Les systèmes de facturation électronique suscitent beaucoup d’intérêt, tant dans le secteur privé que public. Un exemple marquant est le cadre Peppol, un réseau fermé de facturation électronique relié par des points d’accès certifiés. Sa popularité a fortement augmenté ces dernières années grâce à sa sécurité renforcée. Il en va de même pour les réseaux d’échange de données informatisé (EDI), qui visent à établir un format standardisé de documents numériques pour la facturation électronique.
Pour faciliter la transition vers la facturation électronique et garantir la conformité réglementaire, votre entreprise a peut-être été conseillée d’adopter l’automatisation, et plus précisément le traitement intelligent des documents (IDP). Une solution IDP assure à la fois la précision dans la conversion des documents et le respect constant des exigences réglementaires. Si vous souhaitez rendre votre entreprise éligible pour rejoindre l’un de ces réseaux de facturation électronique, poursuivez votre lecture !
Points clés
- Réduction des coûts de facturation : La conversion des factures PDF en XML diminue les dépenses liées au traitement manuel, aux corrections d’erreurs et permet de standardiser les documents dans un format universel, favorisant l’efficacité.
- Accélération des délais de paiement : Grâce à la compatibilité avec les systèmes de facturation électronique, les documents sont traités instantanément, ce qui facilite des paiements plus rapides et améliore la trésorerie.
- Conformité et sécurité renforcées : Le format XML conforme aux standards internationaux assure l’authenticité des factures, protège les données sensibles et réduit les risques de fraude grâce aux réseaux sécurisés comme Peppol ou EDI.
- Ouverture à de nouvelles opportunités : L’adoption d’un format de facturation standardisé permet de rejoindre un vaste réseau d’entreprises à l’échelle internationale, ouvrant la porte à de nouveaux marchés et garantissant la conformité mondiale.
Pourquoi convertir des factures PDF en XML ?
La conversion de factures PDF en XML, et donc la transition vers la facturation électronique, implique non seulement un changement dans le temps et les ressources consacrés au traitement précis des factures, mais également une évolution des capacités de facturation. Plus précisément :
- Réduction des coûts de facturation : En intégrant un réseau de facturation électronique, les coûts liés au traitement manuel des factures sont considérablement diminués. Au lieu de mobiliser des ressources financières pour traiter manuellement ces documents ou corriger des erreurs humaines, votre entreprise investit uniquement dans la dématérialiser et la conversion des documents vers un format de facture universellement reconnu.
- Accélération des délais de paiement : La conversion des PDF en XML rend vos factures compatibles avec un système de facturation électronique, qui traite les documents instantanément et favorise des paiements plus rapides.
- Conformité aux exigences réglementaires : Un système de facturation standardisé permet de respecter les règles et réglementations garantissant l’authenticité des documents et la protection des données. En traitant vos factures via le réseau Peppol ou un réseau EDI, vous réduisez considérablement le risque de fraude de facturation et assurez la protection de toutes les informations sensibles.
Choisir de respecter les normes de facturation électronique signifie également élargir les perspectives de votre entreprise. L’utilisation d’un format de facture standardisé vous permet de rejoindre des millions d’autres sociétés adoptant la même approche, ouvrant ainsi la porte à de nouvelles opportunités commerciales internationales. Et surtout, vous garantissez la conformité réglementaire, même à l’échelle mondiale. Alors, si vous souhaitez initier votre processus de facturation électronique, poursuivez votre lecture !
Étapes pour convertir des factures PDF en XML
Dans cette section, vous découvrirez comment convertir un fichier PDF en XML afin que vos factures soient conformes aux normes internationales de facturation électronique. En suivant ce guide étape par étape, et en utilisant la plateforme Doxis AI.dp, vous constaterez à quel point il est simple d’automatiser la conversion de PDF en XML.
Étape 1 : Inscrivez-vous sur la plateforme
La première étape consiste à vous inscrire sur la plateforme. Fournissez vos identifiants et votre adresse e-mail professionnelle, et vous êtes prêt à commencer.
Étape 2 : Sélectionner l’emplacement des fichiers source
Une fois connecté à la plateforme, il est temps de lancer votre processus de conversion. Grâce au flow builder intuitif, commencez par sélectionner l’emplacement de vos factures PDF. Nous prenons en charge une variété d’applications, comme des solutions Cloud, divers fournisseurs de messagerie ou des applications métier quotidiennes. Pour ce tutoriel, nous allons illustrer le processus en utilisant Google Drive.
Cliquez simplement sur « Nouveau fichier » et connectez à nouveau votre compte professionnel. Ainsi, chaque fois qu’une nouvelle facture PDF est ajoutée au dossier sélectionné, la plateforme la récupérera automatiquement et l’intégrera au traitement.
Étape 3 : Extraire les informations du document
Avant de convertir les informations de la facture au format XML, il est nécessaire de lire, capturer et extraire les données. Pour cela, vous devrez utiliser un modèle de capture de documents.
Notre plateforme propose plusieurs modèles de capture, selon le type de document et l’usage prévu. Dans ce cas précis, puisque la facture est un document financier, le modèle de capture des documents financiers est le plus adapté.
Sélectionnez simplement ce modèle à gauche de l’écran et ajoutez-le à votre flux.
Étape 4 : Convertir la facture PDF au format UBL
Par défaut, notre OCR basé sur l’IA convertit les données en format JSON après lecture et extraction du document. Ainsi, peu importe l’action que vous souhaitez effectuer ensuite, vos données sont déjà lisibles par machine et prêtes pour un traitement complémentaire.
Pour obtenir vos données au format XML, choisissez simplement le composant de conversion et sélectionnez l’option « JSON vers XML » dans le menu situé à gauche de l’écran.
Étape 5 : Transférer les informations vers le système de facturation électronique
Une fois vos données extraites et converties, deux options s’offrent à vous pour les rendre compatibles avec la e-facturation. Grâce à la plateforme Doxis AI.dp, vous pouvez :
- Télécharger les données au nouveau format XML et les transférer manuellement vers votre système de facturation électronique
- Connecter l’API de facturation électronique et envoyer automatiquement les factures numériques à vos clients via le point d’accès Peppol de Doxis
Votre organisation peut ainsi convertir facilement et avec précision des factures PDF en un format XML universel, la rendant éligible à l’intégration dans Peppol ou tout réseau EDI !
Automatisez vos flux de facturation avec Doxis
Doxis AI.dp est une solution de traitement intelligent des documents (IDP) conçue pour automatiser l’ensemble de vos processus de traitement de factures. Sur une seule plateforme, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Flux de facturation personnalisés adaptés à votre activité : Automatisez le traitement de vos factures traditionnelles, avec une précision allant jusqu’à 99 % pour la capture, l’extraction, la classification et la conversion des données vers XML, UBL et d’autres formats.
- Authenticité et intégrité des documents garantie : Assurez l’authenticité des factures entrantes et préservez l’intégrité des données grâce à nos modules robustes de détection de fraude, empêchant tout paiement illégitime ou dupliqué.
- Réduction des délais de traitement : Économisez jusqu’à 70 % sur les temps de traitement grâce à nos capacités de traitement de documents en masse, permettant de gérer simultanément de grands volumes de factures.
- Support linguistique global : Notre plateforme prend en charge les factures émises dans plus de 100 langues, offrant une couverture internationale pour vos besoins en traitement documentaire.
- Transmission des données en temps réel : Utilisez l’une de nos 50+ intégrations pour envoyer vos données vers diverses destinations en post-traitement, comme un ERP, un CRM ou un logiciel de comptabilité, pour une gestion fluide des factures.
- Accès direct au réseau Peppol : Envoyez et recevez vos factures électroniques grâce à l’API de facturation électronique de Doxis, en utilisant notre point d’accès Peppol certifié.
Avec notre plateforme certifiée ISO et conforme au RGPD, vous optimisez vos flux de traitement de factures et rejoignez des millions d’entreprises prospères qui adoptent l’automatisation et la facturation électronique. Réservez une démonstration gratuite ci-dessous ou contactez nos experts pour plus d’informations !
FAQ
La conversion PDF en XML consiste à transformer des factures papier ou numériques au format PDF en un format XML structuré compatible avec la facturation électronique. Doxis AI.dp rend ce processus entièrement automatisé, garantissant précision et conformité.
Une solution IDP comme Doxis AI.dp peut traiter PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPEG, HEIC, WEBP et générer des fichiers XML, UBL ou JSON. Cela assure une compatibilité totale avec les réseaux Peppol ou EDI.
Oui, une conversion avancée peut maintenir les champs, structures de tables et métadonnées intactes. Doxis AI.dp utilise un OCR intelligent qui conserve les données structurées pour éviter toute perte d’information.
Oui, si elle est effectuée sur une plateforme conforme aux normes comme le RGPD et ISO 27001. Doxis AI.dp protège les données grâce au chiffrement, à l’anonymisation et à la détection antifraude.
Oui, les solutions IDP avec traitement par lot permettent de convertir de grands volumes simultanément. Doxis AI.dp gère des flux massifs tout en maintenant une précision jusqu’à 99 %.
Oui, un flux personnalisé optimise les étapes de capture, conversion et transmission. Doxis AI.dp permet d’adapter le traitement aux besoins spécifiques de chaque entreprise.