Como economizar 60% em seus custos de back-office sem precisar terceirizar

Quando as empresas buscam maneiras de economizar custos, um termo familiar que costuma surgir é “terceirização”. Este termo pode ser aplicado a muitos tipos de indústrias e cargos, desde suporte técnico até contabilidade e entrada de dados.

O que essas empresas realmente recebem quando optam para que suas ligações ou faturamento sejam processados por meio de terceirização?

Embora algumas empresas se adaptem melhor a terceirização, muitas descobrem que seus cortes nos custos também reduzem seus padrões de qualidade, como resultado de diferentes fusos horários, barreiras de idioma ou espaço de escritório incomparável em um país estrangeiro. Isso faz com que seus clientes também sofram, criando ainda mais problemas para a empresa.

Para empresas que desejam economizar custos e, ao mesmo tempo, manter a qualidade que seus clientes esperam, apresentaremos uma alternativa melhor do que a terceirização. Continue lendo este blog e descubra como você pode economizar 60% em seus custos de back office sem terceirizar!

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Por que as empresas terceirizam os processos de back-office?
Quais processos de back-office geralmente são terceirizados?
Quais são as desvantagens da terceirização de back-office?
Qual é a melhor alternativa para a terceirização de back-office?
Casos de uso para a API OCR Klippa
Cumprindo nossa promessa de economia de 60% nos custos de back-office
Quer saber como a automação pode ajudá-lo?

Por que as empresas terceirizam os processos de back-office?

As empresas que fazem uso de serviços de terceirização apontam diferentes motivos para terceirizar seus processos de back-office. Suas necessidades podem variar dependendo do tamanho e da indústria das empresas, impactando os resultados. Alguns benefícios, entretanto, são aplicáveis a quase todas as empresas. Abaixo estão os 3 motivos mais comuns para terceirizar:

Essas vantagens não são os únicos fatores a serem considerados na terceirização. Você também deve saber quais tarefas são adequadas para terceirização. É sobre isso que falaremos na próxima seção.

Quais processos de back-office geralmente são terceirizados?

Cada vez mais empresas entendem os benefícios de terceirizar as operações de back-office. Mas nem todos os empregos podem ser terceirizados, é claro. Para lhe dar uma ideia sobre o tipo de tarefas que você pode terceirizar, listamos cinco das funções mais terceirizadas abaixo:

1. Entrada de dados
   A entrada de dados é realizada por muitas empresas. É basicamente o processo de obtenção de dados armazenados em um determinado meio, digamos uma fatura em papel, e inseri-los em outro meio, digamos um sistema de contabilidade. Simplificando, significa copiar e colar dados de uma fonte para outra. E então centenas ou mesmo milhares de vezes por mês. Como você pode imaginar, isso pode se tornar um processo muito tedioso e demorado.
   
   É por isso que muitas empresas optam por fazer uso de serviços de terceirização de entrada de dados. De acordo com a pesquisa da Technavio, esse mercado deve crescer US$ 351,8 milhões durante 2019-2023, progredindo a uma taxa de crescimento anual de quase 5% durante o período de previsão.
   
   Ao terceirizar suas tarefas de entrada de dados, essas empresas garantem a qualidade dos dados, economizam custos e têm mais tempo para as atividades principais que têm um impacto direto nas operações e finanças do dia-a-dia, em vez de realizar tarefas tediosas de entrada de dados.
   
2. Contabilidade e escrituração
   A contabilidade e a escrituração são as duas faces da mesma moeda: as finanças de uma empresa. A escrituração se refere ao processo diário de rastreamento de despesas e receitas recebidas, enquanto a contabilidade se refere ao processamento de números de alto nível e planejamento estratégico.
   
   Em pesquisa realizada pela Clutch, 37% das pequenas empresas terceirizam esses processos de negócios, posicionando-se entre os mais terceirizados.
   
   Esses processos são terceirizados porque são bastante técnicos e exigem habilidades específicas, como a compreensão de como operar um software de contabilidade. Além disso, as finanças têm grandes riscos. Cometer um único erro pode resultar em uma penalidade significativa e não ter uma visão precisa do fluxo de caixa de sua empresa pode levar ao colapso de sua empresa.
   
   E como todas as funções comumente terceirizadas, a contabilidade e a escrituração ocupam muito tempo. A contabilidade, especialmente, pode ser muito tediosa, ocupa horas do dia que poderiam ser mais bem gastas em atividades que agregam valor.
   
   
3. Suporte de TI e atendimento ao cliente
   O suporte de TI é uma das funções mais importantes nas empresa. É a maneira de aumentar a satisfação e retenção do cliente. Se, por exemplo, um de seus clientes ligar com uma dúvida ou problema, a situação deve ser tratada por uma equipe de profissionais com experiência técnica e experiência em atendimento ao cliente.
   
   Pode ser difícil para uma pequena empresa formar e gerenciar essa equipe internamente, portanto, um parceiro de terceirização pode ajudar fornecendo suporte ao cliente e assistência remota. Mais de um terço das pequenas empresas atualmente terceirizam seus serviços de TI.
   
   
4. RH e folhas de pagamento
   Terceirizar os serviços de RH e folha de pagamento também pode ajudá-lo a liberar tempo e recursos valiosos. É um mito que apenas empresas estabelecidas com uma grande força de trabalho podem fazer isso.
   
   Embora as maiores empresas sejam ainda mais propensas a terceirizar sua folha de pagamento – 73% das empresas americanas com receitas de US$5 bilhões ou mais terceirizaram essa função – muitas empresas menores e start-ups estão aderindo ao movimento.
   
   Ajuda essas empresas a desenvolver uma estratégia de RH melhor, incluindo triagem e contratação, auditoria, gerenciamento de licenças e retenção, e as isenta do que poderia ser imposto sobre a folha de pagamento oneroso ou erros de cálculo.
   
   
5. Marketing e RP
   O marketing da sua marca pode ocupar muito do seu precioso tempo. Além disso, você pode não ter muita experiência ou conhecimento de marketing disponível em sua empresa, então não há garantia de que você será capaz de criar uma campanha que se alinhe com os valores de sua marca e ofereça um retorno sobre o investimento (ROI) lucrativo. Na verdade, se seu trabalho for de qualidade inferior, um esforço de pouca habilidade pode ter efeitos negativos em sua marca.
   
   Isso é algo amplamente reconhecido no mercado B2B, já que quase dois terços das empresas B2B terceirizam consistentemente todos ou parte de seus esforços de marketing para agências.
   
   Isso permite que eles criem estratégias e executem vários canais de marketing enquanto gerenciam os recursos internos de maneira mais eficaz.

Portanto, agora estamos cientes das vantagens da terceirização e das tarefas geralmente terceirizadas. Mas não há desvantagens na terceirização? Claro que existem, vamos dar uma olhada neles!

Quais são as desvantagens da terceirização de back-office?

Assim como qualquer outra atividade empresarial, a terceirização não é só um mar de rosas. É importante considerar as desvantagens também.

• Padrões de qualidade inferiores
  As empresas de terceirização geralmente não são orientadas pelos mesmos padrões e missão que orientam sua empresa. Eles são motivados pelo lucro, em vez de métricas específicas que você teria se a função permanecesse interna.
  
  Como o preço do contrato é fixo, a única maneira de uma empresa terceirizada aumentar seus lucros é diminuindo os custos. Na maioria das vezes, isso leva a uma qualidade inferior do serviço prestado. Em outras palavras, o trabalho terceirizado pode ser realizado rapidamente, mas não terá o padrão e a qualidade que os clientes esperam de seus produtos ou serviços.
  
  
• Menos controle
  Quando você assina um contrato para que outra empresa execute a função de um departamento inteiro ou uma única tarefa, você está transferindo o gerenciamento e o controle dessa função para essa outra empresa. Você está perdendo o controle de como as tarefas estão sendo monitoradas e realizadas e corre o risco de atingir os padrões de qualidade inferiores mencionados acima.
  
  
• Falha de comunicação
  Não importa realmente se você está lidando com uma empresa de terceirização no exterior ou um especialista talentoso na mesma rua, se você distribuir trabalho remoto por e-mail, telefone ou Zoom, instruções importantes muitas vezes se perdem na tradução. Todos nós experimentamos isso de vez em quando. As barreiras linguísticas foram consideradas a barreira de comunicação mais comum, causando mal-entendidos e interpretações erradas entre as pessoas.
  
  
• Custos ocultados
  Embora a terceirização seja geralmente considerada econômica, você deve estar ciente dos custos ocultos que podem surgir. Como o contrato todos os detalhes do serviço que é prestado, tudo o que não estiver coberto no contrato será a base para encargos adicionais. Além disso, haverá taxas legais envolvidas na obtenção de um advogado para revisar todos os contratos e fazer as alterações necessárias.
  
  Lembre-se de que você não é o especialista nesse campo; a empresa de terceirização é. Se são bons no que fazem, têm muitos contratos e, portanto, muita experiência nesta área de contratação. É a experiência deles, e sua falta de experiência, que torna mais fácil para você ignorar os custos ocultos.
  
  Outro problema é que os custos e o tempo de gerenciamento de uma equipe costumam ser significativamente maiores do que os de gerenciamento de uma equipe interna. Devido a barreiras de idioma, fusos horários diferentes e uma base de conhecimento mais baixa, a economia de custos de mão de obra de baixo custo pode ser anulada.
  
• Incerteza
  Um dos cenários mais temidos na terceirização é a falência de um provedor de terceirização. Como você transferirá parte de suas operações comerciais para outra empresa, estará vinculado ao bem-estar financeiro dessa empresa. Pode acontecer que a empresa terceirizada tenha baixo desempenho financeiro e não cumpra suas obrigações contratuais.
  
  Mais uma vez, você deve definir todos os termos e condições nos acordos contratuais, porque você não quer sofrer um prejuízo financeiro se a outra empresa não cumprir os compromissos.
  
  
• Ameaça à segurança e confidencialidade
  Nesta era de proteção de dados e GDPR, é essencial que você seja muito cauteloso ao usar dados de clientes. Se você planeja terceirizar processos que requerem dados pessoais, como folha de pagamento ou registros médicos, você pode estar colocando a privacidade de outras pessoas e a segurança de sua empresa em risco ao passar esses dados para terceiros. Pense em como seus clientes podem reagir ao perceber que seus dados pessoais estão sendo armazenados e processados por um indivíduo em um país diferente.
  
  Além disso, a propriedade intelectual deve ser protegida quando você terceiriza tarefas para outra empresa. Se isso envolver o compartilhamento de dados ou conhecimentos proprietários da empresa, como desenhos ou fórmulas de produtos, você precisa ter salvaguardas pró-ativas para proteger essas informações.

Felizmente, a terceirização não é a única maneira de economizar tempo e custos. Deixe-nos apresentar a você a melhor alternativa para a terceirização de back-office!

Qual é a melhor alternativa para a terceirização de back-office?

Em algum momento, fez todo o sentido para uma empresa, por exemplo, uma seguradora, manter grandes departamentos de back-office Afinal, ter muitas pessoas no comando do processamento de dados e formulários, gerenciamento de comissões, gerenciamento de sinistros e processamento de apólices significava que essas tarefas eram concluídas o mais rápido possível.

Tudo isso mudou muito rapidamente. As empresas começaram a terceirizar tarefas que não exigiam habilidades específicas ou não agregavam muito valor, como discutimos anteriormente. E agora, na era moderna, há uma virada de jogo na indústria: tecnologia!

Cada vez mais empresas estão começando a automatizar tarefas com a ajuda de várias tecnologias e, como resultado, são capazes de minimizar sua carga de trabalho de back-office. Eles colhem os mesmos benefícios que teriam com a terceirização, uma vez que custos e tempo são economizados, mas desta vez não há terceiros no exterior envolvidos.

Você provavelmente está tão animado quanto nós agora, então isso pede uma explicação adicional. Abaixo estão quatro tecnologias que impulsionam a mudança de back-office:

1. Plataformas low-code
   As plataformas low-code permitem que os funcionários sem conhecimento de codificação criem aplicativos que podem ajudá-los a executar seu trabalho com mais eficiência. O que começou como um movimento para capacitar os indivíduos, agora mudou para o domínio da TI corporativa. Vários fornecedores criaram ferramentas para ajudar grandes organizações em seu caminho para a transformação digital.
   
   Um grande player nessa área é o Mendix, que oferece uma plataforma low-code para desenvolver aplicativos móveis e da web em escala. O Klippa OCR API está disponível como um plug-in, com o qual você pode integrar facilmente nossa tecnologia em seu próprio aplicativo. Funciona perfeitamente para extração de dados e verificação de recibos, faturas, contratos, passaportes e muito mais.
   
   O que é importante lembrar sobre essas plataformas é que você pode otimizar exponencialmente o tempo de lançamento de novos produtos digitais no mercado, melhorar os processos internos e ajudar sua empresa a minimizar a quantidade de tarefas de back-office.
   
   
2. Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)
   A tecnologia OCR está conosco há algum tempo. O que o OCR faz é traduzir o texto de um meio físico (por exemplo, documentos impressos, notas manuscritas ou recibos) para um formato digital estruturado.
   
   Muitas empresas consideram OCR como uma tecnologia essencial para automatizar seus fluxos de trabalho. Ajuda as pessoas a trabalhar mais rapidamente com o mínimo de erros, por exemplo, verificando documentos, gerenciando faturas, processando contratos e processando documentos de identidade.
   
   A Klippa combina sua ferramenta de OCR com machine learning e inteligência artificial (veja também a tecnologia número 4). Isso leva a grandes melhorias nas taxas de precisão de vários formatos e idiomas. O OCR baseado em IA é capaz de diferenciar entre texto manuscrito e documentos digitalizados e extrai informações de formatos gráficos como pôsteres e brochuras.
   
   
3. Automação de processos robóticos (RPA)
   RPA é uma forma de tecnologia de automação de processos de negócios (BPA) que permite definir um conjunto de instruções para um robô ou “bot” executar. Ele lida com processos repetitivos usando robôs de software para executar tarefas e acionar respostas sem erros.
   
   Os robôs RPA utilizam a interface do usuário para capturar dados e manipular aplicativos da mesma forma que os humanos. Eles interpretam, disparam respostas e se comunicam com outros sistemas para realizar uma grande variedade de tarefas repetitivas. Apenas substancialmente melhor: um robô de software RPA nunca dorme e não comete erros.
   
   Um ótimo exemplo de provedor de RPA é o UiPath, que fornece uma plataforma de software completa para ajudar as empresas a automatizar com eficiência. Assim como com o Mendix, você pode usar plug-ins para incluir facilmente a tecnologia de extração de dados em sua solução. Com o plug-in Klippa, por exemplo, você pode extrair e processar dados de documentos, PDFs, e-mails e outros formulários em questão de segundos.
   
   
4. IA e Machine Learning
   IA e machine learning são os cérebros por trás da maioria das tecnologias listadas acima. Os algoritmos de machine learning capacitam o software a aprender e melhorar automaticamente com a experiência, sem ser explicitamente programado.
   
   Ele depende de um fluxo constante de dados para aprender e, geralmente, requer um amplo conjunto de dados para treinar seus algoritmos. Se o volume de dados for muito pequeno, as tecnologias de machine learning não serão capazes de funcionar com um alto nível de precisão. Pode ser muito difícil treinar um modelo sozinho, mas felizmente você pode se beneficiar da experiência de outras pessoas.

Cada tecnologia tem suas próprias vantagens e o bom é que todas podem ser combinadas para criar uma ferramenta ainda mais poderosa. O OCR API da Klippa, por exemplo, combina tecnologia OCR de última geração com IA e machine learning para aprender e otimizar automaticamente seu software. Todos os componentes podem ser integrados em soluções low-code e RPA também. Não há nenhum limite para as possibilidades de aplicação.

Para provar nosso ponto de vista, continuaremos com alguns casos de uso da vida real em que nossas tecnologias ajudaram a economizar muitas horas de trabalho e produzir melhores resultados. Vamos!

Casos de uso para a API OCR Klippa

Cumprindo nossa promessa de economia de 60% nos custos de back-office

Tudo o que discutimos até agora tem sido interessante, mas prometemos 60% em economia de custos na introdução. É hora de cumprir essa promessa e mostrar a você que essas economias de custo podem ser facilmente realizadas.

Para isso, elaboraremos um breve caso de negócios com base nos custos de mão de obra, que pode ser totalmente customizado para sua própria situação. Isso lhe dará uma ideia das possíveis economias para sua organização. Pronto? Vamos analisar alguns números!

O objetivo principal da automação é substituir ou ajudar os humanos na conclusão de tarefas. O envolvimento do funcionário pode ser totalmente eliminado de certos processos ou o trabalho do funcionário pode ser reduzido apenas ao essencial. A ideia é que, com a automação, os funcionários gastem seu tempo com mais eficiência, o que economiza nos custos de mão de obra.

Então, quanto a automação do fluxo de trabalho economiza em termos de custos de mão de obra? Depende de alguns fatores.

Primeiro, você precisa entender quanto é pago ao trabalhador por setor. Você pode calcular esses custos com base no que já está pagando aos seus funcionários ou pode usar fontes externas para encontrar os custos médios de mão de obra em seu país e indústria.

Você pode então multiplicar essa taxa horária pelo número de horas que um processo leva para ser concluído:

A parte mais complicada da equação é determinar quanto tempo as ferramentas de automação economizarão em qualquer tarefa ou projeto. Se você já tem acesso a uma ferramenta de automação, ou a uma versão de teste, pode executar a tarefa e calcular a duração do projeto. Caso contrário, você pode perguntar ao fornecedor a duração estimada de tarefas específicas.

Com o Klippa OCR API, por exemplo, as empresas conseguem reduzir o tempo gasto em processos manuais em até 70%. Além disso, estudos realizados em áreas como processamento de faturas mostram que economias de tempo de 60-80% são muito viáveis.

Para determinar o quanto você vai economizar, você pode calcular o tempo gasto na tarefa com uma ferramenta de automação, multiplicá-lo pela taxa horária e subtraí-lo de seus custos de mão de obra atuais:

Por exemplo, digamos que você atualmente emprega uma equipe de 2 funcionários de contas a pagar (a € 30 por hora) para processar, aprovar, corrigir e arquivar faturas em seu sistema de contabilidade, o que leva cerca de 80 horas por mês por pessoa.

Seus custos anuais de mão de obra seriam de 57,6k (€ 30 x 80 horas x 2 pessoas x 12 meses).

Suponhamos que uma ferramenta de automação reduza essas 80 horas por pessoa por mês para 24 horas, uma redução de 70%. Isso levaria a um custo de mão de obra anual de ~ 17,3k (€ 30 x 24 horas x 2 pessoas x 12 meses) e resultaria em uma economia imediata de mais de 40k para apenas um processo!

Altos volumes e tarefas e processos mais longos – relatórios, processos de aprovação, envio de notificações e assim por diante – podem totalizar centenas de milhares de euros economizados ao longo dos anos.

Pesar todos esses custos economizados em relação ao custo mensal ou anual de uma ferramenta de automação pode ajudá-lo a ver se a ferramenta vale a pena ou não, mas temos certeza de que esse será o caso.

Digamos que em nosso exemplo o provedor cobra uma taxa única de configuração de 2,5k, uma taxa de licença mensal de € 150 e uma taxa de integração mensal de € 100. Então, você ainda economizaria quase 35k no primeiro ano usando uma ferramenta de automação (veja os cálculos abaixo).

Agora compare este número (34,8k) com os custos de mão-de-obra anuais no início (57,6k) e aí está: uma economia de custos de 60,4%!

Quer saber como a automação pode ajudá-lo?

Como você deve ter notado, só levamos em consideração os custos de mão de obra economizados, porque não existe uma fórmula mágica para calcular todas as economias de custo obtidas com a automação. A economia exata depende muito da situação atual da sua empresa, operações e necessidades e, mesmo assim, certos benefícios podem ser intangíveis, como aumento da produtividade e satisfação do funcionário.

Se você precisar de ajuda no cálculo do valor agregado do software de automação para sua empresa, não hesite em entrar em contato conosco. Nossos especialistas em produtos ficarão mais do que felizes em orientá-lo neste processo. Eles podem lhe dizer tudo sobre o que a automação pode fazer pela sua empresa e como você pode integrá-la perfeitamente aos sistemas e operações existentes.

Também é possível planejar uma demonstração gratuita de 30 minutos abaixo, na qual mostramos como nosso software funciona e como ele beneficiará sua empresa.