À la recherche d’un modèle de rapport des dépenses ?

À la recherche d’un modèle de rapport des dépenses ?

Chez Klippa, nous savons tout ce qu’il y a à savoir sur la gestion des dépenses. Nous traitons tout, des frais de voyage aux reçus de café ou tickets de caisse. Nous le faisons pour les petites PME mais aussi pour les grandes entreprises. Traditionnellement, ces frais sont réclamés à l’aide d’un formulaire Excel. Nous vous proposons donc ci-dessous quelques exemples de formats gratuits. Nous avons des rapports sous format Excel et en Word, mais il est beaucoup plus facile (et moins cher !) de numériser votre gestion des dépenses. Notre outil numérique de gestion des dépenses peut faire gagner beaucoup de temps et d’argent à votre organisation et permet souvent d’avoir des employés plus heureux.

(1) Modèle de rapport Excel

Via ce lien, vous pouvez télécharger gratuitement un modèle de note de frais sous format Excel : Klippa expense_report.xls

Le formulaire contient un certain nombre de données de base que vous devez d’abord remplir, car sans nom, numéro de compte bancaire et date, les demandes ne peuvent probablement pas être traitées correctement. Dans le rapport, vous pouvez ajouter une ligne par demande, reçu ou facture. Il suffit ensuite d’ajouter une description du produit acheté, la date d’achat, le montant hors TVA et le montant TVA comprise. Il y a ensuite une option pour réclamer le kilométrage. Enfin, une section permet au détenteur du budget d’approuver la réclamation par une signature.

Avantages de l’utilisation d’Excel

  • Faire des calculs : Excel et l’administration financière vont de pair. Pour toutes sortes de processus, l’application Office est utilisée pour créer des aperçus et éditer des listes. C’est pourquoi l’utilisation d’Excel pour les notes de frais semble être un choix évident. Dans Excel, vous pouvez facilement additionner des lignes et multiplier des montants.
  • Formatage simple : En outre, Excel est facile à formater, ce qui vous permet d’ajouter et de supprimer facilement les champs qui s’appliquent à votre entreprise.

Inconvénients de l’utilisation d’Excel

  • Le formatage peut varier selon l’appareil et le programme : Pendant des années, les organisations ont préféré les programmes qui fonctionnent entièrement dans le cloud aux programmes sur site. Donc, plus besoin d’installer des programmes sur votre ordinateur, mais de travailler en ligne avec des services cloud tels qu’Office365 ou Google Docs. Le gros inconvénient : tout le monde n’utilise pas le programme Excel “standard”, mais des éditions différentes. Cela peut entraîner des problèmes de formatage des documents.
  • Les tableurs prennent beaucoup de temps à être partagés : De plus, les documents ne sont pas faciles à partager. Ils doivent être envoyés par courrier électronique, des pièces jointes doivent être ajoutées et décompressées, etc.
  • Pas de mises à jour en temps réel : De plus, Excel ne vous permet pas d’effectuer des modifications qui sont immédiatement visibles par tous. Par exemple, lorsque vous ajoutez un type de coût au formulaire, seules les personnes ayant téléchargé la même version verront la mise à jour.
  • Pas d’images en pièces jointes : Un autre inconvénient est qu’aucune image ne peut être ajoutée dans Excel. Cela signifie que les pièces jointes doivent toujours être ajoutées séparément. Et cela nous amène au dernier point :
  • Gaspillage de papier lors de l’impression

(2) Modèle de note de frais Word

Via ce lien, vous pouvez télécharger gratuitement un modèle de note de frais en Word : Klippa note de frais.doc.

Tout comme Excel, ce formulaire commence par un certain nombre de données de base. Le nom, l’adresse, le numéro de compte bancaire et la date sont nécessaires pour traiter correctement le formulaire. Dans la colonne du milieu, il y a de l’espace pour ajouter des éléments. Pour ce faire, il faut d’abord noter la date d’achat, puis une description des coûts, un montant hors TVA et un montant TVA comprise. Enfin, il y a un espace pour les montants totaux et une signature du titulaire du budget.\

Avantages de l’utilisation de Word

  • Les employés connaissent bien le format de fichier et le programme : Word est un format de fichier couramment utilisé, la plupart d’entre nous ouvrent un .doc chaque jour et nous savons comment remplir et imprimer des formulaires.
  • Ajout d’images en pièces jointes : Un autre avantage est que vous pouvez ajouter des images à des documents Word, ce qui vous évite de joindre les reçus séparément.

Inconvénients de l’utilisation de Word

Word présente de nombreux inconvénients lorsqu’il s’agit de réclamer des frais.

  • Formatage différent sur les différents appareils : Les champs ne sont jamais mis à l’échelle comme vous le souhaitez et sautent parfois au hasard.
  • Pas de calculs automatiques : De plus, vous ne pouvez pas faire de calculs automatiques dans Word, cela doit être fait manuellement – ce qui prend du temps supplémentaire.
  • Gaspillage de papier : Il est dommage d’imprimer du papier pour soumettre et traiter les dépenses, n’est-ce pas ?
  • C’est inefficace et pas en temps réel : Les employés font en fait un travail supplémentaire inutile : un employé copie les données du reçu sur le formulaire et un autre les saisit dans le progiciel de comptabilité. Ce processus est inefficace et source d’erreurs.
  • Et plus encore… Malheureusement, les inconvénients d’Excel s’appliquent également à Word

Notre conseil : n’utilisez pas Word pour soumettre et traiter les demandes !

(3) D’autres entreprises profitent des avantages des systèmes de gestion des dépenses en ligne

Si ce n’est pas Excel ou Word, alors quoi ? De nos jours, il existe toutes sortes de solutions pour la gestion numérique des dépenses. Certaines solutions sont intégrées à des programmes de comptabilité, d’autres à des systèmes d’administration des salaires. Presque toutes les solutions ont la possibilité d’exporter les dépenses vers des formats standard tels que .csv ou .xml, que vous pouvez ensuite importer dans votre système financier.

Avantages de la gestion numérique des dépenses

  • Des logiciels faciles à utiliser et des employés heureux : La gestion numérique des dépenses est rapide et facile. Soumettez vos dépenses en prenant simplement une photo du reçu, le logiciel fera le reste. Les organisations décident des champs que leurs employés doivent remplir.
  • Mise en place facile du flux de travail : La gestion numérique des dépenses vous permet de mettre en place rapidement un flux de travail. Vous décidez quelles demandes de remboursement sont envoyées à quel gestionnaire pour être approuvées numériquement, ce qui permet de gagner énormément de temps, car les formulaires ne finissent plus dans les boîtes aux lettres et la communication se fait en ligne.
  • Intégration avec le progiciel de comptabilité : Le traitement est également plus efficace de cette manière. Toutes les demandes approuvées sont automatiquement transmises à votre progiciel de comptabilité. Plus de copie des données et moins d’erreurs.
  • Les données en temps réel sont disponibles partout et à tout moment : La plupart des solutions numériques sont entièrement basées sur le cloud, ce qui signifie que tous les employés, où qu’ils se trouvent, disposent des données les plus récentes.
  • Sauvegarde sécurisée dans le cloud : Tous les documents sont stockés en toute sécurité dans le nuage.

Inconvénients de la gestion numérique des dépenses

Nous pouvons être brefs à ce sujet : la numérisation coûte du temps et de l’argent.

  • Temps : les employés doivent s’habituer à une nouvelle façon de travailler et le nouveau logiciel devra peut-être être intégré dans vos systèmes actuels.
  • L’argent : Les nouveaux outils logiciels ne sont jamais gratuits.

Heureusement, nous proposons des manuels utiles et un service d’assistance à nos utilisateurs.

Notre solution offre généralement un retour sur investissement positif, ce qui signifie que vous récupérerez votre investissement assez rapidement. Klippa facture 3,99 EUR par employé et par mois. Dès que votre processus administratif s’accélère avec plus de six minutes par employé par mois, vous constaterez déjà un retour sur investissement. En moyenne, le processus traditionnel de soumission, d’approbation et de traitement prend vingt minutes par demande. Avec notre logiciel, cela ne prend qu’une minute. Comptez vos économies !

Envisagez-vous d’utiliser notre solution de gestion des dépenses ? Alors consultez notre page sur la gestion numérique des dépenses, où nous vous montrons comment fonctionne Klippa. Vous n’êtes pas encore sûr ? Envoyez-nous un message via le chat ou par e-mail : [email protected] Vous souhaitez organiser une démonstration avec l’un de nos spécialistes produits ? Alors jetez un coup d’œil aux options ci-dessous

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