10 bonnes raisons de numériser votre processus de gestion des dépenses

10 bonnes raisons de numériser votre processus de gestion des dépenses

Le rôle de la gestion des dépenses au sein des organisations est en pleine transformation, la clé étant l’automatisation. Les processus manuels fastidieux et coûteux sont remplacés par des processus automatisés qui aident les organisations à gagner en efficacité. Klippa innove en permanence pour aider à résoudre les problèmes de gestion des dépenses. En fournissant aux clients une automatisation de bout en bout, un contrôle des coûts, de puissants aperçus basés sur les données et un support de premier ordre, nous aidons les organisations dans leur transformation numérique. Et nous voulons faire la même chose pour vous. 

Digitizing may seem daunting, but every day you don't, will cost you money

Naturellement, la numérisation des processus est une étape importante : vous changez la façon dont vos collègues travaillent et toutes les personnes concernées doivent s’habituer à un nouvel outil. En particulier dans la situation actuelle de la COVID-19, la mise en œuvre d’un tel changement peut sembler décourageante. Mais nous aimerions expliquer pourquoi cette crainte n’est pas fondée et citer dix bonnes raisons de numériser votre processus de gestion des dépenses. Après lecture, nous sommes convaincus que vous préférerez numériser aujourd’hui plutôt que demain. Les arguments étant :

  1. Fini les formulaires papier à remettre physiquement : Une grande partie du monde étant actuellement en confinement, il est plus important que jamais de travailler à distance et en toute sécurité. Alors pourquoi ne pas se débarrasser complètement de la paperasse ? Cela profitera également à votre entreprise après la COVID-19. De nombreux formulaires papier ont tendance à se perdre ou à être oubliés sur un bureau. Numériser le flux d’informations signifie que toutes les données sont disponibles à tout moment. 
  2. Moins d’erreurs : Près de la moitié des employés admettent avoir perdu des reçus, par exemple, selon une enquête réalisée par une société américaine de gestion des frais professionnels. Et 36 % admettent avoir oublié à quoi correspondaient leurs dépenses. Réduisez les erreurs en demandant aux employés de simplement prendre une photo de leur reçu : le logiciel extraira automatiquement les informations et les enverra à un portail convivial.
  3. Intégration de Google Maps : Les frais de déplacement sont peut-être les plus chaotiques à traiter. Les employés calculent généralement les frais qu’ils ont effectués avec Google Maps et les communiquent au service concerné, tout en devant se souvenir de tous leurs déplacements et en conservant les reçus d’essence. Les trajets sont parfois oubliés et les reçus perdus, ce qui signifie que ces dépenses ne peuvent pas être réclamées. Avec Klippa, les calculs manuels après les déplacements font partie du passé, car notre application est intégrée à Google Maps.
  4. Optimisez les déclarations de TVA : Si les employeurs remboursent les frais sans reçu, cela signifie qu’ils ne peuvent pas déduire la TVA. Il s’agit d’une perte financière inutile. 
  5. Une autorisation plus efficace grâce aux flux de travail numériques : Ceci est particulièrement intéressant pour les organisations ayant plus d’un site ou qui ont des flux d’autorisation compliqués. Plus il y a de personnes dans le processus d’autorisation, plus il y a de chances que des erreurs se produisent. Selon le Spend Journal, chaque note de frais manuelle prend environ 20 minutes. Et selon la Global Business Travel Association, 19 % de toutes les notes de frais contiennent des erreurs. Compte tenu du temps nécessaire pour corriger ces erreurs, chaque demande de remboursement coûte environ 58 $/52 € : une somme importante pour une tâche aussi banale et inévitable que la demande de remboursement d’une dépense.   
  6. Un processus d’approbation conforme avec des pistes d’audit : Chaque demande de remboursement soumise par notre logiciel suit le même chemin, ce qui est très louable du point de vue de la conformité. Les règles de gestion déterminent si certaines dépenses sont approuvées ou rejetées automatiquement. Par exemple, lorsqu’une réclamation est faite sans numérisation du reçu, ou lorsqu’une dépense dépasse une limite, le logiciel peut refuser la réclamation automatiquement et le gestionnaire recevra une notification. 
  7. Détection automatique des doublons : Prévenez les erreurs et les fraudes grâce à la détection automatique des factures identiques. Bien sûr, en tant qu’employeur, vous faites confiance à vos employés, mais la fraude existe et les erreurs encore plus. Prenons l’exemple d’un déjeuner : chaque personne présente ne devrait réclamer que les dépenses qu’elle a effectuées et uniquement celles qui sont liées à son travail. Mais si un reçu est long et contient beaucoup de variables, des erreurs sont facilement commises. Notre logiciel détecte instantanément les doublons et envoie une notification au responsable désigné.
     
  8. Un processus comptable rapide et rentable : Tous les reçus et factures sont traités par un logiciel de reconnaissance de texte (OCR). Le travail manuel étant automatisé, nos clients constatent une réduction du temps et des coûts allant jusqu’à 70%.
  9. Des tableaux de bord perspicaces avec le comportement des dépenses : Klippa est 100% basé sur le cloud. Vous pouvez utiliser la plateforme n’importe où, à tout moment, et vous êtes en mesure d’approuver ou de rejeter des dépenses en quelques clics seulement. Une intégration avec vos systèmes comptables permet au département financier de comptabiliser efficacement les dépenses approuvées. Dans un tableau de bord convivial, vous obtenez des informations concrètes sur le statut des dépenses et le temps de traitement moyen par employé, les coûts des départements, des centres de coûts, des projets et des périodes.
  10. Plus de tâches ennuyeuses et répétitives pour vous et vos collègues : apparemment, la gestion manuelle des dépenses est tellement méprisée que 18 % des employés accepteraient de sortir la poubelle de l’entreprise si cela signifiait qu’ils n’auraient plus jamais à remplir une note de frais, selon l’enquête mentionnée au point 2. Dix pour cent accepteraient même de récurer les toilettes. Commencez donc à rendre vos collègues heureux en les libérant de la saisie manuelle des données.

Si l’abandon de la gestion manuelle des dépenses demande un petit effort de la part de votre entreprise, les avantages de la numérisation ont beaucoup plus d’impact que l’inconvénient de la gestion du changement.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages que vous pourriez tirer de l’automatisation de la gestion de vos dépenses, envoyez-nous un message par chat ou par e-mail : [email protected]. Vous souhaitez planifier une démonstration avec l’un de nos spécialistes produits ? Consultez les options ci-dessous.

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