La reconnaissance automatique des factures est un sujet d’actualité dans la comptabilité depuis déjà quelques années. Lentement mais sûrement, ce secteur évolue vers une comptabilité automatisée et la reconnaissance des factures en est un élément essentiel. Pendant longtemps, cette dernière était uniquement disponible pour déceler les informations principales telles que le créancier, le débiteur, la date, le numéro de facture, le montant total, etc. Cependant, le développement de la technologie a rendu possible des systèmes d’apprentissage machine (ou machine learning) de plus en plus intelligents. Chez Klippa par exemple, nous améliorons sans cesse notre technologie grâce à l’apprentissage profond. Cette technique permet d’extraire des documents des informations de plus en plus spécifiques avec une précision grandissante. C’est pourquoi la reconnaissance automatique des factures par lignes est également possible avec l’API d’analyse des factures par OCR Klippa !
Qu’entend-t-on par reconnaissance “par lignes” ? En quoi est-ce utile ?
L’extraction automatique des informations clés d’une facture est, bien sûr, déjà très utile pour convertir de nombreuses factures en une proposition d’enregistrement automatisée. En particulier avec les livres de comptes (ledgers) standardisés, l’automatisation de ces suggestions d’enregistrement devient de plus en plus simple. Pour autant, il n’est pas toujours possible de faire une proposition d’enregistrement complète avec les informations de base. Après tout, les factures (et les reçus) ont souvent plusieurs lignes, chacune correspondant à un montant qui ne doit pas toujours être enregistré au niveau du même compte général, centre de coûts ou projet. En reconnaissant les factures au niveau de chaque ligne indépendamment, notre logiciel d’auto-apprentissage dispose d’un contexte plus large et pratiquement toutes les propositions peuvent être faites avec précision.
Comment fonctionne la reconnaissance par lignes sur les factures ?
Nous utilisons un modèle d’apprentissage automatique pour reconnaître les lignes sur une facture. C’est une histoire quelque peu technique, car nous utilisons pour cela “l’apprentissage profond”. Il s’agit d’une forme d’apprentissage automatique par laquelle le logiciel lui-même peut déterminer une signification à partir d’un ensemble de données étiquetées. Chez Klippa, nous avons développé un vaste ensemble de données dans lequel les lignes sont clairement marquées pour chaque facture et reçu. Le logiciel d’auto-apprentissage opère sur cet ensemble de données afin de reconnaître les schémas qui s’y trouvent pour finalement en dégager un modèle. Chaque fois qu’un document arrive chez Klippa pour être traité, il est comparé à ce dit modèle. Sur la base d’une analyse statistique, nous examinons la structure du document pour ensuite désigner l’emplacement des lignes de la facture. Cela peut être comparé à un surlignage au marqueur, comme vous le feriez avec sur papier.
Dès lors que ces marqueurs sont placés, un autre programme informatique entre en jeu. On appelle cela un analyseur (parfois aussi appelé “parseur”). Ce dernier examine toutes les informations contenues dans les zones surlignées et attribue un sens à chacune d’entre-elles. Par exemple, la description, les montants, les numéros et les valeurs de TVA sur la facture sont extraits séparément et stockés dans la base de données pour chaque ligne de la facture. Ces informations, ainsi que celles contenues dans l’en-tête, sont finalement utilisées pour déduire la proposition d’enregistrement pour chaque ligne.
À quoi ressemble la reconnaissance des lignes de facture ?
Il est souvent difficile de visualiser le fonctionnement d’un programme informatique. Après tout, le logiciel fait l’essentiel de son travail en arrière-plan, et seule la sortie est visualisable sur l’interface. Pour avoir une idée du fonctionnement de notre logiciel, référez-vous à sa représentation ci-dessous. Vous pouvez voir comment le logiciel, en plus d’identifier les données clés, a également repéré par une case verte les lignes de factures qui figurent. Ensuite, des blocs noirs sont dessinés autour des valeurs individuelles pertinentes et celles-ci sont reliées entre elles par des lignes noires. De cette façon, les données sont extraites et reliées les unes aux autres, sans utiliser de modèle.
Pour quelles langues cela fonctionne-t-il ?
Bonne question ! Heureusement, la réponse est plutôt positive. Notre logiciel peut fonctionner avec pratiquement toutes les langues. Cependant, il fonctionne mieux dans les langues européennes comme le néerlandais, l’allemand, le français, l’italien, l’espagnol, l’anglais, l’italien… Il peut également être formé et être performant sur des langues spécifiques en fonction de vos besoins.
Parlons-en !
Chez Klippa, nous implémentons nos solutions intelligentes dans notre propre logiciel, par exemple dans le module de gestion des factures, mais également dans des logiciels tiers. Nous disposons à cet effet d’API documentés et simple à implémenter. Vous avez un besoin en termes de reconnaissance de factures par ligne ? N’hésitez pas à nous le faire savoir en nous contactant ! Nous nous ferons un plaisir de répondre à cette problématique avec vous.