Chaque jour, de plus en plus d’entreprises automatisent leurs processus opérationnels, notamment la gestion des dépenses. Et à juste titre. Selon notre propre étude, menée par une agence de recherche externe, 38 % des employés pensent que soumettre et traiter les dépenses manuellement est ennuyeux. Plus d’un sur six dit même redouter de devoir le faire. La satisfaction des employés a un impact direct sur leurs performances et donc sur celles de l’entreprise. Le maintien d’un niveau élevé de satisfaction des employés entraîne des niveaux de productivité plus élevés. Par conséquent, si vous tenez à ce que vos employés soient satisfaits et que les niveaux de productivité soient élevés, il est judicieux d’envisager d’automatiser la gestion de vos dépenses. Mais comment ce processus fonctionne-t-il ?
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Le procédé traditionnel
Les bénéfices d’une gestion automatisée des dépenses
Les éléments à prendre en considération
Commencez avec Klippa
Le procédé traditionnel
Les notes de frais sont essentiellement des dépenses professionnelles avancées par les employés. Cela signifie que les employeurs demandent une faveur à leurs employés lorsqu’ils leur font payer des frais professionnels. Cela ne signifie-t-il pas également que le processus de remboursement doit se dérouler aussi facilement que possible ? Lorsque vous payez les boissons de vos amis, vous ne voulez pas attendre un mois avant qu’ils ne vous remboursent, n’est-ce pas ? Alors pourquoi les employeurs attendent-ils souvent un mois ou parfois même plus ? Selon nos propres données, près d’un employé néerlandais sur cinq n’est parfois même pas remboursé.
Le processus traditionnel de remboursement des frais exige des preuves matérielles (reçus) des dépenses. Les employés doivent prendre le temps de remplir un formulaire et de noter le lieu, le commerçant, la transaction et le montant dépensé. Les demandes de remboursement doivent ensuite être approuvées par un ou plusieurs responsables et traitées par un membre du service financier. Imaginez les innombrables heures consacrées à toute cette paperasse et le risque d’erreur. Les formulaires sont oubliés sur un bureau, se perdent ou sont mal remplis.
Les bénéfices d’une gestion automatisée des dépenses
Heureusement, il existe des solutions de gestion automatisée des frais. L’automatisation des dépenses vous permet d’éliminer les aspects les plus ennuyeux du traitement des notes de frais. Elle remplace le rapport papier par une application guidant l’utilisateur à travers chaque demande de remboursement. Les applications permettent généralement aux employés et aux équipes financières d’économiser jusqu’à 70 % du temps de traitement, et voici comment.
Les employés peuvent directement télécharger les scans des reçus avec leurs smartphones, tandis que le logiciel de gestion des frais en extrait automatiquement les données (commerçant, montant et TVA par exemple). Les responsables sont immédiatement informés et peuvent approuver ou refuser la nouvelle dépense. Si elles sont approuvées, les dépenses sont envoyées au contrôleur financier. Il vérifie simplement que les détails sont corrects, qu’ils correspondent au reçu, puis il les traite en un clic. Il n’y a rien à ajouter, et aucune saisie de données n’est nécessaire !
Si une incohérence ou une fraude est enregistrée, le responsable concerné en est automatiquement informé. Une fois que tous les reçus ont été soumis, les employés peuvent directement générer une note de frais en quelques minutes. Ce qui aurait généralement pris des heures à compiler et à soumettre peut désormais être traité en quelques clics. Et avec beaucoup moins d’erreurs.
Environ un rapport de dépenses manuel sur cinq est classé de manière incorrecte. En supposant que vous remarquiez les erreurs, les réparer coûtera beaucoup d’argent à votre organisation. Comme les outils d’automatisation guident les employés pas à pas dans le traitement des notes de frais, il est beaucoup plus difficile de laisser passer des erreurs. Ces outils sont basés sur la technologie OCR qui lit les données des reçus et s’assure qu’elles correspondent aux demandes de remboursement.
Un autre avantage de l’automatisation est la vue d’ensemble en temps réel qu’elle donne aux organisations. 57 % des entreprises ne disposent pas d’une vue d’ensemble de leurs dépenses. Cela est dû en partie au fait qu’il est difficile de prévoir combien vos employés vont dépenser – vous ne savez pas ce qu’ils ont dépensé jusqu’à ce que les demandes de remboursement arrivent. Les outils d’automatisation, cependant, permettent aux employés de soumettre leurs dépenses en temps réel, de sorte que le service financier obtient une image plus précise.
Les éléments à prendre en considération
Bien entendu, les processus de dépenses sont basés sur des règles commerciales et vous devez tenir compte des pistes d’audit. Cela signifie que des efforts d’organisation sont nécessaires pour mettre en place correctement votre processus automatisé. Tout d’abord, il est important d’établir une politique de dépenses, ou une infrastructure, pour que le processus fonctionne bien. Voici quelques considérations pour vous aider à créer des politiques solides.
- Pouvez-vous intégrer le logiciel de gestion des frais à votre système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) existant ? Si oui, choisissez un fournisseur qui se synchronise avec celui de votre ERP.
- Souhaitez-vous intégrer les dépenses avec une carte de crédit d’entreprise ?
- Combien de sites votre organisation compte-t-elle et dans quelle mesure les demandes de remboursement de frais transitent-elles par différents sites ?
- Combien de niveaux souhaitez-vous utiliser pour l’approbation et le traitement des dépenses ?
- Qui souhaitez-vous donner à quels niveaux de permission ? Qui est inclus dans le flux d’approbation ?
- Souhaitez-vous fixer des limites de dépenses pour certaines dépenses ?
- Quels postes sont importants pour quelles dépenses ?
Commencez avec Klippa
Dès que vous aurez trouvé un fournisseur de logiciel approprié et que vous serez prêt à mettre en œuvre le système, veillez à faire adhérer votre personnel à la nouvelle méthode de travail et encouragez les responsables à repousser les soumissions de dépenses non conformes. Veillez également à faire un usage optimal du nouvel outil en analysant régulièrement les données pour avoir une idée des tendances en matière de dépenses et trouver des possibilités d’économies supplémentaires.
Lorsque vous cherchez un fournisseur de logiciel de gestion des frais, vous n’avez pas à chercher bien loin. Nous avons créé notre propre solution de gestion des frais qui aide actuellement plus de 1000 marques à économiser beaucoup de temps et d’argent. La soumission des notes de frais ne prend que trois secondes, leur approbation dix secondes de plus, alors comptez vos économies ! Pour en savoir plus sur nos produits de gestion des frais, cliquez ici. Pour voir avec quels systèmes comptables nous nous intégrons, rendez-vous sur cette page.
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