Les organisations les plus performantes sont celles qui prennent leurs décisions sur la base d’informations actualisées et précises. Toutefois, de nombreuses entreprises rencontrent des difficultés dans la collecte des informations, en particulier lorsque celles-ci proviennent de sources très diverses. Ces organisations ont souvent affaire à des formats d’information non structurés, tels que des images ou des documents scannés, ce qui rend les données difficiles à obtenir.
C’est un énorme problème lorsque les organisations doivent traiter des centaines, des milliers, ou même des millions de documents par mois. Traiter de grandes quantités de documents non structurés et les convertir dans des formats prêts à l’emploi n’est pas optimal, car c’est source d’erreurs, coûteux et inefficace.
Heureusement, il existe différentes méthodes pour automatiser le travail manuel qui consiste à extraire des informations de documents numériques ou physiques. Des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’intelligence artificielle (IA) sont souvent essentielles pour aider les entreprises à extraire des informations de manière efficace.
Dans cet article, nous allons nous plonger dans ce qu’est l’extraction d’informations, comment elle fonctionne, ses avantages, ses cas d’utilisation, et présenter une solution qui peut aider votre organisation à automatiser l’extraction d’informations.
Commençons!
Qu’est-ce que l’extraction d’informations?
L’extraction d’informations est le processus qui consiste à extraire des informations de formats non structurés (par exemple PNG, JPEG, PDF) et à les convertir en formats structurés, modifiables, consultables et lisibles par machine (par exemple JSON, CSV, XLSM). Souvent, les entreprises obtiennent des données prêtes à l’emploi en convertissant des PDF en Excel.
L’extraction d’informations permet de consolider les données. De multiples sources d’information, généralement mal organisées et complètement non structurées, peuvent être converties en informations utiles qui peuvent être stockées ou analysées plus en détail.
Avoir des informations claires sur le fonctionnement de votre organisation est la base d’une analyse critique du processus de prise de décision, de l’amélioration des services, des projections de ventes et de l’optimisation des coûts, parmi d’autres choses.
Comment votre entreprise peut-elle extraire des informations? En général, il existe trois techniques d’extraction d’informations pour les entreprises:
- Extraction d’informations manuelle
- Extraction d’informations automatisée
- Extraction d’information automatisée avec ‘Human-in -the-loop’
1. Extraction d’informations manuelle:
L’extraction manuelle d’informations est l’action de collecter manuellement des informations à partir d’une source de données. Cela se produit dans de nombreux processus d’entreprise. Dans votre entreprise, par exemple, un employé peut être amené à traiter des factures.
L’employé lit le document physique ou numérique et tape les informations dans votre logiciel de comptabilité créditeur. Cette méthode peut s’avérer pratique lorsqu’il s’agit d’extraire des informations de quelques documents seulement.
Cependant, l’extraction manuelle d’informations est répétitive, prend du temps et est sujette à des erreurs, ce qui engendre des frais inutiles. C’est pourquoi de nombreuses entreprises ont recours à des solutions automatisées pour gérer le processus d’extraction des informations.
2. Extraction d’informations automatisée:
Comment les entreprises peuvent-elles automatiser l’extraction d’informations? Grâce à des logiciels d’extraction d’informations utilisant des technologies telles que l’OCR et l’IA, les entreprises peuvent extraire automatiquement des informations de n’importe quel type de document.
L’OCR, en bref, est une technologie qui permet de transformer une image en texte. Les technologies d’IA, par contre, contribuent à la reconnaissance des informations, à la classification des documents et à la vérification des informations. En termes simples, l’IA donne un sens aux informations extraites et reconnaît les champs de données, tels que le numéro d’une facture ou le montant total.
La combinaison de l’IA et de l’OCR permet aux logiciels d’extraction d’informations d’extraire les données des documents avec précision et rapidité. Avec un logiciel d’extraction d’informations intégrant ces technologies, le processus d’extraction d’informations peut être réalisé en quelques secondes.
Voyons maintenant une troisième façon d’extraire des informations de documents.
3. Extraction d’information automatisée avec ‘Human-in -the-loop’:
L’automatisation par ‘Human-in-the-loop’ combine les deux méthodes précédentes. Même avec la technologie la plus avancée, il est pratiquement impossible d’extraire des données de documents avec une précision de 100% en permanence.
Dans certains cas, 1% d’erreurs d’extraction d’informations peut déjà coûter des millions d’euros aux entreprises. C’est pourquoi, dans de nombreux cas, la combinaison du meilleur de l’humain et du meilleur de l’intelligence artificielle peut donner les meilleurs résultats.
Faisons un simple calcul. Supposons que votre entreprise traite 1,000,000 de documents par mois. Supposons que chaque erreur (par document) vous coûte en moyenne 100 euros. 1% des erreurs équivaudrait à 1,000,000 d’euros.
C’est pourquoi certaines industries préfèrent combiner l’automatisation et l’intelligence humaine pour minimiser les erreurs coûteuses.
Maintenant que vous connaissez la définition de l’extraction d’informations et les méthodes, examinons de plus près le processus automatisé à l’aide d’un logiciel.
Comment extraire automatiquement des informations ?
Grâce au logiciel OCR, votre organisation peut traiter automatiquement n’importe quel type de document ou d’image en quelques secondes. Mais à quoi ressemble le processus d’extraction des informations?
Le processus d’extraction des informations d’un document se déroule généralement de la manière suivante:
- Téléchargement du document – Tout d’abord, le document non structuré doit être téléchargé dans le logiciel. Cette opération peut être effectuée via le web, le courrier électronique, l’ordinateur ou le téléphone portable. Souvent, le moyen le plus simple est de prendre une photo avec un appareil mobile utilisant un SDK de numérisation de documents. Le fichier d’entrée peut être envoyé au logiciel dans plusieurs formats non structurés, tels que JPG, PDF, PNG, TXT et bien d’autres.
- De l’image au TXT – Une fois le document téléchargé dans le logiciel, l’extraction des informations commence. Le seul problème est que l’ordinateur ne peut pas encore lire ce qui se trouve sur le document ou l’image. L’image doit donc être transformée en fichier TXT à l’aide de l’OCR.
- Conversion du format d’information – Dans la dernière étape, le logiciel d’extraction d’informations lit le fichier TXT et le convertit dans un format structuré tel que JSON, XML et CSV. Une fois cette opération effectuée, les informations sont stockées dans une base de données ou transmises à un autre logiciel.
Maintenant que nous savons comment extraire des informations de documents textuels non structurés, voyons comment votre organisation peut en bénéficier.
Les principaux avantages de l’extraction automatique d’informations
De nombreuses entreprises profitent des solutions d’extraction automatique d’informations alimentées par l’IA pour en tirer divers avantages.
Les principaux avantages de l’utilisation d’une solution d’extraction d’informations automatisée sont les suivants:
- Améliorer la précision à >95%
- Augmenter la productivité des employés de 6 heures par semaine
- Réduire les coûts opérationnels jusqu’à 70%
- Évolutivité pour l’expansion de l’entreprise
- Délai d’exécution plus court
Améliorer la précision à >95%
Le remplacement de la saisie manuelle des données par l’extraction automatisée des informations permet de réduire considérablement les erreurs coûteuses. Les machines font moins d’erreurs que les humains, car elles ne se fatiguent pas et ne sont pas distraites.
Le traitement manuel de grandes quantités d’informations ouvre souvent la voie à des erreurs de saisie. Par exemple, un numéro de facture peut facilement être mal saisi ou oublié.
L’automatisation du processus d’extraction des informations des documents permet d’obtenir des données plus précises. Avec des informations plus précises, vous pouvez prendre des décisions commerciales plus justes et plus précises.
Augmenter la productivité des employés de six heures par semaine
Grâce à l’extraction automatisée des informations, les employés peuvent abandonner les tâches manuelles fastidieuses. L’automatisation n’est pas seulement plus rapide, elle permet aussi aux employés d’accomplir plus de travail dans votre cœur de métier dans le même laps de temps.
En fait, une enquête menée par Smartsheet a conclu que l’automatisation des tâches répétitives libère les employés de six heures ou plus par semaine. Cela représente une différence énorme en termes de productivité, de l’ordre d’une journée de travail complète.
Réduire les coûts opérationnels jusqu’à 70%
L’une des principales raisons qui poussent les entreprises à automatiser l’extraction d’informations est l’argent. L’extraction manuelle d’informations représente plus d’heures de travail pour les employés, ou même l’embauche de personnes supplémentaires pour effectuer les tâches manuelles.
Des études montrent que l’extraction manuelle d’informations se traduit généralement par un coût de traitement plus élevé, de 60 à 70% supérieur à celui d’une solution automatisée.
Avec notre calculateur de retour sur investissement, vous pouvez calculer combien d’argent vous pouvez économiser grâce à l’extraction automatisée d’informations.
Évolutivité pour l’expansion de l’entreprise
Lorsqu’une entreprise se développe, la quantité de documents entrants et sortants qui doivent être traités et stockés augmente également. Les entreprises ne veulent pas augmenter leurs effectifs simplement parce qu’elles doivent extraire des informations d’un plus grand nombre de documents. Cela les éloignerait de leur cœur de métier.
Cette situation peut être évitée en optant pour une solution automatisée d’extraction des informations. L’entreprise peut ainsi développer ses activités sans avoir à se préoccuper de volumes importants de documents.
Délai d’exécution plus court
L’extraction manuelle d’informations à partir d’un document est limitée à une seule personne à la fois, ce qui peut entraîner un long délai d’exécution. Les documents s’accumulent, les employés ou les clients attendent une réponse, etc. Avec un logiciel d’extraction d’informations, les délais d’exécution peuvent passer de plusieurs jours ou semaines à quelques secondes.
Maintenant que nous connaissons les principaux avantages de l’extraction automatique d’informations, examinons ses cas d’utilisation.
Cas d’utilisation de l’extraction d’informations
Il existe plusieurs cas d’utilisation dans lesquels l’extraction d’informations fait la différence. Cela est valable non seulement pour les grandes organisations, mais aussi pour toutes les entreprises qui traitent une quantité substantielle de documents. Il y a de fortes chances que vous travailliez avec des sources d’information telles que des factures, des reçus, des cartes d’identité, des compteurs utilitaires, des étiquettes de prix et des documents d’identité.
La liste suivante présente quelques-uns des cas d’utilisation les plus courants de l’extraction d’informations (cette liste n’est pas exhaustive):
- Automatisation des comptes créditeurs
- Automatisation de l’accueil des clients
- Extraction de PDF vers Excel
- Conversion d’image en texte
- Traitement des reçus pour les campagnes de fidélisation
- Automatisation de la saisie de données
- Extraction d’informations à partir de PDF
- Collecte de données pour les demandes de dommages-intérêts des cartels
- Extraction de signatures à partir de documents
Il est très intéressant de voir comment les différentes applications de l’extraction automatique d’informations peuvent maximiser les bénéfices de nombreuses industries. Si vous ne voyez pas votre cas d’utilisation ici, ne vous inquiétez pas, il y a de fortes chances que nous puissions vous aider avec votre cas d’utilisation spécifique.
Jetons un coup d’œil à notre solution, Klippa DocHorizon.
Automatiser l’extraction d’informations avec Klippa
Klippa est spécialisée dans l’automatisation de l’extraction d’informations pour tous les flux de travail liés aux documents. Après des années de dévouement, Klippa DocHorizon a été créé pour aider les organisations du monde entier à accélérer le processus d’extraction d’informations à partir de divers objets et types de documents.
Avec Klippa DocHorizon, vous pouvez non seulement automatiser l’extraction d’informations, mais aussi classer, convertir, anonymiser et vérifier n’importe quel document grâce à la technologie OCR intégrée à l’IA. Quels que soient les défis auxquels vous êtes confrontés en matière d’automatisation des documents, Klippa peut les automatiser pour vous.
Si votre organisation est à la recherche d’une solution pour extraire des informations des documents, DocHorizon est la solution idéale pour vous.
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