Simplifier la conformité ICS2 : comment automatiser la saisie de données pour les nouvelles normes douanières de l’UE

Acheminer des marchandises vers l’UE est un processus complexe en raison du système de contrôle des importations 2 (ICS2). Ce programme de sécurité douanière impose aux prestataires logistiques de soumettre des déclarations sommaires d’entrée (ENS) précises avant le chargement ou l’arrivée des cargaisons. Le problème, c’est que les informations exigées par les douanes sont souvent éparpillées dans plusieurs documents, ce qui rend leur extraction fastidieuse.

Saisir manuellement toutes ces données, tout en respectant les délais stricts avant le chargement, ajoute une pression supplémentaire à des opérations déjà bien occupées. La moindre erreur ou donnée manquante peut entraîner des retards, des blocages en douane ou des amendes. Ces contretemps nuisent à la confiance des clients et augmentent vos coûts.

Automatiser cette étape supprime les obstacles. La reconnaissance optique de caractères (OCR) associée au traitement intelligent de documents (IDP) capture et structure en quelques secondes chaque donnée requise à partir des documents d’expédition, avec une précision pouvant atteindre 99 %. Vos déclarations ENS répondent ainsi rapidement et de manière fiable aux exigences de l’ICS2, vous permettant de maintenir la fluidité de vos expéditions sans stress lié à la conformité.

Dans cet article, nous verrons ce qu’est l’ICS2, les défis que ce système représente en matière de données, pourquoi le traitement manuel n’est plus adapté, et comment l’automatisation peut aider votre entreprise à rester conforme tout en gagnant en efficacité.

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Points Clés

• L’ICS2 est un programme de sécurité douanière de l’UE, mis en place par phases, qui exige des déclarations sommaires d’entrée (ENS) détaillées avant l’arrivée ou le chargement des marchandises.
• Les données requises pour l’ENS incluent les codes SH (Système Harmonisé), des descriptions précises de produits, les poids brut et net, les numéros EORI, ainsi que les coordonnées complètes de l’expéditeur et du destinataire.
• Ces informations sont souvent enfouies dans des documents non structurés tels que factures, lettres de transport aérien (Air Waybills), connaissements (Bills of Lading) et listes de colisage.
• La saisie manuelle est lente, sujette aux erreurs, et ne répond pas aux délais stricts imposés par l’ICS2 avant chargement.
• L’OCR et le traitement intelligent de documents (IDP) permettent d’extraire, de valider et de structurer les données ENS en quelques secondes, tout en réduisant les risques de non-conformité, les retards et en améliorant l’efficacité opérationnelle.

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Qu’est ce que la réglementation ICS2 et pourquoi c’est important

L’ICS2, ou Import Control System 2, est le programme avancé de sécurité douanière de l’Union européenne. Il exige de tous les prestataires logistiques qu’ils soumettent des Déclarations Sommaires d’Entrée (ENS) détaillées avant que les marchandises ne soient chargées ou n’arrivent aux frontières de l’UE. L’objectif est de renforcer la sécurité de la chaîne d’approvisionnement en garantissant que les autorités douanières disposent à l’avance de données précises sur les expéditions.

Le système a été introduit en plusieurs phases. La Phase 1 s’appliquait au fret aérien, suivie par la Phase 2, qui a étendu les exigences au fret aérien impliquant les opérateurs postaux et express. La Phase 3, actuellement en cours de déploiement, couvre les transports maritimes, routiers et ferroviaires. Chaque phase a renforcé les règles en matière de données et élargi le champ des marchandises concernées.

Dans le cadre de l’ICS2, les douanes exigent des informations très spécifiques, comprenant :

• Un code SH (Système Harmonisé) d’au moins six chiffres pour chaque article
• Des descriptions de produits détaillées, sans termes vagues
• Le poids brut et net par expédition ou par ligne de marchandise
• Les numéros EORI pour toutes les parties impliquées
• Les coordonnées complètes de l’expéditeur et du destinataire
• Les informations sur l’itinéraire de transport

Le fait de ne pas fournir des données complètes et exactes peut entraîner des retards, la retenue des cargaisons à la frontière ou des amendes financières. Pour les prestataires logistiques et les transporteurs, s’adapter à ces exigences n’est pas une option : mettre en place un processus de données efficace et sans erreur devient un élément fondamental pour exercer sur le marché de l’UE.

Exigences de données ICS2 et pourquoi elles représentent un défi

Respecter les normes ICS2 implique de fournir aux douanes des données complètes et précises pour chaque expédition entrant dans l’UE. Cela ne se limite pas aux informations générales sur l’expédition : il faut également une exactitude au niveau de chaque ligne de marchandise et une identification claire des parties impliquées.

Les données essentielles requises comprennent :

• Codes SH (Système Harmonisé) avec au moins six chiffres pour chaque ligne de produit
• Des descriptions de produits claires et spécifiques (en évitant les termes ambigus comme « pièces » ou « marchandises »)
• Le poids brut et net pour chaque expédition
• Les numéros EORI pour toutes les parties impliquées, y compris l’expéditeur, le destinataire et le transporteur
• Les coordonnées complètes du vendeur, de l’acheteur et du transporteur
• Les informations sur l’itinéraire de transport, telles que le mode de transport, les ports et les destinations

Ces données se trouvent souvent enfermées dans divers documents logistiques non structurés et non normalisés, tels que :

• Factures commerciales PDF
• Lettres de transport aérien scannées
• Connaissements sur support papier
• Listes de colisage et déclarations de marchandises dangereuses

Extraire ces informations manuellement est chronophage et sujet aux erreurs. Dans les opérations logistiques à haut volume, ce goulot d’étranglement est aggravé par les délais stricts avant chargement imposés par l’ICS2. Un seul code SH manquant ou un numéro EORI erroné peut entraîner une retenue en douane, provoquant des retards qui se répercutent sur l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement.

L’obstacle : la saisie manuelle des données dans un monde de pré‑chargement

Le passage aux soumissions de données avant chargement dans le cadre de l’ICS2 rend la saisie manuelle des informations plus problématique que jamais. Autrefois, les prestataires logistiques pouvaient souvent collecter et soumettre les données douanières requises une fois les marchandises en transit. Désormais, chaque point de donnée doit être prêt avant le chargement du fret, qu’il s’agisse de transport aérien, maritime, routier ou ferroviaire.

Cela crée plusieurs défis pour les prestataires logistiques :

• Fenêtres de dépôt plus serrées laissant peu de marge pour les erreurs ou les retouches
• Volumes d’expédition en hausse nécessitant un traitement plus rapide des données sans augmentation des effectifs
• Risque élevé de non‑conformité, car même une erreur mineure peut entraîner un contrôle douanier et des retards
• Pression opérationnelle sur le personnel, contraint d’interpréter des formats et langues documentaires variés
• Coûts supplémentaires liés aux heures supplémentaires, aux reprises et aux pénalités pour non‑respect des délais

La complexité est encore accrue par la nécessité de traiter des documents provenant de multiples sources. Une seule expédition peut impliquer plusieurs factures commerciales, lettres de transport aérien (AWB) ou connaissements (BoL), chacun contenant des informations cruciales pour le dépôt de l’ENS.

S’appuyer sur la saisie manuelle pour répondre à ces exigences augmente le risque d’erreurs humaines et impose une pression constante aux équipes, qui travaillent en permanence contre la montre. Dans un environnement de pré‑chargement, les retards au début peuvent se répercuter en perturbations beaucoup plus importantes tout au long de la chaîne logistique.

La solution : automatiser le flux documentaire vers l’ENS

Surmonter le défi de la conformité ICS2 commence par éliminer le goulot d’étranglement lié à la saisie manuelle des données. En numérisant et en structurant rapidement toutes les informations requises sur les expéditions, vous pouvez respecter les délais de dépôt avec précision et confiance.

Klippa DocHorizon combine la reconnaissance optique de caractères (OCR) avec le traitement intelligent de documents (IDP) pour extraire, valider, et livrer des données prêtes pour les douanes à partir de factures, lettres de transport et autres documents logistiques. Le processus est rapide, précis et conçu pour les flux à fort volume.

Extraction automatisée des lignes de données pour les codes SH

L’ICS2 exige des données précises par ligne de produit, et non des totaux résumés.

Comment Klippa aide :

• Détecte et capture chaque ligne de produit dans les factures commerciales et les listes de colisage
• Extrait les codes SH à six chiffres, les descriptions détaillées des marchandises et les poids nets
• Garantit que chaque article respecte les standards de précision exigés par les douanes

Cela permet d’éviter les dépôts refusés en raison de descriptions vagues ou de codes incomplets.

Numérisation instantanée des documents de transport

Les lettres de transport aérien (AWB), les connaissements (BoL) et autres documents de transport contiennent des informations ENS essentielles.

Comment Klippa aide :

• Analyse les documents de transport scannés en quelques secondes
• Extrait les informations sur l’expéditeur et le destinataire, les poids bruts et les itinéraires de transport
• Prépare les données pour les dépôts ENS Master et House

Cela accélère la collecte d’informations pour respecter les délais avant chargement et évite les blocages de cargaisons.

Validation des données et identification des parties

Des numéros EORI et des adresses exactes sont cruciaux pour la conformité ICS2.

Comment Klippa aide :

• Extrait les données d’adresse et vérifie leur format par rapport aux registres officiels
• Fait correspondre les numéros EORI aux bonnes entités de l’expédition
• Signale les incohérences avant la soumission

Cela réduit les demandes de contrôle des douanes dues à des informations partielles ou incorrectes sur les parties impliquées.

Types de documents pris en charge pour les workflows ICS2

La conformité à l’ICS2 nécessite des données souvent dispersées dans plusieurs documents de transport et d’expédition. Toute solution d’automatisation doit être capable de traiter les différents formats utilisés dans la logistique mondiale. Les types de documents les plus courants incluent :

• Factures commerciales : contiennent des listes détaillées avec quantités, valeurs, codes SH et descriptions. Elles sont essentielles pour une extraction précise par ligne de produit.
• Lettres de transport aérien (AWB) : fournissent des informations sur l’expéditeur et le destinataire, les itinéraires de transport, les détails de vol et le poids de la cargaison.
• Connaissements (BoL) : utilisés dans le fret maritime, ces documents incluent les identifiants d’expédition, les ports d’origine et de destination, ainsi que les informations sur le transporteur.
• Listes de colisage : indiquent les descriptions, quantités et poids des articles, permettant de garantir des données ENS précises.
• Déclarations de marchandises dangereuses : certifient la présence de cargaisons dangereuses et contiennent des identifiants produits détaillés pour répondre aux réglementations douanières et de transport.

Traiter efficacement ces documents garantit que tous les points de données ICS2, tels que les codes SH, les numéros EORI et les informations de routage, sont prêts pour la soumission avant le chargement du fret.

Pourquoi automatiser dès maintenant

Les déclarations de sûreté et de sécurité ICS2 sont déjà en vigueur pour plusieurs modes de transport, et leur déploiement continue de s’étendre. Les autorités douanières attendent que toutes les données requises soient soumises correctement et dans les délais, et elles ont le pouvoir de retenir les cargaisons ou d’imposer des amendes si ces normes ne sont pas respectées.

Attendre pour adapter vos processus augmente le risque :

• Retards des cargaisons à la frontière
• Pénalités pour soumissions tardives ou inexactes
• Perturbations des calendriers de livraison, nuisant à la satisfaction client
• Coûts opérationnels accrus liés aux heures supplémentaires ou aux reprises

Agir dès maintenant garantit que vos flux de données seront prêts avant que les délais imposés ne laissent aucune marge d’erreur. L’automatisation ne se contente pas de sécuriser la conformité : elle améliore aussi l’efficacité. Avec un traitement plus rapide et moins de tâches manuelles, votre équipe peut gérer un volume d’expéditions plus élevé sans augmenter les effectifs.

L’adoption anticipée vous offre également un avantage compétitif sur les entreprises qui peinent à suivre le rythme des exigences douanières en évolution.

Comment Klippa peut vous aider à rester conforme à l’ICS2

Respecter les exigences de l’ICS2 de manière constante nécessite une combinaison de rapidité, de précision et de workflows fiables. Klippa DocHorizon est conçu pour offrir exactement cela.
Grâce à la reconnaissance optique de caractères avancée (OCR) et au traitement intelligent de documents (IDP), Klippa transforme des documents logistiques non structurés en données structurées, prêtes pour les douanes, en quelques secondes.

Principaux avantages de l’utilisation de Klippa DocHorizon pour la conformité ICS2 :

• Taux de précision élevés : jusqu’à 99 % pour les données extraites
• Prise en charge de multiples types de documents : factures, lettres de transport aérien (Air Waybills), connaissements (Bills of Lading) et listes de colisage
• Options de déploiement flexibles : en cloud ou en environnement local (on‑premises)
• Fonctionnalités de validation pour vérifier les données, réduire les erreurs et éviter les retentions en douane
• Intégration rapide dans vos workflows douaniers ou logistiques existants

Avec Klippa, les prestataires logistiques peuvent respecter sans effort les délais de dépôt ICS2, réduire les risques de non‑conformité et maintenir le mouvement des cargaisons, sans le stress de la saisie manuelle des données.

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