El aumento exponencial de la demanda de atención sanitaria debido a la pandemia de Covid-19 ha desestabilizado al sector sanitario.
La escasez de recursos, las largas horas de trabajo, la reducción del presupuesto operativo y los enormes gastos administrativos exigen que las organizaciones sanitarias se transformen y aceleren su transformación digital.
Debido a la constante necesidad de atención a los pacientes, ya no es eficiente, sostenible o incluso posible procesar de forma manual las admisiones de los pacientes, los historiales u otra documentación.
Para superar este problema, el sector sanitario ha empezado a emplear diferentes tecnologías. Estas tecnologías incluyen la Inteligencia Artificial (IA), la telesalud y las soluciones de administración de documentos.
Entre las diferentes tecnologías, el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) ha sido ampliamente implementado en la industria con un crecimiento anual del 190-200% en el 2020.
En este artículo, examinaremos con más detalle cómo ayuda exactamente el IDP a mejorar la industria sanitaria.
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos (IDP)?
El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) es una solución de software que se utiliza para capturar, categorizar, extraer, anonimizar y clasificar los datos de los documentos.
Utiliza tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la inteligencia artificial (IA), el computer vision, el Machine Learning (ML) y el procesamiento del lenguaje natural (NLP).
La función del computer vision es entender la estructura de un documento, mientras que el OCR se utiliza para capturar y extraer el texto de un documento. El NLP se utiliza para entender el texto y para identificar datos individuales.
La IA y el Machine Learning le permiten a la solución IDP automatizar estos procesos y aumentar la precisión de la extracción de datos en comparación con una simple herramienta de OCR.
Además, la IA y el ML aportan una capacidad de aprendizaje continuo para aumentar la capacidad de los documentos que se pueden procesar.
En pocas palabras, las soluciones de IDP como Klippa DocHorizon le permiten a las organizaciones a automatizar los procesos administrativos a través de la captura de datos, la interpretación de documentos, la anonimización y la verificación.
Veamos los beneficios del IDP.
Los beneficios del IDP en la industria sanitaria
Las organizaciones del sector sanitario que utilizan el procesamiento inteligente de documentos se benefician de muchas formas. Estos beneficios incluyen:
- Reducción de los costos operativos
- Prevención de peligrosos errores humanos
- Mejora del flujo de trabajo
- Facilidad de acceso a los datos
- Mejora de la seguridad de los datos
A continuación, analizamos estas cinco ventajas del IDP.
Reducción de los costos operativos
Una de las principales ventajas de la automatización de documentos es que reduce las tareas administrativas y los costos operativos.
Con el IDP, ya no es necesario dedicar el tiempo de los empleados a completar tareas monótonas como la introducción manual de datos, el archivo de documentos y la impresión de papeles.
Los costos que las organizaciones pueden reducir con el Procesamiento Inteligente de Documentos incluyen:
- Costos laborales
- Costos de impresión
- Costos de procesos comerciales (largos)
- Costos de almacenamiento de papel
- Costos de errores administrativos
Quizás una pregunta importante que se puede hacer: ¿Preferirías que los profesionales del sector sanitario hicieran lo que mejor saben hacer o que hicieran papeleo?
Prevención de peligrosos errores humanos
Según la Organización Mundial de la Salud (WHO), entre el 5% y el 50% de todos los errores médicos tienen como origen los errores administrativos. Estos errores administrativos incluyen:
- Errores en los historiales de los pacientes
- Errores en la identificación de los pacientes
- Errores del sistema de seguimiento
- Errores de comunicación durante las transferencias de cuidados
- Errores de receta médica
Hay casos en los que estos errores han causado daños graves e incluso la muerte. Mediante el uso del IDP, las organizaciones sanitarias pueden minimizar los riesgos y evitar los peligrosos errores humanos.
Se trata de una solución que no se cansa y que puede funcionar de forma inteligente al igual que el cerebro humano.
Mejora del flujo de trabajo
La carga administrativa siempre le ha quitado tiempo a los profesionales médicos a la hora de atender a sus pacientes.
Estas tareas administrativas incluyen la prescripción de medicamentos, la revisión, la edición y la firma de las notas de las visitas de los pacientes, y su introducción en el sistema de historias clínicas electrónicas (EHR).
De hecho, según un informe de Statista, los médicos en Europa dedican el 50% de su tiempo a tareas administrativas y el otro 50% a tratar a los pacientes. El mismo informe sugiere que con la IA, el tiempo dedicado a las tareas administrativas se reduce al 33%.
Con una solución de Procesamiento Inteligente de Documentos e integraciones a través de APIs, las organizaciones sanitarias pueden agilizar los procesos empresariales relacionados con los documentos, lo que les permite dedicar más tiempo a mejorar la atención a los pacientes.
Facilidad de acceso a los datos
Los datos desorganizados, especialmente en un sector como el de la sanidad que maneja una gran cantidad de documentos, pueden resultar abrumadores. Los profesionales médicos pueden acabar invirtiendo una gran cantidad de tiempo buscando la información relevante de los pacientes, sobre todo si esta se almacena en archivos físicos.
Entre los documentos que se conocen en la industria sanitaria se encuentran:
- Historial de pacientes
- Formularios para pacientes
- Formularios de donación de sangre
- Derivación electrónica
- Solicitudes de reembolso de gastos médicos
- Registros de recetas médicas
- Facturas
- Notas del médico
- Formularios de consentimiento
- Documentos de investigación
Las organizaciones sanitarias pueden garantizar un acceso fácil a los datos relevantes con la integración perfecta entre IDP y EHR. Mientras que IDP se encarga de la captura, extracción y clasificación de datos para la digitalización de documentos, el sistema de EHR mantiene los datos organizados y accesibles.
Mejora de la seguridad de los datos
Dado que las organizaciones del sector sanitario deben cumplir con los requisitos de la Información Sanitaria Protegida (PHI), la Información de Identificación Personal (PII), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) y el Reglamento General de Privacidad de Datos (GDPR), el almacenamiento de archivos impresos puede resultar cuestionable.
¿Por qué? Por el simple hecho de que la amenaza de que personal no autorizado acceda a la información de los pacientes y la filtre a personas ajenas es muy real. Como en el caso de Beaumont Health, un empleado filtró información de más de 1.200 pacientes. Por lo general, las filtraciones se realizan para obtener un beneficio económico.
La IDP permite llevar un registro más seguro gracias a la extracción automatizada de datos. Las integraciones correctas con una base de datos, donde se controla el acceso a los datos, pueden mejorar la seguridad general de la información confidencial.
Incluso hay casos en los que la IDP se combina con funciones de enmascaramiento de datos para redactar y anonimizar los datos confidenciales de los documentos con el fin de cumplir con las regulaciones y prevenir las posibles brechas de datos.
Ahora que hemos cubierto los beneficios de la IDP en el sector sanitario, veamos las posibles reducciones de costos.
Estimación de la reducción de costos con el procesamiento inteligente de documentos
Supongamos que tu centro de salud necesita procesar 100.000 documentos al año. Supongamos también que un asistente médico con experiencia puede extraer los datos, ingresarlos y verificarlos con una velocidad de 30 documentos por hora (uno cada dos minutos).
Calculemos que el costo de mano de obra es de €20,00 por hora (incluyendo seguro, salario por hora, etc., beneficios para el empleado). Procesar 100.000 documentos llevaría más de 3.333 horas y costaría más de €66.000. El costo podría llegar a ser hasta 10 veces mayor si fueran los mismos médicos los que tramitaran estos documentos.
Con una solución IDP como Klippa DocHorizon, se podrían procesar 10.000 documentos por hora. Esto se traduce en 100.000 documentos en 10 horas, lo cual es un 33.000% más rápido que el procesamiento manual.
Se estima que el costo de procesar 100.000 documentos es de aproximadamente €10.000 (dependiendo del tipo de documento y del volumen). La reducción de costos sería de más de €56.000.
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¿Tienes ganas de conocer las diferentes formas de aplicación de la IDP en la industria sanitaria? Lee sobre los dos casos de uso más comunes en la siguiente sección.
Casos de uso de la IDP en la industria sanitaria
Hay muchos casos de uso del procesamiento inteligente de documentos en la industria sanitaria. Los más comunes son:
- Incorporación automatizada de pacientes
- Extracción de datos de los historiales de los pacientes
A continuación veremos estos dos casos de uso con más detalle.
Incorporación automatizada de pacientes
Aunque el avance de la tecnología ha proporcionado oportunidades para que la atención sanitaria se digitalice, todavía hay grandes cantidades de documentos impresos que deben procesarse.
Hay que tramitar muchos documentos antes que el paciente sea admitido, sobre todo en el proceso de registro e incorporación. Entre los documentos que suelen aparecer en los procedimientos de admisión de pacientes se encuentran:
- Documentos de identidad
- Formularios de admisión de pacientes
- Tarjetas del seguro médico
- Prescripciones de medicamentos
- Derivaciones
- Formularios de grupo sanguíneo
Tomemos como ejemplo el escaneo de la tarjeta del seguro. Con la incorporación automatizada de pacientes mediante IDP, el paciente o el proveedor de servicios sanitarios pueden escanear la tarjeta de seguro.
El motor OCR procesa la tarjeta de seguro escaneada y extrae los datos pertinentes (nombre del paciente, proveedor de seguros, número de tarjeta de seguro, etc.).
Una vez extraída la información, se estructura en un formato legible a través de máquinas. En este punto, puede procesarse e introducirse en el sistema de EHR que se esté utilizando.
Ahora el proceso administrativo se ha agilizado y el personal médico puede concentrarse en lo verdaderamente importante: la atención al paciente.
Según los cálculos anteriores, los beneficios incluyen la reducción de los costos por un 660% y del tiempo por un 33.000%. Al reducir el tiempo de incorporación de los pacientes, las organizaciones sanitarias pueden aumentar la satisfacción de los clientes y la admisión de pacientes.
Extracción de datos de los historiales de los pacientes
En la actualidad, el procesamiento manual de los historiales de los pacientes a un sistema EHR lleva mucho tiempo y es propenso a errores, lo que puede provocar reclamos no deseados.
Dado que el uso de formularios impresos sigue siendo común, es esencial encontrar una solución que permita clasificar, identificar, extraer y asociar automáticamente los datos de los documentos, faxes, PDFs y copias escaneadas a la EHR de los pacientes.
Con IDP, las organizaciones sanitarias pueden mejorar los flujos de trabajo EHR sin comprometer la calidad de la atención al paciente. Los profesionales pueden simplemente obtener los historiales de los pacientes a partir de correos electrónicos, escáneres, faxes, dispositivos móviles, correos electrónicos, y exportar los datos relevantes de forma automática a un sistema existente de EHR.
Los datos que se pueden extraer incluyen:
- Número de expediente médico
- Fecha de nacimiento
- Número de Seguro Social (SSN)
- Nombre del paciente
- Historial médico
- Tipo de sangre
- Nombre del médico
- Fechas
- Recetas de medicamentos
Los beneficios van desde la mejora del rendimiento de los empleados hasta la reducción de los costos laborales asociados a la extracción e introducción manual de datos.
Automatización de documentos en el sector sanitario con Klippa DocHorizon
Nuestra solución IDP, Klippa DocHorizon, puede ayudar a las organizaciones sanitarias a automatizar la clasificación, la extracción de datos, la redacción y la verificación de una gran variedad de documentos.
El cumplimiento de las leyes y regulaciones de privacidad de datos como HIPAA y GDPR está garantizado ya que los datos no se almacenan en nuestros servidores. Además, Klippa DocHorizon está equipado con funcionalidades de enmascaramiento de datos que pueden ayudar a cumplir con las regulaciones y a proteger contra la filtración de datos.
A continuación puedes ver cómo DocHorizon puede enmascarar los historiales médicos de los pacientes.
Con Klippa DocHorizon, tu organización puede ahorrar tiempo, reducir los costos operativos, garantizar el seguimiento de reglamentos, mejorar varios flujos de trabajo y evitar errores administrativos.
Permítenos aliviar tu carga de procesamiento de documentos, para que puedas aumentar la admisión de pacientes y mejorar la calidad de la atención al paciente. Nos encantaría colaborar contigo. ¡Completa el siguiente formulario o ponte en contacto con uno de nuestros expertos para empezar!