L’explosion de la demande de soins de santé due à la pandémie de Covid-19 a bouleversé le secteur de la santé.
La pénurie de ressources, les longues heures de travail, la réduction du budget opérationnel et les énormes coûts administratifs exigent des organismes de santé qu’ils se transforment et accélèrent leur transformation numérique.
En raison du besoin croissant de prise en charge des patients, il n’est plus efficace, durable ou même possible de traiter manuellement les admissions, les dossiers ou autres documents des patients.
Afin de naviguer à travers la crise, le secteur de la santé a commencé à adopter différentes technologies. Ces technologies comprennent l’intelligence artificielle (IA), la e-santé et les solutions de gestion des documents.
Parmi les différentes technologies, le traitement intelligent des documents (IDP) a été largement adopté par l’industrie, avec une croissance annuelle de 190 à 200 % en 2020.
Dans cet article, nous allons examiner de plus près comment l’IDP contribue à améliorer le secteur de la santé.
Qu’est-ce que le traitement intelligent des documents (IDP) ?
Le traitement intelligent des documents (IDP) est une solution logicielle utilisée pour capturer, catégoriser, extraire, anonymiser et classer les données des documents.
Elle utilise des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), l’intelligence artificielle (AI), la vision par ordinateur, le machine learning (ML) et le traitement du langage naturel (NLP).
Le rôle de la vision par ordinateur est de comprendre la structure d’un document, tandis que l’OCR est utilisée pour capturer et extraire le texte d’un document. Le traitement automatique des langues est utilisé pour comprendre le texte lui-même et identifier les points de données individuels.
L’IA et le machine learning permettent à la solution IDP d’automatiser ces processus et d’augmenter la précision de l’extraction des données par rapport à un simple outil d’OCR.
En outre, l’IA et le ML ajoutent des capacités d’apprentissage continu pour étendre la couverture des documents pouvant être traités.
Pour faire simple, les solutions IDP telle que Klippa DocHorizon permettent aux organisations d’automatiser les processus d’affaires par la capture des données, la compréhension, l’anonymisation et la vérification des documents.
Voyons maintenant quels sont les avantages de l’IDP.
Les avantages de l’IDP dans le secteur de la santé
Les organisations du secteur de la santé qui utilisent le traitement intelligent des documents en tirent de multiples avantages. Ces avantages sont les suivants :
- Réduction des coûts opérationnels
- Prévention des erreurs des employés dangereuses
- Amélioration du flux de travail
- Accès facile aux données
- Amélioration de la sécurité des données
Penchons-nous ci-dessous sur ces cinq avantages de l’IDP.
Réduction des coûts opérationnels
L’un des principaux avantages de l’automatisation des documents est qu’elle réduit les tâches liées au back-office et les coûts opérationnels.
Grâce à l’IDP, il n’est plus nécessaire de consacrer du temps au personnel pour effectuer des tâches banales telles que la saisie manuelle de données, le classement de documents et l’impression de documents.
Les coûts que les organisations peuvent réduire grâce au traitement intelligent des documents sont les suivants :
- Coûts de la main-d’œuvre
- Coûts d’impression
- Coûts des processus d’affaires (longs)
- Coûts de stockage du papier
- Coûts des erreurs administratives
Peut-être une question importante que vous pourriez vous poser : Préféreriez-vous payer les professionnels de la santé pour ce qu’ils font de mieux ou les payer pour faire de la paperasse ?
Prévention des erreurs humaines dangereuses
Selon l’Organisation mondiale de la santé (OMS), 5 à 50 % de toutes les erreurs médicales proviennent d’erreurs administratives. Ces erreurs administratives comprennent :
- Erreurs dans le dossier du patient
- Erreurs d’identification des patients
- Erreurs du système de suivi
- Erreur de communication lors des transitions de soins
- Erreurs de prescription
Il y a eu des cas où ces erreurs ont causé des dommages graves, voire la mort. En utilisant l’IDP, les organismes de santé minimisent les risques et préviennent les erreurs humaines dangereuses.
Il s’agit simplement d’une solution qui ne se fatigue pas et qui peut fonctionner intelligemment comme un cerveau humain.
Amélioration du flux de travail
La charge administrative a toujours privé les professionnels de la santé du temps nécessaire pour s’occuper de leurs patients.
Ces tâches administratives comprennent la rédaction d’ordonnances, la révision, l’édition et la signature des notes prises lors des visites des patients, ainsi que leur saisie dans le système de dossiers médicaux électroniques (DME).
En effet, selon un rapport de Statista, les médecins en Europe consacrent 50 % de leur temps aux tâches administratives et les autres 50 % au traitement des patients. Le même rapport suggère qu’avec l’IA, le temps consacré aux tâches administratives est réduit à 33 %.
Grâce à une solution de traitement intelligent des documents et à des intégrations par le biais d’API, les organismes de santé peuvent rationaliser les processus commerciaux liés aux documents, ce qui leur permet de gagner du temps pour améliorer l’accueil des patients.
Accès facile aux données
Des données non organisées, en particulier dans un secteur comme celui des soins de santé où l’on trouve un large éventail de documents, peuvent être accablantes. Les praticiens de la santé peuvent finir par passer un temps considérable à rechercher des informations pertinentes auprès des patients, notamment si elles sont stockées dans des archives physiques.
Les documents connus dans le secteur de la santé sont les suivants
- Dossiers des patients
- Formulaire des patients
- Formulaires de dons du sang
- Référence électronique
- Réclamation médicale
- Dossier de prescription
- Factures
- Notes du médecins
- Formulaires de consentement
- Documents de recherches
Les organismes de santé peuvent garantir un accès facile aux données pertinentes grâce à l’intégration transparente entre l’IDP et le DME. Alors que l’IDP se charge de la capture, de l’extraction et de la classification des données jusqu’à la numérisation des documents, le système de DME assure l’organisation et l’accessibilité des données.
Amélioration de la sécurité des données
Étant donné que les organisations du secteur de la santé doivent se conformer aux informations de santé protégées (PHI), aux informations personnellement identifiables (PII), à la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA) et au Règlement général sur la confidentialité des données (RGPD), le stockage des fichiers papier peut être remis en question.
Pourquoi ? Tout simplement parce que la menace d’accès aux informations sur les patients par du personnel non autorisé et de fuite vers des personnes extérieures est bien réelle. Comme dans le cas de Beaumont Health, un employé a divulgué les informations de plus de 1 200 patients. Cela a souvent été fait pour des raisons financières.
L’IDP permet une tenue d’archives plus sûre grâce à l’extraction automatisée des données. Les bonnes intégrations avec une base de données, où l’accès aux données est contrôlé, peuvent améliorer la sécurité globale des informations sensibles en matière de confidentialité.
Il existe même des cas où la PDI est associée à des fonctionnalités de masquage des données afin d’expurger et d’anonymiser les données sensibles des documents pour se conformer aux réglementations et se prémunir contre les violations.
Maintenant que nous avons couvert les avantages de l’IDP dans le secteur de la santé, examinons les réductions de coûts potentielles.
La réduction des coûts estimée grâce au traitement intelligent des documents
Supposons que votre centre de soins doive traiter 100 000 documents par an. Supposons également qu’un assistant médical expérimenté puisse extraire les données, les saisir et les vérifier à partir des documents à une vitesse de 30 documents par heure (un toutes les deux minutes).
Estimons le coût de la main-d’œuvre à 20,00 € par heure (assurance, salaire horaire, etc., avantages sociaux compris). Le traitement de 100 000 documents prendrait plus de 3 333 heures et coûterait plus de 66 000 €. Le coût pourrait être jusqu’à 10 fois plus élevé si les médecins traitaient ces documents à leur place.
Avec une solution IDP telle que Klippa DocHorizon, vous seriez en mesure de traiter 10 000 documents par heure. Cela se traduit par 100 000 documents en 10 heures, ce qui est 33 000 % plus rapide que le traitement manuel.
À titre d’estimation, le coût du traitement de 100 000 documents est d’environ 10 000 € (en fonction du type et du volume de documents). La réduction des coûts serait de plus de 56 000 €.
Essayez vous-même notre calculateur de réduction des coûts !
Vous êtes curieux de connaître les applications pratiques de l’IDP dans le domaine de la santé ? Découvrez les deux cas d’utilisation les plus courants dans la section suivante.
Cas d’utilisation du traitement intelligent de documents dans le secteur de la santé
Il existe de nombreux cas d’utilisation du traitement intelligent des documents dans le secteur de la santé. Les plus courants sont les suivants
- l’accueil automatisé des patients
- l’extraction de données des dossiers des patients.
Nous allons aborder ces deux cas d’utilisation plus en détail ci-dessous.
Accueil automatisé des patients
Bien que les progrès de la technologie aient permis aux soins de santé de passer au numérique, il existe toujours de grands volumes de documents papier à traiter.
De nombreux documents doivent être traités avant l’admission, notamment lors de la procédure d’inscription et d’accueil des patients. Les documents qui se retrouvent souvent dans les procédures d’accueil des patients sont les suivants :
- Les documents d’identité
- les formulaires d’admission des patients
- Cartes d’assurance maladie
- Ordonnances
- Recommandations
- Formulaires de groupe sanguin
Prenons l’exemple de la numérisation des cartes d’assurance. Dans le cadre de l’intégration automatisée des patients à l’aide du PDI, le patient ou le prestataire de soins peut scanner la carte d’assurance.
Le moteur OCR traite la carte d’assurance scannée et en extrait les données pertinentes (nom du patient, fournisseur d’assurance, numéro de carte d’assurance, etc.)
Une fois extraites, les informations sont structurées dans un format lisible par une machine. À ce stade, elles peuvent être traitées et saisies dans le système de DSE utilisé.
Le processus administratif est désormais simplifié et le personnel de santé peut se concentrer sur ce qui est vraiment important : les soins aux patients.
Selon les calculs précédents, les avantages comprennent une réduction des coûts de 660 % et du temps de 33 000 %. En réduisant le temps d’accueil des patients, les organisations de soins de santé peuvent augmenter la satisfaction des clients et l’accueil des patients.
Extraction de données des dossiers des patients
À l’heure actuelle, le traitement manuel des dossiers des patients dans un système de DME prend beaucoup de temps et est source d’erreurs, ce qui peut entraîner des poursuites judiciaires.
Les formulaires papier étant encore largement utilisés, il est essentiel de trouver une solution permettant de trier, d’identifier, d’extraire et de faire correspondre automatiquement les données des documents, télécopies, PDF et scans vers le DSE d’un patient.
Grâce à l’IDP, les organismes de santé peuvent améliorer les flux de travail du DME sans compromettre la qualité des soins aux patients. Le personnel peut simplement capturer les dossiers des patients à partir de courriels, de scanners, de télécopieurs, de dispositifs mobiles, de courriels, de portails et exporter automatiquement les données pertinentes vers un système de DME existant.
Les champs qui peuvent être extraits sont :
- Le numéro du dossier médical
- La date de naissance
- Le numéro de sécurité sociale
- Le nom du patient
- Les antécédents médicaux
- Le groupe sanguin
- Le nom du praticien ou de la praticienne
- Dates
- Prescriptions et ordonnances
Les avantages vont d’un meilleur engagement des employés à une réduction des coûts de main-d’œuvre associés à l’extraction et à la saisie manuelles des données.
Automatisation des documents de santé avec Klippa DocHorizon
Notre solution IDP, Klippa DocHorizon, peut aider les organismes de santé à automatiser la classification, l’extraction de données, la rédaction et la vérification d’un large éventail de documents.
La conformité aux lois et réglementations relatives à la confidentialité des données, telles que HIPAA et RGPD, est assurée car les données ne sont pas stockées sur nos serveurs. En plus de cela, Klippa DocHorizon est équipé avec de fonctionnalités de masquage de données qui peuvent aider à maintenir la conformité et à se protéger contre les violations de données.
Vous pouvez voir ci-dessous comment DocHorizon peut masquer les dossiers médicaux des patients.
Avec Klippa DocHorizon, votre organisation peut gagner du temps, réduire les coûts opérationnels, assurer la conformité, améliorer divers flux de travail et prévenir les erreurs administratives.
Laissez-nous alléger votre charge de traitement des documents, afin que vous puissiez augmenter l’accueil des patients et améliorer la qualité de leurs soins. Nous serions ravis de nous associer à vous. Remplissez le formulaire ci-dessous ou contactez l’un de nos experts pour commencer !