode ser difícil manter-se no topo de tudo. Não é apenas um trabalho demorado que torna o processo tão frustrante – é também o facto de ser tão fácil de cometer erros. Quer se esteja a trabalhar com recibos em papel ou formatos digitais, há sempre formas de errar.

Um sistema IDC facilita a sua vida ao automatizar a extracção dos dados da facturação. Será capaz de localizar as suas faturas de forma rápida e simples de qualquer parte do mundo, poupando-lhe tempo e dinheiro a longo prazo.

Com a contabilidade digital, pode esquecer os incómodos da papelada e concentrar-se no crescimento do seu negócio. A captura de dados das faturas facilita-lhe a realização de negócios com empresas em todo o mundo!

Por isso, se estiver interessado em melhorar o seu fluxo de trabalho, tornar-se mais eficiente e levar o seu negócio para o próximo nível, contacte-nos hoje ou reserve uma demonstração online abaixo. Teremos todo o prazer em ajudá-lo a gerir a sua transformação digital.


Agende uma demonstração gratuita

Obtenha uma visão geral da Klippa em apenas 30 minutos!

Works with AZEXO page builder