Selon le “Pew Research Center“, on estime que 7,6 millions de personnes sans papiers (ou non autorisées) travaillaient aux États-Unis en 2017. Cela peut représenter une grave menace et un risque pour les entreprises et leurs employés, car de lourds frais et amendes sont appliqués une fois que les activités illégales sont découvertes.
Pour vous empêcher de recruter des employés non autorisés, les gouvernements ont introduit et mis en place des documents dans le processus d’embauche qui stipulent le droit au travail de chaque individu.
Avec l’augmentation du nombre de travailleurs à travers le monde, ces vérifications du droit au travail sont devenues plus difficiles et entraînent un grand nombre de documents à contrôler et à vérifier.
En outre, en raison de la complexité des documents et d’un système d’embarquement à distance, les entreprises ont été confrontées à un nombre croissant de fraudes aux documents et à l’identité. Mais comment rendre ce processus plus sûr, plus fiable et plus efficace?
Au cours des quelques dernières années, les fournisseurs de solutions de traitement intelligent des documents (IDP) ont travaillé sur des solutions pour surmonter ces défis. Ils fournissent maintenant aux entreprises un logiciel capable d’extraire et de traiter les informations des documents de manière précise.
En plus, la fraude de documents et d’identité peut être décelée de manière fiable et les identités peuvent être identifiées avec diverses méthodes pour améliorer la sécurité.
Dans ce blog, nous commencerons par expliquer ce que signifie de prouver le droit au travail. Nous expliquerons ensuite comment les contrôles du droit au travail sont effectués et comment les contrôles automatisés du droit au travail peuvent rendre le processus plus sûr.
Prouver le droit au travail – Qu’est-ce que cela signifie?
Une entreprise qui cherche à employer des personnes doit vérifier le droit de travailler de chaque candidat. Cette vérification fait partie de la responsabilité de l’employeur et protège l’entreprise des amendes élevées qui pourraient être infligées par le gouvernement.
En général, plusieurs documents peuvent servir de preuve du droit au travail. Un candidat à l’emploi doit les fournir à l’employeur au début de la procédure d’embauche. Les documents nécessaires, et leur quantité, varient pour chaque candidat, car la nationalité, les exigences en matière de visa et le pays d’origine influencent l’ensemble du processus.
Le visuel ci-dessous montre quelques exemples de documents qui constituent une preuve du droit au travail.
Avec ces informations en tête, nous allons expliquer pourquoi les entreprises devraient toujours vérifier le droit de travailler avant d’employer quelqu’un.
Pourquoi les entreprises vérifient-elles le droit au travail?
Avec la mondialisation et l’augmentation des travailleurs du monde entier, il est vital que toutes les entreprises effectuent une vérification du droit au travail dans le cadre du processus de sélection des emplois. Les raisons pour lesquelles il est si vital pour les entreprises de le faire sont les suivantes:
- Protéger une entreprise de potentielles implications légales comme des amendes ou des peines d’emprisonnement si l’on découvre que des employés ne sont pas autorisés à travailler
- Garantir l’intégrité et l’honnêteté des candidats et des employés → Être franc sur le visa et le droit de travailler montre l’honnêteté et l’intégrité des candidats et des employés
- Obligation légale → Si le droit de travailler n’est pas vérifié avant l’embauche, les entreprises peuvent se voir infliger des amendes coûteuses
Prenons trois exemples de pays pour illustrer les documents nécessaires pour effectuer une vérification du droit au travail et protéger ainsi une entreprise contre des implications juridiques.
Quels documents sont nécessaires?
Il existe de nombreux documents qui prouvent le droit au travail d’un candidat. Les documents nécessaires changent considérablement d’un pays à l’autre. Dans ce qui suit, nous examinons trois pays et discutons des documents nécessaires:
- Les Pays-Bas
- Les États-Unis
- Le Royaume-Uni
Remarque: Afin de garantir la lisibilité de ce blog, nous avons décidé de ne couvrir que trois pays. Il serait irréalisable de couvrir les exigences spécifiques de chaque pays. Veuillez vérifier par vous-même les réglementations et documents qui s’appliquent à votre pays.
Les Pays-Bas
Si un candidat souhaite travailler aux Pays-Bas, plusieurs documents doivent être rassemblés afin de prouver le droit de travailler.
Un citoyen Néerlandais reçoit un numéro de service citoyen (BSN) à la naissance et lors de l’enregistrement à la municipalité locale. Toute autre personne qui s’installe aux Pays-Bas obtient ce numéro lors de son inscription à la municipalité. Le BSN sert à plusieurs fonctions, dont l’établissement d’un contrat de travail.
En outre, si un candidat cherche à travailler aux Pays-Bas, il doit fournir les documents de résidence ou les permis de travail appropriés. Cela vaut surtout pour les personnes originaires de pays hors de l’UE et de la Suisse.
De plus, un passeport ou une autre forme d’identification valide et un certificat d’antécédents doivent être fournis. En plus de cela (si un candidat est originaire d’un pays hors de l’UE), un contrat de travail avec un employeur qui est un sponsor enregistré par les services Néerlandais d’immigration et de naturalisation (IND) est nécessaire pour prouver le droit de travailler.
Les États-Unis
En général, pour prouver le droit de travailler aux États-Unis, un demandeur doit fournir un passeport Américain non expiré ou une carte de résidence permanente. Si ces documents ne peuvent être fournis, le demandeur doit être en mesure de présenter un passeport étranger non expiré contenant un cachet temporaire I-551.
En outre, il existe aux États-Unis des “États du droit au travail” qui ont mis en œuvre la loi sur le droit au travail. Gardez toutefois à l’esprit qu’aux États-Unis, le terme “droit au travail” (loi) fait référence à la contribution financière aux syndicats et protège les travailleurs d’une affiliation syndicale obligatoire. Il ne fait pas référence au droit au travail proprement dit.
Le Royaume-Uni
Il est évident que si vous cherchez un emploi au Royaume-Uni, vous devez également présenter un passeport ou une autre forme d’identification. Il est important de mentionner que si le porteur du passeport n’est pas Britannique ou ressortissant d’un pays de l’EEE (EEA) ou de la Suisse, le passeport doit remplir certaines conditions.
Le passeport doit être endossé et montrer que le titulaire est autorisé à rester au Royaume-Uni ou qu’il est actuellement autorisé à travailler. En plus de cela et selon la situation du demandeur, d’autres documents doivent être fournis:
- Carte de résident permanent
- Carte d’identité nationale
- Certificat d’enregistrement
- Document d’immigration biométrique
- Document relatif au statut d’immigrant
- Certificat de naissance ou d’adoption
- Certificat ou enregistrement de naturalisation
- Carte de séjour
Le gouvernement Britannique offre des informations supplémentaires sur ce sujet, ce qui aide à clarifier les exigences.
Comme nous avons déjà brièvement mentionné les différences dans la signification du terme “droit au travail”, nous aimerions examiner de plus près la situation aux États-Unis et au Royaume-Uni et déterminer d’où viennent ces différences.
Droit au travail – Différence entre les États-Unis et le Royaume-Uni
La loi sur le droit au travail, qui est en vigueur aujourd’hui aux États-Unis, remonte à 1947. Cette loi est principalement mise en place pour que les employés bénéficient des avantages des contrats syndicaux sans avoir à payer de cotisations à un syndicat.
En outre, elle protège les travailleurs contre les employeurs qui veulent forcer leurs employés à rejoindre un syndicat. Avec la mise en place de la loi sur le droit au travail, les employeurs ne peuvent plus faire de l’adhésion à un syndicat une condition d’embauche. Cela permet aux employés d’avoir la liberté de choisir une adhésion volontaire à la place.
Comme vous pouvez le constater, la loi sur le droit au travail aux États-Unis a très peu à voir avec le droit réel au travail.
C’est une différence importante par rapport au contrôle du droit au travail au Royaume-Uni. Le Royaume-Uni a mis en place une règle selon laquelle toute personne, Britannique ou internationale, doit littéralement prouver son droit de travailler avant d’être embauchée. Par conséquent, des contrôles avant l’embauche doivent être effectués.
Ces dernières années, face à la pandémie de Covid-19 et au nombre accru de travailleurs internationaux au Royaume-Uni, cette procédure de pré-embauche a été confrontée à des défis considérables. Cela a obligé le gouvernement Britannique à mettre en place un système qui vérifie le droit au travail de chaque individu en ligne.
Examinons de plus près la manière dont la vérification du droit au travail peut être effectuée au Royaume-Uni.
Comment s’effectue la vérification du droit au travail au Royaume-Uni?
Pour effectuer le contrôle des documents relatifs au droit au travail, deux méthodes différentes peuvent être suivies:
- Contrôle manuel du droit du travail
- Contrôle du droit du travail numérique/en ligne
Contrôle manuel du droit au travail
Le contrôle manuel des documents fait référence à une rencontre physique en face à face au cours de laquelle une copie physique du document relatif au droit de travailler est obtenue. Il incombe à l’employeur de vérifier et d’identifier les documents frauduleux pendant la réunion.
Si tous les documents sont en ordre, l’employeur doit faire une copie de chaque document, en s’assurant que toutes les informations nécessaires sont clairement visibles sur la copie. Ces copies doivent être conservées pendant toute la durée du contrat de travail, plus deux années supplémentaires après le départ de l’employé de l’entreprise.
Contrôle numérique/en ligne du droit au travail
Accéléré par la pandémie de Covid-19, le gouvernement Britannique a apporté des changements aux directives sur les contrôles du droit au travail. Ces changements permettent aux employeurs d’effectuer les contrôles préalables à l’embauche par des moyens numériques.
Afin de lancer le processus d’embauche, la personne à la recherche d’un emploi doit demander au “Home Office” Britannique un “Code de partage” de 9 caractères. Dans le même portail, l’employeur peut ensuite saisir ce code ainsi que la date de naissance de la personne, ce qui lui permet d’accéder aux données de la personne dans la section “migrants”.
Une réunion en ligne est prévue, dans laquelle l’employeur doit télécharger les documents exigés. Ceux-ci doivent être contrôlés et vérifiés. Là encore, il incombe à l’employeur de vérifier l’absence de documents frauduleux.
Malheureusement, les vérifications en ligne du droit au travail ont donné de nombreux cas de fraude à l’identité et aux documents. Souvent, il est incroyablement difficile de détecter des documents frauduleux à l’œil nu. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises décident d’utiliser la technologie pour automatiser la détection des fraudes.
Analysons la technologie qui permet d’automatiser les contrôles du droit au travail.
Une technologie qui automatise les contrôles du droit au travail
Avec l’aide de la technologie, les contrôles du droit au travail peuvent être automatisés. Le processus devient fiable, rapide et précis. En outre, les documents frauduleux peuvent être automatiquement détectés, ce qui fait des contrôles du droit au travail un processus plus sûr.
Examinons de plus près l’extraction automatisée des données et la détection automatisée des fraudes.
Extraction automatisée de données
L’intégration de nouveaux employés génère toujours un volume énorme de documents. Alors que l’extraction manuelle des documents d’identité, des contrats et des visas sont sources d’erreurs et prennent beaucoup de temps, IDP peut automatiser l’extraction des données.
Ainsi, le temps est conservé, les erreurs sont réduites au minimum et les coûts diminuent. Cela est particulièrement important lors de l’intégration de nouvelles personnes, car vous voulez vous assurer que seulement les données correctes sont enregistrées. Le logiciel IDP est capable de reconnaître automatiquement le type de document, puis d’extraire, de convertir et de vérifier de manière fiable les informations nécessaires en quelques secondes.
En outre, les fraudes et les doublons peuvent être détectés. Voyons cela de plus près.
Détection automatisée des fraudes
Avec une solution de traitement intelligent des documents (IDP), les contrôles du droit au travail peuvent être renforcés. Grâce à l’intelligence artificielle (IA) et à l’apprentissage automatique, les solutions IDP peuvent devenir plus sophistiquées dans la détection des fraudes au fil du temps.
Cela est également hautement nécessaire, car les fraudeurs deviennent de plus en plus doués pour manipuler les documents et les informations. Les fraudeurs exploitent le traitement graphique et l’ingénierie des faux profonds, ce qui rend impossible la détection des documents frauduleux par l’œil humain.
Les fournisseurs d’IDP utilisent une procédure automatisée qui scanne les différents éléments et champs de données d’un document. Au cours de cette procédure et à l’aide de la détection Photoshop et de l’analyse EXIF, la fraude peut être détectée de manière fiable.
Manipuler un document avec Photoshop est malheureusement assez facile. La suppression ou l’ajout de texte qui manipule le statut du droit au travail peut avoir des conséquences terribles pour l’employeur. Alors qu’un humain ne serait pas en capacité de détecter la manipulation, un logiciel peut rapidement découvrir le document frauduleux grâce à la détection Photoshop.
En outre, une analyse EXIF peut être effectuée par le logiciel IDP. Comme dans l’exemple ci-dessous, les métadonnées d’un document sont lues. Vous pouvez voir que dans le champ logiciel, Adobe Photoshop est mentionné, ce qui est une indication claire que le document a été manipulé.
Toutes ces vérifications automatisées peuvent être effectuées en quelques secondes. Pendant que vous faites connaissance avec un candidat dans la réunion de recrutement, le logiciel contrôle et vérifie de manière fiable les documents fournis. Vous pouvez ensuite décider en toute connaissance s’il convient ou non d’employer la personne.
Pourquoi choisir Klippa pour vous aider dans vos contrôles du droit au travail?
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