A desmaterialização de faturas é hoje uma das formas mais eficazes de modernizar a gestão administrativa das empresas. Ao eliminar o papel e os processos manuais, é possível poupar tempo, reduzir erros e automatizar o tratamento completo das faturas.
Mas apesar das suas vantagens, muitas empresas continuam a adiar esta transição, seja por falta de informação ou receio de mudança.
Neste artigo, explicamos-lhe de forma prática o que é a desmaterialização, quais são as obrigações legais em Portugal e como pode preparar a sua empresa para 2025 e além.
Em resumo:
- A desmaterialização permite automatizar completamente o tratamento de faturas.
- Em Portugal, a fatura eletrónica é já obrigatória desde janeiro de 2025 para todas as empresas que fornecem bens ou serviços ao setor público — e a partir de 2026, os PDFs só serão válidos com Assinatura Digital Qualificada.
- Um bom software ajuda a garantir conformidade, segurança e eficiência no processo.
O que é a desmaterialização de faturas?
A desmaterialização da faturação é o processo de converter faturas em papel para formatos digitais. Existem duas formas principais:
- Fatura digitalizada: uma imagem (PDF, por exemplo) da fatura em papel. É útil para arquivo, mas tem limitações ao nível da automatização.
- Fatura eletrónica (e-fatura): criada, enviada e recebida num formato estruturado (como XML ou UBL), permitindo o tratamento automático e legalmente reconhecido da fatura.
Com a desmaterialização das faturas, pode automatizar por completo os seus processos financeiros e deixar para trás as tarefas manuais. A seguir, mostramos-lhe porque esta é uma das decisões mais inteligentes para modernizar e fazer crescer o seu negócio.
Porquê desmaterializar as suas faturas?
A desmaterialização de faturas traz inúmeros benefícios para a sua empresa. Aqui ficam alguns dos mais relevantes:
- Poupança de tempo com a automatização: Ao automatizar a receção, extração e processamento das faturas, as equipas deixam de perder horas em tarefas administrativas. Menos trabalho manual, aprovações mais rápidas e mais tempo para se focarem no que realmente importa.
- Prevenção de fraudes: Com controlos automáticos e fluxos de validação seguros, é possível identificar rapidamente erros ou tentativas de fraude, como faturas falsificadas ou pagamentos indevidos.
- Melhor gestão financeira: Ao digitalizar o processo, as faturas são tratadas com maior rapidez e os prazos passam a ser cumpridos com rigor. O resultado? Melhor fluxo de caixa, fornecedores satisfeitos e até acesso a descontos por pagamento antecipado.
- Arquivo digital mais intuitivo: Esqueça as gavetas cheias de papel. Com a desmaterialização, as faturas ficam organizadas num ambiente digital seguro. Pode encontrá-las em segundos com funções de pesquisa, filtros e indexação.
- Foco em tarefas de maior valor: Ao eliminar tarefas repetitivas e morosas, as equipas financeiras podem dedicar-se à análise de custos, à estratégia e à otimização de processos — áreas que realmente fazem a diferença no desempenho da empresa.
- Cumprimento das novas obrigações legais: Ao adotar já a faturação eletrónica, a sua empresa antecipa-se às obrigações legais — como a Assinatura Digital Qualificada em 2026.
- Mais satisfação para equipas e fornecedores: Um processo digital e transparente reduz a carga administrativa, melhora o dia a dia das equipas e aumenta o seu envolvimento. Os fornecedores também ganham com pagamentos mais rápidos e uma comunicação mais eficaz.
Para além de todas estas vantagens, é importante lembrar que, em Portugal, a partir de janeiro de 2026, as faturas terão de incluir uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado. Preparar-se com antecedência é a melhor forma de garantir conformidade sem stress.
Na próxima secção, explicamos-lhe em detalhe quais são as principais obrigações associadas a esta nova legislação.
Quais são as obrigações associadas à desmaterialização de faturas?
A desmaterialização traz muitos benefícios, mas também obrigações legais concretas, que variam de país para país. Abaixo resumimos os pontos principais que deve ter em conta para garantir conformidade.
- Em Portugal, a faturação eletrónica é obrigatória apenas para transações com o setor público (B2G). Para transações entre empresas privadas (B2B) ou com consumidores (B2C), a utilização continua a ser opcional.
- A obrigatoriedade da faturação eletrónica para o setor público foi implementada de forma faseada. A data limite para micro, pequenas e médias empresas é 31 de dezembro de 2025.
- Segundo o Orçamento de Estado para 2025, a partir de 1 de janeiro de 2026, os ficheiros PDF só serão considerados faturas eletrónicas válidas se incluírem uma assinatura eletrónica qualificada. No caso das transações com o setor público, esta assinatura ou selo eletrónico qualificado já é obrigatória.
- Os contribuintes devem comunicar os dados das faturas à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), normalmente até ao dia 10 do mês seguinte, por transmissão eletrónica de dados ou envio do ficheiro SAF-T (PT).
- O arquivo digital das faturas eletrónicas é obrigatório tanto para quem emite como para quem recebe, durante um período de 10 anos. O arquivo eletrónico é permitido, mas o armazenamento fora da União Europeia requer autorização prévia da AT. Este arquivo deve garantir a acessibilidade, legibilidade, integridade e autenticidade dos dados.
- A contabilidade eletrónica através de ficheiros SAF-T será obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2027.
A evolução da faturação eletrónica está a acontecer um pouco por toda a Europa. Estar a par das exigências em diferentes mercados é um passo estratégico para qualquer empresa com ambições internacionais. Se o seu negócio opera fora de Portugal, consulte o nosso guia completo por país e saiba como manter a sua empresa em conformidade, onde quer que esteja.
Como implementar a desmaterialização da faturação?
A adoção da desmaterialização de faturas exige seguir alguns passos fundamentais. O primeiro é compreender bem as obrigações legais aplicáveis ao seu setor e ao tamanho da sua empresa — seja em Portugal ou noutro mercado onde opere.
Depois, é recomendável criar um grupo de trabalho dedicado à transformação digital da faturação. Esta equipa deve analisar o estado atual do processo, identificar os pontos a melhorar para cumprir os novos requisitos legais e selecionar as ferramentas certas, como um software de faturação eletrónica que suporte os formatos exigidos e garanta um arquivo digital seguro e conforme.
Ao estruturar o projeto desta forma, garante uma transição mais eficiente e tranquila para a faturação eletrónica e prepara a sua empresa para cumprir todas as obrigações futuras, sem surpresas.
Como funciona a desmaterialização de faturas com um software?
Em Portugal, a partir de 2026, os PDFs só serão válidos se tiverem uma assinatura eletrónica qualificada. Para garantir conformidade, é essencial adotar um software que converta e automatize todo o processo de forma segura e de acordo com a legislação em vigor.
Com o apoio de uma solução tecnológica adequada, todo este processo pode ser tratado de forma simples e automática, com recurso a tecnologias como OCR e inteligência artificial. Eis como funciona:
- Digitalize faturas em papel para as converter em ficheiros digitais;
- Recolha automaticamente os PDFs recebidos por e-mail;
- Extraia os dados principais da fatura (montante, data, fornecedor, NIF ou CNPJ);
- Valide os dados extraídos para garantir que estão corretos e em conformidade;
- Converta as faturas para formatos eletrónicos exigidos, como XML CIUS-PT, NF-e ou NFS-e;
- Integre diretamente com o ERP, software de contabilidade ou sistema de arquivo digital.
Como pode ver, o processo é relativamente simples. Com uma solução de desmaterialização bem implementada, todo o tratamento das faturas é automatizado, o que permite poupar tempo e reduzir significativamente o risco de erros.
Desmaterialize as suas faturas com a Klippa
Para garantir uma transição tranquila e eficiente para a faturação eletrónica, o Klippa DocHorizon é o parceiro ideal. Com a nossa solução, pode converter, extrair, classificar e arquivar faturas de forma automática, através de um workflow digital simples e seguro.
Funcionalidades principais:
- Conversão rápida de faturas PDF para formatos eletrónicos exigidos por lei (como XML CIUS-PT ou UBL);
- Deteção automática de fraudes para garantir a autenticidade das faturas;
- Integração com a rede Peppol, facilitando transações com entidades públicas e internacionais;
- Arquivo digital seguro e conforme às obrigações legais de conservação (10 anos em Portugal);
- Proteção avançada de dados, com software certificado ISO 27001 e 100% conforme com o RGPD;
- Conformidade garantida com as regulamentações locais e internacionais em mais de 50 países;
- Integração rápida com os seus sistemas ERP, CRM ou software de contabilidade.
Se está pronto para avançar, conheça melhor a nossa solução de faturação eletrónica para Portugal ou agende já uma demonstração personalizada. Estamos aqui para simplificar a gestão de faturas da sua empresa de forma segura, automatizada e em total conformidade.
FAQ
A solução Klippa permite converter facilmente faturas em papel ou PDF para formatos eletrónicos estruturados. Os dados são extraídos automaticamente e transformados num ficheiro conforme a lei, pronto a ser integrado com o seu ERP ou enviado à entidade pública. Todo o processo, desde a receção até ao arquivo, é automatizado.
Automatização de tarefas, poupança de tempo, eliminação de erros manuais, deteção de fraudes, melhoria do controlo financeiro e conformidade com a legislação em vigor — tudo isto num único processo digital.
A Klippa suporta faturas e outros documentos contabilísticos, em vários formatos e idiomas baseados no alfabeto latino — ideal para empresas que operam em Portugal e outros mercados europeus.
Sim. A plataforma utiliza encriptação avançada, controlo de acessos e está certificada com ISO 27001. Além disso, cumpre integralmente o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).