O guia completo sobre OCR para empresas de software de contabilidade e ERP

O guia completo sobre OCR para empresas de software de contabilidade e ERP

O software ERP permite às empresas agilizar diversos processos nos departamentos da sua empresa. O software de contabilidade, no entanto, concentra-se mais especificamente no aspecto financeiro das empresas. 

Cada vez mais empresas avançam para a transformação digital. Isto também se aplica às empresas de software de contabilidade e ERP (Enterprise Resource Planning). Estas empresas procuram formas de reduzir o tempo, de acrescentar valor para os seus clientes e de aumentar ainda mais a eficiência. É aqui que o OCR (Optical Character Recognition) entra em jogo. 

Neste blog, vamos explicar como as empresas de software podem beneficiar da tecnologia de OCR, como funciona o OCR e como pode ser integrado com o software da sua empresa.


Como é que as empresas de software comercial processam as faturas?

A maioria das empresas de software empresarial ainda não incluiu o OCR. O sistema acelera a maior parte dos processos dentro da empresa e os documentos são registados no ERP. No entanto, em muitos casos, a introdução de dados ainda é feita manualmente. 

Isto significa que os contabilistas recebem as faturas e têm de as inserir no software. Os dados devem ser introduzidos um a um para que possam ser registados. Isto não é um problema tão grande quando se trata apenas de adicionar uma fatura ao sistema, mas imagine quanto trabalho seria necessário para adicionar milhares de faturas por mês. 

OCR business software

OCR acrescenta valor ao sistema ERP

Quando as empresas decidem adicionar tecnologia OCR ao software, o mesmo software para gerir faturas ainda existe, mas a introdução manual de dados é outra história. Assim que a fatura é fornecida ao motor de OCR, este motor reconhece automaticamente todos os dados do documento numa questão de segundos. 

O OCR é frequentemente movido por machine learning, o que significa que o sistema continua a aperfeiçoar-se a si próprio. Isto resulta num elevado nível de precisão e fiabilidade. Mas isso não é tudo, claro. Vejamos os outros benefícios da introdução de OCR no seu software. 


Quais são as vantagens de incluir o OCR da Klippa no software empresarial?

Desenvolvemos um motor OCR que acelera todo o processo, mantendo ao mesmo tempo um elevado nível de precisão e fiabilidade. Os benefícios de incluir o motor de OCR da Klippa no software empresarial são:

  • Encurta o tempo de colocação no mercado 
  • Possibilita a escalabilidade
  • Reduz os custos 
  • Disponível na cloud
  • Trabalhos transfronteiras

Encurta o tempo de colocação no mercado

Ao decidir se a tecnologia OCR deve ou não ser incluída no software empresarial, tem de ter em consideração que esta pode ser desenvolvida pelos seus criadores, ou então pode considerar um motor de OCR já desenvolvido para ser integrado no seu sistema ERP. 

Na maioria das vezes, os fornecedores de software empresarial não têm os conhecimentos e a perícia para desenvolver internamente um sistema de OCR movido por IA. Por conseguinte, precisam de contratar novos funcionários e desenvolver novas estruturas. Além disso, o desenvolvimento de um sistema OCR requer muito tempo e tempo livre é algo que muitas empresas não têm necessariamente. 

OCR shortens time-to-market

Assim, muitos fornecedores de software empresarial decidem integrar uma tecnologia já existente. Isto poupa muito tempo de desenvolvimento, dinheiro e poupa o trabalho de encontrar criadores de IA eficientes. 

A tecnologia de OCR para faturas está disponível como SaaS na cloud, que pode ser integrada no software empresarial utilizando o nosso OCR API ou SDK. Uma vez que o nosso motor de OCR é assim tão fácil de integrar, o tempo de colocação no mercado é extremamente curto. 

Possibilita a escalabilidade

Sempre que uma empresa estiver a crescer, a quantidade de faturas recebidas irá também crescer. O montante das faturas a serem processadas, contudo, acumular-se-á se a entrada de dados ainda for tratada manualmente. A passagem da entrada de dados manual para a entrada de dados automatizada com OCR permite uma escalabilidade. 

Reduz custos

Há duas razões pelas quais a integração de um motor OCR no software empresarial reduz os custos. Em primeiro lugar, porque o processamento manual de dados é mais caro do que se poderia pensar. Ao substituir o processamento manual por OCR, é possível poupar até 70% nos custos de processamento. 

Em segundo lugar, porque desenvolver a sua própria tecnologia de OCR requer muito tempo, perícia e custos. O motor de OCR da Klippa pode ser facilmente integrado em todos os sistemas ERP através de uma API. 

cost reduction for ERPs

Disponibilidade na cloud

Muitas empresas de software estão a mudar (isto é, instalado e executado em computadores) para a cloud. O software empresarial baseado na cloud permite que os empregados tenham acesso à informação a qualquer altura e em qualquer lugar. 

Esta é uma vantagem significativa sobre o software empresarial local, uma vez que a situação pandémica que se vive actualmemte obriga os empregados a trabalhar remotamente. O motor OCR da Klippa é baseado na cloud e, portanto, fácil de integrar no sistema ERP- ou de contabilidade. 

Além disso, não há mais necessidade de actualizar o sistema. Um sistema na cloud actualiza-se por si só.

availability cloud

Trabalha além de fronteiras

O nosso motor de OCR suporta todas as línguas europeias. A tecnologia funciona melhor em faturas em inglês, francês, sueco, finlandês, norueguês, alemão, holandês, italiano, espanhol, dinamarquês e hebraico. 

Outras línguas podem ser suportadas a pedido. Os nossos modelos de machine learning podem ser treinados para extrair dados de faturas em outras línguas. Portanto, a nossa tecnologia é perfeitamente adequada para empresas que procuram internacionalizar os seus negócios. 

works cross-border

Como funciona o OCR para software empresarial? 

Agora que conhece as vantagens do OCR para ERPs e software de contabilidade, provavelmente está curioso por saber como funciona. Podemos extrair dados de documentos em poucos segundos. Vamos agora explicar isto passo a passo.

4 steps: how does OCR for ERPs work

1. Carregamento do documento 

Primeiro, o documento tem de ser transferido para o motor do OCR. Isto pode ser feito através da API de uma imagem ou de um ficheiro PDF do documento a ser extraído. Isto pode ser feito a partir de uma aplicação móvel, FTP, correio electrónico ou aplicação web.

Este documento pode ser enviado não cortado (com fundo), ou cortado (sem fundo). Se o documento for enviado sem ser cortado, a nosso API consegue cortar o documento. A Klippa SDK também pode ser utilizado para melhorar a qualidade da imagem. 

2. Conversão da imagem em texto

Após o nosso motor de OCR ter recebido o documento, este será automaticamente convertido num ficheiro de texto (TXT). Nesta fase, todo o texto do documento é extraído, mas ainda não foi processado e estruturado.

3. Processamento de dados

Na terceira etapa, acontece a análise dos dados. O motor do OCR reconhece os campos no documento. No caso de uma fatura, o motor é capaz de reconhecer campos como o número da fatura, nome do comerciante, detalhes do cliente, número de IVA, e muito mais. 

4. Conversão para JSON

Como passo final, o parser Klippa toma o ficheiro TXT e converte-o em saída de dados estruturada (que é normalmente JSON), suportada por IA e machine learning. A partir deste ponto, o documento pode ser facilmente processado no software empresarial.


Conversão rápida e precisa

O motor de OCR inteligente da Klippa converte faturas e recibos em dados estruturados em segundos! A velocidade de conversão é, em média, entre 1 e 5 segundos por documento. Com a Klippa, o acto de copiar e colar manualmente é substituído pelo OCR. 

A precisão da nossa tecnologia é superior a 95%. A introdução manual de dados tem uma precisão bastante inferior e custa muito mais tempo.


Que tipos de documentos podem ser processados pelo motor de OCR?

Para além das faturas, os seguintes tipos de documentos também podem ser processados pelo nosso motor de OCR:

  • Notas de entrega
  • Documentos de transporte e expedição
  • Ordens de compra
  • Documentos específicos da indústria

Entre em contato com a Klippa para ver se podemos processar e extrair dados da sua indústria em particular.


Integração do OCR no sistema ERP

Cada vez mais empresas de software empresarial avançam para a transformação digital. Estas empresas desejam destacar-se da concorrência e escolher tecnologias eficientes para acrescentar valor ao seu sistema. A tecnologia de OCR da Klippa é um sistema deste tipo. Felizmente, a integração do motor de OCR no sistema ERP- ou de contabilidade é muito simples. 

Graças à nossa documentação API estruturada, a integração da tecnologia OCR no software empresarial é muito simples. Se desejar saber mais sobre o processo, ou tiver perguntas específicas sobre a tecnologia, entre em contato com um dos nossos especialistas em produtos. Pode fazê-lo agendando uma demonstração, ou entrando em contato através do email: [email protected]

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