Malgré l’existence de règles et de réglementations antitrust, de nombreuses entreprises continuent d’abuser de leur pouvoir de marché pour limiter la concurrence. Le montant total des amendes pour entente, par exemple, a atteint 4,6 milliards de dollars dans le monde en 2021. La même année, 26 entreprises attendaient le verdict d’une action en dommages-intérêts pour entente rien qu’en Europe.
En règle générale, les cabinets d’avocats et les experts économiques traitent les demandes de dommages-intérêts pour entente afin de défendre les parties victimes d’infractions à la législation antitrust.
L’évaluation et le traitement cohérents des données pertinentes issues des documents (factures, reçus, relevés bancaires, bons de livraison, etc.) constituent un facteur de réussite essentiel pour les réclamations. Malheureusement, dans de nombreux cas, ce travail est encore effectué manuellement.
Les cabinets d’avocats doivent consacrer beaucoup de temps et de ressources à la vérification, à l’extraction et à la validation des informations contenues dans les documents envoyés par leurs clients. En outre, il est nécessaire de filtrer les documents frauduleux et d’anonymiser les informations qui ne peuvent être divulguées.
Pour ces processus, le traitement intelligent des documents (IDP) a changé la donne. En combinant la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’IA, les solutions IDP vous permettent d’automatiser le traitement des documents afin d’augmenter le succès des demandes d’indemnisation des cartels.
Ce blog vous aidera à découvrir les avantages de l’IDP et la manière dont elle permet d’automatiser la collecte et l’extraction de données dans les réclamations pour dommages causés par les cartels.
Les défis posés par les demandes de réparation des dommages causés par les cartels
La procédure initiale doit être bien menée afin de garantir un taux de réussite plus élevé pour les actions en dommages-intérêts pour entente. Par exemple, le cabinet d’avocats chargé de l’affaire doit s’assurer que ses clients fournissent tous les documents nécessaires. Une fois les données collectées, les cabinets d’avocats peuvent estimer le montant des dommages avec l’aide d’experts économiques.
Bien que cela puisse paraître simple, il est essentiel de noter que les clients et les cabinets d’avocats sont confrontés à de nombreux défis lorsqu’il s’agit de réclamations pour dommages causés par des cartels.
Ces défis sont notamment les suivants:
- Gros volumes de documents
- Collecte de données
- Extraction des données
- Vérification des documents
- Accessibilité des données
- Rédaction de documents
Examinons-les un par un.
Gros volumes de documents
L’un des principaux défis posés par les demandes de dommages-intérêts pour entente est le nombre considérable de documents à traiter. Plus les clients fournissent d’informations aux cabinets d’avocats qui traitent leurs demandes d’indemnisation, plus les chances de succès sont élevées.
Si plus de documents signifie plus de données, le fait que ces documents se présentent sous différents formats et types ne facilite pas la tâche des cabinets d’avocats. Ces documents sont notamment les suivants
- Preuve d’achat
- Bons de livraison
- Relevés bancaires
- Rapports financiers
- Relevés fiscaux
- Avis d’experts
Dans la plupart des actions en dommages-intérêts pour entente, les cabinets d’avocats regroupent les demandes de plusieurs clients afin d’augmenter les chances de gagner la bataille juridique. Cela augmente évidemment le nombre de documents à traiter.
L’augmentation du nombre de juristes pour traiter un nombre croissant de documents n’est ni extensible ni durable pour un cabinet d’avocats.
Collecte de données
Le processus de collecte de données pour les demandes de dommages-intérêts pour entente peut prendre beaucoup de temps. Dans la plupart des cas, il s’agit de collecter, de trier, d’étiqueter et de rendre les documents consultables.
Souvent, les clients envoient leurs documents aux cabinets d’avocats par courrier électronique. Un assistant juridique ou un avocat doit télécharger les documents à partir des courriels et les stocker dans un système.
Mais que se passe-t-il si ces documents sont de différents types et de gros volumes? Il n’est pas facile de rassembler les données, car elles peuvent se présenter sous différents formats: PDF, scans, images et bien d’autres encore.
La gestion manuelle de ce processus est loin d’être efficace et optimale, compte tenu du coût des assistants juridiques et des avocats.
Lorsque les données sont éparpillées, il peut être difficile de présenter un dossier solide ou même de saisir l’ampleur de la demande.
Extraction des données
Une fois que les cabinets juridiques ont reçu les documents, l’étape suivante consiste à extraire les données pertinentes. Le problème est que les données sont souvent non structurées et collectées à partir de différentes sources. L’extraction de données à partir de ces formulaires non structurés entraîne des retards et des goulets d’étranglement inutiles. Les délais d’exécution plus longs sont coûteux tant pour les cabinets juridiques que pour leurs clients.
Avant de pouvoir utiliser les données des documents, il est nécessaire de les convertir en données structurées. Traditionnellement, cela se fait, par exemple, en saisissant manuellement les données dans une feuille de calcul ou un système spécifique en vue d’une analyse plus poussée. Cette tâche peut être fastidieuse et prendre beaucoup de temps.
En outre, les longues heures de travail et les volumes importants de documents peuvent entraîner des erreurs. Il peut arriver qu’un avocat ou un auxiliaire juridique oublie une information cruciale qui pourrait contribuer à renforcer la demande de dommages-intérêts pour entente.
Vérification des documents
Une partie du traitement des documents dans les demandes de dommages-intérêts pour entente implique la vérification des documents. Cela signifie que les cabinets juridiques doivent vérifier l’authenticité des documents qu’ils reçoivent de leurs clients.
Pour éviter toute responsabilité civile ou pénale potentielle, le contenu des documents doit être exact, authentique et non trompeur. L’authentification peut se faire en examinant les tampons, les filigranes, les polices de caractères et les supports.
Pouvez-vous imaginer le temps nécessaire pour vérifier manuellement des milliers, voire des centaines de milliers de documents différents?
En outre, la capacité de détection de l’œil humain est limitée. Ainsi, lorsque la vérification est effectuée manuellement, les risques de passer à côté de documents frauduleux, falsifiés ou dupliqués sont plus élevés.
Bien qu’il s’agisse d’une tâche simple, elle fait perdre un temps précieux aux avocats plaidants. Plus elle prend de temps, plus les frais de contentieux encourus par les clients sont élevés.
Accessibilité des données
Le nombre de documents reçus de la part des demandeurs peut devenir écrasant pour un cabinet d’avocats, en particulier lorsqu’ils se présentent sous de nombreuses formes et sources.
Vous pouvez imaginer à quel point il est fastidieux de trouver des informations pertinentes dans les documents et de les étiqueter pour le processus de litige lorsque le texte est dans un format non consultable.
Par exemple, la recherche des factures de plus de 1 000 euros des dix dernières années d’un seul client peut facilement prendre des heures, voire des jours. Si l’on multiplie cette durée par le nombre de clients, on perd un temps précieux qui pourrait être mieux utilisé ailleurs.
Rédaction de documents
Comme dans de nombreuses procédures judiciaires, certaines informations considérées comme confidentielles doivent être expurgées afin de respecter les réglementations locales en matière de protection de la vie privée, telles que le GDPR en Europe.
En général, les cabinets d’avocats doivent veiller à ce que les informations confidentielles soient suffisamment occultées ou expurgées des documents utilisés pour prouver l’infraction à la législation antitrust. Toutefois, dans certains cas, il est permis de divulguer ces informations si le besoin est plus important que le préjudice.
L’expurgation des documents n’est pas la tâche la plus simple, car elle peut avoir de graves conséquences lorsqu’elle n’est pas effectuée correctement. Il s’agit donc d’un processus qui exige qu’un juriste ou un assistant juridique expurge les informations sensibles et qu’un autre vérifie que cela a été fait correctement.
Bien entendu, cela augmente les délais d’exécution et les coûts. Vous pouvez consulter notre blog sur le masquage de données pour en savoir plus sur la rédaction de documents.
L’abandon du traitement traditionnel des documents
Le traitement traditionnel des documents s’accompagne d’une série de difficultés dans le cadre des actions en dommages-intérêts pour entente ou des procédures antitrust.
Tout d’abord, il fait perdre un temps précieux à toutes les parties concernées: plaignants, avocats, parajuristes, experts économiques et parfois même experts judiciaires.
Deuxièmement, le délai d’exécution devient exceptionnellement long lorsque les volumes de documents sont très élevés. Plus le volume est considérable, plus on perd de temps à effectuer des tâches manuelles sujettes aux erreurs, telles que la conversion, la saisie, la vérification et l’anonymisation des données.
Troisièmement, plus la procédure initiale des demandes d’indemnisation pour entente est longue, plus les coûts sont élevés.
Heureusement, il existe une technologie d’IA qui peut aider à automatiser de nombreuses tâches liées aux documents. Cette technologie, appelée IDP, permet aux organisations de s’affranchir du traitement traditionnel des documents.
Examinons-la plus en détail et voyons comment elle fonctionne.
Introduction du traitement intelligent des documents (IDP)
Qu’est-ce que le traitement intelligent des documents (IDP)? Il s’agit d’une solution moderne qui automatise divers flux de travail de traitement des documents.
Elle utilise des technologies telles que l’intelligence artificielle (IA), la reconnaissance optique de caractères (OCR) et le traitement du langage naturel (NLP).
Avec un logiciel IDP tel que Klippa DocHorizon, les organisations peuvent automatiser l’extraction de données, la classification, la conversion, l’anonymisation et la vérification des documents. Ils aident ainsi les organisations de divers secteurs (juridique, bancaire, commerce de détail, soins de santé, voyages, transport, fabrication, etc.) à éliminer les processus documentaires manuels.
Il apporte de la valeur en transformant les informations non structurées et semi-structurées en données structurées. Comme la plupart des données d’entreprise se présentent sous des formats non structurés tels que des PDF, des courriels ou des images, il est difficile de convertir manuellement toutes ces données sous une forme unifiée.
Une solution IDP peut simplement étiqueter les documents, les rendre consultables et convertir les données non structurées en formats lisibles par les machines tels que XLSM, JSON, CSV ou XLS. Les données structurées peuvent être transférées sans effort vers une base de données ou un système ERP en vue d’une analyse plus approfondie.
Voyons maintenant comment le traitement intelligent des documents peut aider les cabinets d’avocats à traiter les réclamations relatives aux dommages causés par les cartels grâce à l’automatisation.
Le rôle de l’IDP dans les demandes de réparation des dommages causés par les cartels
L’IDP peut automatiser plusieurs étapes du traitement des documents liés aux demandes de dommages-intérêts pour entente. Ces étapes sont les suivantes:
- Collecte et organisation des données
- Numérisation de documents
- Classification des documents
- Extraction et conversion automatisées de données
- Anonymisation
- Vérification
Examinons chacun d’entre eux plus en détail.
Collecte et organisation des données
Certains fournisseurs de IDP, tels que Klippa, offrent à leurs clients un moyen de collecter des données auprès des demandeurs par le biais d’un portail ou d’une application. Grâce à ce portail ou à cette application, les cabinets d’avocats peuvent offrir aux demandeurs un moyen plus accessible et plus sûr de télécharger les documents au lieu de les envoyer par des chaînes de courriels.
Comme les documents (principalement des preuves d’achat) arrivent en grande quantité, sous différents formats et de diverses sources, il est crucial de garder toutes les données organisées et accessibles.
Une fois que les documents sont envoyés à la plateforme, ils peuvent facilement être extraits ou transmis pour un examen plus approfondi.
Numérisation de documents
La numérisation des documents est l’une des principales tâches que le traitement intelligent des documents peut accomplir pour les cabinets d’avocats.
L’IDP permet aux avocats et aux employés de back-office de numériser des documents papier même lorsqu’ils n’ont pas de scanner à portée de main. Par exemple, ils peuvent simplement capturer des documents par le biais de photographies prises à l’aide de téléphones mobiles, partout et à tout moment.
La même solution de numérisation mobile peut être proposée aux demandeurs.
Au lieu que les clients téléchargent ou envoient les documents par le biais de différentes sources et formats, ils peuvent simplement prendre des photos des documents eux-mêmes.
Les documents numérisés peuvent ensuite être envoyés à l’endroit souhaité ou transmis pour un traitement ultérieur, où les données seront accessibles aux parties qui en ont besoin.
Les fonctions de prétraitement des images, telles que la détection et l’amélioration de la qualité, permettent d’améliorer la qualité des documents numérisés. De ce fait, le traitement automatisé des documents peut être effectué avec plus de précision.
Classification des documents
Après avoir reçu chaque document scanné, les juristes doivent interpréter le sens du texte et classer chacun de ces documents par catégories. Cette opération permet d’obtenir une meilleure vue d’ensemble de la collection de documents.
Ce faisant, la recherche d’informations pertinentes devient plus efficace et réduit les goulets d’étranglement inutiles. L’IDP peut automatiser ce processus grâce à sa capacité à:
- Reconnaître les étiquettes et prévoir de nouvelles catégories
- Organiser des documents sur la base de mots et de phrases similaires
- Comprendre les règles linguistiques d’écriture d’un texte pour piloter la catégorisation automatique
L’attribution de catégories à un document permet aux cabinets juridiques de gérer et de trouver plus facilement les données pertinentes pour les demandes de dommages-intérêts pour entente. Vous trouverez ci-dessous un exemple de classification de document.
Extraction et conversion automatisées des données
Lorsqu’ils travaillent sur des demandes de dommages-intérêts pour entente, les avocats doivent travailler avec des documents et des types de fichiers (PDF, JPG, PNG, etc.). Ils doivent collecter, combiner, filtrer et sélectionner les données appropriées pour répondre aux exigences du litige et de la conformité.
Ce travail manuel est à la fois coûteux en temps et source d’erreurs, ce qui réduit les chances de gagner le procès. Bien que les humains puissent facilement lire des documents numérisés, le texte qu’ils contiennent est impossible à rechercher pour les ordinateurs.
Il est donc nécessaire de convertir ces documents non consultables dans un format qui rend les données facilement accessibles aux juristes.
La reconnaissance optique de caractères, qui fait partie de l’IDP, est utilisée pour automatiser l’extraction de données et la conversion de documents dans un format lisible par une machine. L’OCR permet d’extraire le contenu de documents numérisés en quelques secondes et avec un minimum d’erreurs.
C’est grâce à l’intelligence artificielle de l’IDP, qui peut être entraînée à reconnaître des modèles. Ainsi, la précision de l’extraction des données et la couverture des documents peuvent être améliorées au fil du temps.
Anonymisation
Tout comme la capacité de l’IDP à classer les documents, elle peut reconnaître les champs qui doivent être supprimés ou expurgés des documents.
Grâce à la fonction de masquage automatisé des données des solutions IDP, les cabinets d’avocats peuvent réduire la charge de travail des avocats ou des assistants juridiques de plusieurs centaines d’heures.
Au lieu d’ajouter, de modifier et de supprimer des informations sensibles dans les documents, les juristes peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes.
Vérification
À quoi servent les documents s’ils sont falsifiés ou non authentiques? Malheureusement, l’œil nu ne peut pas toujours détecter la fraude documentaire en raison de l’évolution des méthodes d’ingénierie de la contrefaçon.
Heureusement, la technologie OCR a évolué grâce à l’IA. Ces deux technologies permettent aux solutions de traitement intelligent des documents de détecter les signes de falsification grâce à l’analyse des images, à la détection des doublons et à l’analyse EXIF.
Les éventuels faux ou doublons peuvent être détectés rapidement et la vérification peut être effectuée sans que les avocats aient à investir du temps pour effectuer ces tâches manuellement. Pour les demandes d’indemnisation des cartels, cela signifie une plus grande chance d’obtenir gain de cause dans les procédures antitrust.
Maintenant que nous avons abordé les principaux rôles de la IDP dans les actions en dommages-intérêts pour entente, examinons ses principaux avantages.
Les avantages de l’IDP dans les demandes de réparation des dommages causés par les cartels
Qu’est-ce que tout cela signifie pour les cabinets d’avocats? Il est clair que l’IDP peut aider les cabinets juridiques à automatiser le traitement des documents afin d’accroître le succès et l’efficacité des procédures antitrust.
Les principaux avantages liés à l’utilisation de l’IDP dans le cadre d’actions en dommages et intérêts pour entente sont les suivants:
- Excellence opérationnelle
- Délais d’exécution plus courts
- Réduction des coûts
- Données organisées
Tous ces avantages peuvent s’avérer cruciaux pour obtenir gain de cause dans le cadre d’une action en dommages et intérêts pour entente.
Dans la section suivante, nous allons approfondir ces avantages.
Excellence opérationnelle
Comme beaucoup de procès, les demandes de dommages-intérêts pour entente s’appuient largement sur les preuves fournies par les documents. Malheureusement, les documents ne se trient pas d’eux-mêmes et les données pertinentes ne sont pas extraites comme par magie.
L’un des principaux avantages de l’IDP est qu’il élimine les difficultés liées à la collecte, au tri, à l’extraction, à la vérification et à l’anonymisation des documents. Les cabinets d’avocats n’ont plus besoin de s’occuper du traitement des documents de manière traditionnelle ni de penser aux questions liées à l’informatique.
Ces heures coûteuses peuvent désormais être consacrées à des tâches plus essentielles. En outre, les logiciels IDP ne se fatiguent pas comme les cerveaux humains. Les cabinets d’avocats peuvent réellement atteindre l’excellence opérationnelle avec une telle solution.
Délai d’exécution plus court
Comme nous l’avons déjà mentionné dans ce blog, le temps est un facteur essentiel. Dans le cas des plaintes pour dommages causés par des cartels, plus la procédure judiciaire est longue, plus elle est coûteuse pour les cabinets d’avocats et leurs clients.
L’un des principaux avantages de l’utilisation de l’IDP est l’élimination du traitement manuel des documents, ce qui se traduit par des délais d’exécution plus courts.
Supposons que pour les demandes de dommages-intérêts pour entente, il faille traiter manuellement 100 000 documents, chacun d’eux comptant en moyenne cinq pages.
Supposons également qu’un juriste ou un employé de back-office puisse traiter deux pages par minute. Cela représente 120 pages par heure. Avec cinq personnes (vitesse de traitement des documents identique) travaillant sur ce projet, l’achèvement du projet prendrait 833 heures.
En comparaison, l’IDP, qui a la capacité de traiter 10 000 documents par heure, achèverait le projet en 50 heures. Cela équivaut à une réduction de temps de près de 94%.
Examinons maintenant l’impact sur les coûts.
Réduction des coûts
La réduction du temps de traitement des documents s’accompagne d’une diminution des coûts.
Supposons qu’en moyenne, chaque auxiliaire juridique ou avocat travaillant sur des demandes d’indemnisation pour entente gagne 150 euros de l’heure. Si cinq parajuristes ou avocats traitent 500 000 pages de documents en 833 heures, les coûts s’élèveront à 124 950 euros.
Le prix des fournisseurs d’IDP dépend de plusieurs facteurs. Toutefois, pour cet exemple, une estimation approximative des coûts d’une solution sur mesure pour les demandes de dommages-intérêts pour entente sur la base de 500 000 pages traitées serait de 30 000 euros.
Sur la base des hypothèses ci-dessus, la réduction des coûts grâce à l’utilisation de l’IDP serait de près de 76%. Le retour sur investissement (ROI) de l’utilisation de l’IDP serait supérieur à 3,1 (voir le calcul ci-dessous).
La réduction des coûts permettrait également d’abaisser le seuil à partir duquel les cabinets d’avocats et leurs requérants peuvent engager une action en justice.
Les coûts élevés des procédures d’indemnisation des ententes sont souvent à l’origine de la réticence des entreprises à intenter une action en justice contre les ententes.
Grâce au traitement intelligent des documents, les cabinets d’avocats peuvent désormais réduire de manière significative les dépenses liées aux tâches administratives fastidieuses et sources d’erreurs.
Données organisées
Avec des données provenant de sources et de formats multiples, il est essentiel de conserver les données organisées dans un endroit sécurisé.
Le principal avantage de l’IDP pour les cabinets d’avocats est qu’il peut faire cela et plus encore. Avec la capacité d’automatiser la classification grâce à l’IA et à l’apprentissage automatique, Intelligent Document Software peut étiqueter les documents sur la base de règles ou de la reconnaissance des formes.
Il sera plus facile de trouver les données nécessaires pour justifier et prouver le préjudice subi et le lien de causalité entre le préjudice et l’infraction.
Outre l’étiquetage et la classification de chaque document, l’IDP transforme tous les documents numérisés dans un format qui rend le texte ou les données consultables par les juristes. Ce ne sera pas le cas si le traitement des documents est effectué manuellement.
Des données organisées réduisent à la fois les risques de passer à côté d’informations cruciales et le temps passé à rechercher les documents pertinents.
Maintenant que nous avons abordé les principaux avantages de l’IDP pour les demandes d’indemnisation liées à des ententes, voyons comment Klippa peut vous aider.
Les solutions Klippa pour les demandes de réparation des dommages causés par les cartels
Chez Klippa, nous avons développé deux solutions qui peuvent être utilisées séparément ou combinées pour relever les défis liés au traitement des documents dans le cadre des demandes de dommages et intérêts pour entente.
La première solution est un portail en marque blanche dans lequel les plaignants peuvent télécharger leurs documents pour prouver la violation des règles antitrust. Son intérêt réside dans la facilité d’accès aux données et dans l’élimination des procédures manuelles de collecte de données.
La deuxième solution est Klippa DocHorizon, une solution unique de traitement intelligent des documents qui permet d’automatiser tous les flux de travail liés aux documents. Elle permet d’extraire des données, de convertir, de classer, d’anonymiser, de vérifier et de collecter des documents provenant de diverses sources.
Nos solutions sont évolutives et permettent de traiter rapidement de grandes quantités de documents. En outre, nous avons fait de la conformité aux réglementations sur la confidentialité des données, telles que le GDPR, notre priorité absolue.
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