Numérisez votre gestion des dépenses à partir d’un logiciel de comptabilité ou d’ERP ancien ou sur site ?

Numérisez votre gestion des dépenses à partir d’un logiciel de comptabilité ou d’ERP ancien ou sur site ?

Saviez-vous que d’ici 2023, la moitié du PIB mondial sera produite par des entreprises transformées numériquement ? L’un des domaines dans lesquels la numérisation accélère rapidement son rythme est la gestion des frais. Pour une raison simple : elle s’attaque à l’un des principaux points douloureux des entreprises en supprimant la saisie et le traitement manuels des notes de frais. 

Malgré le taux d’adoption croissant, il peut être difficile de mettre en œuvre un logiciel de gestion des frais dans votre système informatique actuel. Si vous utilisez un logiciel sur site ou ancien, par exemple, une intégration directe de l’API n’est souvent pas une option. 

Chez Klippa, nous pouvons vous aider à surmonter cet obstacle. Notre logiciel de gestion des dépenses permet une importation transparente des dépenses dans votre logiciel de comptabilité grâce à des fonctionnalités d’importation et d’exportation intelligentes. 

Dans cet article, nous commençons par expliquer brièvement pourquoi la numérisation des dépenses est devenue si pertinente de nos jours et comment elle fonctionne. Nous expliquons ensuite les fonctionnalités d’importation et d’exportation intelligentes de Klippa, afin que vous puissiez vous faire une idée précise de la manière dont il peut vous être utile. 

Vous êtes prêts ? C’est parti ! 


Pourquoi numériser votre gestion des dépenses lorsque vous utilisez un logiciel sur site ou un ancien logiciel ?

L’utilisation de logiciels sur site ou hérités peut empêcher les entreprises de numériser leur gestion des frais. Il n’est souvent pas possible de connecter directement les logiciels de gestion des dépenses aux systèmes comptables ou ERP déployés sur site. Il existe toutefois des solutions efficaces pour remédier à cet inconvénient, que nous aborderons plus loin dans cet article.

Mais d’abord, examinons certains des inconvénients de ne pas numériser votre processus de gestion des dépenses. Une méthode traditionnelle de gestion des dépenses peut ressembler à ceci :

Lorsque vous partez en voyage d’affaires, il y a de fortes chances que vous mangiez la plupart du temps dans des restaurants ou des cafés, et que vous preniez un taxi ou les transports en commun pour vous rendre à des réunions d’affaires. Si vous conduisez votre propre voiture ou celle de l’entreprise, vous devrez également supporter des coûts tels que les tickets de parking et l’essence. 

Au retour de ce voyage, les employés sont impatients de recevoir leurs remboursements pour les frais qu’ils ont avancés. Cependant, avant de recevoir leurs remboursements, ils doivent remplir de longues notes de frais et joindre tous les reçus et factures comme preuve des frais avancés et des achats effectués. 

Une fois les notes de frais remplies, quelques semaines s’écoulent pendant lesquelles les responsables et le service financier doivent vérifier la validité de chaque note de frais, notamment si les achats sont conformes à la politique de dépenses de l’entreprise. C’est un peu comme remplir une fiche d’impôt à chaque fois, n’est-ce pas ?

Les inconvénients de la gestion des dépenses à l’ancienne sont les suivants :

  • Cela consomme beaucoup de temps et de travail. Pensez aux nombreuses tâches qui doivent être accomplies : les employés remplissent manuellement de longs formulaires de dépenses et collectent toutes les preuves de paiement pour chaque achat effectué. 
  • C’est répétitif et fastidieux. Considérez le type de tâches que votre service comptable doit accomplir pour traiter les notes de frais. Il implique de nombreuses tâches de routine, comme la collecte et le rassemblement de tous les documents pertinents, la vérification de l’exactitude des rapports et la saisie manuelle des données relatives aux dépenses dans le système comptable.  Il s’agit d’une procédure qui est effectuée de manière répétitive, sur une base hebdomadaire ou mensuelle. 
  • Enfin, les processus manuels sont toujours sujets à des erreurs. Pensez aux champs qui ont été remplis de manière incorrecte ou aux reçus manquants. Ces erreurs entraînent de nombreux retards dans le flux de travail, ce qui prolonge finalement le temps nécessaire à la comptabilité pour accomplir ses tâches, et aux employés pour recevoir leurs remboursements. 

Comment fonctionne la gestion numérique des dépenses

Heureusement, vous pouvez remédier aux inconvénients de la gestion traditionnelle des frais en adoptant une solution numérique de gestion des frais. La gestion numérique des frais, par rapport à son homologue analogique, permet d’utiliser la technologie moderne pour simplifier et rationaliser l’ensemble du processus de gestion des frais, de la soumission des frais au remboursement des employés.

Voyons rapidement comment fonctionne exactement la gestion numérique des dépenses.

Soumission des dépenses par voie numérique
Les applications de gestion des dépenses permettent aux employés de saisir leurs dépenses en déplacement, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cela peut se faire via une application pour téléphone mobile ou une application web. Lorsqu’ils créent une nouvelle dépense, les employés peuvent simplement joindre une preuve de paiement en prenant une photo du reçu. 

Reconnaissance automatique du texte
Grâce à un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR), les champs d’information pertinents sur les reçus et les factures sont automatiquement extraits. Pensez à des champs tels que le commerçant, les postes, les taux et montants de TVA, la date d’achat, etc.

Approuver numériquement les dépenses
Les gestionnaires vérifient et approuvent les dépenses des membres de leur équipe dans un environnement en ligne centralisé. L’environnement en ligne donne accès à toutes les dépenses qui ont été soumises. Il est possible d’approuver automatiquement certaines dépenses professionnelles, en fonction d’un ensemble de règles d’approbation, ou de demander aux gestionnaires de les examiner une par une. 

Synchroniser votre application numérique de gestion des dépenses avec votre système comptable
Les dépenses approuvées doivent maintenant être comptabilisées. Il existe plusieurs méthodes pour comptabiliser les dépenses dans le système comptable.

Les logiciels de comptabilité basés sur le cloud peuvent bénéficier d’une intégration API directe avec les logiciels de gestion des dépenses. Cela rend possible le transfert d’informations financières entre les deux logiciels, sans aucun effort manuel. En cas d’utilisation d’un logiciel sur site ou ancien, une intégration API directe peut ne pas être une option. Heureusement, vous pouvez toujours transférer vos données de dépenses dans votre logiciel de comptabilité en important des notes de frais avec Klippa.



Ceci nous amène à la prochaine section importante du blog, dans laquelle nous allons expliquer comment importer les dépenses dans votre logiciel de comptabilité en utilisant la fonction d’importation et d’exportation intelligente de Klippa. Grâce à la fonction d’exportation et d’importation intelligente, vous pouvez connecter le logiciel de gestion des dépenses à n’importe quelle solution comptable ou ERP existante ou sur site. 


Comment connecter le logiciel de gestion des frais à une solution comptable ou ERP existante ou sur site ?

Si vous utilisez un logiciel sur site ou ancien, les fonctionnalités d’importation et d’exportation intelligentes de Klippa peuvent vous aider à importer les dépenses de votre entreprise dans votre logiciel comptable ou ERP. Grâce aux fonctions de personnalisation, l’importation des dépenses dans votre logiciel de comptabilité ou ERP peut être accomplie avec peu de saisie manuelle de la part de vos employés. 

Voyons comment Klippa facilite l’importation des dépenses dans votre logiciel de comptabilité :

  • Tout d’abord, il est nécessaire de comprendre les différents points de données qui sont nécessaires pour effectuer une comptabilisation financière dans vos comptes financiers . Supposons que vous utilisiez le module de comptabilité de SAP dans votre entreprise. Les points de données dont vous avez besoin sont les informations relatives aux créanciers par employé (par exemple, l’identifiant de l’administration, l’identifiant du personnel, le numéro du vendeur, le numéro du fournisseur), le calendrier du grand livre (par exemple, le compte du grand livre, les codes TVA) et, dans certains cas, les dimensions pertinentes (par exemple, les centres de coûts, les supports de coûts et/ou les projets). 
  • Lorsque vous utilisez Klippa, les données comptables requises peuvent être importées en masse dans Klippa SpendControl. Le calendrier des créanciers et du grand livre peut maintenant être utilisé pour créer des réservations financières dans Klippa. L’interface de réservation pour créer des réservations financières ressemble à ceci dans Klippa :
  • Lorsque les réservations financières sont effectuées, elles peuvent être exportées automatiquement par le biais d’une intégration de courrier électronique. Une exportation programmée peut être effectuée chaque jour, semaine ou mois à une heure prédéterminée.  Si votre système comptable ou ERP ne prend pas en charge l’intégration des e-mails, il est toujours possible de télécharger manuellement l’exportation groupée dans votre comptabilité. Cette opération peut être effectuée en quelques minutes seulement. 
  • Klippa fournit des modèles d’exportation de frais professionnels existants pour les logiciels de comptabilité les plus utilisés, tels que SAP et DATEV. Le bon modèle Excel, CSV ou XML peut également être personnalisé au moyen d’une interface glisser-déposer facile à utiliser. En collaboration avec un spécialiste des produits Klippa, l’exactitude et la fiabilité du modèle sont toujours validées pendant le processus de mise en œuvre.

En plus de la fonctionnalité intelligente d’importation et d’exportation, le logiciel de gestion des dépenses de Klippa s’intègre directement à divers logiciels de comptabilité tels que SAP ByDesign, Xero, Oracle Netsuite. Vous pouvez consulter ici un aperçu de tous les logiciels que nous supportons.


Pourquoi les entreprises bénéficient de la gestion numérique des frais

Il y a de fortes raisons pour lesquelles les solutions numériques de gestion des dépenses sont les solutions d’automatisation les plus utilisées sur le marché. Les avantages de l’utilisation de la gestion des dépenses de Klippa avec des fonctionnalités d’importation et d’exportation intelligentes sont les suivants :

Compatibilité avec tout logiciel de comptabilité ou ERP
Nos fonctionnalités d’importation et d’exportation intelligentes peuvent être utilisées avec n’importe quel logiciel de comptabilité ou ERP. Nous pouvons personnaliser l’exportation des dépenses en fonction des besoins de votre entreprise. Cela signifie que vous pouvez utiliser notre solution de gestion des dépenses même si votre infrastructure informatique actuelle ne prend pas en charge une connexion API directe.

Nous avons déjà aidé plus de 100 clients, utilisant une solution logicielle sur site ou ancienne, à numériser leur processus de gestion des dépenses. 

ROI jusqu’à 555%
Le retour sur investissement de l’application de gestion des dépenses Klippa est de 441 % pour la première année de sa mise en œuvre et passe à 555 % sur une période de cinq ans. Ce chiffre peut sembler énorme au premier abord, mais il s’agit d’un montant réaliste que vous pouvez espérer économiser.

Réduire le travail manuel et les erreurs
Saviez-vous qu’une note de frais sur cinq (19 %) est erronée ? Les erreurs peuvent être considérablement réduites, étant donné que notre technologie OCR interne a un taux de reconnaissance allant jusqu’à 100 % et que les employés sont informés de tout champ de données manquant avant qu’ils ne soumettent une dépense.

Booster le bonheur des employés 
La gestion des dépenses peut en fait être amusante, au lieu d’être une tâche fastidieuse et redoutée. Avec Klippa, les employés passent moins de temps à faire du travail administratif, et plus de temps sur des activités essentielles qui stimulent l’apprentissage et la croissance. Selon Deloitte, les attentes des employés évoluent de plus en plus, et les entreprises qui n’adoptent pas les technologies numériques sur le lieu de travail risquent de prendre du retard lorsqu’il s’agit de motiver les employés. 


Gain de temps 
Ils éliminent les tâches à faible valeur ajoutée, comme le classement de longues notes de frais. En numérisant, vous pouvez rationaliser l’ensemble du processus de gestion des frais, ce qui fait gagner un temps précieux à vos employés.


Votre spécialiste de la gestion numérique des dépenses 

Vous avez hâte de moderniser votre processus de gestion des frais, mais vous vous inquiétez de l’intégration avec votre solution comptable ou ERP existante ou sur site ? Heureusement, nous avons ce qu’il vous faut. Comme indiqué dans ce blog, nous pouvons vous aider à rendre l’intégration aussi simple et transparente que possible grâce à notre fonction d’importation et d’exportation intelligente. 

Vous avez des questions à poser concernant les besoins de votre entreprise ? Contactez-nous, appelez-nous ou organisez simplement une démonstration gratuite avec l’un de nos spécialistes produits. Nous sommes heureux de vous aider à numériser votre gestion des dépenses.

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