Comment dématérialiser vos documents ?

Cela vous est-il déjà arrivé ?

Vous cherchez divers documents et soudainement, vous réalisez que vous avez perdu la notion du temps. Vous aimeriez pouvoir retrouver vos fichiers facilement, sans perdre des journées de travail dans le processus.

Si vous vous êtes déjà senti ainsi, vous n’êtes pas seul. Beaucoup d’entreprises se retrouvent piégées dans ce cycle inefficace, ce qui les expose à des risques de non-conformité.

Heureusement, il existe une solution : la dématérialisation des documents. Dans cet article, nous explorerons comment dématérialiser vos documents pour accomplir plus en moins de temps et faciliter la vie de tout le monde grâce à un flux de travail automatisé de dématérialisation des documents.

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Points clés

• La dématérialisation des documents consiste à convertir des documents physiques en formats numériques à l’aide d’appareils spécifiques. Cela présente plusieurs avantages : cela réduit la dépendance au papier, diminue les coûts et renforce la sécurité grâce au chiffrement et aux sauvegardes.
• La dématérialisation améliore la sécurité des données par le biais du chiffrement, des sauvegardes automatiques et des contrôles d’accès. Elle permet également aux entreprises de rester conformes aux réglementations sur la protection des données en offrant un meilleur contrôle sur les informations sensibles.
• Avec Klippa DocHorizon, le processus de dématérialisation est simple : scannez vos documents, téléchargez-les sur la plateforme et laissez l’IA gérer l’extraction, la conversion et la livraison vers le système de votre choix.
• De l’intégration des employés et des opérations de chaîne d’approvisionnement à l’archivage numérique et aux demandes d’assurance, DocHorizon aide les entreprises de tous secteurs à gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer la scalabilité.

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Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents consiste à convertir le processus de traitement des documents physiques en formats numériques à l’aide de scanners ou de dispositifs équipés de caméras. Les entreprises mettent en place la dématérialisation avec un traitement intelligent des documents (IDP) pour automatiser l’extraction de données en vue d’un traitement ultérieur des documents.

Quelle est la différence entre la numérisation et la dématérialisation des documents ?

La numérisation consiste à convertir des documents physiques en formats numériques (par exemple, en scannant un document papier). En revanche, la dématérialisation ne se limite pas à la conversion. Elle englobe l’ensemble du processus de gestion des documents, allant de leur numérisation à leur traitement automatisé, leur stockage, leur partage, et leur archivage, le tout dans un environnement numérique.

Pourquoi dématérialiser vos documents ?

Quel que soit votre secteur d’activité, il y a de fortes chances que votre entreprise dépende encore du stockage de documents physiques pour se conformer aux réglementations. Mais que diriez-vous si nous vous disions que la dématérialisation des fichiers améliore votre conformité tout en augmentant votre efficacité ?

Voici cinq raisons pour lesquelles vous devriez commencer à dématérialiser vos documents dès aujourd’hui !

Accès et stockage simplifiés

Les documents numériques prennent moins de place que les documents physiques, et vous pouvez les stocker sur n’importe quel ordinateur ou disque dur externe. Vous pouvez également accéder à vos fichiers de manière pratique et les partager depuis n’importe où en utilisant le cloud, ce qui vous permet d’être plus productif et de gagner des heures de temps perdu.

Sécurité accrue

Vous pouvez crypter vos documents pour éviter les risques de perte, de vol ou d’accès non autorisé, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des tâches importantes sans vous soucier de la perte de vos progrès. Si vous souhaitez être encore plus sécurisé, vous pouvez définir des sauvegardes automatiques, de sorte qu’en cas de suppression accidentelle d’un fichier important, vous aurez toujours une copie de celui-ci.

Économies

La dématérialisation du papier réduit la nécessité d’un espace de stockage physique et diminue les coûts associés à l’impression, à l’achat de papier, aux fournitures de bureau et aux classeurs. Moins de temps passé à chercher des documents signifie moins d’argent dépensé, alors investissez judicieusement !

Conformité aux réglementations

Si votre organisation repose principalement sur des archives physiques, envisagez de dématérialiser vos documents pour vous conformer aux réglementations en vigueur. Avec des documents numériques, il est plus facile de suivre vos documents, ce qui simplifie les audits ou les contrôles de conformité.

De plus, les solutions intelligentes de gestion des documents peuvent anonymiser automatiquement les données pour protéger les informations personnelles. Cela garantit la conformité aux réglementations sur la confidentialité telles que le RGPD, le CCPA ou le HIPAA, pour n’en nommer que quelques-unes.

Amélioration du traitement des données et de l’automatisation

Après avoir converti vos documents en formats numériques, vous êtes un pas plus près de l’automatisation complète.

Avec l’aide d’un logiciel IDP, vous pouvez convertir vos données dans divers formats comme JSON, XML ou CSV ; ensuite, vous pouvez les intégrer à n’importe quel logiciel métier de votre choix pour un traitement ultérieur. Cela vous permet de générer des informations, de réaliser des analyses et de prendre des décisions éclairées.

Plan stratégique avant de commencer à dématérialiser vos documents

1. Définir le périmètre documentaire

Commencez par inventorier tous les documents que vous souhaitez dématérialiser comme les factures, contrats, dossiers RH, courriers, pièces justificatives, puis mesurez le volume et la fréquence de traitement. Classez ces documents par priorité, en ciblant un périmètre pilote à fort impact, comme les factures fournisseurs. Avec Klippa DocHorizon, vous pourrez traiter ces flux priorisés en temps réel grâce à l’OCR et aux workflows automatisés.

2. Clarifier les exigences légales et sectorielles

Définissez vos obligations légales avant tout déploiement : durée d’archivage fiscale (10 ans), norme NF Z42-013 pour archivage probatoire, signature qualifiée eIDAS avec horodatage si nécessaire. Identifiez aussi les règles sectorielles comme le RGPD, le CCPA ou l’hébergement santé (HDS). Klippa assure automatiquement le chiffrement, conserve les journaux d’audit et respecte ces normes pour un traitement juridiquement recevable.

3. Identifier les acteurs et les processus métier

Cartographiez votre processus documentaire actuel, du scan à l’archivage, et nommez des responsables par service (RH, finance, juridique, IT). Définissez les validations nécessaires et planifiez l’intégration aux systèmes ERP, CRM ou comptables. Klippa DocHorizon facilite cette intégration via des API et des connecteurs natifs, garantissant une adoption fluide dans chaque métier.

4. Dimensionner le budget et l’évolution future

Estimez les coûts directs (scanners, licences, stockage cloud) et indirects (formation, maintenance) puis comparez-les aux gains attendus : réduction du temps de recherche documentaire, économies de papier et d’espace physique. Planifiez la scalabilité en prévoyant des volumes multipliés par 2 ou 3 sans refonte. DocHorizon offre des workflows modulaires et extensibles qui grandissent avec vos besoins.

5. Anticiper gouvernance et changement organisationnel

Rédigez une politique interne de nommage, de classement et de validation des documents. Formez les équipes aux outils et aux obligations légales. Prévoyez un support de proximité les premières semaines pour lever les blocages. Enfin, planifiez la destruction sécurisée du papier après archivage probatoire. Klippa propose des plans de formation et des guides d’utilisation adaptés à chaque profil d’utilisateur.

6. Structurer une roadmap en 3 phases

Débutez par un pilote de 1 à 3 mois sur un périmètre limité pour tester la capture OCR et valider les paramètres légaux et techniques. Passez ensuite au déploiement complet avec intégrations ERP/CRM sur 3 à 6 mois. Enfin, développez la scalabilité en ajoutant automatisations avancées et reporting ROI à partir du 6e mois. Klippa DocHorizon permet d’ajuster vos flux au fil des phases sans interruption de service.

Comment dématérialiser vos documents avec Klippa ?

Voici le meilleur : vous scannez les documents, et nous nous occupons de tout le traitement pour vous. C’est aussi simple que cela. Voyons ensemble un exemple étape par étape de la manière dont vous pouvez automatiser la dématérialisation des documents avec Klippa DocHorizon.

Étape 1 : Scannez vos documents

• Utilisez un scanner ou la caméra de votre smartphone.
• Pour une extraction de données plus précise, utilisez le SDK de numérisation mobile de Klippa.
• Stockez vos fichiers numérisés sur des plateformes comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox.

Étape 2 : Inscrivez-vous et sélectionnez les services nécessaires

• Créez un compte sur la plateforme DocHorizon.
• Recevez un crédit gratuit de 25 € pour tester le service.
• Créez une organisation et un projet, puis activez les services Document Capturing et le FlowBuilder.

Étape 3 : Sélectionnez la source des fichiers

• Créer un nouveau flux : Cliquez sur le bouton “New Flow” pour créer un nouveau flux. Vous pouvez partir de zéro ou utiliser un modèle préexistant. Dans cet exemple, nous avons choisi de créer un flux depuis zéro.
• Sélectionner la source des fichiers : Choisissez l’emplacement des fichiers dont vous souhaitez extraire les données. Par exemple, vous pouvez télécharger vos fichiers scannés dans un dossier Google Drive (comme mentionné dans l’étape 1) pour pouvoir les récupérer plus tard pour l’extraction des données. Vous pouvez aussi utiliser n’importe quelle autre source d’entrée, comme le cloud, un e-mail ou un FTP.
• Ajouter une source d’entrée : Cliquez sur la bulle “1. Select Trigger” et recherchez “Google Drive”. Vous pouvez choisir un fichier ou un dossier comme déclencheur. Dans cet exemple, nous avons choisi un nouveau fichier.
• Connecter Google Drive : Sur le côté droit de l’écran, connectez votre Google Drive et sélectionnez un dossier parent. Pour nous, il s’appelle “Input”.

Une fois la configuration effectuée, testez cette étape. Si le test est réussi, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Étape 4 : Extraire les données

• Cliquez sur le bouton “+” en dessous de “1. Nouveau fichier – Google Drive” pour ajouter un modèle de capture.
• Choisissez le modèle de capture souhaité (par exemple, “Capture de documents : Générique”).

Astuce : Vous pouvez personnaliser le processus de capture en utilisant le prompt builder.

• Connectez l’option sélectionnée à votre dossier Google Drive et choisissez un fichier à extraire.

Ce que fait DocHorizon : Lecture, capture, classification et extraction des données automatiquement. DocHorizon peut également vérifier l’authenticité des documents et détecter les fraudes.

Étape 5 : Convertir vos données

• Les données extraites sont envoyées au format JSON par défaut.
• Vous pouvez convertir ces données dans des formats comme HTML, CSV ou XLSX pour les utiliser dans d’autres applications.

Étape 6 : Stocker les données extraites

• Une fois vos données extraites et converties dans le format souhaité, choisissez où les stocker : dans le cloud, par e-mail, ou intégrez-les à des applications comme ERP, CRM ou logiciel de comptabilité.
• Pour cet exemple, nous avons choisi de les stocker à nouveau sur Google Drive. Cette fois, nous avons opté pour la création d’un nouveau fichier.
• Connectez Google Drive à notre plateforme et sélectionnez quel composant doit nommer votre nouveau fichier (par exemple, utiliser le nom du fichier comme nom du nouveau fichier).

Les dernières options à choisir : le Texte et le Type de contenu pour finaliser le processus.

Testé avec succès ? Félicitations, vous avez numérisé vos documents avec brio !

Et rappelez-vous : si vous avez un volume élevé de documents à traiter, vous n’avez pas besoin de configurer le flux vous-même ! N’hésitez pas à nous contacter, nous serions ravis de vous aider ! Curieux de voir cela en action ? Planifiez une démo avec nous à tout moment.

Ensuite, nous allons explorer les différents cas d’utilisation de la dématérialisation de documents avec Klippa.

Meilleures pratiques de la dématérialisation des documents

Une dématérialisation fiable repose sur des pratiques techniques rigoureuses, une sécurité sans faille et une gouvernance claire, pour assurer qualité, conformité légale et adoption par vos équipes.

Qualité et pérennité des documents

Assurez-vous que vos fichiers soient consultables, correctement nommés et conformes aux standards d’archivage.

À mettre en place :

• OCR indexable : Activez la reconnaissance optique pour rendre le texte totalement recherchable.
• Normes de nommage : Utilisez un format cohérent comme YYYYMMDD_Type_Ref.pdf.
• Métadonnées complètes : Incluez date, émetteur, type, numéro et projet pour chaque document.
• Formats d’archivage : PDF/A ou TIFF pour conservation légale longue durée.
• Règle de sauvegarde 3-2-1 : 3 copies de chaque fichier, sur 2 supports différents, dont 1 hors site.

Sécurité et conformité

Protégez vos données contre toute perte ou accès non autorisé et respectez les normes légales.

Indispensable :

• Chiffrement fort : AES-256 au repos et TLS 1.2+ en transit pour toute donnée.
• Gestion granulaire des droits : Limitez la visibilité aux personnes autorisées.
• Authentification forte (MFA) : Ajoutez une vérification multi-facteurs pour les accès sensibles.
• Audit complet : Conservez un journal horodaté des actions sur chaque fichier.
• Respect réglementaire : RGPD, CCPA, HIPAA, NF Z42-013, eIDAS.

Gouvernance, formation et culture interne

Adopter une politique claire et former vos équipes assure un usage cohérent et durable.
Actions clés :

• Politique interne : Documentez vos standards de nommage, classement, validation et suppression.
• Programme de formation : Sensibilisez vos utilisateurs aux obligations légales et à l’outil choisi.
• Plan de destruction papier : Détruisez les originaux physiques après archivage probatoire, selon délais légaux.
• Support utilisateur initial : Prévoir une aide active les premières semaines pour lever les freins.

Quels sont les cas d’utilisation de la dématérialisation des documents ?

Dans tous les secteurs, la dématérialisation des documents permet aux entreprises de simplifier leurs flux de travail documentaires. Nous avons sélectionné quelques exemples pour vous donner une meilleure idée de la manière dont d’autres entreprises utilisent DocHorizon pour automatiser leurs processus documentaires.

Cette liste d’exemples n’est pas exhaustive, car notre solution couvre bien d’autres cas d’utilisation !

Des processus d’intégration des employés plus rapides

Sans automatisation, les entreprises comptent souvent beaucoup sur la paperasse manuelle pour les processus d’intégration, comme l’impression, la numérisation et la signature physique des documents. Cela peut être chronophage pour les nouvelles recrues et les équipes RH, ce qui entraîne des retards dans le processus d’intégration.

Avec DocHorizon, vous pouvez automatiser la vérification d’identité et accélérer les processus d’intégration nécessitant de nombreux documents. Comment ? En permettant à vos employés de scanner leurs pièces d’identité et les documents demandés, et en laissant le moteur IDP de Klippa vérifier leurs informations.

Vous pouvez également intégrer des clients ainsi que des patients, et pas seulement des employés. Selon vos besoins d’intégration, DocHorizon vous offre la flexibilité dont vous avez besoin.

Gestion de la chaîne d’approvisionnement

Sans un processus de dématérialisation des documents, les opérations logistiques reposent souvent sur la saisie manuelle des données pour des tâches comme l’enregistrement des détails des expéditions, la gestion des stocks et le traitement des factures. La saisie manuelle des données est sujette à des erreurs et peut entraîner de longs retards et des inexactitudes dans les enregistrements et les rapports.

Avec des documents dématérialisés, les entreprises de logistique peuvent accélérer le dédouanement, la facturation et le traitement des paiements. La soumission électronique de la documentation peut accélérer le processus d’approbation et d’autorisation, réduisant ainsi les retards et accélérant l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.

Archivage numérique

Sans un archive numérique consultable, vos employés doivent passer du temps à trier manuellement tous vos documents physiques. Cela peut entraîner une perte de temps pour retrouver des informations spécifiques, nuisant à votre productivité et à votre efficacité.

Avec notre logiciel IDP, vous pouvez automatiquement indexer vos documents grâce à une classification alimentée par l’IA. Ainsi, vous pouvez organiser vos fichiers efficacement et y accéder sans perdre de temps.

Traitement simplifié des demandes d’indemnisation d’assurance

Les entreprises comme les assureurs traitent plusieurs documents liés aux assurances, tels que des formulaires de réclamation, des polices d’assurance, entre autres.

En dématérialisant leurs documents, les compagnies d’assurances peuvent automatiser leur traitement des réclamations pour augmenter la productivité, réduire les coûts et se conformer aux réglementations. Le problème avec le traitement de ces documents réside dans leur manque de scalabilité en raison du volume élevé des réclamations et de leur vulnérabilité face à la fraude à l’assurance.

Heureusement, DocHorizon peut détecter automatiquement la fraude documentaire grâce à des algorithmes d’IA intelligents.

Commencez avec la dématérialisation des documents

La dématérialisation des documents ne doit pas être compliquée. Les avantages l’emportent largement sur les efforts que votre entreprise devra fournir pour mettre en place des flux de travail de dématérialisation. Et avec l’aide de Klippa, vous pouvez le faire facilement.

Cependant, la dématérialisation des documents n’est que la première étape. Utiliser une solution moderne comme DocHorizon de Klippa vous permet de faire ce qui suit :

• Scan mobile : Scanner des documents depuis des appareils mobiles, n’importe où, n’importe quand.
• OCR : Transformer les documents numérisés et les images en texte et en formats de données structurées.
• Extraction de données : Extraction en temps réel des points de données importants.
• Classification : Classer et trier les documents en fonction de vos besoins.
• Analyse des données : Transformer des fichiers JPG, PNG et PDF en texte consultable et les exporter vers des formats comme PDF ou des formats structurés CSV, XLSX, XML et JSON.
• Anonymisation : Masquer les données sensibles, de l’anonymisation à la suppression.
• Vérification : Vérifier l’authenticité et la validité des documents et des données.

Si vous souhaitez vous débarrasser des archives manuelles, garantir la conformité, rendre les données plus accessibles, automatiser la saisie des données et économiser des heures de travail, contactez-nous ou réservez une démo gratuite ci-dessous, et nos experts seront là pour vous aider.

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