À l’heure actuelle, votre entreprise traite probablement les dépenses manuellement en retranscrivant les données papier dans un logiciel ou un tableur. En effet, beaucoup d’entreprises procèdent encore de la sorte. Une étude de Unit4 démontre que les employés passent ⅓ de leur temps sur des tâches administratives ou répétitives. Vous êtes donc loin d’être seul.
Vous savez sûrement qu’il existe des solutions automatisées à ces gestions de dépenses laborieuses et coûteuses. Mais comment convaincre vos collègues et supérieurs de sauter le pas en automatisant vos logiciels de gestion des dépenses ?
Tout d’abord en cherchant quelles sont vos options et en faisant une étude de cas. Cet article liste les recherches importantes à faire ainsi que les arguments et calculs à élaborer pour étayer votre dossier en faveur d’un logiciel de gestion des dépenses.
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Comment construire une étude de cas ?
Résumé de votre étude de cas
La recherche de l’étude de cas case
Calculer le ROI d’un logiciel de gestion des dépenses
Les bénéfices du logiciel de gestion des dépenses
Découvrez la solution Klippa
Comment construire une étude de cas ?
Si vous voulez convaincre vos collègues avec un plan solide, il est important d’avoir toutes les cartes en main. Vous présenterez probablement vos arguments à l’aide d’un tableur, d’un diaporama ou de préférence d’une présentation. Vous devez être prêt à répondre à toutes les questions ou hésitations possibles. Plus que tout, il vous faut réunir des informations corroborant vos arguments et votre projet.
Pour construire une étude de cas convaincante en faveur des logiciels de gestions des dépenses, nous vous proposons de suivre les conseils et étapes suivants :
Résumé de votre étude de cas
En quelques lignes, écrivez un constat des besoins de votre entreprise. Quelle serait la meilleure solution pour votre activité ? Quel objectif souhaitez-vous atteindre avec cette étude de cas ? Quel en est le but ? Impliquez votre équipe et demandez-leur ce qu’ils perçoivent comme étant les plus grands challenges des procédures actuelles ? Échangez avec les différentes parties prenantes et identifiez les problèmes d’organisation.
Dans ce cas, il s’agit trouver un moyen de remplacer le travail manuel et la saisie des produits et prix des reçus dans un programme avec un flux de travail automatisé. Indiquez quelle serait la valeur d’une telle mission, tant sur le plan financier que pratique. Une fois tout cela clarifié, vous aurez une vision précise des recherches à effectuer.
“J’ai pour objectif de réduire au moins de moitié le temps consacré à la déclaration et au traitement des dépenses dans notre entreprise.”
La recherche de l’étude de cas
Vous devrez développer les facteurs qui renforceront votre argumentation. Des recherches approfondies sont donc essentielles pour votre dossier. Elles doivent couvrir la situation actuelle du traitement des dépenses dans votre entreprise, les étapes et les chiffres de ce processus en cours, les raisons pour lesquelles vous devriez numériser le processus, et enfin calculer ce que coûte le traitement actuel.
Ensuite, vous devrez étudier les solutions proposées par les nombreuses parties, chacune offrant des avantages et des inconvénients spécifiques pour des marchés, chiffres et prix différents. Il s’agit d’examiner quel fournisseur, comme Klippa, peut fournir le meilleur service pour votre secteur particulier. Assurez-vous de savoir ce qu’une solution automatisée vous rapportera en termes d’investissement, mais surtout, ce qu’elle rapportera à votre entreprise à long terme.
La partie la plus importante de votre étude de cas, et de la recherche qui s’y rapporte, est sans doute la projection du ROI. C’est en calculant ce que votre entreprise gagnera financièrement que vous convaincrez vos collègues à investir dans une solution de gestion des dépenses.
Enfin, vous devrez combiner ces informations en une analyse claire et concise à présenter à votre entreprise. Vous devrez avoir une idée précise de ce que chaque collègue ou supérieur préfère, de ses motivations et de ses exigences minimales.
Examinons donc chaque étape :
Quelles sont les étapes du processus actuel ?
Tout d’abord, observez la manière dont votre entreprise traite actuellement ses dépenses. Pensez à chaque étape à franchir lorsqu’une dépense est déclarée : en tant qu’employé régulier, membre de l’équipe financière et ordonnateur.
Vous devrez prendre contact avec un certain nombre de parties dans votre entreprise concernant le processus de traitement et d’autorisation. Il est fortement recommandé de leur envoyer une enquête comportant quelques questions efficaces.
Voici une liste de questions ciblées que vous pouvez fournir pour cette partie de l’enquête :
- Quelles mesures devez-vous prendre actuellement dans le cadre de la gestion de vos dépenses ?
- Qui est impliqué dans ce flux de travail ? (Déclaration, gestion et autorisation de la dépense).
- Combien de temps consacrez-vous en moyenne par dépense déclarée ?
- Quels sont les éventuels problèmes de sécurité du processus actuel ? Une fraude est-elle possible ?
- Quel est le plus grand défi que vous rencontrez dans le processus de déclaration des dépenses ?
Une fois ces informations à votre disposition, présentez-les de la manière la plus visuelle possible avec des organigrammes et des graphiques. Une représentation visuelle et une simplification mettront en lumière des conclusions qui seraient autrement moins impactantes. Voici un exemple pour vous donner une idée de ce à quoi cela pourrait ressembler.
Quels sont les chiffres actuels des entreprises ?
Connaître les paramètres et chiffres du processus de dépenses est primordial. Ils sont décisifs dans le choix de la bonne solution et nécessaire au calcul du ROI d’un logiciel de gestion des dépenses. Pour avoir des informations avérées, vous devrez vous concerter avec vos collègues du service financier.
Essayez de recueillir les données les plus précises possibles. La diligence est un facteur important dans la manière dont votre étude de cas sera présentée aux décideurs. Voici un aperçu des données que vous pouvez recueillir :
- Combien de dépenses votre entreprise traite-t-elle sur une base temporelle spécifique (hebdomadaire, mensuelle, annuelle) ?
- Quel est le temps moyen consacré à la déclaration, à l’autorisation et au traitement d’une dépense ?
- Quel est le temps moyen passé par chaque personne (employé, approbateur, collègue des finances) sur le processus par dépense ?
- Combien d’ETP sont impliqués par dépense dans le processus actuel ?
- Consultez les RH au sujet des salaires moyens, des employés chargés de l’ordonnancement et du service financier.
- Si cela s’applique à votre entreprise : combien de temps faut-il pour traiter une note de frais physique par opposition à une numérique ?
- Quel est le délai moyen de remboursement d’une dépense ?
Là encore, essayez de saisir ce segment de votre recherche dans des graphiques et des tableaux compréhensibles ; non seulement pour votre propre aperçu, mais aussi pour maintenir l’intérêt de vos collègues. Une telle représentation visuelle pourrait ressembler à ce qui suit :
Explorez le marché
L’objectif principal de votre analyse de cas est de passer à un logiciel de gestion des dépenses. Vous devrez donc explorer les options disponibles et les vérifier. Elles ont chacune leurs propres avantages, bénéfices et prix, ce qui signifie que vous devrez recueillir les informations dont vous avez besoin auprès des différentes parties. Les données suivantes peuvent constituer une piste de départ :
- Coût d’utilisation du logiciel. Ce coût peut varier selon le montant du fournisseur, trouvez ce qui serait applicable à votre entreprise. La tarification dépend souvent d’un montant fixe par utilisateur, du montant des dépenses traitées et des frais d’installation.
- Le temps moyen que prend le logiciel pour traiter une dépense, vous pouvez donc calculer le temps et les ETP économisés en combinaison avec votre processus actuel.
- Coût moyen par dépense traitée. Il peut être difficile à déterminer, mais si votre entreprise traite des milliers de dépenses par mois, vous constaterez peut-être que certaines parties proposent leurs services pour une somme relativement plus faible à mesure que le nombre de dépenses augmente.
Vous pouvez choisir de parcourir les sites web des fournisseurs de logiciels à la recherche de ces données ou il est possible d’avoir un appel préventif avec afin de recueillir des informations précises.
Veillez à choisir deux candidats pour votre entreprise, et non un seul. Cela permet à la fois de garantir à vos collègues que vous avez étudié les options de manière approfondie et d’avoir plusieurs fers au feu.
Là encore, veillez à fournir un aperçu simple des avantages et des inconvénients par fournisseur, afin que vos collègues puissent facilement les comparer entre eux. Vous pouvez utiliser cet aperçu pour le calcul final du retour sur investissement, qui conclura votre analyse de rentabilité.
Calculer le ROI d’un logiciel de gestion des dépenses
Bien que vous puissiez obtenir le calcul du ROI dans la section recherche de votre dossier commercial, c’est la partie la plus importante. L’unité de gestion des risques de votre bureau voudra savoir ce que l’entreprise y gagnera. C’est avec le ROI que vous construirez le dossier le plus convaincant.
Tout d’abord, comparez les mesures de votre processus de dépenses actuel avec celles proposées par le fournisseur de logiciels. Comme nous cherchons à économiser des ETP dans le processus, il est peut-être préférable d’utiliser la mesure du temps par heure et la durée par mois. Au final, vous réaliserez des économies annuelles pour votre entreprise.
Cela devrait vous donner une liste de trois chiffres qui représentent le temps gagné. Ensuite, regardez le salaire horaire moyen des employés concernés. Cela fait partie des chiffres de votre entreprise, mais si vous n’avez pas concerté les RH, vous pouvez découvrir en ligne quel salaire est attendu pour certaines fonctions. Le fait est que votre analyse de rentabilité permettra à votre entreprise d’économiser de l’argent, quelle que soit la hauteur de ce chiffre.
Par souci de clarté, examinons d’abord quelques exemples. Nous prenons l’exemple d’une entreprise dont le nombre d’employés concernés est le suivant
| Employés présentant des dépenses = 200 Employés autorisant les dépenses = 20 Collègues des finances fournissant un aperçu des dépenses = 2 |
Ensuite, examinons des exemples chiffrés après comparaison avec un fournisseur de logiciels tel que Klippa. Pour des raisons pratiques, nous utiliserons la monnaie européenne dans nos exemples de calculs, mais les calculs eux-mêmes seront les mêmes avec des monnaies différentes.
| Salaire horaire moyen = 35 € Heures économisées par mois par demandeur = 0,5 Heures économisées par mois par approbateur = 2 Heures économisées par mois par collègue financier = 8 |
Avec ces chiffres, vous pourrez calculer les économies réalisées grâce au logiciel choisi, comme suit :
Pour obtenir une somme claire et convaincante des économies annuelles totales, il vous suffit maintenant de faire le total :
C’est une somme importante à présenter à vos collègues. Mais bien entendu, le fournisseur exigera de votre entreprise qu’elle paie pour l’utilisation de son logiciel. Dans l’exemple de calcul final suivant, nous utiliserons donc des frais d’installation de 2 500 euros et des frais annuels de 48 euros par utilisateur. Le résultat du calcul suivant indique ce que votre entreprise devra investir dans un premier temps :
Maintenant que vous avez une idée précise de votre investissement, vous pouvez commencer à calculer les réelles économies annuelles réalisées. Le calcul final de retour sur investissement est donc le suivant :
Avec le pourcentage de retour sur investissement, vous calculez combien de fois vos économies sont supérieures à vos coûts. Il y a deux ROI que vous pouvez calculer avec cela : le ROI pour la première année d’utilisation et le ROI annuel après la première année. Pour l’exemple de calcul, cela conduit à ce qui suit :
Pour rendre les chiffres plus impressionnants, vous pouvez calculer le retour sur investissement sur une période de cinq ans.
Voilà, vous l’avez. Votre retour sur investissement pour les applications et logiciels de gestion des dépenses sur une période de cinq ans est énorme : 555 %. Ce pourcentage représente un retour sur investissement qui ne manquera pas de convaincre vos collègues.
Pour votre dossier commercial, vous avez maintenant fait la plus grande partie du travail. Il ne vous reste plus qu’à rassembler toutes les données pratiques évoquées ci-dessus dans un jeu de diapositives clair et concis dont les intentions sont explicites pour vos collègues. Dans votre présentation, il serait appréciable de terminer sur une liste d’avantages. Nous allons en discuter maintenant, car les avantages sont plus étendus que le simple aspect financier.
Les bénéfices du logiciel de gestion des dépenses
Dans nos calculs, nous avons simplifié les bénéfices financiers de l’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses, mais d’autres bénéfices entrent en jeu. Par exemple, saviez-vous que 19 % de toutes les notes de frais contiennent des erreurs ? Il faut du temps, et donc des ETP, pour corriger ces erreurs. Les logiciels offrent généralement un traitement automatisé beaucoup moins sujet aux erreurs. Avec les logiciels, cette précision se situe entre 95 % et 100 %.
Dans cette optique, examinons les avantages des logiciels de gestion des dépenses énumérés :
- Moins cher
Cela ressort clairement de vos recherches et calculs précédents. Il est donc important de souligner qu’il s’agit là du principal avantage. Ce faisant, soyez aussi précis que possible, en vous basant sur les calculs présentés précédemment. - Prévention de la fraude
Le logiciel s’assure que les doubles entrées sont bloquées et que les falsifications d’images sur les reçus sont également détectées et bloquées. Votre entreprise ne perdra plus d’argent sur des rapports frauduleux ou simplement erronés. - Un aperçu immédiat des dépenses
Les collègues des finances n’ont plus besoin de fournir des aperçus mensuels ou annuels. Les dépenses déclarées et traitées sont automatiquement rassemblées dans des aperçus et des tableaux de bord clairs. Cela permet d’obtenir des informations exploitables sur place. - Réduire les erreurs
Comme mentionné ci-dessus, nous avons tendance à faire des fautes de frappe ou des erreurs de clic lors de la saisie manuelle de données dans un programme. Cela peut toujours se produire, mais avec un logiciel automatisé, ce processus sera quasiment sans faille. - Du temps mieux utilisé
Au lieu de prendre quelques heures par mois pour déclarer leurs dépenses, les employés peuvent désormais consacrer leur temps et leur énergie à générer une valeur réelle pour votre entreprise. N’oubliez pas de mentionner le nombre d’heures qui peuvent être économisées et laissez votre public imaginer ce qu’il peut faire avec ce temps supplémentaire ! - Améliore la satisfaction des employés
Cela correspond à un temps mieux utilisé. Des recherches ont montré que les employés ne sont pas adeptes de la déclaration manuelle des dépenses, et ils se réjouiront donc certainement de voir une autre tâche fastidieuse externalisée vers un logiciel automatisé. - Expérience chez un fournisseur de logiciels
Un fournisseur de logiciels tel que Klippa a plus de 5 ans d’expérience dans la gestion des dépenses avec sa solution SpendControl. Cela signifie que vous pouvez être sûr que le fournisseur de logiciels que vous choisissez vous offrira la meilleure solution possible.
Voilà qui conclut votre étude de cas. Vous avez énuméré tous les avantages financiers et pratiques nécessaires pour convaincre vos collègues. Une fois que vous les avez convaincus et que vous avez décidé de rechercher un fournisseur de logiciels de gestion des dépenses, il est temps d’entamer la conversation avec les différents fournisseurs. Quel meilleur endroit pour commencer qu’ici à Klippa.
Voyez par exemple, l’un de nos derniers articles, qui explique le concept d’une solution de gestion des dépenses entièrement personnalisée. Cela répondra certainement à tous vos besoins !
Découvrez la solution Klippa
Si cet article vous a convaincu d’opter pour la solution Klippa, alors vous avez fait un choix judicieux. N’oubliez pas de prévoir une démonstration du produit avec l’un de nos experts ou contactez-nous simplement à l’adresse [email protected] pour toute information dont vous avez besoin.
