5 façons de gérer et de contrôler les dépenses des employés

5 façons de gérer et de contrôler les dépenses des employés

Lorsque vous créez une entreprise, il est difficile d’imaginer qu’un jour les dépenses de vos employés deviendront incontrôlables. De nombreuses PME ont encore l’impression que leur directeur général ou leur directeur financier peut contrôler chaque dépense et ce tout en se développant. C’est bien sûr irréalisable. Cela serait chronophage pour une personne aussi essentielle à l’entreprise. De plus, les employés devraient attendre un temps long pour que leurs dépenses soient traitées.

Même les entreprises plus grandes et plus établies ne contrôlent pas toujours les dépenses de leurs employés. Ils perdent leurs reçus, travaillent parfois encore avec des notes de frais sur papier et en partie avec des notes de frais numériques, un véritable casse-tête pour le service financier. Le pire advient quand les dépenses autorisées ou le budget alloué est inconnu.

Le résultat final ? Toute entreprise, quelle que soit sa taille, doit contrôler les dépenses de ses employés d’une manière ou d’une autre. Nous vous présentons ci-dessous cinq moyens d’y parvenir.

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1. Numérisez et automatisez votre processus de dépenses
2. Établissez une politique de dépenses
3. Fixez un budget pour chaque catégorie
4. Contrôlez les abonnements de manière centralisée
5. Prévenez la fraude aux frais

1. Numérisez et automatisez votre processus de dépenses

La numérisation et l’automatisation de votre processus de demande de remboursement des frais impliquent essentiellement d’une part l’abandon des feuilles Excel et des reçus papier, d’autre part l’utilisation du numérique par vos employés. Ainsi, lorsqu’ils reçoivent un reçu ou une facture pour des fournitures de bureau achetées par exemple, ils n’ont qu’à en prendre une photo et la télécharger dans la solution de gestion des frais. La technologie d’extraction des données (OCR) reconnaît automatiquement les informations figurant sur le document et les envoie au tableau de bord en ligne, où elles sont prêtes à être approuvées par un responsable. Après approbation, les données sont envoyées au logiciel de comptabilité de votre entreprise, où la transaction est traitée. Simple comme bonjour, n’est-ce pas ?

Les avantages de la numérisation et de l’automatisation de votre gestion des dépenses sont presque infinis, mais nous en citerons neuf qui vous aideront à maîtriser les dépenses de vos employés.

  1. Fini les formulaires Excel ou les reçus papier qui doivent être remis physiquement (Corona Proof !).
  2. Moins d’erreurs : les employés prennent simplement une photo de leur reçu, le logiciel extrait automatiquement l’information et l’envoie à un portail convivial.
  3. Un processus de comptabilité plus rapide et plus rentable : tous les reçus et factures sont traités avec un logiciel de reconnaissance de texte (OCR), ce qui permet une réduction des coûts pouvant atteindre 70 %.
  4. Autorisation plus efficace grâce aux flux de travail numériques.
  5. Processus d’approbation à l’épreuve de la conformité avec des pistes d’audit : les règles de gestion déterminent si certaines dépenses sont approuvées ou rejetées automatiquement.
  6. Détection automatique des doublons et des fraudes.
  7. Intégration de Google Maps : plus de calculs manuels des déplacements.
  8. Tableaux de bord intelligents sur le comportement en matière de dépenses.
  9. Maximiser les déclarations de TVA : si les employeurs remboursent des frais sans reçu, cela signifie qu’ils ne peuvent pas déduire la TVA.

Les plateformes de gestion des dépenses sont conçues pour améliorer le processus de soumission mais aussi pour appliquer automatiquement les politiques de dépenses. Ce qui nous amène au conseil suivant qui vous aidera à maîtriser vos dépenses.

2. Établissez une politique de dépenses

Comment les employés sont-ils censés dépenser l’argent de l’entreprise et quel est leur budget ? Ces questions doivent être clairement explicitées.

Les réponses doivent être consignées dans votre politique de dépenses, afin que les employés sachent exactement ce que l’on attend d’eux. Des limites claires vous aideront à contrôler les dépenses et éviter les malentendus. Une politique de dépenses permet à votre service financier de les prévoir plus facilement.

Voici quelques points auxquels vous devez prêter attention :

  • Une politique de dépenses doit être simple, claire et concise.
  • Inclure des exemples de comportements de dépenses peut être une bonne idée.
  • Ne donnez pas d’ordres : expliquez les règles de manière amicale.
  • Rédigez des lignes directrices, ne pas faites de longues listes.
  • Incluez les employés dans le processus de création d’un manuel. De bonnes politiques de dépenses doivent avoir un sens pour l’ensemble de l’entreprise, et pas seulement pour la direction.
  • Veillez à ce que le manuel soit communiqué aux employés et facilement consultable.
  • Mettez toujours votre manuel à jour, car, à mesure que le monde change, votre politique doit s’y adapter.

3. Fixez un budget pour chaque catégorie

Une partie de la maîtrise des dépenses des salariés consiste à établir des budgets pour toutes les catégories : billets d’avion, hôtels, restaurants, cours, équipements et fournitures, etc. Pour toutes les dépenses, vous devez définir le montant maximal que chaque employé est autorisé à dépenser. Il peut également y avoir des cas spécifiques nécessitant une autorisation de dépenses. Cela doit également figurer dans votre manuel de politique générale.

Assurez-vous que votre politique a un sens pour tout le monde, afin qu’il soit plus facile de s’en souvenir et d’en respecter les règles. Cela signifie qu’il ne faut pas faire de nombreuses exceptions. Être cohérent dans la mise en œuvre de votre politique est primordial. 

4. Contrôlez les abonnements de manière centralisée

Il peut être impossible de suivre chaque paiement effectué par l’ensemble de vos services. Entre le paiement d’Albacross pour le département des ventes, de Google Ads pour le département marketing, de NMBRS pour les RH et d’InDesign pour votre équipe de conception, il est facile de se perdre.

L’important est de centraliser le mode de paiement de ces abonnements. Si toutes les équipes utilisent le même processus, vous savez d’où provient chaque paiement et pouvez facilement les suivre. Pourquoi rester abonné à des services dont vous n’avez plus besoin ? Ou découvrez si les concurrents offrent un service moins cher ou meilleur. Assurez-vous que ces abonnements en valent la peine.

5. Prévenez la fraude aux frais

Il est important de faire confiance à vos employés, mais il est également judicieux d’être vigilant. Selon une enquête britannique, 85% des employés admettent mentir sur les notes de frais. Cinq autres pour cent falsifient même des informations “à chaque fois”. Bien sûr, il ne s’agit pas systématiquement de fraude. Il arrive que les gens oublient des détails et se contentent de noter quelque chose. Quoi qu’il en soit, il est recommandé de faire attention à ce sujet.

Ce qui nous ramène au premier point : la numérisation et l’automatisation de votre processus de gestion des dépenses. C’est exactement ce que fait la solution SpendControl de Klippa. Avec SpendControl, vous combinez tous les conseils ci-dessus en une seule plate-forme d’automatisation. Cette solution vous aide à vous débarrasser des traditionnelles notes de frais, des fraudes et des erreurs humaines. Vous obtiendrez également une vue d’ensemble en temps réel, un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 d’où que vous soyez, ainsi que des pistes d’audit et des règles de gestion appropriées. Un flux de travail numérique automatisé vous permettra de réduire de 70 % le temps et le coût de traitement des notes de frais.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution SpendControl, contactez nous via [email protected] ou planifiez une démonstration avec l’un de nos experts. Nous serrons ravis de vous montrer comment mieux contrôler les dépenses des employés tout en économisant beaucoup de temps administratif.

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