Chaque année, la fraude aux factures et aux reçus représente près de 3,6 milliards de dollars, selon un rapport de l’ACFE de 2020. Ces fraudes vont de la modification du nombre d’achats ou des dates d’achat à la présentation du même reçu deux fois.
Les programmes de fidélisation sont de facto impactés par ce phénomène en raison du nombre de documents liés aux achats à traiter. Si vous menez vous-même une campagne de fidélisation, c’est votre pire cauchemar que les gens en profitent. Cela vaut d’autant plus pour les situations dans lesquelles les preuves d’achat, comme les reçus, sont encore traitées manuellement.
À l’œil nu, il est presque impossible de repérer un reçu qui a été soumis deux fois, et encore moins de détecter des reçus falsifiés, par exemple grâce à une habile altération Photoshop. Si l’on ajoute à cela les longs délais d’exécution et la mauvaise expérience client, cela représente une véritable charge pour vous et votre équipe.
Comme pour de nombreux défis commerciaux, la solution réside dans l’automatisation. Une solution automatisée de compensation des reçus peut vous décharger d’une grande partie du processus : de la réception du reçu à l’émission de la récompense ou du remboursement. Des entreprises telles que Nivea ou Krombacher ont décidé d’automatiser le traitement des documents de leurs campagnes de fidélisation.
Cet article vous présentera trois cas d’utilisation de la compensation automatisée des reçus auxquels vous pouvez vous identifier. Au fur et à mesure, découvrez ce qu’est la vérification automatisée des reçus et comment elle peut être appliquée et profiter à votre entreprise.
Points Clés :
- La fraude aux reçus coûte plus de 3,6 milliards USD chaque année.
- Le traitement manuel prend du temps, est coûteux et peu fiable.
- Les solutions OCR & IA extraient et vérifient les données en moins de 5 secondes.
- Le workflow automatisé réduit les doublons, détecte les falsifications et applique les règles de campagne.
- Après vérification, les données sont transmises au système du client et ne sont plus conservées par la plateforme de traitement.
- L’automatisation améliore la productivité, la conformité et l’expérience client dans les garanties, cashback et programmes à points.
Qu’est-ce que la vérification des reçus ?
La vérification des reçus est l’ensemble des actions effectuées pour traiter un reçu dans le cadre d’une campagne de fidélisation. Elle comprend toutes les étapes, de la réception du reçu à la dispense de la récompense ou du remboursement.
Cela inclut également la vérification du respect des conditions générales de la campagne de fidélité, telles que la date et le lieu d’achat, ainsi que le ou les produits achetés.
Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? Dans la section suivante, vous trouverez la réponse et les deux façons possibles de vérifier vos reçus.
Comment fonctionne la vérification manuelle des reçus ?
La première étape du processus de vérification des reçus est l’extraction des informations sélectionnées. Il peut s’agir de la date, du lieu, du montant total ou des détails d’un produit spécifique. Toute information que vous jugez nécessaire pour établir l’authenticité de la preuve d’achat est vérifiée. Ainsi, vous vérifiez les données du reçu et vous vous assurez que les exigences de la campagne de fidélisation sont respectées.
Examinons de plus près le processus traditionnel de vérification d’un reçu.
Vérification manuelle des reçus
Le plus souvent, la vérification des reçus est encore effectuée manuellement. Ce processus prend beaucoup de temps et comprend plusieurs tâches fastidieuses. Voici les étapes typiques de la vérification manuelle d’un reçu.
- Votre client vous envoie un reçu.
- Une fois reçu, vous extrayez manuellement les informations requises : date, lieu, prix, produit de la campagne, etc.
- Vous devez vérifier si les conditions de la campagne sont remplies et si le reçu est éligible à la campagne. Dans le cas d’une demande de garantie, vous devez vérifier si la période de garantie est toujours valable.
- Si toutes les conditions sont remplies, vous pouvez ajouter les informations extraites au logiciel de votre entreprise. Cette étape comprend la saisie manuelle des données facilement remplaçable par l’IA.
- Une fois que vous êtes sûr que les informations sont correctement saisies, vous pouvez calculer le nombre de points, de cashback ou de remboursement auxquels le reçu donne droit.
- Dans la dernière étape, la récompense ou le remboursement est accordé au client. L’un de vos employés peut lancer le processus de transfert d’argent, de points de fidélité ou d’expédition d’un nouveau produit.
Les inconvénients de la vérification manuelle des reçus
En raison de divers inconvénients, la vérification manuelle des reçus n’est pas la solution idéale pour votre campagne de fidélisation. En effet, elle crée plusieurs failles. Nous en avons énuméré les principales raisons ci-dessous.
- La fraude est pratiquement indétectable à l’œil nu. Un reçu soumis deux fois ou un reçu dont les informations ont été modifiées a toutes les chances d’être utilisé et traité par vos équipes.
- La vérification des reçus peut représenter jusqu’à 30 % du temps de vos équipes. Cela représente près d’un tiers de leur temps consacré à une tâche répétitive.
- En plus de prendre un temps considérable et d’être moins fiable, la vérification manuelle des reçus est également très coûteuse.
En automatisant votre processus de vérification des reçus, vous pouvez facilement laisser ces obstacles derrière vous et gagner en efficacité. N’engagez que les ressources nécessaires au traitement des documents liés à votre campagne.
Comment fonctionne la vérification automatisée des reçus ?
La vérification des reçus est la pierre angulaire de tout programme de fidélité. C’est pourquoi vous devez la rendre aussi efficace et précise que possible grâce à une solution de vérification automatisée des reçus.
Ces solutions reposent sur une technologie appelée OCR pour Reconnaissance Optique de Caractères. Cette technologie convertit les images en texte, puis en données structurées.
Avec une solution de vérification automatisée des reçus, vous pouvez :
- vérifier l’authenticité d’un reçu
- extraire et classer les informations : dates, montant total, présence ou absence du produit de la campagne
- évaluer le nombre de points, cashback ou remboursement à émettre
Le processus d’une vérification automatisée des reçus
Étape 1 : Capture des données
Le client photographie ou scanne son reçu à l’aide d’une application mobile ou d’un scanner, puis l’envoie en format PDF ou image (JPEG, PNG) vers la plateforme sécurisée. L’application veille à ce que la photo soit nette, que le reçu soit intégralement visible et que des métadonnées comme la date, le projet ou la catégorie soient ajoutées automatiquement.
Étape 2 : Extraction des informations
Dès réception, le logiciel optimise l’image pour améliorer la reconnaissance, en ajustant la luminosité, le contraste et les niveaux de gris. La technologie OCR convertit ensuite le scan ou le PDF en texte brut et identifie les champs clés comme la date, le montant, la devise, le nom du fournisseur, le numéro de facture, la TVA et les lignes-produits.
Étape 3 : Vérification des données
Les données extraites sont comparées automatiquement aux règles définies pour la campagne ou la garantie, telles que la période de validité, le lieu d’achat, le produit éligible et les seuils de montant. Le système détecte les doublons par hachage d’image ou correspondance de montant, date et fournisseur, tout en appliquant des contrôles anti-fraude comme l’analyse EXIF pour repérer d’éventuelles retouches.
Étape 4 : Transmission des informations dans le système d’entreprise
Les informations extraites et vérifiées sont envoyées vers votre système comptable, qu’il s’agisse d’une plateforme de fidélité, d’un ERP ou d’un système comptable, pour être traitées ou enregistrées. Une fois cette transmission effectuée, les données ne sont plus conservées dans le système de traitement, garantissant ainsi la confidentialité et la conformité réglementaire.
Étape 5 : Approbation des reçus
Les reçus conformes et inférieurs à un seuil prédéfini, par exemple 50 €, sont approuvés automatiquement, tandis que ceux présentant des exceptions ou des données manquantes sont transmis à une validation manuelle. Chaque décision est historisée pour permettre un audit interne.
Étape 6 : Remboursement
Lorsque le reçu est approuvé et les données transmises, le remboursement, le cashback ou l’attribution de points de fidélité est déclenché dans le système du client, puis rapproché des écritures bancaires ou des factures pour assurer la cohérence des opérations.
Étape 7 : Archivage
Enfin, le reçu et ses métadonnées associées sont archivés dans un stockage sécurisé, conformément aux obligations légales et aux exigences de protection des données. L’accès est strictement contrôlé et les fichiers sont chiffrés afin de préserver la confidentialité et l’intégrité.
Les avantages de la vérification automatisée des reçus
À chaque étape du processus automatisé, du temps et de l’argent sont économisés. Mais quels sont les quatre principaux avantages de l’utilisation d’une solution de vérification automatisée des reçus ? Nous les énumérons ci-dessous :
- Détection automatisée des fraudes → Le logiciel détecte automatiquement si un reçu a déjà été soumis. En outre, il vérifie si le reçu a été modifié : il recherche l’activité de Photoshop, vérifie les données Exif à la recherche d’anomalies et peut détecter si des éléments ont été modifiés, comme le montant total.
- Reconnaissance des postes de ligne → Chaque ligne-produit du reçu est extraite et vérifiée. De cette manière, le logiciel est en mesure de vérifier si le produit promotionnel fait partie du reçu soumis.
- Vérification des conditions de la campagne → En quelques secondes, le logiciel vérifie si les conditions de la campagne ou de l’utilisation de la garantie sont respectées. Que ce soit les dates ou le montant, le logiciel vérifie les critères qui vous permettent d’approuver ou de rejeter la demande de récompense ou l’utilisation d’une garantie.
- Un traitement plus rapide pour une expérience client améliorée→ Le processus de vérification d’un reçu, de la soumission à l’extraction de toutes les informations, prend moins de 5 secondes. Ainsi, vous pouvez répondre plus rapidement (et avec une plus grande précision) à vos clients. Réduisez les délais d’exécution et donc les temps de réponse. Améliorez la relation avec vos clients.
Pour vous aider à mieux comprendre le fonctionnement de la vérification automatique des reçus, vous trouverez ci-dessous trois cas d’utilisation différents. Découvrez comment l’automation du traitement des reçus peut rationaliser vos processus commerciaux et vous aider à gagner en efficacité.
Cas d’usage pour la vérification automatisée des reçus
Vérification automatisée des reçus dans les processus de garantie
Dans une grande entreprise d’électronique, les reçus de garantie sont traités quotidiennement. Lorsqu’un client envoie le reçu d’un produit, le logiciel détecte les bords, optimise l’image et extrait les données (date, produit, montant) vers la base interne. Les règles de garantie sont vérifiées automatiquement. Si le reçu est authentique et valide, le produit est échangé ou remboursé. Ce processus ne prend que quelques secondes et améliore la rapidité, la précision et le service client.
Vérification automatisée des reçus dans les campagnes de cashback
Un supermarché offre 5 % de remise sur une gamme de solaires. Le client scanne son ticket via l’application ou le télécharge en PDF. Le système optimise le document, confirme son authenticité et extrait les infos clés (date, lieu, produits, prix). Les articles éligibles sont identifiés et le remboursement est déclenché. Tout se fait en quelques secondes, offrant aux clients une réponse rapide et fiable.
Vérification automatisée des reçus dans les campagnes à points
Krombacher attribue 10 points par euro dépensé sur ses produits. Le client envoie la photo de son reçu; le système détecte doublons et fraudes (hachage image, analyse EXIF). Après validation, la date d’achat et les produits Krombacher sont vérifiés, et le montant est converti en points de fidélité. Ce processus rapide et automatisé garantit précision et contrôle, tout en renforçant l’engagement client.
Avec les trois cas d’utilisation ci-dessus, nous avons voulu montrer comment vous pouvez utiliser une solution de vérification automatique des reçus. Votre cas d’utilisation est différent de ceux décrits ? Pas de problème, vous trouverez toutes les informations dont vous avez besoin pour aller de l’avant dans la section suivante.
Klippa DocHorizon, le meilleur logiciel pour vérifier automatiquement vos reçus
L’automatisation de la vérification des reçus améliore considérablement l’efficacité opérationnelle et l’expérience client. Mettez fin aux longs délais de réponse, réduisez le risque de fraude et augmentez votre productivité. Tout cela grâce à un logiciel qui extrait les informations en quelques secondes avec un taux de précision de plus de 90 %.
Klippa a développé une solution de traitement intelligent des documents, DocHorizon, qui vérifie automatiquement les reçus.
DocHorizon extrait les informations de tout document, manuscrit ou numérique et les convertit en données structurées. Le taux de précision et la vitesse d’extraction font de cette solution un allié puissant pour tous vos processus documentaires. La mise en œuvre et l’utilisation de DocHorizon sont simples et instinctives.
Pour découvrir comment profiter pleinement de tous ces avantages, réservez une démonstration via le formulaire ci-dessous. Nos spécialistes produits seront heureux de vous donner plus d’informations sur DocHorizon et de vous guider vers la meilleure solution pour vos besoins.
FAQ
C’est un processus qui utilise l’OCR et l’IA pour extraire, analyser et valider les informations d’un reçu, en remplaçant la saisie manuelle et en réduisant la fraude.
Elle convertit les scans ou photos de reçus en texte, puis en données structurées, avec optimisation d’image pour une reconnaissance précise.
Elles sont transmises au système du client (ERP, fidélité, comptabilité) pour traitement, puis ne sont plus conservées par la plateforme de vérification.
Capturer → Extraire → Vérifier → Coder → Transmettre → Approuver → Rembourser/Réconcilier → Archiver.
Oui, si elle respecte les durées légales de conservation, le chiffrement et le contrôle d’accès aux données.