Automatiser le rapprochement entre factures, BL et commandes d’achat

Les factures ne correspondent souvent pas à ce qui a été commandé ou livré.

Les lignes varient, les quantités changent et les livraisons partielles sont fréquentes. Un fournisseur peut vous facturer 150 articles alors que l’entrepôt confirme n’en avoir reçu que 138. Les données liées sont dispersées dans des e‑mails, des PDFs, des systèmes d’entrepôt et des ERP, ce qui rend le rapprochement manuel lent et fastidieux pour les équipes comptes fournisseurs, achats et entrepôt.

Notre rapport State of Automation in Finance révèle que plus de la moitié des services financiers gèrent encore les comptes fournisseurs sans automatisation. Cela rend plus difficile la détection systématique des écarts, des documents en double ou des signes de fraude avant paiement.

De même, le rapport IFOL’s Finance Leaders Fraud Report 2025 ont déclaré que leur entreprise avait été victime de factures en double ou frauduleuses en 2025.

Dans ce guide, vous découvrirez en quoi consiste le rapprochement des factures avec les bons de livraison et les commandes d’achat, pourquoi il est crucial pour l’exactitude des données et la prévention de la fraude, et comment mettre en place un processus automatisé efficace et opérationnel.

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Points clés

• Le rapprochement des factures, des bons de livraison et des commandes d’achat garantit que les commandes correspondent au paiement.
• Écarts fréquents : changements de quantités, variations de prix et articles manquants.
• Les équipes comptes fournisseurs comparent les SKU par ligne, les quantités, les prix, les totaux et les références de commande (PO).
• Le rapprochement manuel est chronophage et sujet aux erreurs à grande échelle.
• L’automatisation utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’IA pour extraire et comparer les données, signaler les problèmes et acheminer les exceptions.
• Klippa DocHorizon automatise le rapprochement, ajoute des contrôles anti‑fraude et s’intègre aux systèmes ERP et aux systèmes de comptes fournisseurs (AP).

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Que signifie rapprocher les factures, les bons de livraison et les commandes d’achat ?

Rapprocher les factures, les bons de livraison et les commandes d’achat consiste à vérifier que les informations contenues dans ces trois documents clés concordent avant d’autoriser le paiement d’un fournisseur. Cette étape de vérification garantit que vous ne payez que des articles ou des services qui ont été commandés, livrés et facturés correctement.

Voici le rôle de chaque document dans le processus :

Commande d’achat (PO)

La commande d’achat est émise lorsque vous passez une commande auprès d’un fournisseur. Elle énumère les articles ou services convenus, les quantités, les prix unitaires et les conditions de livraison. Elle constitue l’enregistrement officiel de ce qui a été commandé et à quel prix.

Bon de livraison

Aussi appelé bon de réception ou bordereau de livraison, le bon de livraison est généré lors de l’expédition et de la réception des marchandises. Il liste les articles envoyés, leurs quantités et parfois leur état. Il confirme ce qui est effectivement arrivé sur votre site.

Facture

La facture est émise par le fournisseur après la livraison. C’est la demande de paiement : elle indique les articles ou services fournis, leurs prix, les taxes applicables, le montant total dû et les conditions de paiement.

Pourquoi les comparer ?

Les trois documents doivent décrire les mêmes articles, quantités et prix. Les comparer permet de vérifier que la commande correspond à la livraison et que la facture est cohérente avec les deux. En cas d’écarts — articles manquants, prix erronés ou frais en trop — le problème est résolu avant le paiement.

Ce rapprochement, souvent appelé le rapprochement tripartite, constitue un point de contrôle qui améliore l’exactitude, prévient la fraude et crée une piste d’audit claire pour la conformité.

Pourquoi le rapprochement est important

Rapprocher les factures, les bons de livraison et les commandes d’achat n’est pas une simple formalité administrative : c’est une protection qui préserve votre entreprise des coûts évitables, des litiges et des problèmes de conformité.

Causes fréquentes de désaccord entre ces documents :

• Écarts de quantité (retards, commandes partielles)
• Variations de prix dues à des devis obsolètes ou des modifications de contrat non communiquées
• Articles manquants suite à des erreurs d’entrepôt ou du fournisseur
• Différences d’unités de mesure (ex. boîte vs palette)
• Numéros de commande (PO) incorrects ou absents, compliquant le rapprochement
• Décalages temporels (factures arrivant avant l’enregistrement des bons de livraison)
• Erreurs humaines (mauvais codes article, documents dupliqués)

Ce que les équipes comptes fournisseurs (AP) comparent généralement lors du rapprochement :

• Références articles ou SKU
• Quantités commandées vs livrées vs facturées
• Prix unitaires
• Taxes et frais supplémentaires
• Conditions de livraison
• Numéros et références de PO
• Unités de mesure
• Totaux par ligne et par facture

Si ces documents ne sont pas vérifiés avant le paiement, des problèmes peuvent facilement passer entre les mailles du filet. Même de petites différences peuvent avoir des répercussions sur la trésorerie, les relations avec les fournisseurs et les états financiers.

Pourquoi il est crucial de rapprocher factures, bons de livraison et commandes :

1. Évite les erreurs de paiement

Le rapprochement à trois voies garantit que vous ne payez que ce qui a été livré, aux quantités et aux prix convenus. Il empêche les paiements en trop et le règlement d’articles jamais reçus.

2. Réduit le risque de fraude

Les factures frauduleuses comportent souvent des écarts qui ne deviennent visibles qu’en les comparant à la commande et au bon de livraison. Notre rapport 2024 sur l’état de l’automatisation en finance montre que 41 % des équipes financières gèrent jusqu’à 10 factures en double par mois, et 44 % en traitent encore davantage; d’où l’importance du rapprochement pour prévenir la fraude aux factures.

3. Accélère la résolution des litiges

En identifiant les écarts tôt, on peut les corriger avant le paiement, évitant ainsi les démarches de recouvrement et facilitant les échanges avec les fournisseurs.

4. Améliore les relations fournisseurs

Des paiements justes et ponctuels renforcent la confiance. En réglant les divergences avant paiement, on évite les retards liés aux litiges et on préserve les relations commerciales.

5. Renforce la conformité et la préparation aux audits

Le rapprochement laisse une trace documentaire complète de chaque achat, de la commande à la livraison puis au paiement, un atout précieux pour les audits internes, la conformité réglementaire et la transparence financière.

Pour les équipes financières traitant de gros volumes de factures, un rapprochement systématique constitue un contrôle essentiel : il garantit l’exactitude de chaque transaction et protège la santé financière globale de l’entreprise.

Rapprochement manuel vs automatisé

Certaines équipes s’appuient encore fortement sur des contrôles manuels pour rapprocher factures, bons de livraison et commandes d’achat. Cela peut fonctionner à faible volume, mais devient rapidement inefficace quand le nombre de transactions augmente et que les formats de documents varient. L’automatisation remplace les tâches répétitives par des contrôles de données rapides et précis, libérant votre équipe pour se concentrer sur la résolution des exceptions.

Rapprochement manuel

Les collaborateurs des comptes fournisseurs collectent factures, bons de livraison et PO, puis examinent manuellement les lignes, quantités et prix. Ils naviguent entre PDFs, tableaux, écrans ERP et fils d’e-mails pour vérifier chaque détail avant paiement.

Principaux défis :

• Comparer des tableaux longs de centaines de lignes à l’œil nu
• Passer d’un système à l’autre qui ne partage pas les données
• Documents dans des formats différents (PDF, images scannées, tableurs)
• Approbations retardées pendant que les parties clarifient les écarts par e‑mail
• Aucun workflow structuré pour traiter les écarts
• Risque de paiement de factures incorrectes ou de ne pas détecter des signes de fraude

Quand c’est le plus adapté : environnements à faible volume et faible risque, avec des formats de documents constants et des fournisseurs fiables.

Rapprochement automatisé

Les factures, bons de livraison et PO sont importés dans un système centralisé, traités par OCR assisté par IA, puis rapprochés automatiquement selon des règles définies. Les écarts sont signalés instantanément et dirigés vers l’équipe concernée pour résolution.

Avantages clés :

• Traitement plus rapide : des minutes au lieu d’heures pour vérifier les documents
• Risque d’erreur réduit : des contrôles cohérents éliminent les erreurs de lecture manuelle
• Scalabilité : gère des milliers de factures sans augmentation d’effectifs
• Prévention de la fraude : détection des doublons et de la falsification de documents
• Workflows clairs : les exceptions sont automatiquement transmises à l’entrepôt, aux achats ou aux comptes fournisseurs
• Prêt pour l’audit : chaque comparaison et résolution est consignée

Quand c’est le plus adapté : pour toute organisation traitant des volumes modérés à élevés de factures, disposant de plusieurs fournisseurs ou confrontée à des formats de documents variés.

Comment automatiser le rapprochement des factures, bons de livraison et commandes d’achat

Rapprocher ces trois documents manuellement est lent et sujet aux erreurs, surtout avec des volumes élevés de factures. L’automatisation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de garantir l’exactitude des paiements.

Suivez ces étapes pour mettre en place un workflow de rapprochement automatisé :

Étape 1 : Importer et numériser vos documents

• Centralisez factures, commandes d’achat et bons de livraison dans un système unique.
• Acceptez plusieurs sources d’entrée : e‑mail, stockage cloud, EDI ou intégration directe avec votre ERP.
• Conservez des copies numériques pour un accès facile et la conformité aux audits.

Étape 2 : Extraire les données clés avec OCR et IA

• Utilisez l’OCR pour lire les informations des documents scannés ou PDF.
• Capturez les champs essentiels : codes article, descriptions, quantités, prix unitaires, montants totaux, numéros de PO et informations fournisseur.
• Standardisez les formats (dates, devises, unités de mesure) pour assurer la cohérence entre les documents.

Étape 3 : Mettre en correspondance et comparer les lignes

• Comparez quantités, SKU, prix, unités de mesure, totaux, structure des taxes et références entre facture, PO et bon de livraison.
• Appliquez des tolérances pour les différences mineures approuvées (p. ex. ±2 unités ou ±2 % de variation de prix).

Exemple : la PO indique 250 unités, le bon de livraison 230 et la facture 250 → signalé pour vérification.

Étape 4 : Identifier et signaler les écarts

• Repérez les écarts de quantité, articles manquants, erreurs de tarification ou frais supplémentaires non prévus dans la PO.
• Utilisez des indicateurs visuels ou un code couleur pour faciliter la détection rapide des problèmes.

Étape 5 : Diriger les exceptions pour revue

• Configurez des règles pour envoyer les écarts de quantité à l’entrepôt, les problèmes de prix aux achats et les irrégularités aux comptes fournisseurs.
• Consignez toutes les communications et les étapes de résolution pour l’audit.
• Fournissez une vue comparative côte à côte pour que chaque équipe travaille à partir des mêmes preuves.

Étape 6 : Valider et traiter les factures rapprochées

• Une fois que tous les champs sont concordants ou que les écarts sont résolus, validez la facture pour paiement.
• Transférez automatiquement les enregistrements complets vers votre comptabilité ou votre ERP.
• Conservez une piste d’audit complète pour la conformité et le reporting.

Automatiser le rapprochement de cette façon garantit que chaque paiement repose sur des données vérifiées et cohérentes, et libère vos équipes comptes fournisseurs des vérifications répétitives pour se concentrer sur les vraies exceptions.

Comparer automatiquement factures, bons de livraison et commandes d’achat

Comparer les factures aux bons de livraison et aux commandes d’achat est l’une des méthodes les plus fiables pour éviter les erreurs de paiement et la fraude dans les comptes fournisseurs. En vérifiant chaque facture par rapport à sa commande et à son bordereau de livraison, vous vous assurez de ne payer que ce qui a été commandé et livré.

Manuellement, ce processus fonctionne mais il est lent, coûteux en ressources et sujet aux erreurs humaines. Le rapprochement automatisé, piloté par l’IA, accélère les validations, détecte les écarts plus tôt et garantit des paiements exacts et ponctuels aux fournisseurs.

C’est là que Klippa DocHorizon fait la différence.

Ce que Klippa propose aux équipes financières :

• Entrée et sortie de documents flexibles : capturez les documents fournisseurs depuis n’importe quelle source (e‑mail, stockage cloud, portail fournisseur) et envoyez les résultats traités directement vers votre système de comptabilité ou votre ERP.
• OCR et classification pilotés par l’IA : lisez tous les formats de factures, PO ou bons de livraison, puis classez et extrayez automatiquement les informations pertinentes.
• Détection de fraude : analyses multicouches, y compris expertises forensiques d’images, vérifications EXIF et métadonnées, et détection de falsification au niveau des pixels, pour repérer factures altérées ou doublons avant paiement.
• Base de données de rapprochement : stockez les données extraites dans des ensembles sécurisés, comparez les détails des factures aux PO et bons de réception associés, et signalez automatiquement les écarts.
• Human in the loop : dirigez les alertes vers des personnes autorisées pour décisions rapides lorsqu’une exception ou une suspicion de fraude est détectée.
• Traitement en lot ou document par document : traitez les pièces à l’unité ou en masse, et intégrez les enregistrements historiques pour référence et correspondance.
• Sécurité et conformité : fonctionnement sur serveurs certifiés ISO 27001 avec protection des données conforme au RGPD pour maintenir la conformité dans les secteurs régulés.

La comparaison documentaire alimentée par l’IA, combinée à une détection de fraude en couches, rend beaucoup plus difficile le passage de factures incorrectes ou frauduleuses dans votre processus AP. Et comme ces contrôles s’exécutent en quelques secondes, votre équipe comptes fournisseurs conserve la précision sans ralentir les cycles de paiement.

Vous voulez voir comment ça marche ? Réservez une démo ou contactez‑nous pour découvrir comment accélérer votre processus de rapprochement.

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