Comment Banijay Benelux a automatisé et amélioré son processus de gestion des dépenses avec Klippa
Entretien avec Leon Backbier, IT Manager chez Banijay Benelux (anciennement Endemol)
Secteur
Media & divertissement
Team
3000+ employés
Intégrations
Mendix
Unit4 Coda
Idaptive
SurePay
Discussion avec Léon Backbier, IT Manager chez Banijay Benelux (BBNL).
Les problèmes de l’ancien processus
De nombreuses transactions avec des cartes de visite
Comment BBNL gérait le processus de remboursement des frais avant de s’associer à Klippa ?
“Notre plus grande frustration était la variété et le volume des demandes de remboursement que nous traitions. Il y avait beaucoup de petites transactions avec des cartes de débit et de crédit d’entreprise. ”
En conséquence, les reçus s’accumulaient sur les bureaux de nos collègues. En général, les réclamations sont soumises rapidement lorsqu’il s’agit d’argent privé avancé, mais lorsqu’on est payé avec une carte professionnelle, le besoin de réclamer semble beaucoup moins urgent.
Une procédure de soumission compliquée et chronophage
En outre, le processus de soumission demandait trop d’efforts : les reçus devaient être copiés, découpés, collés ensemble et saisis manuellement dans le système financier.
Aucun aperçu
“Nous avons également constaté qu’en raison des nombreux choix de codes de projet, les gens décidaient souvent de comptabiliser la créance sur “autre”. L’équipe financière devait alors encore classer les transactions correctement.” Cela consommait beaucoup de temps, d’argent et finalement de précision.
“Nous n’avions pas non plus le temps d’apprendre à tout le monde à utiliser des systèmes complexes comme SAP ou Microsoft Dynamics. Le système devrait parler de lui-même et vous ne devriez pas avoir besoin d’un manuel pour cela.”
La simplicité était la clé.
Des dimensions complexes et changeantes
“Dans notre recherche d’une application standard qui pourrait résoudre cela pour nous, nous nous sommes rapidement heurtés au problème que nos processus ne sont pas standard. En fait, nous avons un processus de réservation assez différent.
Les entreprises ont tendance à utiliser les types de coûts, les centres de coûts et les projets comme dimensions. “Nous allons souvent trois à quatre dimensions supplémentaires, qui changent parfois quotidiennement, et nous avons également un processus d’approbation beaucoup plus flexible.
En mettant tout cela en place dans une application standard, nous nous heurtions toujours au même problème : cela semblait très rigide et maladroit.”
Bien sûr, nous devions trouver une solution à ce problème.
L’introduction à Klippa
“Notre partenariat avec Klippa s’est développé naturellement. Nous sommes une entreprise assez pragmatique, nous pouvons donc décider rapidement et nous lancer. C’est pourquoi nous avons décidé de développer d’abord nous-mêmes un processus back-end.”
Ce back-end a été construit dans l’environnement low-code Mendix. Ensuite, il s’agissait de trouver une solution OCR pour extraire automatiquement les données des reçus et des factures. De cette façon, les employés sont soulagés au maximum dans le processus.
Une reconnaissance OCR élevée
“Au départ, nous avons commencé avec Kofax, un produit assez coûteux, qui n’a atteint qu’un taux de reconnaissance OCR de 30%. Nos employés étaient donc toujours en train de retaper des reçus.”
Au fil du temps, BBNL a expérimenté Google et Azure. Ils n’étaient pas non plus satisfaits de la puissance ni de la qualité du logiciel d’OCR. C’est alors qu’un scientifique spécialisé dans les données a découvert Klippa par coïncidence : “Il m’a dit : ‘Leon, jette un coup d’oeil’. La précision de Klippa est déjà de 80% sans que nous ayons fait quoi que ce soit nous-mêmes.’ Et cela nous a attiré.”
La solution OCR s’est avérée être un succès, et la coopération s’est également bien passée. Une raison suffisante pour BBNL de voir si la collaboration avec Klippa pouvait être étendue. Après tout, Klippa propose également un front-end, un back-end et une API pour la gestion des dépenses.
BBNL a alors étudié comment Klippa pouvait s’intégrer à l’ensemble du processus de gestion des frais : “Et ils ont rapidement réussi à le faire !” En plus du front-end, l’API de Klippa a finalement été intégrée de manière transparente. La collaboration entre Klippa et BBNL est ainsi passée de un à trois produits Klippa.
Pourquoi BBNL a choisi Klippa?
Intégration facile, même avec des systèmes tiers
Le front-end de Klippa s’intègre facilement à de nombreux systèmes tiers. Ainsi, l’API de Klippa peut communiquer avec le back-end Mendix de BBNL, la plateforme de gestion d’identité Idaptive, le système financier Unit4 Coda, et avec SurePay, qui est utilisé pour les vérifications des numéros IBAN et CoC.”Ce flux de travail avec notre propre couche intermédiaire, en fait une sorte de Middleware, fonctionne très bien”.
Éléments en couches
La variété des codes de projet et des dimensions est désormais intégrée dans une structure de dimensions en couches. “Nous pouvons utiliser les limitations de dimension pour limiter le nombre de codes de projet pour certains membres du personnel, ce qui facilite grandement la catégorisation d’une demande.”
Ainsi, par exemple, si vous sélectionnez le projet A, les sous-codes A1 et A2 peuvent être sélectionnés, tandis que pour le projet B, les sous-codes B1 et B2 ; de cette façon, nous aidons le soumissionnaire à fournir les bonnes informations. De cette façon, nous aidons le soumissionnaire à fournir les bonnes informations. Cela permet au service financier de mieux comprendre et de mieux contrôler l’ensemble du processus.
Simplicité d’utilisation
La simplicité ne réside pas seulement dans la structure en couches, mais aussi dans le fait que les employés peuvent commencer tout de suite sans manuel compliqué.
Après l’achat, un employé prend une photo du reçu dans l’application. L’application lit automatiquement les données et il suffit d’appuyer sur un bouton pour soumettre la demande de remboursement. “Vous pouvez le voir joliment sur les photos aussi : vous voyez un jean avec une déchirure et en plus un reçu de McDonalds. Merveilleux !“
En outre, les employés qui doivent faire une certaine réclamation pour une période plus longue peuvent désormais la saisir en une seule fois. Cela contribue à la simplicité du processus et donc à la motivation des employés à soumettre des reçus et des factures.
“Grâce à la simplicité de Klippa, nous économisons désormais 90 % de temps de traitement !”.
Un contrôle et un aperçu complets
D’un processus très dépendant de la façon dont les employés soumettaient les reçus, BBNL est passé à un processus qui offre un contrôle et un aperçu complets du côté de l’administrateur.
“Lorsque vous voyez clairement tout s’additionner, cela conduit rapidement à d’autres actions qui stimulent votre efficacité.”
Pour que l’équipe orientée vers les projets reste traitable, il existe désormais une synchronisation pratique des utilisateurs et des authentifications uniques qui permettent une gestion efficace des utilisateurs.
“Nous pouvons spécifier exactement qui peut faire et voir quoi, ce qui permet un contrôle pour nous et une gestion pour l’employé. Ce contrôle interne est très important pour nous.”
Prévention des erreurs et des fraudes
Un autre aspect important est la prévention des erreurs et des fraudes. Par exemple, il peut arriver que des reçus soient soumis deux fois. Ces doublons sont désormais signalés automatiquement, sans que les administrateurs aient à consacrer du temps et des efforts pour les reconnaître.
“Nous savons désormais à quelle heure et à quel endroit une transaction a été effectuée et il est plus facile de filtrer les transactions suspectes.”
L’attribution automatique du statut d’une réclamation est une autre amélioration du processus. Si une demande ne contient pas toutes les informations nécessaires, par exemple parce qu’il manque un numéro de projet, son statut est automatiquement défini comme incomplet.
De cette façon, le stade auquel se trouve une demande est toujours clair et il est plus facile de voir ce qui peut être fait pour la compléter.
Une collaboration ouverte et progressive
Au final, l’ambition mutuelle et la manière de travailler ensemble ont été le facteur décisif pour Leon. “Je pense qu’il est important dans une collaboration que nous soyons ouverts les uns aux autres et que nous écoutions les souhaits de chacun. Nous avons trouvé cela immédiatement chez Klippa. La coopération avec les développeurs et la direction de Klippa est fantastique !”
Les désavantages de l’ancienne méthode
La solution idéale
En somme, BBNL recherchait une solution applicable spécifiquement à sa propre situation complexe. Plus facile à dire qu’à faire. Un certain nombre de critères de sélection ont été définis pour la solution souhaitée :
Les bénéfices de Klippa
“C’est très agréable de collaborer avec une entreprise aussi ambitieuse que nous. La volonté et la rapidité avec lesquelles Klippa a mis en œuvre des modifications spécifiques pour nous sont impressionnantes.”
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