Notre rapport State of Automation in Finance montre que plus de la moitié des services financiers gèrent encore les comptes fournisseurs manuellement. Sans automatisation, repérer des erreurs comme la surfacturation, articles manquants ou factures en double, repose sur des contrôles manuels minutieux qui, en période d’activité, peuvent facilement passer à la trappe.
En comparant chaque facture au bon de commande et au bon de réception, vous vérifiez que ce que vous payez correspond bien à ce qui a été commandé et livré. Cela permet d’éviter des paiements inutiles, d’améliorer la fiabilité des données et de conserver une trace claire pour les audits.
Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est le rapprochement tripartite, comment mettre en place un flux de travail réellement opérationnel, et comment traiter les exceptions qui, sinon, ralentiraient les paiements ou entraîneraient des erreurs.
Points clés
- Le rapprochement tripartite vérifie les bons de commande, les bons de réception et les factures avant paiement.
- Plus de 50 % des équipes financières gèrent encore les comptes fournisseurs manuellement.
- Les divergences courantes concernent le prix, la quantité, la livraison et les doublons.
- Un flux de travail clair, étape par étape, rend le rapprochement tripartite plus homogène et plus rapide à gérer.
- La gestion des exceptions est essentielle pour résoudre les écarts et éviter retards de paiement ou pertes.
- L’automatisation avec OCR piloté par l’IA accélère les traitements, améliore la précision et renforce la détection des fraudes.
- Klippa DocHorizon automatise le rapprochement tripartite en intégrant des couches de détection des fraudes.
Qu’est‑ce que le rapprochement tripartite ?
Le rapprochement tripartite (aussi appelé Three Way Matching) est une procédure de contrôle des comptes fournisseurs utilisée pour s’assurer que l’entreprise ne paie que des biens ou services réellement commandés et reçus.
Le principe : comparer trois documents clés avant d’approuver le paiement :
- Bon de commande (PO) — Établi lors de la commande ; il précise les articles ou services, les quantités, les prix convenus et les conditions de livraison.
- Bon de réception (ou avis de réception des marchandises) — Établi à la livraison ; il confirme ce qui a été reçu, en quelle quantité et dans quel état.
- Facture fournisseur — La facture envoyée par le fournisseur, indiquant les montants facturés et la date d’échéance.
L’objectif est de vérifier que les informations présentes dans ces trois documents correspondent. Si la quantité, la description ou le prix diffèrent, le paiement est suspendu jusqu’à résolution du problème.
Ce contrôle supplémentaire permet de :
- Détecter les erreurs de prix ou de quantité avant tout paiement
- Éviter de payer des articles non livrés
- Repérer les doublons ou des factures frauduleuses
- Conserver une piste d’audit complète
Le rapprochement tripartite est particulièrement pertinent pour les biens physiques ou le stock, lorsque l’on dispose à la fois d’un enregistrement de commande et d’une confirmation de livraison. Pour des achats ou services à moindre risque, les entreprises peuvent recourir au rapprochement bidirectionnelle (PO + facture). Pour des biens critiques et de forte valeur nécessitant des contrôles qualité, on ajoute un rapport d’inspection et on parle alors de rapprochement quadripartite.
Pourquoi le rapprochement tripartite est essentiel dans les comptes fournisseurs (AP)
Sans un contrôle structuré entre les commandes, les livraisons et les factures, des erreurs peuvent facilement se glisser dans votre processus de comptes fournisseurs. Même de petits écarts peuvent entraîner des paiements en trop, des retards dans les clôtures comptables et des litiges inutiles avec les fournisseurs.
L’ampleur du risque est plus importante que ce que beaucoup d’équipes réalisent. Notre rapport 2024 State of Automation in Finance montre que les factures en double et frauduleuses sont la norme plutôt que l’exception.
- 41,4 % des professionnels de la finance rencontrent jusqu’à 10 factures en double chaque mois
- 44 % supplémentaires font face à des fréquences encore plus élevées
- Près de 47 % détectent jusqu’à 10 factures frauduleuses par mois, et dans certains cas, de grandes entreprises signalent plus de 100 tentatives de fraude par mois
Le rapprochement tripartite est l’un des moyens les plus efficaces pour réduire ces risques. Il offre plusieurs avantages clés :
1. Empêche des erreurs coûteuses
Le rapprochement des trois documents garantit que vous ne payez pas des biens non livrés ou un montant supérieur au prix convenu. Il permet aussi de détecter les doubles facturations avant le paiement.
2. Réduit le risque de fraude
79 % des organisations ont été victimes d’attaques ou de tentatives de fraude aux paiements en 2024, selon l’enquête 2025 AFP® Payments Fraud and Control Survey (Enquête AFP® 2025 sur la fraude aux paiements et le contrôle). L’exigence d’un bon de commande et d’un bon de réception en plus de la facture rend beaucoup plus difficile le passage de soumissions frauduleuses.
3. Améliore les relations avec les fournisseurs
Les écarts peuvent être résolus avant tout transfert d’argent, évitant les démarches embarrassantes et chronophages pour récupérer des paiements erronés.
4. Constitue une piste d’audit solide
Chaque jeu de documents rapprochés fournit une preuve claire et vérifiable d’une transaction, précieuse pour les audits internes ou externes.
5. Favorise la conformité
Dans les secteurs réglementés et le secteur public, le rapprochement tripartite permet de démontrer l’existence de contrôles financiers robustes.
Pour les équipes financières qui traitent un grand volume de factures, ces avantages sont essentiels pour maintenir des flux de paiement sécurisés, précis et efficaces.
Comment mettre en place le rapprochement tripartite
Un bon processus de rapprochement tripartite garantit que chaque paiement est exact, autorisé et accompagné des documents justificatifs. Les étapes suivantes vous aideront à le déployer de manière opérationnelle, que vous partiez de zéro ou que vous amélioriez un processus existant.
Étape 1 : Définir un processus clair de bon de commande (PO)
Le bon de commande est la base du rapprochement à trois voies. S’il est incomplet ou incohérent, tout le flux de travail en pâtira.
- Standardisez les modèles de PO pour inclure systématiquement les champs obligatoires (description de l’article, quantité, prix unitaire, date de livraison, coordonnées du fournisseur)
- Attribuez un numéro de PO unique pour le suivi tout au long du processus
- Exigez une approbation pour tous les PO avant envoi aux fournisseurs
Conseil : Évitez les descriptions vagues. « Chaises de bureau » laisse trop d’interprétation. « 5 × chaises de bureau ergonomiques à résille, noires, modèle XY123, 150 $ l’unité » évitera les litiges ultérieurs.
Étape 2 : Enregistrer les livraisons avec un bon de réception
Le bon de réception confirme ce qui est effectivement arrivé et dans quel état.
- Faites vérifier chaque livraison par le personnel d’entrepôt ou de réception immédiatement, par rapport au PO
- Notez directement sur le bon toute pénurie, casse ou substitution
- Marquez le document avec la date pour suivre l’historique fournisseur
Étape 3 : Centraliser la collecte des factures fournisseurs
Si les factures arrivent dans des formats et canaux variés (e‑mail, courrier, EDI), elles se perdent facilement.
- Créez un point d’entrée unique pour toutes les factures, par exemple une boîte e‑mail AP dédiée ou un portail factures
- Enregistrez les informations de la facture dès réception
- Conservez des copies électroniques pour éviter les papiers égarés
Étape 4 : Faire correspondre les trois documents
C’est le cœur du processus et l’endroit où la plupart des erreurs sont détectées. Comparez PO, bon de réception et facture sur :
- Descriptions des articles
- Quantités
- Prix unitaires
- Montant total
- Date de livraison vs. date de facture
Signalez immédiatement toute divergence pour examen.
Étape 5 : Résoudre les exceptions avant paiement
Payer sans avoir résolu un écart expose au surpaiement et rend le recouvrement difficile.
- Désignez des responsables pour enquêter sur les écarts (souvent l’équipe AP, avec l’appui des achats)
- Contactez les fournisseurs au plus vite pour clarifier et corriger les problèmes
- Conservez des enregistrements détaillés de la résolution pour l’audit
Étape 6 : Approuver et exécuter le paiement
Une fois les trois documents conformes, le paiement peut être autorisé en toute sécurité.
- Mettez en place une hiérarchie d’approbation : les paiements de forte valeur nécessitent une signature senior
- Enregistrez les détails du paiement (date, moyen, référence bancaire) dans votre système comptable pour une piste d’audit complète
Conseil : Si vos accords prévoient des remises pour paiement anticipé, assurez‑vous que le flux permet d’approuver les paiements à temps pour en bénéficier.
En suivant ces étapes, vous établissez un processus qui capte les erreurs et maintient vos opérations AP fluides. Pour les équipes traitant des volumes croissants de factures, l’automatisation peut accélérer chaque étape tout en améliorant la précision, surtout pour la gestion en temps réel des exceptions, que nous verrons dans la section suivante.
Gestion des exceptions dans le rapprochement tripartite
Même avec un processus solide, des écarts entre bons de commande, bons de réception et factures vont inévitablement apparaître. Ce sont des exceptions, et la manière dont vous les traitez fait la différence entre une résolution rapide et un long retard de paiement coûteux.
Exceptions fréquentes
- Écarts de prix : le montant facturé est supérieur (ou inférieur) au prix du bon de commande
- Articles manquants : le bon de réception recense moins d’articles que la facture
- Surfacturation : facturation pour plus d’unités ou de services que commandés
- Biens non reçus : articles facturés mais pas encore livrés
- Factures en double : la même facture soumise plusieurs fois
Origines des exceptions
Exceptions fréquentes
- Erreurs fournisseurs : quantités, prix ou références incorrectes
- Saisies erronées dans vos équipes achats ou AP
- Références/descriptions obsolètes ou erronées qui ne correspondent plus à la commande
- Décalages temporels : factures reçues avant la réception ou livraisons enregistrées tardivement
À quoi ressemble un flux de traitement des exceptions efficace
Un bon processus doit être clair, structuré et documenté. Éléments clés :
- Règles et seuils définis : déterminer quelles divergences nécessitent une investigation et lesquelles peuvent être approuvées automatiquement (ex. écarts de prix inférieurs à 1 %)
- Voies d’escalade claires : préciser qui enquête en premier lieu et quand escalader vers les achats ou la direction financière (par ex. le directeur financier)
- Communication directe avec les fournisseurs : contacter rapidement le fournisseur pour clarifier et corriger, avec les documents justificatifs à portée de main
- Alertes automatisées : utiliser des outils AP qui signalent les écarts dès leur détection
- Gestion de la piste d’audit : conserver un enregistrement complet de l’exception, de sa résolution et des actions correctives
Comment l’automatisation aide
La gestion manuelle des exceptions implique souvent des échanges d’e‑mails, des appels et des tableaux de suivi qui ralentissent tout le monde. Les systèmes automatisés pour les comptes fournisseurs peuvent :
- Repérer les écarts instantanément en comparant facture, PO et bon de réception
- Acheminer automatiquement les exceptions vers la bonne personne
- Suivre l’avancement des résolutions sans dépendre de feuilles de calcul
- Centraliser toutes les données liées pour une récupération rapide lors des audits
En traitant les exceptions de manière efficace, vous réduisez les retards de paiement, prévenez les pertes financières et préservez les relations fournisseurs. L’étape suivante consiste à décider si vous gérez cela en interne ou si vous automatisez pour éliminer les tâches répétitives et laisser votre équipe se concentrer sur les cas complexes.
Rapprochement tripartite manuel vs automatisé
Three‑way matching works in any format, but the way you execute it has a big impact on speed, accuracy, and scalability. Some finance teams run the process manually, while others rely on automation software to streamline it. Understanding the differences will help you decide what works best for your concrete organization.
Manual Three‑Way Matching
Le rapprochement tripartite fonctionne quel que soit le format des documents, mais la façon dont vous l’exécutez influence fortement la rapidité, la précision et la capacité à monter en charge. Certaines équipes financières gèrent le processus manuellement, d’autres s’appuient sur des solutions d’automatisation. Comprendre les différences vous aidera à choisir ce qui convient le mieux à votre organisation.
Avantages :
- Faible coût initial, aucun logiciel nécessaire
- Fonctionne quel que soit le format des documents
- Donne un contrôle total de chaque étape à l’équipe
Inconvénients :
- Chronophage : les factures sont vérifiées une par une
- Risque d’erreur élevé : la saisie manuelle et les contrôles humains peuvent manquer des écarts mineurs
- Difficile à faire évoluer : à mesure que le volume de factures augmente, les délais s’allongent
- Goulots d’étranglement : les exceptions prennent souvent plus de temps à résoudre sans alertes et routage automatisés
Rapprochement tripartite automatisé
Un logiciel d’automatisation importe ou capture numériquement le PO, le bon de réception et la facture. Grâce à des règles et à des technologies de reconnaissance de données comme la reconnaissance optique de caractères (OCR), il les compare automatiquement. Les exceptions sont signalées instantanément et routées vers la bonne personne ou équipe.
Avantages :
- Traitement rapide : mise en correspondance en quelques secondes
- Moins d’erreurs : suppression de la saisie manuelle et contrôles uniformes
- Scalable : traite des centaines voire des milliers de factures sans effort supplémentaire significatif
- Meilleure prévention de la fraude : détection automatique des factures en double ou altérées
Inconvénients :
- Nécessite du temps pour la mise en place et la formation
- Coût logiciel variable selon le fournisseur et les fonctionnalités
En bref
Votre équipe AP ne doit pas se fier uniquement au jugement visuel. Une erreur honnête ou une fraude sophistiquée peut passer un “test visuel” mais être repérée dès qu’on la vérifie avec des métadonnées, des bases de données et d’autres validations pilotées par l’IA.
Pour les équipes en quête d’une solution d’automatisation, Klippa DocHorizon illustre bien la transformation possible. Il utilise l’OCR et l’IA pour :
- Lire et interpréter PO, bons de réception et factures quel que soit leur format
- Les mettre en correspondance automatiquement et signaler les écarts en temps réel
- Router instantanément les exceptions vers le bon approbateur
- Conserver une piste d’audit numérique complète
- S’intégrer aux systèmes comptables et ERP pour un flux de travail fluide
Ainsi, votre équipe passe moins de temps à chercher des documents et plus de temps à résoudre les exceptions qui comptent.
Envie de voir à quel point il est facile et convaincant de commettre une fraude documentaire quand le rapprochement tripartite n’est pas automatisé ? Testez‑vous en devinant quelle facture est fausse dans notre vidéo !
Conclusion: Making Three‑Way Matching Smarter
Le rapprochement tripartite reste l’un des moyens les plus fiables pour prévenir erreurs de paiement et fraudes dans les comptes fournisseurs. En vérifiant chaque facture par rapport au bon de commande et au bon de réception, vous vous assurez de ne payer que ce qui a été réellement commandé et livré.
En mode manuel, ce contrôle fonctionne, mais il est lent, consommateur de ressources et sujet aux erreurs humaines. L’automatisation pilotée par l’IA accélère les validations, détecte plus tôt les écarts et permet de payer vos fournisseurs correctement et à temps.
C’est là que Klippa DocHorizon fait la différence.
Klippa aide les équipes financières à déployer des workflows de rapprochement tripartite de bout en bout, compatibles avec leurs outils et processus existants. Concrètement :
- Ingestion et sortie de documents flexibles : capturez les documents fournisseurs depuis n’importe quelle source (e‑mail, stockage cloud, portail fournisseur) et transmettez les résultats traités directement à votre comptabilité ou ERP.
- OCR et classification documentaire pilotés par l’IA : lisez tous les formats de facture, PO ou bon de réception, puis classez et extrayez automatiquement les informations pertinentes.
- Détection de fraude : analyses multiples (forensique d’image, vérification des métadonnées EXIF, détection de falsification au niveau pixel, etc.) pour repérer factures altérées ou doublons avant paiement.
- Base de données de rapprochement : stockez les données extraites dans des jeux de données sécurisés, comparez automatiquement les factures aux bons de commande et aux réceptions, et signalez les écarts.
- Validation humaine intégrée : routez les alertes vers human in the loop pour décision rapide lorsqu’une exception ou une suspicion de fraude est détectée.
- Traitement à l’unité ou en lot : gérez les documents un par un ou par lots, en incluant les archives historiques pour le rapprochement.
- Sécurité et conformité : fonctionnement sur serveurs certifiés ISO 27001 avec protection des données conforme au RGPD, pour répondre aux exigences des secteurs réglementés.
L’association d’un rapprochement piloté par l’IA et d’une détection de fraude multicouche rend beaucoup plus difficile le passage d’une facture incorrecte ou frauduleuse. Et comme ces contrôles s’exécutent en quelques secondes, votre équipe AP conserve précision et rapidité des cycles de paiement.
Envie de voir comment cela fonctionne en pratique ? Réservez une démo ou contactez‑nous pour découvrir comment accélérer votre processus de rapprochement tripartite.
FAQ
Vous avez besoin d’un bon de commande (PO), d’un bon de réception (goods receipt) et d’une facture fournisseur. La comparaison de ces trois documents garantit que les articles facturés correspondent à ce qui a été commandé et livré.
Le rapprochement bipartite ne compare que le bon de commande et la facture fournisseur. Le rapprochement tripartite ajoute le bon de réception, ce qui le rend plus fiable pour vérifier les livraisons et éviter de payer des biens non reçus.
Il s’applique généralement aux biens physiques. Pour les services, il n’y a souvent pas de bon de réception, donc le rapprochement bipartite est plus courant. Parfois, des certificats d’achèvement ou des attestations de prestation peuvent servir de troisième document.
Parmi les écarts courants : différences de prix, disparités de quantités, références/SKU incorrectes, livraisons manquantes et factures en double.
Une exception survient lorsque le bon de commande, le bon de réception et la facture ne concordent pas. L’écart doit être investigué et résolu avant l’approbation du paiement.
Elle évite de payer des commandes incorrectes ou incomplètes, empêche les paiements en double et garantit des enregistrements financiers précis. Une bonne gestion des exceptions préserve aussi de bonnes relations fournisseurs.
L’automatisation accélère le processus en lisant et comparant les documents instantanément, en réduisant la saisie manuelle et en signalant les écarts en temps réel. Elle oriente aussi les exceptions vers les bonnes personnes et conserve une piste d’audit complète.
Oui. La reconnaissance optique de caractères (OCR) permet aux logiciels d’automatisation de lire les données des factures, bons de commande et bons de réception, même s’ils sont scannés ou au format image.
La plupart des systèmes d’automatisation permettent de définir des seuils de tolérance, par exemple d’accepter de petites différences de prix liées à l’arrondi ou à la conversion de devise sans déclencher d’exception.
Klippa DocHorizon utilise un OCR piloté par l’IA pour capturer et comparer les données de vos PO, bons de réception et factures. Il peut détecter les écarts, effectuer des vérifications anti‑fraude, acheminer les alertes vers les personnes autorisées et s’intégrer à votre système comptable ou ERP.