Ao longo dos anos, você pode ter coletado milhares de documentos em seu arquivo. Você pode não estar ciente do que realmente está arquivado, por isso é importante encontrar uma maneira de descobrir e navegar nos documentos você tem em seu arquivo.
Além do mais, você pode ter arquivado dados confidenciais que não são permitidos serem armazenados, de acordo com as diretrizes mais recentes do GDPR. Então, você pode realmente estar quebrando as regras sem mesmo saber.
Embora os arquivos provavelmente não sejam a parte mais interessante da sua empresa, é importante ter certeza de que você está ciente do que está lá. Felizmente, vivemos em tempos de arquivamento inteligente, que pode ajudá-lo a navegar pelo seu arquivo com eficiência, rotulando e classificando, e se tornar mais compatível com as regulamentações relacionadas à privacidade.
Neste blog, vamos explorar como você pode organizar seu arquivo de forma rápida e eficaz por meio de rótulos e torná-lo compatível com o GDPR por meio do anonimato.
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Três casos de uso para arquivamento inteligente
Como tornar seu arquivo pesquisável
Rotulagem e classificação de arquivos
Identificar e tornar anônimos dados confidenciais em seu arquivo
Os benefícios de arquivo inteligente
Arquivando com Klippa
Três casos de uso para arquivamento inteligente
Um arquivo bem organizado pode ser uma fonte rica em conhecimento para o sua empresa, por isso é importante saber o que contém em seus arquivos e como encontrá-los quando precisar. Se você está lendo este blog, provavelmente descobriu que não está totalmente ciente do que existe em seus arquivos e está procurando uma maneira de organizá-los de forma eficiente, ou precisa de uma solução para problemas de conformidade. As seguintes perguntas podem surgir:
- “Possuímos informações sobre tal assunto em nosso arquivo?”
- “Preciso de um documento que contenha essas informações, mas como faço para encontrá-lo?”
- “É permitido possuir esses documentos em meu arquivo?”
Você pode acabar com um acúmulo de informações não organizadas ao seu alcance, mas não é capaz de fazer uso disso. É possível que você tenha arquivos corporativos ou pessoais e que esteja arquivado em uma plataforma cloud ou arquivo em papel. Vamos dar uma olhada no que você pode fazer para resolver esses problemas com a ajuda do arquivamento inteligente.
Como tornar seu arquivo pesquisável
Se você não tem certeza dos documentos que possui em seu arquivo, o primeiro passo para o arquivamento inteligente é identificar de forma rápida e eficaz cada um dos documentos armazenados. Pense em tipos de documentos como PDFs, documentos do Word, planilhas do Excel, e-mails, imagens, digitalizações ou qualquer outro tipo.
Extraindo texto de arquivos não textuais
Os arquivos que contêm texto digital já possuem funções pesquisáveis. Portanto, se você tiver apenas PDFs, documentos do Word, planilhas do Excel ou arquivos TXT, talvez já seja capaz de navegar pelos arquivos. Isso é útil se você precisa localizar rapidamente todos os arquivos que contêm um determinado tópico.
No entanto, muitos arquivos contém digitalizações de documentos e outros tipos de imagem. O texto nesses documentos ainda não foi digitalizado. Uma excelente solução para torná-los pesquisáveis é extrair automaticamente o texto usando a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). O OCR API da Klippa é uma ótima solução.
Com a ajuda do OCR, a API do Klippa é capaz de detectar automaticamente pixels contendo caracteres textuais em arquivos de imagem. Ele pode fazer isso de forma precisa e confiável para uma quantidade ilimitada de arquivos. Isso significa que não importa quantos arquivos não textuais você tenha em seu banco de dados, a API pode extrair o texto de forma totalmente automática e rápida. Você pode então ter, por exemplo, arquivos PDF/A que são pesquisáveis e compatíveis com GDPR. Assim, você não precisa de um back office para examinar todos os documentos em seu arquivo. Muito bacana, certo?
Usando seu arquivo pesquisável
O arquivo pesquisável está agora ao seu alcance. Agora você pode determinar o que fazer com os documentos. Você ainda precisa de todos esses arquivos? Você pode excluí-los? Qual é a maneira inteligente de localizar documentos com características específicas? Todas essas são perguntas relacionadas ao processo. É útil identificar os seguintes objetivos:
- Identifique quais documentos você não precisa para limpar seu arquivo ou remover informações confidenciais.
- Identifique quais arquivos manter e os rotule, para que você possa acessar facilmente certas informações.
- Identifique quais documentos contêm informações úteis sobre clientes ou mercado, que você pode usar para definir uma estratégia de negócios.
- Identifique quais documentos contêm informações confidenciais, para que você possa garantir que está em total conformidade com os regulamentos de privacidade, tornando-os anônimos ou removendo-os.
Estes são alguns exemplos do que você pode fazer com seu arquivo depois de torná-lo pesquisável.
Rotulagem e classificação de arquivos
Uma vez que seu arquivo possa ser pesquisado, ele pode ser agrupado e classificado para melhorar sua visão geral; transferir facilmente grupos de arquivos em seu banco de dados para quem precise ou para garantir que certos arquivos sejam restritos a colegas específicos.
É importante definir as características a quais você gostaria de agrupar seus arquivos. Pense no seguinte contexto de rotulagem:
- Tipos de documentos: .pdf, .docx, .xml, .xlsx
- Características de documentos: documentos de identidade, e-mails, faturas, recibos, formulários de inscrição, formulários de contato, balanços, fotos de clientes, etc.
- Grupos de documentos: documentos financeiros, documentos de clientes, documentos de RH, documentos jurídicos, etc. Números ou códigos de documentos
- Documentos contendo informações específicas (relacionadas ao GDPR): nomes e endereços, detalhes de contato, informações específicas do cliente, detalhes de localização, etc.
Estabelecer os parâmetros é uma etapa importante antes de começar a rotular documentos. Dessa forma, você pode manter seus rótulos legais e limitados e não inventar rótulos aleatoriamente.
Depois de escolher seus parâmetros, você pode começar a rotular e classificar seus arquivos pesquisáveis. Claro, você sempre tem a opção de etiquetar manualmente. Mas isso se tornaria incontrolável e sujeito a erros. Felizmente, também é possível aplicar algoritmos OCR e IA do Klippa para identificar e rotular / classificar documentos automaticamente.
Um documento contendo informações específicas pode ser automaticamente rotulado com o parâmetro de sua escolha. Assim, por exemplo, qualquer documento pode ser rotulado dependendo do número do casos correspondente, todos os passaportes podem ser rotulados como “Documentos de identidade” ou podem até mesmo ser anônimos ou removidos.
Navegar em grupos rotulados é muito mais fácil do que vasculhar milhões de arquivos apenas com a barra de pesquisa. Se você tiver um arquivo digital que pode ser acessado por centenas de funcionários em seu arquivo, certifique-se de limitar o acesso a grupos específicos. Além do mais, você obtém uma visão imediata de quantos arquivos possui em um determinado grupo e pode determinar qual é sua próxima ação para os documentos. Assim, você poderá acessar e obter rapidamente um documento do arquivo.
Identificar e tornar anônimos dados confidenciais em seu arquivo
Um objetivo importante de ter os documentos em seu arquivo identificados e rotulados é sua conformidade com o GDPR ou outras regulamentações relacionadas à privacidade. Se você não tiver conhecimento de nenhum dado armazenado em seu banco de dados, poderá enfrentar graves consequências se a segurança for violada. Isso não apenas permite que os cibercriminosos compartilhem informações que não são suas, mas também resulta no comprometimento dos dados privados do cliente, multas e, provavelmente, má imprensa para seus negócios.
Portanto, a solução óbvia é detectar dados confidenciais em seu arquivo e remover ou tornar esses documentos anônimos. Com a ajuda da API OCR da Klippa, você pode detectar automaticamente combinações específicas de nomes, endereços, números de contas bancárias ou outras informações privadas e torná-las anônimas, removendo essas linhas específicas em um documento ou excluindo os documentos totalmente.
Você tem a opção de extrair automaticamente linhas específicas de documentos antes de optar por excluí-los. Isso garante que nenhuma informação valiosa do cliente seja perdida, pois ela pode ser necessária para fins de conformidade, pesquisa ou marketing.
Uma alternativa à exclusão de arquivos é torná-los anônimos ou pseudônimos. Isso permite que você mantenha seus arquivos sem perder uma parte de seu banco de dados. Dessa forma, você tem todos os dados de que precisa, além de cumprir com os regulamentos do GDPR.
Os benefícios do arquivo inteligente
Há muitos benefícios no arquivo inteligente, especialmente quando você decide que seu arquivo seja automaticamente rotulado e tornado anônimo pelo Klippa. Nomeamos alguns benefícios abaixo:
- Conhecimento do seu arquivo
Em primeiro lugar, você está ciente do que realmente possui em seu arquivo. Isso pode ser uma grande vantagem, pois você pode descobrir informações valiosas que não sabia que possuía.
- Arquivo pesquisável à sua disposição
Você pode encontrar com facilidade os arquivos que precisa ou simplesmente descobrir se possui algum arquivo com um determinado tópico ou com um contexto específico. Você pode pensar em termos de pesquisa para documentos ou localizar documentos com códigos ou rótulos específicos.
- Compatível com GDPR
A conformidade com os regulamentos é um objetivo importante para todos as empresas. Com arquivamento inteligente e anonimato de dados, você tem a garantia de agir de acordo com as regras.
- Mantenha dados valiosos armazenados
Ao tornar anônimos os dados confidenciais de privacidade em seu arquivo, você garante manter dados valiosos armazenados com segurança para referência futura.
- Sem necessidade de back office
Você não precisa de vários funcionários para checar seu arquivo. A necessidade de um back office maior ou terceirização geralmente existe para empresas que lidam com tarefas em grande escala. Mas com a automação, você pode ter tudo isso executado por um modelo IA.
- Processo que economiza tempo e custos
Não ter que aplicar um back office e seu tempo valioso na identificação e anonimato de milhares de documentos em seu arquivo resultará em uma grande economia de custos. A aplicação de um modelo IA, que pode funcionar 24 horas por dia, é quase 100% preciso e funciona de forma incrivelmente rápida, eventualmente compensando os custos gastos com funcionários de back office.
Agora que você sabe o que pode adquirir com um arquivo inteligente, talvez esteja interessado em saber como o Klippa pode ajudá-lo.
Arquivando com Klippa
Você tem um arquivo que precisa ser organizado? Você não tem ideia do que está nele? Seu arquivo é compatível com GDPR? Pode ser a hora certa de entrar em contato com a Klippa para saber como podemos resolver seus desafios de arquivamento. Entre em contato via [email protected] ou agende uma demonstração com um de nossos especialistas abaixo.