Comment convertir des factures PDF au format UBL

Si votre entreprise rencontre de nombreux obstacles dans le traitement de ses factures, la facturation électronique n’est probablement pas une nouveauté pour vous. Vous savez donc qu’elle ne se limite pas à simplifier la gestion des factures : elle vise surtout à respecter les lois et réglementations internationales. Le principal défi lors de cette transition est que vos factures PDF doivent être converties dans un format totalement différent.

Ce format, appelé Universal Business Language (UBL), a été conçu pour tous les documents électroniques, en particulier les factures. Il permet à votre entreprise de traiter ses factures en toute sécurité tout en se conformant aux réglementations mondiales. Pour cela, il est nécessaire de convertir l’ensemble de vos factures en UBL, ce qui peut facilement être réalisé grâce à une solution d’Intelligent Document Processing (IDP). Curieux d’en savoir plus ? Continuez votre lecture !

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Points clés

• L’UBL facilite la conformité et l’automatisation: Convertir des factures PDF au format Universal Business Language (UBL) garantit la conformité aux réglementations internationales en matière de facturation électronique et simplifie le traitement des factures. Comme l’UBL est lisible par machine, il élimine la saisie manuelle des données et s’intègre parfaitement aux logiciels ERP et de comptabilité.
  
• Doxis AI.dp automatise le processus de conversion : La plateforme Doxis AI.dp automatise la conversion PDF vers UBL grâce à l’Intelligent Document Processing (IDP). Elle propose des fonctionnalités telles que le contrôle par un opérateur humain (Human-In-The-Loop – HITL) pour la vérification, l’automatisation des flux, ainsi que l’intégration directe avec des plateformes de facturation électronique comme Peppol.
  
• Gains d’efficacité : L’automatisation de la conversion des factures avec Doxis réduit le temps de traitement jusqu’à 70 %, prend en charge la gestion par lots et ouvre des opportunités commerciales transfrontalières en traitant des factures dans plus de 100 langues. La plateforme s’intègre également à plus de 50 systèmes de traitement post-conversion, offrant une grande flexibilité dans la gestion des factures.
  

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Pourquoi utiliser le format Universal Business Language (UBL) ?

Le format UBL est largement adopté par de nombreuses plateformes de facturation électronique, y compris les systèmes gouvernementaux, les canaux EDI ou des plateformes comme Peppol. Voyons rapidement les avantages que vous pouvez obtenir en convertissant vos factures PDF au format UBL :

• En convertissant vos factures au format UBL, vous pouvez immédiatement envoyer des factures électroniques à vos clients ou fournisseurs via différentes plateformes de facturation électronique.
• Vous ouvrez des opportunités de collaboration avec des entreprises partout dans le monde, y compris dans les pays où seule la facturation électronique est acceptée.
• Et, en prime, puisque l’UBL est un format lisible par machine, vous pouvez oublier la saisie manuelle des données : votre logiciel de comptabilité ou ERP est très probablement capable de le lire ! Cela facilite grandement le suivi et l’accès à vos données de facturation, tout en vous fournissant des informations précieuses pour la prise de décision.

Pour découvrir comment mettre cela en œuvre et tirer pleinement parti de ces avantages, continuez votre lecture !

Comment convertir des factures PDF au format UBL

Dans cette section, nous allons vous montrer comment convertir des factures PDF au format UBL grâce à notre solution Doxis AI.dp, vous permettant d’aller encore plus loin dans la gestion de vos documents.

Doxis AI.dp est une puissante plateforme d’Intelligent Document Processing (IDP) qui automatise facilement tous vos flux documentaires. Sa capacité à prendre en charge de nombreux types et formats de documents offre une grande flexibilité pour différents cas d’usage.

Voici le processus étape par étape pour convertir vos factures PDF au format UBL. Et le meilleur ? Vous pouvez l’essayer gratuitement !

Étape 1 : Obtenir votre identifiant Peppol

Si vous souhaitez convertir vos factures au format UBL, XML ou tout autre format de facture électronique pour le réseau Peppol, vous devez disposer d’un identifiant Peppol.

Étape 2 : Créez un compte sur la plateforme

Inscrivez-vous sur votre plateforme AI.dp ou configurez votre environnement de traitement de documents.

Il suffit de créer un projet ou un espace de travail, puis d’activer les modules nécessaires au traitement des factures électroniques, comme la capture de documents, le service e‑invoicing et la possibilité d’intégrer un contrôle humain.

Étape 3 : Mettre en place un contrôle humain (Human In The Loop – HITL)

Le contrôle humain, ou Human-in-the-Loop, consiste à impliquer un relecteur pour vérifier que toutes les données obligatoires sont correctement renseignées avant la conversion ou l’envoi des factures électroniques.

Pour le mettre en place, il faut configurer un processus où certaines factures sont routées vers un opérateur qui valide les données. Cela peut se faire via votre équipe interne ou un prestataire externe.

Étape 4 : Définir la source des documents à traiter

La conversion peut partir de plusieurs sources : e-mails, stockage cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive…), ERP, système de comptabilité, ou téléchargement manuel depuis votre poste.

Choisissez la source la plus adaptée, puis configurez le flux pour identifier et extraire les fichiers PDF des factures à traiter. Vous pouvez télécharger des fichiers directement depuis votre appareil ou vous connecter à plus de 100 sources externes, notamment Google Suite, Dropbox, Outlook, Salesforce, Zapier, OneDrive ou la base de données de votre entreprise.

Étape 5 : Extraire les données des factures

Envoyez les PDF vers un module de capture qui analyse et extrait les informations clés (numéro de facture, date, montant, TVA, données client/fournisseur…).

Un contrôle humain peut vérifier ou corriger ces données avant de passer à la conversion pour garantir leur exactitude.

Étape 6 : Convertir en format UBL

Une fois les données extraites et validées, elles sont transformées en un fichier structuré lisible par machine (JSON ou XML) qui peut ensuite être converti au format UBL.

La conversion doit respecter les spécifications techniques du format et, le cas échéant, celles imposées par vos autorités fiscales ou plateformes d’échange.

Étape 7 : Sauvegarder ou transmettre les factures

Définissez la destination de la facture UBL :

• Sauvegarde locale ou sur cloud
• Intégration dans votre ERP ou logiciel de comptabilité
• Envoi via une API de facturation électronique
• Transmission directe à vos clients ou fournisseurs sur un réseau comme Peppol

Et voila ! En suivant ce processus, votre organisation peut convertir rapidement et précisément ses factures PDF au format UBL, facilitant leur traitement automatisé et leur intégration dans n’importe quelle plateforme de facturation électronique.

Automatisez vos flux de facturation avec Doxis

Avec Doxis AI.dp, vous pouvez automatiser l’ensemble de vos processus de facturation, y compris la facturation électronique. Optimisez le traitement des factures et transférez les données nécessaires vers des applications tierces, comme les systèmes ERP, ou connectez l’API de facturation électronique de Doxis pour simplifier toute votre chaîne de traitement !

• Créer des flux de facturation personnalisés : Automatisez le traitement des factures traditionnelles et facilitez l’extraction, la classification et la conversion précises des données, ainsi que la détection des fraudes, pour obtenir des données fiables ou simplifier vos processus comptes fournisseurs (AP) et comptes clients (AR).
• Convertir vos factures en formats de facturation électronique : Donnez à votre entreprise la possibilité d’envoyer des factures électroniques via les principales plateformes de e‑facturation ou réseaux EDI, même si elles étaient initialement créées au format PDF.
• Réduire les délais de traitement de 70 % : Grâce au traitement de documents par lot, vous pouvez traiter simultanément un grand volume de factures, ce qui vous permet de rester à jour même pendant les périodes de forte activité.
• Débloquer des opportunités commerciales internationales : Traitez des factures étrangères grâce à notre couverture mondiale pour les documents émis dans plus de 100 langues différentes.
• Éviter les longs processus d’export de données : Profitez d’un large choix de destinations de post‑traitement (plus de 50 intégrations disponibles) ou connectez‑vous à notre API de facturation électronique pour envoyer et recevoir instantanément des factures via le réseau Peppol.

Notre plateforme certifiée ISO et conforme au RGPD vous offre toutes les ressources nécessaires pour réussir votre transition vers l’automatisation et la facturation électronique, en disant adieu aux traitements longs et sujets aux erreurs. Réservez une démonstration gratuite ci‑dessous ou contactez nos experts pour obtenir plus d’informations !

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